Приказ о принятии ответственности за ведение трудовых книжек

Содержание:

Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки. Образец

Статьи по теме

Организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них должен работодатель (п. 45 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). А приказ о назначении ответственного за трудовые книжки, за их ведение, сохранность, учет и выдачу как раз подтвердит, что компания свою обязанность выполняет. Образец приказа о назначении ответственного за трудовые книжки смотрите в статье.

Если порядок учета трудовых книжек нарушает ответственный сотрудник, то трудинспекторы не вправе штрафовать за это компанию по статье 5.27 КоАП РФ (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 26.10.06 № 09АП-2127/2006-АК). А вот если сотрудник не назначен, то вся ответственность за учет книжек возлагается на компанию (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.08.06 № 09АП-9595/06-АК). Расскажем, как составить такой важный для компании документ и приведем образец приказа о назначении ответственного за трудовые книжки.

В каком виде составляется приказ

Приказ о назначении ответственного сотрудника за трудовые книжки компания может составить в произвольном виде. Никакой специальной формы для этого не предусмотрено.

Что предусмотреть в приказе о назначении ответственного сотрудника

В приказе о назначении ответственного за трудовые книжки указывают Ф. И. О. и должность сотрудника. На случай его отсутствия (отпуска, командировки, болезни) можно сразу же в приказе обозначить, кто будет исполнять его обязанности. Это избавит компанию от издания приказов об и. о. каждый раз, когда ответственного сотрудника не будет на работе. Ниже дан образец, который мы составили с учетом требований инспекторов.

Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки.Образец

Общество с ограниченной
ответственностью «Компания»

о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками

Во исполнение пункта 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225

1. Назначить бухгалтера Салову Елену Петровну ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек работников (в соответствии с п. 4.2 трудового договора от 01.12.2014 № 15-ТД).

2. Назначить секретаря Смирнову Ксению Геннадьевну ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек работников в периоды отсутствия Е.П. Саловой с доплатой 500 (двести) рублей за каждый день исполнения дополнительных обязанностей.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Петрову А.П.

Директор Иванов И. И.

С приказом ознакомлены:

Бухгалтер 01.12.2014 Е.П. Салова

Бухгалтер 01.12.2014 К.Г. Смирнова

Главный бухгалтер 01.12.2014 А.П. Петрова

Лицо, ответственное за трудовую книжку. Как назначить?

Кто в организации отвечает за трудовые книжки работников, кто ведет их последовательный учет, ведение и хранение?

Существующие правила устанавливают, что ответственность за трудовые книжки (ТК) в плане их сохранности несет непосредственно работодатель. Это является его обязанностью в рамках организационной деятельности, что обеспечивает требуемый порядок в компании. При этом допускается возможность делегирования данного вида ответственности другому лицу, в качестве которого обычно выступает сотрудник кадровой службы, бухгалтерии или канцелярии, а также это может быть возложено на секретаря.

В небольших компаниях, когда работодатель – это индивидуальный предприниматель, вся описанная выше работа ведется самим бизнесменом или для этого выбирается кто-либо из сотрудников.

Как бы там ни было, но главное здесь – правильное документирование передачи соответствующих полномочий, что не зависит от масштаба конкретной компании.

Подобная передача полномочий происходит в рамках тех или иных условий:

  • сотруднику устанавливается определенная доплата из-за того, что поле его деятельности становится шире;
  • происходит замещение одних обязанностей, возложенных на конкретного сотрудника, другими – в нашем случае это ответственность за ТК;
  • вменяется новая ответственность без уменьшения существующего до этого объема обязанностей и без какой-либо доплаты.
  • Сама передача полномочий производится за счет выпуска соответствующего приказа, подписываемого руководителем, с отражением следующего:

  • Ф. И. О. сотрудника, на которого возлагается новая ответственность;
  • детализация новой деятельности, связанной с ведением и хранением ТК;
  • дата вступления в полномочия и то, как они должны будут реализовываться.
  • Вы можете скачать заполненный образец этого приказа:

    Акт приема-передачи трудовых

    Выбранному (назначенному) работнику следует ознакомиться с приказом под роспись. Подписанный уполномоченным приказ должен быть зарегистрирован в книге регистрации приказов. Вступление в полномочия характеризуется принятием ТК работников актом. Кроме передачи актом, иных вариантов принятия ответственности уполномоченным за ведение ТК, Правилами не предусмотрено. Для составления акта избирается комиссия. Комиссия также утверждается приказом.

