Правила письма можно отнести

Содержание:

Правила письма можно отнести

— Гарантируем возврат кредита в сумме.
— Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты.
— Контроль за выполнением возлагается.

Термин — слово или словосочетание, которому приписано определенное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию, или терминосистему.
Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.
Термины, используемые в управленческой документации, — это отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящается содержание документа, а также термины, сложившиеся в сфере документационного обеспечения.
Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигается использованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии. Термины, употребляемые в сфере документационного обеспечения управления, зафиксированы в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает, и обозначающие их термины выходят из употребления.
При употреблении многозначных терминов (терминов-синонимов) следует учитывать, что в одном документе термин может употребляться только в одном из своих значений. Например, термины «договор», «контракт», «соглашение» являются терминами-синонимами, но они различаются практикой своего применения. В трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском — двух и многосторонние сделки называют договорами; во внешнеторговой деятельности более употребителен термин «контракт», договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях.

Еще одна особенность деловой речи. В деловой речи применяют сокращения. Различают два основных вида сокращения слов:
1. Лексические (аббревиатуры) — сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв из частей слов: СНГ, ООО, МЧС, АЭС, ГОСТ, ГУМ, Роскомзем, главбух, зав., зам., спецназ.
2. Графические — применяемые на письме сокращенные обозначения слов: гр-н, тчк, ж-д, кв. м и др.

Оформляем письма по ГОСТу

В любой организации письма составляют большую часть входящей и исходящей документации. Существует множество видов этих документов, и для каждого из них предусмотрен ряд правил по оформлению. Так как письма являются наиболее массовым видом управленческой документации, крайне важно знать, как грамотно их составить.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Какие существуют разновидности деловых писем;
  • Правила оформления служебных писем;
  • Каким ГОСТом регламентируется оформление деловых писем;
  • Какие реквизиты служебного письма являются обязательными;
  • Как оформить деловое письмо с приложением.
  • Правильное оформление писем – успех работы всей компании

    Деловыми (или служебными) письмами считаются те, которые служат для связи компании с внешними структурами. Причем, даже после того, как между руководителем организации и партнером по бизнесу или клиентом была достигнута некая устная договоренность, правила этикета предусматривают подтверждение этой договоренности. Это, в свою очередь, уже может считаться гарантией.

    Виды деловых писем

    Существует множество классификаций служебных писем. Обычно специалисты по делопроизводству выделяют 7 главных категорий.

    Категория

    Виды писем

    1. Коммерческие — как правило, составляют от имени юридических лиц и обычно имеют правовую силу. Используются, например, в ходе заключения коммерческой сделки, при подписании контракта. Примеры коммерческих писем: письмо-запрос, предложение, претензия.

    2. Деловые — как правило, призваны решать организационные или правовые вопросы, а также иные проблемы, возникающие в организации. Примеры собственно деловых писем: расписка, протокол собрания, приглашение.

    1. Информационные — создаются для того, чтобы донести некую информацию.

    2. Рекламные — создаются для того, чтобы повлиять на адресата нужным образом.

    По выполняемым функциям

    1. Инициативные — подразделяются на требующие ответа и те, которые ответа не требуют. Примеры: запрос, рекламация, извещение, напоминание, уведомление.

    По признаку адресата

    1. Обычные — как правило, направленные только одному получателю.

    2. Циркулярные — те, которые один адресант направляет нескольким получателям.

    По форме отправления

    1. Электронные письма — применяются организациями в целях быстрого решения вопроса, обычно не имеют юридической силы.

    2. Традиционные почтовые отправления — документы, имеющие юридическую силу. Примеры: оферта, договор, рекламация.

    1. Одноаспектные — в них, как правило, рассматривается только один вопрос, что является более предпочтительным вариантом деловой переписки.

    2. Многоаспектные — составляют только в случае, когда затронуты несколько вопросов, которые будет решать один исполнитель или одна организация.

    1. Регламентированные — их форма регламентируется правилами ГОСТ.

    2. Нерегламентированные — не требуют специального бланка или определенного формата бумаги.

    Практически любое письмо можно одновременно отнести к нескольким категориям, поэтому для каждого из них существуют свои правила оформления, учитывающие необходимые аспекты.

    Подготовка и составление служебных писем

    К оформлению рабочих писем предъявляются определенные требования. Обусловлено это, как правило, их принадлежностью к информационно-справочным документам. Так, адресант перед отправкой должен четко уяснить, кто является адресатом, какими сведениями он обладает, каков его статус, каким может быть ответ. Существует шесть этапов подготовки и составления служебных писем:

    изучение вопроса, сбор необходимых сведений по теме, в случае необходимости – изучение соответствующих законодательных актов;

    подготовка и написание проекта текста;

    согласование проекта и необходимое редактирование;

    регистрация исходящего письма;

    Перед отправлением автор должен убедиться, что он указал: название компании и справочные данные, дату и регистрационный номер, адресата, собственно текст письма и заголовок к нему, подписи составителей, отметку о наличии приложений.

    Деловое письмо отражает имидж компании. Поэтому целесообразно оформлять корреспонденцию на бланках организации согласно ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Значимость бланков определяется наличием в них необходимой справочной информации, а также присутствием символики предприятия, которая будет запечатлена в памяти адресата и будет соотноситься с брендом компании. Оформление реквизитов согласно ГОСТ Р 6.30–2003 позволит выдержать архитектонику делового письма, соблюсти пространственное соотношение его элементов, оформить текст в соответствии с правилами деловой переписки.

    Структура служебного письма

    Текст грамотно составленного делового письма состоит из обращения, вводной и основной частей и заключения.

    Это наиболее значимая для целей общения часть. Так, благодаря правильно выбранной форме обращения можно не только привлечь внимание адресата, но и задать общий тон дальнейшего общения. Если же письмо не адресовано конкретному человеку, обращение можно опустить, в остальных случаях принято использовать стандартные языковые формулы – например, «Уважаемый Сергей Иванович!», «Господин председатель правительства!». Обращение пишется в середине строки.

    Вводная часть.

    В начале письма необходимо указать причины и основания его составления, зачастую требуется подтверждать информацию ссылками на сторонние документы и факты. Если возникает необходимость указания ссылок, делать это нужно в следующей последовательности: название акта, автор, дата, регистрационный номер, заголовок.

    Основная часть.

    В основной части указывают главную цель письма. В этой части подробно описывают необходимые события, приводят доказательства или анализируют ситуацию.

    Заключение.

    В заключении принято делать выводы в виде просьб, предложений, отказов или мнений. Считается, что служебное письмо может содержать только одну заключительную часть. Как правило, заканчивают стандартными выражениями – например, «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями». Формулу вежливости располагают перед реквизитом «подпись», а от должности отделяют запятой.

    При оформлении автору важно принимать во внимание такие аспекты, как:

  • степень знакомства и характер отношений с адресатом;
  • общественную позицию адресата и ее соотношение с позицией автора;
  • ситуацию, в которой происходит общение – ее официальность или неофициальность;
  • этикет и нормы, принятые в конкретной компании.
  • Оформление письма, образец:

    Оформление писем по ГОСТу

    Служебные письма должны быть оформлены на специальных бланках формат А4 или А5 в зависимости от размера текста. Разрешается не использовать бланки только в случае, когда авторами являются одновременно несколько компаний.

    Требования к бланкам писем, а также состав реквизитов и правила оформления содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    Вообще, компании вправе самостоятельно разрабатывать бланки писем, поскольку указанный ГОСТ носит рекомендательный характер, однако, исполнение его положений говорит о высокой культуре работы с документами в организации. Для некоторых организаций ГОСТ Р 6.30-2003 является обязательным: например, федеральные органы исполнительной власти должны всегда сверяться с данным нормативом.

    01 — Государственный герб Российской Федерации;

    02 — Герб субъекта Российской Федерации;

    03 — Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

    04 — Код организации;

    05 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

    06 — Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

    08 — Наименование организации;

    09 — Справочные данные об организации;

    10 — Наименование вида документа;

    12 — Регистрационный номер;

    13 — Ссылка на регистрационный номер и дату;

    14 — Место составления или издания;

    16 — Гриф утверждения;

    18 — Заголовок к тексту;

    19 — Отметка о контроле;

    20 — Текст документа;

    21 — Отметка о наличии приложения;

    23 — Гриф согласования;

    24 — Визы согласования;

    25 — Оттиск печати;

    26 — Отметка о заверении копии;

    27 — Отметка об исполнителе;

    28 — Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

    29 — Отметка о поступлении документа в организацию;

    30 — Идентификатор электронной копии.

    Оформление письма по ГОСТу, образец:

    Оформление письма с приложением, образец:

    Правила оформления деловой переписки

    Деловая переписка предполагает использование официально-делового стиля общения. Особенность ее заключается в том, что участники обычно являются юридическими лицами, которые должны придерживаться довольно строгих правил общения, принятых в организации (или нескольких организациях).

    Существует несколько требований, которые предъявляются к данному виду общения.

    Стандартизация изложения. Сегодня существует множество терминов, специальных оборотов и формул, характерных именно для деловой переписки. Их применение позволяет существенно сократить время на подготовку, а готовые конструкции помогают не тратить время на поиск подходящих для конкретной ситуации терминов. Стандартизация существенно облегчает восприятие любых текстов и оптимизирует весь процесс документооборота.

    Нейтральный тон. Сдержанность и строгость при оформлении писем – норма официального общения. Нейтральный тон предполагает почти полное отсутствие экспрессивно или эмоционально окрашенных слов. Сведения носят сугубо официальный характер, по этой причине необходимо исключить из текста, например, слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами или междометия. Эмоциональный подтекст может присутствовать, но стоит скрыть его за нейтральным тоном изложения.

    Точность и однозначность формулировок. Получатель должен однозначно понять и трактовать смысл адресованного ему материала. Точность текста, как правило, напрямую зависит от верно выстроенной композиционной структуры, отсутствия логических ошибок. Служебное письмо должно быть четко продумано.

    Лаконичность. Благодаря этому требованию автор сможет существенно сократить объем всего документа. Лаконичность изложения – это, прежде всего, исключение речевой избыточности, экономное применение языковых средств, отсутствие ненужных повторов и дополнительных сведений.

    Применение языковых формул. Шаблоны, широко применяемые в деловой переписке, являются ее неотъемлемой частью. Так, для побуждения к действию часто используются формулы: «Просим Вас рассмотреть вопрос…», «В подтверждение нашей договоренности…». Зачастую языковые формулы являются юридически значимыми элементами текста, без которых он не будет обладать необходимой силой. Например: «Гарантируем возврат денежных средств в размере…», «Контроль за выполнением задания возлагается на…».

    Использование терминов, лексических и графических сокращений. Благодаря использованию терминов в переписке автор может добиться однозначного понимания текста, что является крайне важной особенностью делового общения. Терминологию, которую можно и нужно использовать в сфере документационного обеспечения управления, регламентирует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

    Преобладание простых распространенных предложений. Официальное общение, как правило, основывается на употреблении простых распространенных односоставных или двусоставных предложений, что существенно упрощает процесс восприятия текста.

    Памятка по оформлению делового письма

    Бумага

    Должно быть напечатано на бумаге белого цвета или других светлых тонов.

    Формат листа – А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

    Поля

    Лист должен иметь поля не менее:

    20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

    Дата

    Датой письма считают дату его подписания. Ее оформляют арабскими цифрами, соблюдая последовательность: день, месяц, год. Например, «10.02.2017».

    Также разрешен словесно-цифровой способ оформления даты. Например, «10 февраля 2017 г.»

    Исходящий номер

    Исходящий номер состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом. Номер документа, который был составлен совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

    Ссылка на входящее письмо

    Ссылка на исходящий номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ.