    Комиссия собирается и назначается руководителем (или его замом) по согласованию с будущими членами из числа работников. После того как комиссия сформирована, в назначенный день, который должен быть отражён в приказе, в присутствии комиссии и уполномоченного приказом руководителя, работника, составляется акт, в котором:

  • Определяется факт приёма-передачи и причина возникновения данной процедуры, со ссылкой на приказ.
  • Обозначается уполномоченное лицо, принимающее ТК, с указанием его должности, фамилии, имени, отчества.
  • Даётся перечень трудовых книжек, которые принимает ответственный за их ведение.
  • В конце подписываются все члены комиссии, а также сотрудники: передающий и принимающий.

    Как правило, уполномоченному за ведение ТК, вменяется в обязанность работа с бланками ТК и вкладышами в них. Чистый бланк трудовой принимать от работника ни в коем случае нельзя, также недопустимо требовать от него приобретения бланка в магазине.

    Покупка трудовых книжек

    Производят ТК на Гознаке Минфина РФ и поступают в розничную продажу через уполномоченные на их распространение специализированные компании, имеющие соответствующую лицензию и доверенность на их продажу. В этого вида доверенности обязательно должны быть указаны серии и номера книжек, представленных посреднику для продажи. Этот документ необходим в качестве гарантии безопасности для сохранности бланков и во избежание их неучтённого и неконтролируемого сбыта.

    Бланк ТК обеспечен защитой: водяной знак; специальное волокно; химическая защита; гильоширная сетка; ультра краска; магнитный номер; специальная нить.

    Доверенность выдаётся ответственному на приобретение лицу, назначенному приказом руководителя. От него же исходит разрешение на покупку, то есть выдача доверенности. Этот документ может иметь типовую, разработанную на соответствующем предприятии форму, которая является унифицированной.

    По усмотрению руководства и в соответствии с локальными нормативными актами и постановлениями, форма может быть специфической.

    Но в любом случае она должна отражать: наименование организации; фамилию, имя, отчество доверенного лица; факт разрешения приобретения ТК; срок действия.

    Работник сам покупает трудовую или ему выдает работодатель

    Приобретать должен ТК работодатель и потом удерживать стоимость с работника. Основные законодательные акты, регулирующие этот вопрос:

  • ПИСЬМО РОСТРУДА от 08.12.2008 № 2742-6-1
  • Статья 81 ТК РФ. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя
  • Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (с изменениями и дополнениями)
  • Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках»
  • Документ обязательно должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером. Бланки закупаются централизованно и передаются в бухгалтерию, регистрируясь в соответствующем журнале. По мере необходимости они выдаются лицу, уполномоченному на ведение ТК. Выдача производится под роспись. Испорченные бланки возвращаются, списываются актом и уничтожаются.

    Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

    Трудовая книжка работника – важнейший документ, отражающий основные факты его трудовой биографии.

    Требуется при устройстве на работу в качестве визитной карточки и демонстрации его трудового опыта, востребованности работодателем и дисциплинированности.

    По окончании трудового периода жизни – сыграет самую значимую роль. При посредстве ТК назначается трудовая пенсия, а её размер устанавливается в соответствии со сведениями, указанными в книжке.

    Представляется естественным вменение высоких требований, связанных с условиями ведения, хранения и учёта этих важнейших документов.

    Порядок ведения и хранения трудовых книжек падает на ответственные лица. Трудовая книжка ответственность работодателя, который обязан вести трудовые книжки на работников проработавших в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

    После оформления работника в соответствующей должности, работодатель заполняет ТК, внося в неё основные сведения:

    • дату принятия на работу;
    • должность;
    • наименование организации;
    • соответствующий приказ.
    • Эта традиция ведения трудового делопроизводства сложилась на заре формирования Советского государства, не утрачивая актуальности, по сей день.

      Трудовые книжки ведутся на всех работников работающих в учреждении, если работа является официальной.

      Принятый Трудовой кодекс РФ осуществил переход права пользования советскими документами в новых условиях государственности, постепенно и поэтапно модернизируя регистрацию работников и их миграцию в пределах РФ.

      В настоящее время на одном отрезке трудовой истории уживаются трудящиеся трёх поколений. Это ознаменовано наличием единого нормативного пространства, где учтены следующие виды ТК:

    • 2004 г. выпуска;
    • 1973 г. выпуска;
    • 1938 г. выпуска.
    • При этом документы унифицированы независимо от источника происхождения, которым полноправно может являться другое государство, которое раньше входило в состав Союза в качестве союзной республики.

      По существующим нормативам, записи, внесённые в сведения о работе до распада союза и введение Трудового кодекса РФ, являются актуальными как для определения квалификации сотрудника и его профессионального опыта, так и для учёта трудового стажа.

      Ответственные лица

      Трудовые книжки в организации (на предприятии) ведутся специальным отделом, отвечающим за кадровую работу или уполномоченным лицом.

      Отдел кадров обязательно имеется на крупных предприятиях. Несколько специалистов, ведущих кадровое делопроизводство, разделены по зонам ответственности.

    • по секторам номенклатурного делопроизводства, где специалист отвечает за ведение определённых операций;
    • по подразделениям, закреплённым за ответственным специалистом.
    • В средних и небольших организациях с числом сотрудников менее 100 человек, подобный отдел может отсутствовать. Выполнение работ делегируется одному из административных или иных уполномоченных сотрудников:

    • при освобождении от иных видов работ;
    • без такового.
    • Организации с числом сотрудников менее 30 могут не иметь освобождённого специалиста по кадрам. Обычно работа с трудовыми записями вменяется секретарю делопроизводителю, а при его отсутствии – ответственность на себя принимает руководитель организации. Часто кадровая работа производится сотрудниками бухгалтерии.

      Процедура правильного хранения

      Основным правилом хранения является процедура контроля, за сохранностью кадровых документов.

      Трудовые книжки по общему положению, установленному Трудовым кодексом в статье 66, должны храниться у работодателя на всём протяжении трудовой деятельности лица. В день увольнения работодатель или ответственное лицо выдаёт её на руки, под роспись.

      Она заводится на работника принятого по основному трудовому договору не позднее, чем через 5 рабочих дней, руководствуясь частью 4 статьи 66 ТК РФ.

      После заполнения сведений о приёме на работу, документы регистрируются в соответствующих этому, журналах учёта. После регистрации документация раскладывается по отведённым местам.

      Организация места для хранения

      Где должны храниться трудовые книжки работников и как хранить трудовые книжки?

      Условия хранения трудовых книжек регламентировано Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках».

      Оно определяет, что данный документ относится к статусу документации, подлежащей строжайшему учёту и контролю. На этом основании место хранения должно обеспечиваться надлежащей максимальной защитой.

      Практически каждый работодатель понимает, что отсутствие прямых указаний не отменяет перестраховки хранения трудовых книжек в сейфе или несгораемом шкафу особой прочности. В чрезвычайных ситуациях с него востребуется отчёт по принятым мерам безопасности.

      Места для хранения бланков ТК

      Вновь прибывшие сотрудники обеспечиваются трудовой книжкой после оформления на работу. Она заводится непосредственно на предприятии, на новом, чистом, ранее не использованном бланке.

      Бланк ТК – основа книжки сотрудника, который, однако, не имеет аналогичной ценности. Соответственно его хранение не связано с определёнными условиями.

      Где хранятся чистые бланки трудовых книжек? Храниться бланки могут в месте, предусмотренном сотрудником кадровой службы или непосредственно руководителем.

      Если бланки подвергнутся порче – организация понесёт незначительный материальный ущерб, ограниченный приобретением новых экземпляров.

      Тем не менее, добросовестный сотрудник обязан хранить их в чистоте и не оставлять в доступном месте, стараясь ограничить их от возможности хищения.

      Не надлежащее хранение бланков может спровоцировать преступный умысел у морально неблагонадёжных лиц. Хотя во многих регионах бланки ТК находятся в свободной продаже.

      Испорченные бланки списываются специальным актом и уничтожаются.

      Процесс ведения

      Как вести трудовую книжку? Трудовая книжка становится объектом деятельности кадровых специалистов после приёма сотрудника на постоянную работу и заключения с ним трудового договора.

      Так как принятие лица на должность осуществляется приказом – соответствующий приказ сыграет важную роль в работе с этим документом.

      В целом процесс ведения основан на положениях статьи 66 ТК РФ, он заключается:

    • во внесении соответствующих записей, отражающих движение сотрудника по карьерной лестнице в пределах организации;
    • во внесении записей о поощрениях или дисциплинарных взысканиях на основании статьи 191 ТК РФ.;
    • в надлежащем хранении и выдаче;
    • в ответственности за передачу сотруднику после его увольнения.
    • После внесения сведений о приёме на работу, документ убирается на хранение в сейф или иное место, которое должно составлять профессиональную тайну кадровой службы и не подлежать разглашению.

      При внесении новой записи, он изымается на время оформления сведений и возвращается на место. При увольнении сотрудника, книжка возвращается владельцу под роспись, при условии регистрации выдачи.

      Вносимые записи соответствуют требованиям установленных Правил (№ 225) и нормативных инструкций, в соответствии с чем, они:

    • Записываются шаблонными, унифицированными формулировками.
    • Вносятся без помарок и ошибок, соответствуют формулировкам приказа.
    • Опираются на основания статей ТК РФ.
    • Если работник делает первую запись в ТК, на титульном листе он ставит свою подпись.
    • Обратите внимание, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть разборчивой, а именно должно быть указано:

    • наименование должности лица, подписавшего документ;
    • личная подпись;
    • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
    • Статья 66 ТК РФ. Трудовая книжка. Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

      Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

      Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

      В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

      По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

      Часть шестая утратила силу.