    Адресат

    Адресатом может быть как компания, так и ее структурные подразделения или отдельные сотрудники. Важно помнить, что в последнем случае инициалы указываются всегда перед фамилией. Название компании-адресата всегда указывают в именительном падеже.

    По правилам, не должно быть адресовано более чем четырем адресатам.

    Также в состав данного реквизита может включаться почтовый адрес, причем, сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес.

    Текст письма

    Сам текст может быть оформлен в виде таблицы, текста или соединения нескольких структур.

    При оформлении таблиц важно называть графы и строки существительными в именительном падеже. Если таблица продолжается на следующей странице, графы и строки нумеруются и на ней.

    Текст должен состоять из двух частей: причины/цели/основания составления письма и выводов/предложений/рекомендаций. Также текст может содержать только одну заключительную часть – к примеру, просьбу без пояснений.

    Если в письме ссылаются на акты других организаций, указывают их реквизиты: название документа, название организации, дату, регистрационный номер и заголовок.

    Приложение

    Деловое письмо с приложением оформляют так:

    Приложение: на 2 л. в 2 экз.

    Если же приложение не указывается в тексте, то необходимо указать его название, число листов и экземпляров. Например:

    Приложение: Договор купли-продажи на 3 л. в 2 экз.

    Если приложен документ с приложением, то отметка оформляется так:

    Приложение: письмо ФСС от 12.10.2017 N 03-2/923 и приложение к нему, всего на 7 л.

    Подпись

    Подпись предполагает указание должности сотрудника, подписавшего письмо и расшифровку этой подписи.

    Если подписывают несколько сотрудников, то подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

    Если должности равны, то подписи должны располагаться на одном уровне.

    Печать

    Печать заверяет подлинность подписей должностных лиц на документах, связанных с финансовыми средствами или на других документах, которые предусматривают заверение подлинной подписи.

    Исполнитель

    При необходимости указывают инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Обычно отметка ставится на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу.

    Сегодня служебные письма составляются в любой компании совершенно по разным вопросам, связанных с деятельностью как отдельных лиц, так и целых подразделений. Предметом писем могут стать запрос, уведомление, соглашение, претензия, отзыв, изменение и т.д. При этом правила хорошего тона предполагают, что любой документ будет оформлено в соответствии со всеми вышеуказанными требованиями. Благодаря этому, письмо (в какой бы форме оно не отправлялось) станет эффективным инструментом в работе каждого сотрудника и руководства компании в целом.

    Если бы алфавит был составлен по принципу: «количество букв соответствует количеству фонем языка», то вопрос об орфографии наполовину бы отпал. Но так как идеальных алфавитов нет и они складывались исторически, отражая разные тенденции, то употребление алфавита в письме нуждается в орфографических правилах. Кроме правил употребления букв для передачи языка, существуют и иные правила письма, как, например, слитное и раздельное написание слов, правила переноса.

    Таким образом, о р ф о г р а ф и я – это совокупность норм или правил практического письма, состоящих из: 1) правил употребления букв алфавита при написании слов, их форм и сочетаний, 2) правил написания слов и словосочетаний независимо от входящих в их написание букв.

    Нормы такого написания регулируются различными принципами.

    Для орфографии, которая связана с употреблением букв алфавита, можно установить шесть принципов, которые сочетаются попарно.

    Первый принцип – фонематический, второй – фонетический .

    Фонематический принцип письма состоит в том, что каждая фонема выражается той же самой буквой, независимо от позиции, в которую она попадает: например, дуба и дуб пишутся одинаково, хотя произносятся по-разному: в форме дуба – [б], т. е. звонкая согласная, а в форме дуб в конце слова эта согласная оглушается. Наоборот, фонетический принцип письма состоит в том, что буквами изображаются реально произносимые звуки; таким образом, написания фонематическое и фонетическое в сильных позициях совпадают, а в слабых не совпадают.

    Так, сом и сам пишутся одинаково и фонематически, и фонетически, но в случае сома поймала сама – в русском языке фонематическое написание, поскольку сильные позиции подсказывают различение [о] и [а], а фонетически это же высказывание получило бы такое написание: сама поймала сама – и где тут «рыба» и где «рыбачка» – не разберешь.

    В русском письме исключения из фонематического принципа могут встречаться:

    1) либо по составу алфавита: это то, что гласных букв в два раза больше, чем надо было бы, а согласных букв на 12 меньше, чем надо; кроме того, нет буквы для согласной [ж;];

    2) либо потому, что сушествуют особые орфографические правила; например, в написаниях приставок на [з]: безработный, но беспосадочный, безбровый, но беспечный и, наконец, безвкусный, где употребляется буква з, хотя з звучит в этом случае как [с]. Однако, когда эти согласные звучат как «шипящие», например в словах бесшумный, безжалостный, бесчеловечный, з и с остаются по правилу: «Перед буквами б, в, г, д, ж, з, л, м, н, р пишется з, а перед буквами л, ф, к, т, ш, с, ч, ц, х пишется с». Кроме этого «правила» (которое скорее является «исключением» в русской орфографии), к случаям фонетических написаний можно отнести написание буквы ы после ц (цыган, цыпленок, огурцы, лисицы, Лисицын), тогда как надо было бы писать в этих случаях после ц основную букву и, ср. фамилии Лисициан, Цицин, где написание фонематичнее.

    Основные правила русской орфографии основаны на фонематическом принципе: «Пиши безударные гласные так же, как и под ударением, например: вода, водовоз, потому что воды; лесовод, потому что лес, и лисовод, потому что лисы». «Пиши звонкие и глухие согласные всегда в любых позициях так, как перед гласными, сонорными согласными и перед [в], [в’], например: плод, потому что плода, и плот, потому что плота; отдать, так как оторвать, но подпилить, так как подорвать; дворняжка, потому что дворняжек, но Машка, потому что Машек; лезть, так как лезу, но нести, так как несу; купаться с «ерем» (ь), так как купать;поэтому же курить, куриться и курит, курится пишутся по-разному».

    Третий и четвертый принципы орфографии – этимологический и традиционно-исторический – основаны на том, чтобы отражать в письме не современное состояние, а прошлое, причем этимологический принцип отвечает действительно языку в его прошлом; таковы написания слов с буквой е: пчел, жен, пошел, пшенный, лжешь, так как в этих случаях когда-то в русском языке была фонема [э], но для современного русского языка здесь [о], т. е. «о после мягкой согласной или после шипящей»: ср. шов, жох, мечом, плащом, трещотка, чечотка, шорох и т. д., где правильно применяется фонематический принцип письма 1 . На том же принципе передачи прошлого базируется традиционно-исторический принцип, самый «беспринципный», слепо сохраняющий любую традицию письма. Таковы в русском письме церковнославянские написания: помощник с буквой щ, хотя русское слово происходит не от церковнославянского помощь, но от русского помочь, что этимологически надо было бы писать через ч (помочник), а фонематически через ш (помошник), написания безударных окончаний прилагательных -ый,ий (запасный, заморский, хотя под ударением ой:запасной, морской), написание безударной приставки раз- с а, хотя под ударением [о], ср. раздумье, но роздых, росчерк и т.д.

    В русской орфографии до реформы 1917г. было гораздо больше таких традиционных написаний (ея, вместо ее, безударные окончания прилагательных -аго, -яго; употребление букв фиты и ижицы и т. п.).

    Пятый и шестой принципы также можно сопоставить: это морфологический принцип и символический . Общее в них заключается в том, что они стремятся передать язык не через фонетику, при этом морфологические написания отражают грамматику (морфологию), минуя фонетику и даже вступая с ней в противоречие, а символические написания стремятся различать лексические омонимы, фонетически неразличимые.

    Образцом морфологических написаний может служить употребление мягкого знака в конце слов женского рода после шипящих (ночь, где ь бесполезен, ср. луч, или мышь, где ь пишется после твердого [ш], что является явным противоречием); то, что в таких написаниях дело не в этимологии, показывают примеры иноязычных слов, на которые распространяется указанное правило (фальшь, тушь, ср. туш мужского рода без ь).

    Хорошим примером символического написания было различение в дореформенной русской орфографии двух омонимов: миръ (антоним войны) и м i ръ (синоним вселенной).

    В современной русской орфографии такие написания, как поджег (глагол с е) и поджог (существительное с о), показывают сочетание морфологического и символического принципа, ибо в них различается и грамматика, и лексика. Близки к символическим и такие написания, как компания и кампания, эстокада и эстакада, хотя различия написаний в этих случаях основаны на иноязычной этимологии. К символическому принципу следует отнести употребление больших (прописных) букв в собственных именах (ср. френч и генерал Френч, мороз и Дед Мороз); на этих примерах видно, что символический принцип связан с проявлением своеобразной идеографии.

    В любой орфографии можно наблюдать то или иное сочетание разных принципов, но каждую орфографическую систему определяют ведущие принципы; так, для русской орфографической системы ведущим является принцип фонематический, исходя из которого строятся основные орфографические правила, тогда как для большинства западноевропейских орфографий ведущими принципами служат этимологический и традиционно-исторический (например, для английской или французской орфографии).

    Как написать продающее письмо для рассылки

    Вопросом «Как написать по-настоящему сильное продающее письмо?» задаются и владельцы интернет-магазинов, и менеджеры b2b компаний, и создатели ПО и мобильных приложений. Список можно продолжать долго.

    Это не удивительно, поскольку грамотная e-mail рассылка по своей силе равна огромному куску тротила. Она помогает решить ряд важных задач:

  • привлечь клиента и сделать его постоянным;
  • повысить продажи, настроить коммуникации;
  • вернуть покупателя;
  • получить обратную связь и так далее.
  • Важно? Очень. Именно поэтому у нас ликбез: сегодня мы расскажем вам, что писать в продающих письмах, когда отправлять триггерные письма и на каких ошибках не обжечься. Приготовьтесь, мы начинаем.

    Структура письма для рассылки под любой бизнес

    Разумеется, видов продающих писем для рассылки очень много. Но есть базовый образец продающего письма, который можно корректировать под себя.

    Схема письма для рассылки – 5 шагов к рассылке, которая принесет результат:

    Тема. Это первое, что увидит читатель. Именно от меткости и нужности темы зависит, откроет ли потенциальный читатель письмо вообще. Так как продающая рассылка направлена чаще всего на заинтересованную аудиторию, сразу укажите в теме суть: выделите проблему, пообещайте классное решение.

    Помните! Тема – это не интригующий заголовок, это главное информационное поле, которое определить, состоится ли ваша коммуникация с читателей. Сразу переходите к делу, обойдитесь без сенсационных фраз. Покажите, что вы цените время клиента.

    Если тема первого письма сразу сообщает суть, то тема третьего – не несет практически никакой информации. Первое и второе письмо откроют с большей вероятностью.

    Обращение. Оно может быть и формальным, и более раскованным, разговорным (это зависит от типа аудитории). Но обращение должно быть персонифицировано. Фразы «Здравствуй, Вася» или же «Уважаемый, Николай Семенович» сработают гораздо лучше, чем «Дорогие друзья» или «Многоуважаемые клиенты».

    Демонстрация главной выгоды. В продающем письме нет времени растекаться водой по дереву. Читателю письма важно сразу выхватить суть и понять, почему это письмо не нужно отправлять в корзину. Лучше сразу написать, что он получит, по формуле «преимущество —> выгода для клиента» или же «выгода для клиента —> через четкие преимущества».

    Оптимально уложиться в 2-3 предложения. Выберите основные 1-2 «профита» и вынесите их в начало письма. Другие плюшки можно описать либо ниже, либо уже по ссылке на сайт или при телефонном разговоре.

    Всего 1 сообщение (преимущество) – и ваша поездка начинается (выгода).

    Подтверждение экспертности. Перечислите самых именитых клиентов и компании, докажите результативность конкретными цифрами. Читателю, будь-это потенциальный покупатель или руководитель крупной фирмы, важно сразу осознать, что за письмом стоит компания, уже сработавшая на результат.

    Не переходите в хвастовство! Выберите 3-5 лучших клиентов и подкрепите ваш успех конкретными доказательствами. «Повысили конверсию на N процентов», «разработали N успешных кейсов» и т.д. Длинный список даже самых именитых клиентов вряд ли дочитают до конца.

    Пример продающего письма для рассылки от магазина гаджетов – интригующий заголовок, основная информация в начале, краткое описание сути и закрытие на действие – после.

    Закрытие на действие. Продающие письма редко напрямую закрывают на продажу – к таким письмам относятся с подозрением. Успешная рассылка приведет пользователей на сайт или выведет на прямой диалог с консультантом, и уже сайт или менеджер будут окончательно продавать товар или услугу.

    Поэтому в конце должна быть удобная кнопка для перехода на сайт и/или номера телефонов, виджеты для соцсетей, предложение ответить на письмо, чтобы менеджеры сами связались с клиентом.

    Ошибки при создании продающих писем

    Не мы, а вы. Правила продающего письма всегда подчеркивают — нужно себя хвалить! Но только через клиента. Главным героем письма должен стать его читатель. Не «Мы сделаем вас счастливыми/богатыми/успешными».

    Еще вариант : «Наша компания организовывает корпоративные поездки в базы отдыха», а «Вы счастливые/богатые/успешные, так как мы предлагаем…» или же «Ваши работники счастливые, отдохнувшие и более продуктивные после отдыха в наших базах у моря. Корпоративные путевке по цене от 100$”.

    Большая «сушка» — «выжимайте» воду, чтобы письмо дочитали. Забудьте про «высококвалифицированный персонал», «лучшее ценовое предложение на рынке», «уникальные характеристики». Ваш клиент просто не захочет тратить время на чтение штампов. Продающее письмо для рассылки должно содержать выжимку — цифры, результаты, фотоподтверждения.

    Аккуратнее с обращением на «ты». Неформальное общение с клиентами работает. Но только с определенной целевой аудиторией. Согласитесь, делая рассылку с рекламой тренинга в IT-сфере или скидками на гироскутеры, можно позволить себе обращение на «ты».

    А вот, предлагая крупной компании свои услуги, стоит ограничиться вежливым формальным обращением на «вы» с полным именем руководителя, если есть такая информация

    Триггерные письма для рассылки

    Триггерное письмо – это письмо, которое отправляется только тому, кто в нем заинтересован. Понятное дело, что маркетологи читать мысли еще не научились (пока). Но это не мешает собрать базу клиентов для триггерных рассылок, ведь посетители сайта оставляют свои данные при регистрации, в формах для получения бесплатных информационных материалов и т.д.

    Вы получаете адрес почты и имена тех пользователей, которые недавно интересовались темой, поэтому последующие триггерные письма легче попадут в «цель» — то есть сферу интересов заказчика.

    Виды триггерных писем для рассылки:

  • Информационные. Это триггерные письма, которые вы отправляете пользователю после регистрации на сайте или оформления покупки. В них можно добавить плюсы компании через выгоду для клиента, инструкцию по эффективному использованию сайта. К оформленному заказу смело добавляйте советы по использованию.
  • К этой подгруппе можно отнести и рассылку, в которой вы напоминаете об истечении сроков использования демоверсии продукта. Также триггерное письмо можно предлагать персональные промокоды тем, кто оставил e-mail.

    Пример продающей рассылки с индивидуальными промокодами на товары. Их получают только участники рассылки – это мотивирует оставить свой e-mail и открывать все письма от магазина

    Активаторы. Такая e-mail-рассылка направлена на пользователей, которые просматривали товар или данные про услугу, но не совершили покупку. Такое письмо начинается с «Вы недавно интересовались…» или «Вам точно понравится…».

    Все товары, которые пользователь просматривал можно оформить в подборку, предложить выгодные скидки. Не лишним будет и полезный контент про тонкости использования продукции, лайфхаки и т.д. после подборки.

    I’ll be back. Письма, направленные на то, чтобы вернуть на сайт пользователя, который не завершил покупку – добавил товар в корзину и возможно даже начал оформлять заказ. Лучше добавить в письмо несколько бонусов – скидку, бесплатную доставку, небольшой подарок и т.д. Используйте приятные мелочи, чтобы мотивировать потенциального клиента стать постоянным.

    Пример триггерного письма типа «I’ll be back», который напоминает не про товар, и про обучающий сервис

    Нестандартные рассылки для повышения продаж

    Есть еще несколько интересных триггерных решений, которые позволят повышать продажи без спама.

    Под товар, который периодически нужно обновлять

    Продавцам тонеров для принтеров, контактных линз, СТО или же оптовым поставщикам кофе в офисы этот путь поможет завоевать доверие клиентов и повысить узнаваемость. Вы буквально не оставите шанса своим конкурентам.

    Пошаговая инструкция:

    Зная цикл действия продукта, запланируйте, когда примерно клиенту снова понадобится товар.

    Примерно за неделю отправьте письмо-напоминание, и предложите в один клик заказать товар. Можно предоставить на этом этапе скидку. Или же предложить 2-3 других варианта, чтобы покупатель мог сравнить продукты.

    Через неделю можно отправить триггерное письмо о том, что курьер готов доставить товар уже сегодня. Клиент почувствует заботу – ведь ему не нужно искать форму заказа, договариваться с менеджером, вносить предоплату и т.д.

    Также вы можете предложить акционные товары в дополнение к основному заказу, скидку постоянному клиенту или другие выгоды.

    Такие продающие письма завлекают потенциальных клиентов, но ненавязчиво. Важно находиться с покупателями «на связи», чтобы они оставались постоянными клиентами. Тем более, что этот процесс можно автоматизировать.

    Основываясь на предыдущих заказах, можно не только предложить доставить такой же, но и подобрать подобные товары и предложить их пользователю

    Сross-sell письма

    После того, как пользователь купил что-то, постарайтесь не потерять связь и ненавязчиво завлечь на следующие покупки. Как? Просто предложите в комплект к одной покупке полезные аксессуары, отправив письмо спустя время после оформления заказа. Это cross-sell письма.

    Даже 10 покупателей iPhone, которые докупили беспроводные колонки и кожаные чехлы, за счет рассылки «после заказа» значительно повысят прибыль вашего бизнеса за короткий срок.

    Приведем пример. К беговой дорожке можно предложить докупить датчик сердечного ритма и фитнес-браслет, к смартфону — чехол и наушники, к гидрокостюму – плавательную шапочку и очки и т.д.

    Такие дополнительные аксессуары не будут лишними и создадут полезную обратную связь уже после совершения покупок и приведут к новым.

    С письмами для рассылки сможете привлекать и возвращать покупателей, а потом не терять с потребителем связь. Удачного общения с клиентами!

    10 правил написания глаголов в продающем тексте

    Его величество глагол… Лучший дружище копирайтера.

    Именно эта часть речи зажигает действие. И как шепчут на ушко легенды по истории возникновения языка, именно глагол был первым словом. Именно с глагола и появилась на свет разговорная речь.

    В современной литературе по копирайтингу и тонкостям написания продающих текстов почему-то мало внимания уделяется именно глаголам. Разве что они вспоминаются при описании техник призывов к действию.

    Но когда ты много лет посвящаешь составлению продающих текстов, волей-неволей цементируешь внимание на определённых закономерностях — как хороших, так и тех, которые вряд ли назовёшь хорошими.

    Мы решили уделить его величеству глаголу больше внимания, чем остальные коллеги и, конечно же, удобрить поле и почву для дальнейших размышлений.

    Поэтому будем рады, когда увидим развитие темы в вашей интерпретации.

    А теперь перепрыгнем к правилам. Пусть это будет условное название, которое не посягает на статус закона. Скажем, это наше очень скромное мнение.

    Правило №1 — минимизируйте количество скучных глаголов

    Скучные глаголы — это слова, которые выстреливают у каждого автора и в каждом тексте. Старайтесь сократить их количество, иначе не видать вашим творениям яркости, оригинальности и, в конце концов, собственной изюминки.

    Приведу в пример наиболее распространённые глаголы:

    Намёк понятен. Но слово «минимизировать» не означает «избавиться». Там, где самые распространённые глаголы действуют в составе известных сочетаний, пусть остаются.

    Но если можно их заменить более изысканными вариантами, обязательно воспользуйтесь такой возможностью, подключайте редкие синонимы. Сравните:

    • вчера мы поехали в Одессу — вчера мы навестили Одессу;
    • Сергей бежал за Катей, чтобы… — Сергей догнал Катю и…
    • я наконец-то закончил этот текст — я наконец-то дожал этот текст.
    • Почему? А чтобы не делать ваш текст похожим на остальные. Это раз. Чтобы заинтересовать читателя нестандартной стилистикой, более живой. Это два. Чтобы тренировать свой словарный запас и наполнять текст разнообразием. Это три.

      Три аргумента — пожалуй, хватит, чтобы это мнение заслужило право на жизнь.

      Правило №2 — включайте максимально точные глаголы

      Точность в копирайтинге — это авторская вежливость.

      В своей новой книге «Бизнес-Копирайтинг» я цитирую понятный пример не совсем точного, но очень распространённого глагола.

      Всмотритесь в этот короткий диалог:

      А ведь вопроса «А именно?» можно избежать… Если стать более точным и метким:

    • Чем занимаешься?
    • Редактируютекст.
    • И как? Много шероховатостей?
    • Как видите, диалог развивается лишь потому, что вы включили меткий глагол, чем доказали свою заботу и не заставили другого человека переспрашивать.

      Аналогично поступайте и в своих текстах.

      Правило №3 — короткие глаголы быстрее понимаются

      Блесну-ка я чудесами логики — чем длиннее слово, тем дольше оно читается. Чем длиннее весь текст — тем дольше он читается.

      Гениально, не так ли?

      Тогда почему авторы отдают предпочтение длиннющим глаголам, когда есть более краткие аналоги? Несколько примеров:

    • демонстрировать — показывать;
    • философствовать — размышлять;
    • безмолвствовать — молчать;
    • разговаривать — беседовать;
    • вмонтировать — вставить;
    • воздействовать — влиять;
    • обнаружить — найти.

    Может показаться, что эта мысль противоречит правилу №1. Согласен, мне в течение дня тоже много чего кажется.

    Я лучше для тренировки предложу вам поиграть с тремя самыми длинными глаголами русского языка (каждый по 24 буквы). Придумайте для них короткие синонимы.

    1. Переосвидетельствоваться.
    2. Субстанционализироваться.
    3. Интернационализироваться.

    Непростая задача, согласны?

    Правило №4 — отрицательные глаголы оптимизма не придают

    Давайте я сразу внесу ясность: под отрицательными глаголами я имею в виду не глаголы с приставкой «не-». Правда, корявая фраза получилась? Сделайте вывод.

    В нашем контексте я говорю про глаголы, которые по своему значению передают проблемы, потери, лишения и тому подобное. Их предостаточно:

    Глагол по своему воздействию является сильной частью речи. Но когда воздействие связано с потерями или лишениями — это уводит мышление читателя в сторону негатива.

    А решение читатель принимает, руководствуясь позитивом.

    Да и выражения с любым глаголом из указанного списка можно легко переиграть, чтобы избавиться от негативного оттенка.

    Правило №5 — не усложняйте глаголы

    Одну и ту же мысль можно выразить разными словами и их сочетаниями. Одно и то же действие также можно выразить по-разному.

    В одних случаях получается громоздко (в 2-3 слова), в других — сжато и кратко (1 слово). Естественно, предпочтение желательно отдавать кратким аналогам, чтобы не перегружать предложение:

  • допустить ошибку — ошибиться;
  • осуществить блокировку — заблокировать;
  • провести погрузку — погрузить;
  • организовать перевозку — перевезти.
  • Громоздкие глаголы — это вестники канцелярского стиля, который при больших объёмах способен усыпить читателя.

    Маленькое уточнение: это правило соблюдайте не всегда, иначе убьёте в тексте нужную динамику и разграбите стилистическое богатство. Например, во втором абзаце этого блока я использовал оборот «предпочтение желательно отдавать», хотя у него есть несколько простых заменителей.

    Но в глазах не стрельнуло. То-то и оно.

    Правило №6 — никто не запрещает жонглировать глаголами

    Я обратил внимание, что когда в текстах используешь живые энергичные глаголы (которые можно косвенно отнести к описываемому действию), от этого текст только выигрывает. Правда, тут уже вопрос в подборе самих глаголов.

    Приведу-ка вам несколько примеров с энергичными глаголами:

  • вооружайтехарактеристики выгодами;
  • его начали расстреливать вопросами;
  • ежедневно мы выжимаем поисковые системы;
  • мечтают откусить у вас часть клиентов;
  • зажигатьулыбки на лицах;
  • всегда ли нужно танцевать вокруг клиента?
  • каждое слово врывается в сознание;
  • неважно, какие мысли поселились в вашей голове;
  • он пожирал её глазами.
  • Как видите, наше сознание подсказывает, что указанные глаголы обычно применяются в другой ситуации — поселиться в квартире, зажигать огонь, откусить пирог, выжимать тряпку, вооружать солдата и т. д.

    Тем не менее эти примеры не вызывают коллапса мозга, а наоборот — интересны из-за красочных ассоциаций.

    Правило №7 — есть глаголы, которых лучше бы не было

    Одна из характеристик любого толкового текста — его понятность. Если представитель вашей аудитории из-за сложности понимания того или иного глагола начнёт спотыкаться в тексте — это не есть good.

    Явление не сильно распространённое, но и раритетом его не назовёшь. Авторы порой любят использовать глаголы, значение которых не всегда понятно. И не нужно думать о читателях плохо. Поверьте, они знают слова, которые станут открытием для вас. Так и живём.

    Но автор — вы, поэтому именно вам нужно быть корректным по отношению к своей аудитории. Не пугайте читателя незнакомыми глаголами или же аналогами, которые не совсем понятны (так, на уровне догадки).

    Скажите, во время чтения этой статьи вы все глаголы поняли? Не споткнулись? Хотя я мог блеснуть перед вами личным словарным запасом с помощью, скажем, хотя бы таких глаголов:

    Можете на досуге полистать словарь, чтобы понять значение этих глагольных монстров. Заодно весело проведёте время.

    Сюда же можно отнести использование глаголов, которые предусматривают переносный смысл. Например, глагол «надувать» может означать «обманывать». Я не буду вспоминать глаголы с более жёстким переносным смыслом… Тут смотрите сами, мой авторский опыт подсказывает, что с переносным смыслом можно дошутиться.

    И конечно же, аккуратней с иностранными глаголами, получившими русскоязычное гражданство. Возможно, американские слова стоит оставить американцам? Пусть они сами «чекинятся» в своей Америке.

    Правило №8 — немного разговорных глаголов не помешает

    Копирайтинг — это когда вы разговариваете с читателем с помощью текстового обращения. Когда вы в социальных сетях пишете сообщение другу, а он вам отвечает — вы разговариваете.

    Поэтому в своих текстах я частенько призываю лёгкие разговорные глаголы. Этим приёмом также активно пользуются профессиональные писатели, придающие своим произведениям больше достоверности.

    Вот несколько примеров разговорных глаголов:

    Да, использовать — это не значит ставить их в каждом предложении. Доверьтесь авторскому чутью, которое прямо влияет на ваш стиль и манеру письма.

    Правило №9 — в серьёзных текстах серьёзные глаголы

    Есть сферы бизнеса, где и слова нужно подбирать соответствующие. Не потому что так хочется, а потому что так надо.

    По легенде, эти слова одевают всё изложение в солидность и серьёзность. А когда пишешь тексты по серьёзным и солидным темам, и глаголы появляются соответствующие.

    Вот всего несколько вариантов:

    Недавно мы писали текст об инвестировании в зарубежную недвижимость. Там даже существительные были серьёзные, например — «ликвидность».

    Но помните одну великую логическую тавтологию — уместность должна быть уместной. Это как раз про серьёзные слова.

    Правило №10 — призыв без глагола, что деньги без хозяина

    Знаете, что такое «сопливый призыв»? Проще привести пример:

  • Если вас заинтересовало наше предложение, перезвоните…
  • Надеемся, вы оцените наши услуги, телефон для контакта…
  • Выражаем надежду на длительное взаимовыгодное сотрудничество и готовы ответить на любые вопросы по телефону…
  • Да потому что призыв к действию — это завершающий элемент продающего текста. И если ваш читатель там уже оказался, как можно настолько неуверенно призывать к действию?

    Запомните, призыв к действию начинается не с «если», а с глагола.

    А на десерт держите контрольный список глаголов для призыва к действию, который я когда-то составил по дороге из Одессы в Николаев и сразу через смартфон опубликовал в своей Facebook-ленте.

    Классификация типов текстов делового письма в когнитивно-прагматическом аспекте

    В первом параграфе предыдущей главы были выделены восемь видов официально-делового дискурса в зависимости от практической цели делового общения. Согласно этой классификации деловая переписка обладает функциями, способствующими удовлетворению институциональных и/или частных интересов в ходе реализации деловых отношений.

    Главным критерием классификации типов текстов письма как жанра делового дискурса мы считаем коммуникативную цель автора, обусловливающую основную дискурсивную стратегию, от которой в свою очередь зависит принадлежность текста письма к тому или иному типу текста. При этом возможно сочетание дискурсивных стратегий, которые определяют сочетание типов текстов в рамках одного документа и структуру каждого типа в отдельности. Например, рекламное письмо может представлять собой синтез письма-предложения и письма-доказательства.

    В научной и справочной литературе существует целый ряд классификаций жанров деловой переписки. Авторы этих классификаций рассматривают деловую корреспонденцию в разных перспективах. Так, например, создатели «Справочника по деловой корреспонденции» А.Ю. Чуковенков и В.Ф. Янковая, предлагая классификации деловых писем, ставят коммуникативную цель в зависимость от практического использования деловой корреспонденции !. Однако, несмотря на то, что авторы классифицируют деловые письма на основании разных критериев, для целей нашего исследования необходимо решить, какие признаки следует учитывать при составлении единой классификации типов текстов.

    Поскольку одной из задач данного исследования является выявление проблем языковой концептуализации, единая классификация может быть предложена согласно нашей когнитивной модели жанра, отражающей организацию делового письменного дискурса.

    Некоторые критерии, выдвигаемые авторами «Справочника», можно отнести к коммуникативной ситуации, ее условиям и характеристикам ее участников (территория, вид используемой связи, статус автора, место в иерархии органов власти и управления, инициативное письмо или ответное и т.д.).

    К условиям коммуникации относятся и такие характеристики, как количество адресатов, тематика и характер воздействия на адресата.

    Эти критерии во многом определяют особенности языковой концептуализации, проявляющейся также и в степени детализации объекта высказывания, и в выборе дискурсивных стратегий. Как видно из вышесказанного, ведущую роль в функционировании единиц и способов упорядочения лингвистической и экстралингвистической информации играет коммуникативная цель, определяемая той практической деятельностью, в которой участвуют коммуниканты.

    Коммуникативная цель является основанием классификации деловых писем по назначению в деловой деятельности. Согласно этой классификации авторы «Справочника» выделяют информационные деловые письма, куда входят письма-сообщения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-уведомления, рекламные письма. Исходя из коммуникативной цели информи- [179] ровать адресата, все эти типы текстов сводятся к разновидностям одной группы, или кластера, — «информационным письмам».

    Иногда основанием для выделения типа текста служит дополнительное к общей коммуникативной цели частное коммуникативное намерение. Так, есть письма, которые пишутся с целью побудить адресата к рассмотрению вопроса и сообщить о возможности его решения в ответном письме. К этому кластеру принадлежат такие письма, как письмо-просьба, письмо-запрос, письмопредложение, письмо-заявка, письмо-заказ, письмо-приглашение.

    В классификации авторов «Справочника» письма-согласия и письма-отказы объединены в одну разновидность (термин А.Ю. Чуковенкова и В.Ф. Янковой) — письма-ответы. С одной стороны, это обоснованно, поскольку и тот и другой тип текста сообщает о принятом решении. С другой стороны, они представляют собой контрастивные речевые акты, что не может не отразиться на особенностях языковой концептуализации.

    Письма-требования и письма-рекламации, основная коммуникативная цель которых — побуждение соответствовать ранее достигнутым договоренностям, содержат упрек за их нарушение как частное коммуникативное намерение.

    Коммуникативной целью целого ряда писем является принятие на себя обязательств осуществлять какую-то деятельность либо соответствовать определенным нормам. Это гарантийные письма, письма-подтверждения и рекомендательные письма.

    Следует отметить, что авторы «Справочника» с точки зрения когнитивной модели жанра, на наш взгляд, не всегда точно определяют назначение писем в деловой деятельности. Так, последний кластер типов текстов — этикетных писем — не только отражает отношения между коммуникантами, но и выражает отношение автора к событию или к адресату, при этом типы текстов в рамках этого кластера реализуют различные частные коммуникативные намерения: соболезнование, поздравление, извинение, благодарность, что обусловливает различия в их структурах.

    Рассмотрев ряд других классификаций, можно определить, что их авторы дают примерно один и тот же список типов текстов, исходя из одних и тех же практических критериев, иногда используя разную терминологию [180].

    Деловое письмо как отдельный жанр официально-делового дискурса также может быть представлен в виде прототипической модели, где отдельные типы текстов займут свое место в ядре или на периферии. Для определения близости к ядру важно учесть несколько критериев, включающих как характеристики, обязательные для всех жанров деловой корреспонденции, так и характеристики, максимально отвечающие коммуникативной цели в пределах кластера типов текстов.

    К общим характеристикам следует отнести:

    1) степень стандартизованности письма, которая проявляется в регламентированности формы и содержания (бланк, соответствие ГОСТу и пр.),

    3) слабо выраженную эмотивность,

    4) однозначность коммуникативной цели,

    5) единообразие структуры письма,

    Следуя основному принципу прототипической категоризации, мы поместили в ядро прототипической модели те жанры, в которых все эти характеристики проявляются наиболее полно.

    В кластере информационных писем к ядру прототипической модели принадлежат письма-уведомления и письма-извещения, так как вышеперечисленные признаки эксплицитно представлены в тексте письма. Примером может служить следующее письмоуведомление на английском языке о времени и месте собеседования с претендентом на должность в компании.

    «Dear Ms /Mr._______________

    This is to inform you that you have been selected for the interview for the post of programmer on November, 11. The interview will commence from 11.00 at the Phillips de Pury & Company office, Thames St., 104, o. 12. You are requested to bring the following:

    1. Certificates of class 12 and graduation.

    2. An id proof (driving licence , bank account etc).

    3. Letter of recommendation, if any.

    Kindly be present at the place of interview 15 minutes prior to the time of interview.

    Head of Human Resources Office

    NOTE: Mobile phones are not allowed inside the interview hall.»

    Коммуникативная ситуация в целом, и в первую очередь практическая цель и социальные роли участников, предполагает однозначность коммуникативной цели — информировать претендента на должность об условиях предстоящего собеседования. Нейтральная тональность изложения информации также диктуется коммуникативной ситуацией, а монотематичность письма обусловлена тем, что оно посвящено одному событию и стандартным условиям его протекания. Регламентированность проявляется в однозначности условий собеседования и их организации (список) в тексте письма. Единообразие структуры письма предопределяется тем, что такие письма-уведомления, рассылаемые разным кандидатам, будут отличаться только именем, датой и временем собеседования.

    Применение прототипической модели делового письма позволяет уточнить принадлежность того или иного типа текста к жанру. Так, в русскоязычной деловой переписке письма, рассылаемые претендентам на должность, называются приглашениями. Их тексты менее регламентированы, социальные роли могут быть обозначены менее четко. Претендент не информируется о том, какие сведения и документы он должен предоставить.

    Приведем образец такого письма на русском языке:

    Спасибо за присланное резюме на позицию менеджера по продажам.

    Мы ознакомились с Вашим резюме и хотели бы пригласить Вас на собеседование.

    Мы назначили встречу на 27 апреля в 11.30. Вас встретит Сергей Кузнецов, менеджер отдела маркетинга. Если это время неудобно для Вас, пожалуйста, позвоните мне, чтобы мы смогли назначить другое время.

    Иначе встретимся 29 апреля.

    Письма, соответствующие уведомлению, по своему замыслу в русской деловой переписке связаны с информированием о смене директора компании, ее названия или реквизитов, о расторжении договора, об изменении цен. Они являются в большей мере институциональным документом, чем письма-уведомления в англоязычной переписке. Например:

    «Настоящим уведомляю Вас о смене генерального директора ОАО «Агентство “Роспечать”». С 11 февраля 2011 года генеральным директором ОАО «Агентство “Роспечать”» является Соколова Светлана Анатольевна.

    Первый заместитель генерального директора (подпись)».

    Эти письма в русской бизнес-традиции четко регламентированы, коммуникативная цель в них эксплицитно обозначена, сообщаемая информация не предполагает выбора со стороны реципиента, в то время как в русском письме-приглашении на собеседование выбор у реципиента есть: «Если это время неудобно для Вас, пожалуйста, позвоните мне, чтобы мы смогли назначить другое время. »

    В то же время письма, называемые в англоязычной традиции уведомлениями (notification), могут таковыми не являться. Так, приводимое ниже письмо клиентам компании «Sony Entertainment Online» о хакерской атаке с целью похищения персональных данных авторами письма названо уведомлением (notification). Вместе с тем его анализ показывает, что оно, скорее, является сообщением, так как в нем не только излагаются факты, но и выражается суждение, имеющее субъективную окраску, о чем свидетельствуют слова и выражения, выделенные жирным шрифтом. Письмо не жестко регламентировано и не столь однозначно по коммуникативной цели, поскольку в нем выражено не только стремление проинформировать клиентов, но и дать совет и высказать предположение на будущее:

    «Dear Valued Sony Online Entertainment Customer:

    Our ongoing investigation of illegal intrusions into Sony Online Entertainment systems has discovered that hackers may have obtained personal customer information from SOE systems. We are today advising you that the personal information you provided us in connection with your SOE account may have been stolen in a cyberattack. Stolen information includes, to the extent you provided it to us, the following: name, address (city, state, zip, country), email address, gender, birthdate, phone number, login name and hashed password.

    Customers outside the United States should be advised that we further discovered evidence that information from an outdated database from 2007 containing approximately 12,700 non-US customer credit or debit card numbers and expiration dates (but not credit card security codes) and about 10,700 direct debit records listing bank account numbers of certain customers in Germany, Austria, Netherlands and Spain may have also been obtained. We will be notifying each of those customers promptly.

    Если письмо-уведомление обязательно требует определенной реакции со стороны адресата, письмо-сообщение только предполагает реакцию адресата, однако характер ответной реакции альтернативен. Так, приводимое ниже письмо на русском языке может иметь своим результатом заключение договора, а может и не иметь. Так же и клиенты компании «Sony Online Entertainment» могут и не внять рекомендациям автора письма.

    На письмо от 15.02.2010 № 19-150 по вопросу о заключении долгосрочного договора на прохождение практики (производст- венной/преддипломной) студентов факультета экономики Рязанского государственного университета им. С.А. Есенина, сообщаем следующее. »

    Сопроводительное письмо также менее регламентировано и не принадлежит к ядру, поскольку тип текста зависит от тех документов, которые данное письмо сопровождает. Как показывает исследование, такое письмо может обладать или не обладать эмотивностью, представлять собой перечень прилагаемых документов или содержать разъяснения по поводу дальнейшего использования документов, что делает эти письма политематическими и реализующими более чем одну коммуникативную цель. Проиллюстрируем сказанное несколькими письмами, принадлежащими к этому жанру.

    «Dear Messrs. Woody:

    On behalf of the Director of the National Park Service, it gives me great pleasure to send you the enclosed Certificate of Appreciation.

    Your contribution meant much to the success of our summer interpretative program during 1973 and we are very grateful for your interest in the Blue Ridge Parkway.

    Выделенные слова и выражения обладают эмотивной, оценочной и интенсифицирующей коннотацией, и общая коммуникативная цель автора (информирование о прилагаемом сертификате) сопровождается частным коммуникативным намерением — выразить суждение о деятельности реципиентов.

    Рассмотрев Ваше обращение (вх. № 2299 от 24.05.2011 года), Территориальное управление Росимущества по Рязанской облас- ти направляет доверенность для осуществления государственной регистрации права собственности Российской Федерации на объекты недвижимого имущества учебно-производственной базы, расположенной по адресу: Рязанская область, Клепиковский район, д. Лаптево.

    После завершения процесса государственной регистрации права необходимо представить в Территориальное управление Росимущества по Рязанской области оригиналы свидетельств, записи об изменениях сведений об объектах учета в соответствии с «Положением об учете федерального имущества», утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 июля 2007 № 447 «О совершенствовании учета федерального имущества».

    Приложение: на 1 л. в 1 экз.

    Руководитель (подпись) расшифровка подписи».

    Данное письмо, кроме информирования реципиента, реализует цель побуждения его к действию, объясняя, что нужно сделать с полученными документами в соответствии с существующим законодательством.

    Сопроводительное письмо может быть составлено в виде списка направляемых документов, например:

    «Уважаемая Наталья Юрьевна!

    В ответ на исходящее письмо от 11.11.2009 направляем Вам копии документов, регламентирующих порядок пользования общежитиями Рязанского государственного университета имени С.А. Есенина:

    1. Бланк договора о взаимной ответственности.

    2. Копия договора о взаимной ответственности.

    3. Копия Положения о студенческом общежитии ГОУ ВПО «Рязанский государственный университет имени С.А. Есенина».

    4. Копия Положения о студенческих советах в общежитиях ГОУ ВПО «Рязанский государственный университет имени

    5. Правила внутреннего распорядка ГОУ ВПО «Рязанский государственный университет имени С.А. Есенина».

    6. Нормативно-правовые основы воспитательной работы (сборник нормативных и методических материалов).

    Ректор (подпись) (расшифровка подписи)»».

    Письмо-напоминание также неоднозначно, поскольку содержит два частных коммуникативных намерения: напомнить и предупредить о последствиях. Следовательно, оно менее регламентировано и, кроме того, выражает определенную оценку ситуации, что подтверждается следующим примером:

    I have written to you several times over the past three months requesting an explanation on why you have failed to bring your account with us current.

    By ignoring these requests, you are damaging the excellent

    credit record you had previously maintained with our company. In addition, you are incurring additional expense to yourself and to us. Unless I hear from you within ten days, I will have no other choice but to turn your account over for collection. I am sorry that we must take such drastic action but I am afraid you leave us no alternative. You can preserve your credit rating by remitting your check today for the amount stated above.»

    Письмо направлено клиенту банка и является напоминанием о долге клиента и о том, что, если этот долг не будет погашен, клиент будет лишен банковских услуг. Выделенные слова обладают явно выраженной положительной или отрицательной коннотацией, но оценка ситуации проявляется также и в синтаксических конструкциях, подчеркивающих категоричность требования: «Unless I hear from you within ten days, I will have no other choice. ».

    Письма-напоминания, как правило, реализуют одновременно две коммуникативные цели — информировать и побудить к действию, хотя побуждение выражается через угрозу, которая, являясь частным коммуникативным намерением, поддерживает обе коммуникативные цели.

    Этот вывод можно сделать на основе анализа не только англоязычных, но и русскоязычных писем:

    «Напоминаем, что ваша организация ООО «Кладезь» (лицевой счет № 15958) является должником по абонементной плате за пользование услугами связи. Задолженность на сентябрь 2007 г. составила 1450,36руб.

    Таганский телефонный узел просит срочно произвести оплату и сообщить об этом по телефону 3520572, факс 3523815.

    При непоступлении оплаты в течение 10 дней после отправки счета в соответствии со ст. 37 Федерального закона «О связи» узел будет вынужден отключить ваши телефоны. Стоимость обратного включения одного номера составляет 576 руб. (для хозрасчетных организаций) или 511 руб.

    20 коп. (для бюджетных организаций), включая НДС. При непогашений задолженности в течение 20 дней после отправки счета узел будет вынужден в одностороннем порядке расторгнуть договор и снять ваши телефоны.

    Время работы отдела расчетов за услуги связи:

    рабочие дни, кроме пятницы, — с 8.30 до 17.30,

    дежурный — с 17.30 до 19.00;

    пятница — с 8.30 до 16.15,

    дежурный — с 16.15 до 19.00;

    суббота, дежурный — с 8.30 до 16.00».

    На крайней ступени периферии находятся рекламные письма, которые не могут быть жестко стандартизованы в силу необходимости прагматического воздействия на адресата.

    «Dear Mrs. Janice Price,

    We are very proud to offer to you the polythene bag that has an impressive quality that you can try to feel with one touch of your hands at a very reasonable price of $2.5. It is useful in carrying things that matters most to you without having to fear of loosing them. The design of the bag is very much fashionable so it actually adds positivity on your aura and will definitely give you that great look.

    Do you prefer a bag that is clean and professional looking?

    Alternatively, one that can carry some weight? How about a durable bag? If you want these entire three in one bag then you might be needing the polythene bag. It is not a see through bag so the inside does not show and it ensures the privacy of your belongings.

    Письмо основано на выражении положительной оценки объекта высказывания, что делает его эмотивно окрашенным. Рекламные письма менее всего регламентированы и не могут иметь единообразную структуру, так как этот тип текста зависит от различий в объектах высказывания и характеристиках реципиента (целевой аудитории).

    Данный вывод подтверждает и анализ рекламного письма на русском языке:

    «Компания ООО «ТИГЕОН» имеет большой ассортимент промышленного оборудования и инструмента ведущих иностранных и отечественных производителей. Мы ориентированы на комплексное снабжение предприятий отечественной промышленности. Поставляемое нами оборудование применяется в металлургии, машиностроении, судостроении и пищевой промышленности.

    В перечень поставляемого нами оборудования входит:

    Грузоподъемное (Yale, Lynx, Jet, Балканское эхо и др.).

    Деревообрабатывающее (ленточно-шлифовальные станки, рейсмусовые, фуговальные, фрезерные, сверлильные и др.).

    Сварочное (Blueweld Италия).

    Контрольно-измерительные приборы (манометры, термометры, передвижные лаборатории, анализаторы и др.).

    Электроинструмент (Metabo, Bosch, Makita, Dewalt, Ин- терскол).

    Пневмоинструмент (КЗМИ, ТЭМЗ, Sailor Pro, Sumake, Chicago Pneumatic и др., трамбовки, гайковерты, рубильные молотки).

    Гидравлическое оборудование и инструмент (гайковерты, гидроцилиндры (домкраты), трубогибы, насосные станции и многое другое).

    Слесарно-монтажный инструмент (Haupa, Gedore, Unior, Force, Bahco, Wilton и д.).

    Бензоинструмент (Echo, Stihl, Husqvarna и др.).

    Изготовление по чертежам заказчика изделий из металла (ключи, домкраты, специнструмент и многое другое).

    Политика нашей компании всегда направлена на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество, поэтому у нас всегда быстрые сроки поставки, хорошие цены и отличное качество.

    На весь инструмент предоставляется гарантия.

    ЛЮБОЙ ИНСТРУМЕНТ, КОТОРЫЙ ВАМ НУЖЕН .

    Бесплатная доставка по Санкт-Петербургу при покупке от 10 000 руб.».

    Как видно из текста, это рекламное письмо более сдержанно по своему тону, чем английское письмо, и его эмотивность обусловлена объективными фактами, свидетельствующими о полном ассортименте необходимых для деятельности инструментов. Оценочный же характер рекламы проявляется в утверждении, что качество товара и обслуживания гарантировано.

    Как показывает анализ информационных писем на русском и английском языках, существуют межкультурные различия, касающиеся жанроформирующих характеристик и соответственно отражающихся, как будет показано ниже, и на функционировании единиц и способов языковой концептуализации.

    У некоторых типов текстов в кластере информационных писем прослеживается двойная цель, при этом первая цель — информирование — выражена более эксплицитно (сообщаем, уведомляем и пр.), а вторая — побуждение к действию — в форме косвенного речевого акта (если Вы не уплатите. ).

    В другом кластере типов текстов по нашей классификации основной целью является побуждение адресата к совершению определенных действий. В этой группе к ядру прототипической модели относятся письмо-заявка и письмо-заказ, так как заявки и заказы чаще всего регламентированы по форме и содержанию и в них должна содержаться конкретная информация (банковские реквизиты, адрес заказчика, количество товара, размер и пр.), что делает эти письма наиболее стандартизованными в рамках данного кластера, например:

    Enclosed is a money order for two hundred dollar ($200) in return for which please send me by parcel post:

    1 piece bathing suit, navy blue and white, size 33, No. H61 — $60.00

    1 pair of white canvas tennis shoes, crepe soles, size 4, C width — $40.00

    1 Tilden tennis rocket, green and white trim, green strings, wt. 13 oz., handle 4 inches — $45.00

    1 grey sweater, V-neck, size 28, No. B25 — $55.00

    Please send these articles within five days.

    Mr. Roderick Santos.»

    Степень стандартизованности этих писем связана со степенью их институциональности. Переписка между двумя организациями носит более формализованный характер, так как существуют определенные образцы заявок и заказов, предусмотренные нормативными документами и существующей практикой деловых отношений (котировочная заявка, заявка на включение в список рассылки и т.д.). Неотъемлемой частью такого письма является необходимый объем точной информации об организации-адресанте, расположенной в письме в строго определенной последовательности и иногда на строго определенном месте. Например:

    «С целью обеспечения требований ГОСТ Р 515111-2001 к печатям с воспроизведением Герба Российской Федерации прошу Вас изготовить Гербовую печать, печать № 2, печать № 3 для федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Рязанский государственный университет имени С.А. Есенина».

    Настоящим подтверждаю, что указанная организация имеет право использовать в своей печати изображение Государственного герба РФ на основании Свидетельства о государственной аккредитации (серия АА № 000824per. № 0802 от 16 июля 2007 г.).

    Копии необходимых документов прилагаем.

    1. Копия свидетельства о государственной регистрации — 1 л.

    2. Копия свидетельства о постановке на учет в Государственной налоговой инспекции РФ — 1 л.

    3. Копия свидетельства о государственной аккредитации —

    4. Копия приказа об изготовлении гербовой печати — 1 л.

    5. Доверенность — 1 л.

    6. Копия Устава — 4 л.»

    На следующей ступени удаленности от ядра находятся письмо-запрос, письмо-предложение и письмо-приглашение. Формат письма-запроса зависит от характера запрашиваемой информации. Действие, к которому автор побуждает реципиента, — это предоставление информации. Следовательно, у этого жанра двойная коммуникативная цель: побудить к действию, с тем чтобы получить информацию. Например:

    «В соответствии с Планом организационно-технических мероприятий Министерства образования и науки России, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной думы Федерального Собрания Российской Федерации. Департамент профессионального образования просит в срок до 25 октября 2011 года предоставить информацию о количестве обучающихся по очной, очно-заочной и заочной формам обучения. »

    Письмо-запрос от вышестоящей организации более формально, чем письма-запросы организаций равного статуса. Следующий английский пример, в котором встречаются личное и притяжательное местоимения первого лица, прямые вопросы, а также учет интересов реципиента (at your earliest convenience), показывает, что отношения сторон в рамках делового сотрудничества в большей степени неформальны.

    «Dear Mr. Hamilton:

    Construction on the new employee cafeteria at Better Widget Makers, Inc. is nearing completion and I am looking for a supplier capable of fulfilling our weekly bakery needs.

    Do you have an information packet that would help me project the cost of doing business with your company ? We will need daily deliveries of pastries, pies, dinner rolls and sandwich bread. Our facility operates 24/7, Monday through Friday, with a flextime workforce of 1,500 employees. To complete my operational budget I will need the following information:

    • Wholesale price sheets.

    • Quantity cost breaks.

    • Annual contract discounts.

    • Delivery and or any other service charges.

    To submit my proposal to the finance committee at their October 20th meeting I will need to receive your information by the 10th. I will also need to meet with you after reviewing the requested materials. Please call me for an appointment at your earliest convenience.

    My personal extension is 216-8080, # 29.

    In keeping with long-standing policy we would like to place this contract locally. I look forward to working with you and am hopeful that the Golden Bread Company can fulfill our needs.

    Что касается письма-предложения, то оно может иметь достаточно широкий спектр объектов высказывания (предложение товара, услуги, сотрудничества и т.д.). В этом направлении письма-предложения имеют общие характеристики с рекламными письмами: побуждение к совершению действия (покупка, аренда, заказ услуги и т.д.) не выражено эксплицитно, а является следствием желания или необходимости показать преимущества предлагаемого товара или услуги.

    Руководство компании «Инфо-Порт» предлагает Вам рассмотреть предложение о взаимовыгодном сотрудничестве.

    Разработанная нами система электронной коммерции позволяет в режиме реального времени совершать комплекс бизнесопераций: оформлять для своих клиентов полисы обязательного и добровольного страхования ОСАГО, ДСАГО, КАСКО, принимать у населения платежи за услуги мобильной связи федеральных и многих региональных операторов, городскую и междугороднюю связь, абонентскую плату спутникового телевидения, Интернет и ЖКХ. Кроме того, взаимодействуя с ведущими российскими туроператорами, система позволяет в режиме он-лайн осуществлять продажу туристических путевок в страны с безвизовым и облегченным режимом въезда.

    К Вам в офис ежедневно приходят клиенты, они ждут своей очереди, вносят платежи, консультируются со специалистами и т.д. Почему бы не предложить им комплекс услуг, которыми регулярно пользуется каждый житель мегаполиса: пополнить счет мобильного телефона, заплатить за Интернет или городскую связь, оформить страховку и рассмотреть предложения о том, в какую страну лучше всего отправиться отдохнуть? Повысить экономическую рентабельность компании за счет увеличения количества предоставляемых услуг — значит стимулировать приток клиентов в офисы продаж. Мы предусматриваем многоуровневую структуру партнерских отношений и предоставляем возможность формировать собственные сетевые образования (филиалы, агенты, субагенты). Доступ к уникальной в своем роде системе осуществляется с помощью одного компьютера, подключенного к сети Интернет. Подключение к системе и обучение сотрудников производится нами бесплатно. Мы готовы ответить на все Ваши вопросы и провести презентацию нашей системы. Ждем Вашего звонка по телефону в Москве (495) 730-36-05.

    Группа компаний «Инфо-Порт» основана в 2004 году. В состав «Инфо-Порт» входят лидеры рынка страховой и туристической отрасли, а также агентства, осуществляющие продажу авиа и ж/д билетов и прием всех видов платежей, включая мобильную связь. Наша разработка — автоматизированная информационная система (АИС) — уникальная программа, позволяющая развивать новые каналы дистрибуции. Посредством этой программы разные направления бизнеса и целый штат сотрудников, обслуживающих бесперебойную работу, заменяет всего один компьютер, подключенный к системе АИС «Инфо-

    Порт». На сегодняшний день АИС признана лучшей системой дистрибуции на российском рынке».

    Отличие этих писем от рекламного письма заключается в том, что в письме-предложении необходимо указывать более подробную и точную информацию об организации или лице, делающем коммерческое предложение. Другим отличием является тип текста, в котором написано ответное письмо: ответом на рекламное письмо может стать заказ или отсутствие такового, ответом на письмо-предложение — запрос об уточнении информации, отказ, встречное предложение.

    I came across your company information at overpower.com and I have to say the high standards trapped my concentration. We would like you to sell our products in your flights. They certainly match your standards. We have an excellent repute of rewarding customers’ needs and we hand out immediately. We have focused in drinks that are produced and packed for travel sales. The journey packages have become so well accepted with other travel companies due to their expediency.

    Our sales team is skilled and they are what I can call sales masters. They are able to multitask as well as think instantly. I am writing this travel sales letter to request you to do dealing with us. We can organize for a meeting for more discussions.

    Письмо-приглашение не может быть отнесено к ядру прототипической модели, так как оно не всегда стандартизовано по форме. Сравним два приглашения на английском языке.

    «Dear Ms. Merecel Banzon:

    The Celeste Trend announces with pleasure that Mrs. Celeste Navarro will conduct a fashion show of her new summer designs at the Rose Ballroom of the Midnight Hotel on Saturday, September 2, 2002 at 8:00 p.m. You are cordially invited.

    The fashion show will be graced by the country’s top fashion models and beauty queens such as Anne Curtiz, Bea Alonzo, and Melanie Marquez.

    Since seating is limited, reservations are requested. Please make your reservation now by calling up 491-2911 to make sure that you can be present at this lovely and exciting event.

    The stunning Celeste Trend originals will include dresses for all occasions such as evening wear, office wear and sportswear.

    Come and enjoy a delightful evening with the country’s loveliest fashion models.

    Very truly yours,

    Dear Mr. Paulett:

    National Body Fitness Centre is going to have its sportsfest on April 05, 1990 at 2:00 P.M. In this connection, we are inviting you to come and be among our special guests.

    We look forward to your presence in this once a year celebration.

    Первое письмо-приглашение гораздо более детализировано, чем второе, что связано с некоторым отличием в мотивах авторов писем. В первом случае присутствие гостя на самом деле важно, так как событие носит явно маркетинговый характер, хотя акцент делается на желании доставить удовольствие гостю. Во втором случае приглашение имплицитно содержит рекламу фитнесцентра, но присутствие на событии подается как привилегия не только для гостя, но и для организации.

    Письма-приглашения на русском языке не отличаются по степени стандартизованности от англоязычных писем:

    Приглашаем Вас на празднование 20-летнего юбилея МОУ «Информационно-диагностический (методический) центр» и просим отметить благодарственными письмами методистов центра Морозову Т.Ю. и Носареву Л.П., активно сотрудничающих с преподавательским составом РГУ имени С.А. Есенина в течение нескольких лет.

    Характеристики методистов прилагаются.

    С уважением, заведующая МОУ «ИД(М)Ц» подпись».

    Степень стандартизованности этого письма снижается еще и тем, что коммуникативная цель письма неоднозначна, она осложнена просьбой. В связи с этим следует отметить, что неоднозначность цели является одним из показателей удаленности письма от ядра прототипической модели.

    К дальней периферии принадлежит письмо-просьба, так как это наименее стандартизованный жанр. На степень вариативности таких писем влияют характеристики объекта высказывания (о чем просьба) и социальные роли участников коммуникации. Например:

    Министерство образования Рязанской области просит Вас дать согласие для включения Вас в состав Большого жюри областного этапа конкурса «Учитель года России — 2010».

    0 результатах рассмотрения просим информировать Министерство образования до 25 марта 2010 года по факсу 25-53-17 или по электронной почте. »

    Письмо на английском языке, которое мы приводим ниже, менее формально и содержит личную информацию, но это не связано с межкультурными различиями. Подобные письма на русском языке аналогичны с точки зрения формы и содержания:

    1 am writing to request for a copy of my full transcript with an enclosure of $200 as processing fee as per the Institution regulation. I graduated from your esteemed institution, Royal Technical Institution, in the Engineering major from the class of 2009.

    For further identification, my Social Security Number is 92-9212383 and my student number was RT12930. Having received my degree in early January 2010, I would appreciate your prompt assistance in mailing my transcript to the address mentioned below.

    Mailing address: 293-20B Church Road

    Wadebridge, United Kingdom.

    This transcript is essential to an upcoming interview next month. Thus, I hope to receive my transcript quickly to assist me in this interview.

    Thanking you in advance for your prompt assistance.

    Две другие группы жанров, а именно письма, содержащие требование или претензию, и письма, сообщающие о принятом решении (отказ, согласие), состоят только из ядра, потому что по своим коммуникативным целям и намерениям, а также по объекту высказывания все эти письма однозначны, а по форме — стандартизованы. Приведем следующие примеры.

    «Dear Sales Manager,

    On the morning of April 11, 2010, I browsed thru your website and found items I decided to purchase via the Internet.

    The total amount of the discounted items I purchased was $127.00 and I settled the payment using my credit card. It was just two days ago when I received my latest credit card bill which shows that I was charged $204 for the items. It is obvious that an error has occurred while processing my bill.

    The reference number for the said transaction is 57784200014 and is comprised of the following items:

    1. 2pcs. of medium-sized tunic tops (Model # 11457).

    2. 1 pc. of gladiator sandals in size 7 (Model# 58741).

    These items were billed to my account on April 11. I have attached a copy of my recent credit card statement, as well as the copy of the transaction report. It can serve as your reference as I require you to immediately make a refund for the erroneous billing.

    I look forward to hearing from you regarding the resolution of this problem. Please contact me anytime at 872-7777.

    Данное письмо-претензия содержит в основном абсолютно объективную фактическую информацию, хотя некоторые языковые единицы выражают отношение к сообщаемым фактам: это слова «error» и «erroneous», обладающие негативной оценочной коннотацией, а также синтаксические конструкции «I require you to immediately make a refund и I look forward to hearing from», определяющие степень императивности.

    В другом примере письмо-согласие также достаточно стандартизовано и однозначно по коммуникативной интенции. Оно содержит ряд слов с оценочной коннотацией, но эти слова в основном способствуют установлению хорошего контакта с клиентом и не выходят за рамки принятого в институциональных отношениях:

    This is with reference to your purchase order for a bulk lot bill no. BC 5970 dated 20th Aug’ 2010; We at Cute Babies Pvt Ltd would like to confirm the agreement regarding the particulars as stated as each specific quantity from different models of cradles, walkers, baby gift sets, baby care merchandise, & allied baby products.

    Having cleared your order request from our processing unit we have finally consented to sell the aforesaid range of products at wholesale prices & taxes as applicable for delivery & value added tax. To proceed further we further request you to abide by the terms and conditions as per the clauses in the agreement. We assure from our part we restate that we will serve & provide the finest quality to you within the stipulated time frame.

    Please feel free to alter & improve on any other specifications as & when required to make us serve you in a better way. Looking forward to your positive response at the earliest.

    Mr. Arvind Gadge.»

    Письма, содержащие обязательства, подтверждения и гарантии, располагаются по трем уровням.

    «Рязанский государственный университет имени С.А. Есенина подтверждает свое участие в конференции «.MOSCOW Education Online 2008».

    Наши банковские реквизиты:

    УФК по Рязанской области 6231016055 (Рязанский государственный университет имени С.А. Есенина л/с 06073312400 / 03073312400)

    ГРКЦ ГУ Банка России по Рязанской области г. Рязани КПП 623401001 БИК 046 126001

    р/с 40503810300001000003 / 40105810500000010001 (07330201010010000130) — код доходов Подпись (расшифровка подписи)».

    Сказанное справедливо как для русскоязычных, так и для англоязычных писем:

    «This letter is for Mr. John Doe. He presently has an account with our bank and our bank will guarantee any checks written by Mr. J. Doe on this bank up to $ 100, 000, and payable to Great Plains Realty-Auction Co. This guarantee is good for a period of 30 days after the date of this auction which is to be conducted by Great Plains Realty-Auction Co. on April 23, 1997.

    Signature Vice- President

    Please hand deliver this Bank Letter of Guarantee to the auction cashier on the day of this auction. Please do not mail this letter to our office.»

    На следующей ступени от ядра находятся письма-подтверждения, которые имеют менее жесткую структуру, например:

    «Уважаемый Павел Викторович!

    Мы подтверждаем свое согласие на установление взаимовыгодного и долгосрочного сотрудничества и выражаем свою готовность к подписанию соответствующих документов.

    Директор ОАО «Эклер»

    Подпись (расшифровка подписи)».

    Пример на английском языке:

    I am very grateful to you for considering me as a part of this international conference and would like to give my confirmation to attend the conference on Congenital Heart Diseases in Children.

    This topic holds immense interest to me as I have done a lot of research work on the children suffering from Congenital Heart Diseases. Few months back I received the honor of presenting the research paper in one of the conferences on Heart Diseases.

    Now it shall be a great pleasure to hear the renowned researchers and doctors speaking on the issue. I am very excited for the conference and I will be there on the very first day of the conference as I do not want to miss any moment of it.

    I hope that the bookings in the hotel will be done by your institution. The air ticket has already been booked by me. I am looking forward to meeting you all once again.

    Dr. David Ronaldson.»

    Вышеприведенные примеры показывают, что отдаленность писем-подтверждений от ядра объясняется их вариативностью, обусловленной особенностями коммуникативной ситуации. Письмо на русском языке более институционально и соответственно более формально и однозначно по своей коммуникативной цели. Письмо на английском языке создано в ином социокультурном контексте и в менее формализованной коммуникативной ситуации: в письме обсуждается участие в международной научной конференции. Помимо основной коммуникативной цели — подтверждение участия, в нем реализуется частное коммуникативное намерение — благодарность за приглашение.

    К периферии в данном кластере типов текстов относятся рекомендательные письма, которые часто пишутся в свободной форме.

    Рекомендательное письмо на русском языке:

    «Г-н Василий Морозов работал в компании «Элекс» с 15 июня 2006 г. по 27 февраля 2009 г., в том числе с 15 июня 2006 г. по 10 июня 2007 г. — в должности мерчендайзера, с 11 июня 2007 г. по 27 февраля 2009 г. — в должности торгового представителя. Его обязанности в должности мерчендайзера состояли в контроле над соблюдением концепции выкладки товара на полках, размещении рекламных материалов в торговых точках на вверенной территории и контроле над их целевым использованием и состоянием, расчете и обеспечении наличия необходимого количества товара и POSM, подготовке отчетов о проделанной работе; в должности торгового представителя — в работе с существующей клиентской базой, поиске и привлечении новых клиентов, проведении переговоров с владельцами заведений, заключении договоров о сотрудничестве, контроле дебиторской задолженности, обеспечении выполнения плановых показателей, подготовке маршрутных листов и ежемесячных отчетов по дистрибуции.

    За время работы в компании В. Морозов зарекомендовал себя пунктуальным, добросовестным работником, пользующимся уважением и авторитетом в коллективе. Он самостоятельно и успешно проводил деловые переговоры с владельцами торговых точек, делал качественную презентацию товара. Показав себя трудолюбивым, исполнительным, инициативным и успешным сотрудником в должности мерчендайзера, через год он был переведен на должность торгового представителя.

    Г-н В. Морозов знает рынок товаров массового потребления, владеет технологией эффективных продаж, умеет успешно проводить переговоры, способен быстро осваивать новую информацию. Поэтому, считаю, что он может претендовать на должность менеджера по продажам в другой компании.

    Директор по продажам ООО «Элекс»

    Трофимов Василий Иванович».

    То же мы наблюдаем и в английской традиции:

    I am certifying that Duncan Jones was as student in our institution. Duncan has studied Business Management and completed projects associated to his choice of career during his two and a half year course. Duncan has become the top in his class each semester. He is very dependable, smart, and athletic. He has been very active for so

    many things in school, even in sports. In 4 months time he will be graduating where we anticipate him advance his studies and may need a scholarship being a smart student. He is very entitled to have a scholarship for he has been having good grades in school. For further information or any inquiry you need about Duncan is very welcome. Just contact us and will gladly provide you the information you want to know about Duncan.

    Рекомендательные письма практически всегда однозначны по коммуникативной цели — убеждение адресата в достойном выборе кандидата. Их слабая стандартизация объясняется особенностями коммуникативной ситуации: требования, предъявляемые адресатом к кандидату, как правило, различны и могут располагаться в разной последовательности в зависимости от значимости. Так, характеристика «athletic» может быть более или менее важной для принимающей организации. Такие письма достаточно субъективны по характеру предлагаемой информации, а следовательно, менее достоверны, чем гарантийные и подтверждающие письма.

    Сложнее выделить ядро и периферию в так называемых этикетных письмах. Хотя все они периферийны в рамках официально-делового дискурса, поскольку не являются эмотивно-нейтраль- ными и жестко стандартизованными, ближе к ядру модели все же находятся письма-соболезнования и письма-извинения, как наиболее клишированные по отбору языковых единиц. Соответственно поздравления и благодарности, использующие более широкий выбор языковых средств, располагаются ближе к периферии.

    «Dear Mr. Charles:

    This is to reference with your purchase order numbered as LM- 15624 we sincerely apologies to you that we are unable to provide you the delivery for the same order goods on the mentioned time and date which is 10th September, 2010. Your company has placed order of

    5,0 pieces of mettle tray. We were expecting the shipment for the same goods on 5th of September, 2010 but due to bad whether conditions the shipment has delayed from 5th to 15th September, 2010. Hence we could make the delivery for the order on or before 20th September, 2010. I am extremely sorry for the delay but I promise to you that on or before the committed dated we will surely deliver the ordered goods. Kindly cooperate with us and accept our sincere apology.

    Mr. Kurt E. Houck

    Sales Manager-Franco Marketing and Selling Pvt. Ltd.»

    Неформальный тон изложения обстоятельств в данном письме обусловлен не столько равенством социальных статусов собеседников, как это бывает в других видах дискурса, сколько желанием уменьшить значимость допущенной оплошности. Экспрессивная коннотация (sincerely, extremely sorry) также снижает степень формальности письма, но способствует достижению практической цели — уменьшить недовольство клиента.

    Деловые письма-извинения на русском языке более формализованы, менее эмотивны, например:

    «Уважаемый Михайлов С.Т.!

    Благодарю Вас за сообщение о том, что Вы так и не получили 14 тонн угля по заказу на поставку N 1234 от 15 ноября 2001 г. Уголь был отгружен 16 сентября 2001г. Мы сделали запрос о потерянном грузе и, как только получим соответствующую информацию, сообщим Вам о результате запроса. Если нам не удастся выяснить его местонахождение, груз будет незамедлительно отправлен повторно. Приносим свои извинения за сложившуюся ситуацию и заверяем Вас в том, что примем соответствующие меры.

    Менеджер отдела продаж».

    Объяснение причин оплошности присутствует практически во всех письмах-извинениях, так как это в какой-то степени снижает степень виновности авторов письма.

    Официальные письма-соболезнования более эмотивны, чем извинения, а также не всегда однозначны по коммуникативной цели, так как часто содержат предложения помощи, особенно если письмо адресовано осиротевшей семье умершего сотрудника организации.

    Please accept by deep condolences on the death of your husband Late Mr. John S. West. We were working on the same project and he was very hard working and enthusiastic member of our team. It is really very tough for me to believe that now he is not with us.

    But as we know that it is the circle of life and we have to accept hard realities of death. I know that you and your children have hard time ahead so; my all best wishes are with you. May God help you and give you strength to overcome from this tough time. I am working to get all the post death documents as soon as possible and in the mean time you are free to ask for any help.

    Пример на русском языке:

    Мы глубоко скорбим о смерти директора ЗАО «Фик» Брош- кина Игоря Марковича. Благодаря его профессионализму наше сотрудничество было неизменно успешным в течение многих лет. Он завоевал любовь и уважение всех, кто его знал. Выражаем наши искренние соболезнования»».

    Не менее эмотивны письма-поздравления в силу своей коммуникативной цели. Кроме того, они более вариативны, так как поводы для поздравлений разнообразны. В письмах на русском и английском языках содержится не только выражение удовлетворения от успехов адресата, но и пожелания успехов в будущем, а также выражается в ряде случаев надежда на дальнейшее сотрудничество.

    «Dear Mr. Michael:

    We are pleased and honored to inform you with respect that you have been promoted from Junior Accounts Officer to Senior Accounts Officer in the organization. I congratulate you on behalf of the company on this achievement of yours. As your post grows in the company your responsibility towards your work will also increase. You have achieved this promotion within a span of one year with all your hard work and dedication towards your work. We expect the same behavior from you in future even though you got a promotion. Your new salary structure and details about compensation will be mentioned in the official promotional letter which will be given to you very soon. If you find any queries or difficulties related to this matter you can contact the human resource department on the intranet of the companies’ website. Once again many congratulations to you and all the best for future growth.

    Ms. Lynn F. Hoskins

    Human Resource Manager

    J and K Chartered Accountants.»

    «Уважаемый Максим Андреевич!

    С огромным удовольствием поздравляем Вас и весь коллектив ООО «Сбруя» с замечательным юбилеем — десятилетием со дня основания фирмы. Мы искренне рады, что Ваша фирма достигла таких грандиозных успехов и занимает заметное положение на рынке седел и уздечек Юга России. Для нас было истинным удовольствием все прошедшие годы быть партнерами по бизнесу.

    Желаем Вам не останавливаться на достигнутом и воплотить в жизнь Ваши самые смелые планы. Успеха и удачи в любых начинаниях!

    Наиболее эмотивно окрашены письма-благодарности, а следовательно, они наименее стандартизованы, хотя существуют определенные клишированные образцы жанра. Эти письма вариативны по своему содержанию, поскольку причина для выражения благодарности может быть различной.

    «Dear Mr. Swinger

    I would like to thank you from the bottom of my heart on behalf of Rolls Roy Foundation for sparing your precious time and serving us in our ‘Round About’program.

    It was possible only with the assistance of volunteers like you that we have been capable to take up such devastating services in the society.

    We genuinely thank you once more and expect that you would carry on widening your precious support in our upcoming programs also.

    Все эти годы ОАО «Нико-банк» неуклонно укреплял и приумножал свой главный капитал — доверие клиентов, партнеров по бизнесу и акционеров.

    «Нико-банк» занимает достойное место среди региональных банков Оренбургской области, в этом мы признаем и Ваш вклад.

    В этот день от всего коллектива и от себя лично выражаю Вам искреннюю признательность и благодарность за оказанное доверие нашему банку, плодотворное сотрудничество.

    Председатель правления ОАО «Нико-банк»

    Предложенная классификация, которая приводит к созданию прототипической модели, носит как теоретический, так и практический характер. Отправной точкой для этой классификации послужила практическая цель деловой коммуникации. Кроме того, для созданной нами когнитивной модели жанра, которая в дальнейшем будет использоваться как инструмент исследования языковой концептуализации, необходимо подойти к классификации типов текстов делового письма в несколько ином ракурсе.

    Прежде чем установить когнитивные связи, способствующие упорядочению информации в официально-деловом дискурсе, следует применить лингвопрагматический подход к классификации типов текстов, что в свою очередь даст возможность укрупнить рубрикацию, одновременно установив зависимость типа текста и дискурсивной стратегии от коммуникативной цели.

    Анализ образцов вышеперечисленных типов текстов деловых писем позволяет сделать вывод, что настоящая коммуникативная цель в целом ряде писем состоит из двух взаимосвязанных компонентов, причем один из них выражен эксплицитно (to inform, сообщаем Вам. и т.д.), а другой вытекает из коммуникативной ситуации (например, убедить в чем-то или побудить к какому-либо действию).

    В связи с этим обстоятельством мы предлагаем классифицировать деловые письма с учетом второго компонента, который влияет на организацию информации и соответственно выбор дискурсивных стратегий и тактик. С учетом вышесказанного деловые письма подразделяются:

    1) на оповещающие (письмо-согласие, письмо-отказ, сопроводительное письмо);

    2) убеждающие (письмо-подтверждение, гарантийное письмо, рекомендательное письмо, письмо-отчет, письмо-предложение, рекламное письмо);

    3) побуждающие (письмо-заявка, письмо-заказ, письмо-приглашение, письмо-уведомление, письмо-извещение, письмо-просьба, письмо-сообщение, письмо-напоминание, письмо-запрос, письмотребование, письмо-рекламация);

    4) высказывающие отношение к событиям (поздравление, соболезнование, извинение, благодарность).

    Для оповещающих писем характерны такие типы текстов, как письмо, информирующее о возможности или невозможности совершения действия, а также список с комментарием или без комментариев (сопроводительные письма).

    Письма, для которых коммуникативной целью является убеждение, достаточно разнообразны по типам текста: это могут быть письма, объясняющие условия выполнения действия, письма, доказывающие преимущества кандидата, организации или работника, письма, доказывающие преимущества товара или услуги, а также объясняющие преимущества принятия решения (например, письмо-предложение о сотрудничестве).

    Все побуждающие письма являются письмами с эксплицитно или имплицитно выраженной императивностью, причем степень императивности может быть разной: слабой, как в письмах- заявках, или сильной, как в письмах-уведомлениях.

    Письма, выражающие отношение к событиям, являются объяснениями причин этого отношения (сочувствия, удовлетворения и т.д.).

    Как показывает анализ, дискурсивная стратегия непосредственно зависит от коммуникативной цели и типа текста. Создавая структуру информационного письма, автор может руководствоваться следующими стратегиями: информирование с конкретизацией условий выполнения действия, информирование с помощью перечисления или классификации с сообщением дополнительных данных, информирование с приведением причин.

    При написании убеждающих писем авторы прибегают к основной стратегии обоснования справедливости постулата с приведением условий выполнения действия, аргументов или подтверждающих фактов, а также обоснования или доказательства преимуществ товара или услуги путем сопоставления качеств и/или путем формирования новой потребности.

    Побуждающие письма основаны на разных дискурсивных стратегиях. Это может быть обоснование необходимости предоставления услуги, обоснование необходимости выполнить действие путем создания определенного эмоционального состояния адресата, обоснование уникальности события, аргументация заинтересованности поставщика в выполнении действия, сообщение информации о необходимости выполнить действие с разной степенью желательности или долженствования, сообщение информации о необходимости выполнить действие с применением интердискурсивных тактик, сообщение о необходимости предоставить информацию с явным или скрытым стимулированием к выполнению.

    В процессе написания писем, выражающих отношение к событиям, автор может формировать у адресата понимание своей значимости или значимости совершаемых им действий, обосновывать необходимость выражения сочувствия путем описания ситуации, а также обосновывать решение принести извинения путем перечисления причин оплошности и обещать недопускать подобные оплошности в будущем.

    Анализируя деловые письма как продукт коммуникации, мы уточняем содержание компонентов коммуникативной ситуации путем определения характера коммуникативной цели, дискурсивной стратегии и типа текста. Содержание коммуникативной ситуации может конкретизироваться с помощью единиц и способов языковой концептуализации.

    Единицы языковой концептуализации, являясь универсальными ментальными структурами, упорядочивают не только выраженную в тексте информацию, но и коммуникативную ситуацию в целом, отражая характер взаимодействия ее участников в достижении практической цели и их отношения к объекту высказывания. При этом они помогают понять принципы отбора языковых единиц и особенности их организации в тексте.

    Данные концепты определялись на основе коммуникативной цели, дискурсивных стратегий и типа текста. Так, коммуникативная цель «побуждение к действию» предполагает наличие необходимости или потребности в осуществлении действия, а также в некоторых случаях обязательство адресата (эксплицитное или имплицитное) выполнить действие. Если коммуникативная цель связана с убеждением (в достоинствах товара, в эффективности работы и пр.), то отношения партнеров строятся на основе таких концептов, как «польза», «выгода» «доверие» и «оценка». Если коммуникативная цель включает также информирование реципиента, то во внешнем фрейме присутствует концепт «известие». Кроме того, к концептам, выражающим характер взаимодействия между участниками официально-делового общения, можно, помимо концепта «связи», отнести «надежность» как критерий «доверия» и «требование», если коммуникативная ситуация связана с обязательством, подлежащим безусловному выполнению.

    Если рассматривать адекватные типы текстов на русском и английском языках, можно прийти к заключению, что не существует однозначного соответствия между русскими и английскими концептами, упорядочивающими отношения участников коммуникации. Английские корреляты вышеупомянутых русских концептов по своим структурам отличаются в силу различий языковых и концептуальных картин мира. Соотношение структуры русских и английских концептов, выявленных нами на основе анализа словарных дефиниций, представлено в таблице 1.

    Смотрите так же:

    • Правила ухода за строительными конструкциями Новостройки Московской области Ближнее Подмосковье с улучшением транспортной доступности становится «более ближним». Новостройки Московской области в последние годы становятся все более и более востребованы. Причин тому несколько, Основная. Износ и […]
    • Маша в законе телепрограмма Маша в законе (1-2 сезон) 8 серий из 8 Маше немного за тридцать, личная жизнь не устроена. За плечами - 10 лет парикмахерского стажа. Маша решает круто изменить свою жизнь и заканчивает юридический факультет. Теперь она - новоиспеченный юрист, ведь нет […]
    • Статья 125 ук рк Уголовный Кодекс РКСтатья 125. Похищение человека 1. Похищение человека – наказывается лишением свободы на срок от четырех до семи лет. 2. То же деяние, совершенное: 1) группой лиц по предварительному сговору; 3) с применением насилия, опасного для жизни или […]
    • Нежилое помещение и штрафы Какие санкции и штрафы грозят за нецелевое использование помещения Я - собственник нежилого помещения. Могу ли я использовать помещение в качестве квартиры с точки зрения закона. Помещение располагается на первом этаже нового дома. Изначально было жилым, […]
    • Исковое заявление об истребовании имущества из незаконного владения Образец искового заявления «Исковое заявление об истребовании имущества из чужого незаконного владения» • Примерный образец искового заявления об истребовании имущества из чужого незаконного владения. • Важно: обращаясь в суд с исковым заявлением об […]
    • Решения арбитражного суда курганской области Решение Арбитражного суда Курганской области по заявлению МУ "Управление дорожного хозяйства и благоустройства города Кургана" Арбитражный суд Курганской области рассмотрел в судебном заседании дело по заявлению МУ «Управление дорожного хозяйства и […]
    • Федеральный закон статья 34 Федеральный закон от 01.05.2017 № 83-ФЗ РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В СТАТЬИ 30 И 34 ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА "О КОНТРАКТНОЙ СИСТЕМЕ В СФЕРЕ ЗАКУПОК ТОВАРОВ, РАБОТ, УСЛУГ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ НУЖД" Принят […]
    • Полномочие собрания тсж Все об организации правления ТСЖ: образец протокола, выборы и полномочия руководства Товарищество собственников создается, чтобы жильцы передали кому-то право по компетентному управлению их общим имуществом. Чтобы отстаивать свои права и знать пределы […]