      Право сотрудника на ведение ТК

      Кто ведет трудовые книжки на каждого работника? Если в организации существует отдел по работе с персоналом (отдел кадров), сотрудники определяются в соответствии с должностными инструкциями, прописанными для определённых должностей. Как правило, в этом случае доступ к документам имеет начальник отдела и лица, по его распоряжению.

      Если такой отдел отсутствует, лицо, ответственное за ведение делопроизводства ТК, назначается приказом директора (руководителя). Имеющиеся книжки сотрудников передаются ему актом. В маленьких организациях руководитель ведёт записи лично.

      Ответственность

      После принятия трудовой книжки от сотрудника, ответственность за её заполнение и хранение возлагается не только на сотрудника кадрового отдела, но и на руководителя, который обязан контролировать процесс ведения делопроизводства этих важнейших документов.

      Ответственность снимается после того как:

    • Уволившийся сотрудник забрал свою книжку под роспись.
    • ТК была выслана ему почтой или передана через доверенное лицо по нотариально удостоверенной доверенности.
    • Было отправлено заказное письмо, уведомляющее его о необходимости забрать документ.
    • Был составлен акт об отказе её получения.
    • Не выданный вовремя документ – правонарушение, за которое может вменяться ответственность в соответствии со статьёй 232 ТК РФ.

      По требованию выдача должна быть осуществлена в последний день работы. В иных случаях – не позднее 3 дней по её завершении.

      Приказ о назначении лица, ответственного за ТК

      При отсутствии специалиста кадровой службы или менеджера по работе с персоналом, руководитель имеет право:

      1. Принять производство ТК под свою ответственность.
      2. Делегировать ответственность за их ведение и хранение одному из сотрудников по своему усмотрению.
      3. Избранный руководителем сотрудник назначается приказом. В приказе указывается фамилия, имя и отчество лица, его должность.

        Копия приказа подписывается сотрудником в том, что с приказом он ознакомлен. Далее приказ регистрируется в книге приказов на общих основаниях. С назначенной в приказе даты, постановление об ответственности за ведение и хранение ТК вступает в силу.

        Скачать образец приказ об ответственном за ведение трудовых книжек можно ниже.
        Скачать образец (бланк) приказа о назначение ответственного за ведение трудовых книжек.

        Назначение

        При назначении ответственного лица определяются условия, на которых сотрудником принимаются полномочия.

      4. освобождать его от других видов работ;
      5. предоставлять определённую компенсацию;
      6. устанавливать доплату;
      7. осуществляться наряду с основной деятельностью без предусмотренной компенсации или доплат.
      8. При назначении руководитель просматривает штатное расписание и выбирает подходящую кандидатуру. Уместно сориентироваться и на известное своей ответственностью лицо.

        После предварительной беседы и получения согласия со стороны работника, составляется приказ о передаче ему обозначенных полномочий.

        Приступить к исполнению обязанности он может после проведения с ним инструктажа (под роспись), а также – после его обучения работе с персональными данными.

        Перечень потенциальных уполномоченных на данный вид работы составляют:

      9. бухгалтера;
      10. секретари делопроизводители;
      11. личные секретари;
      12. офис менеджеры;
      13. иные сотрудники.
      14. Смена ответственного

        Смена уполномоченного, независимо от причин осуществляется приказом. Руководитель издаёт приказ:

      15. об освобождении ответственного лица;
      16. о назначении ответственного лица.
      17. Освобождение уполномоченного и назначение нового, может осуществляться одним приказом или двумя разными. Ситуация зависит от одновременности назначения или от наличия временного отрезка между назначениями.

        При смене уполномоченного, его также необходимо проинструктировать об основных положениях проведения процедуры ведения и хранения ТК.

        Акт приёма-передачи ответственности

        При назначении или смене ответственного лица, право распоряжения трудовыми книжками переходит к нему только после их принятия специальным актом.

        Акт составляется на основании приказа о принятии данных полномочий, при создании комиссии из незаинтересованных лиц.

        Акт устанавливает дату проведения передачи ответственности и определяет число членов комиссии с указанием:

      18. их должности;
      19. фамилии и инициалов.
      20. Далее даётся полный перечень книжек сотрудников, с указанием фамилии, инициалов и должности каждого из владельцев ТК.

        Если документов много, их необходимо классифицировать по подразделениям, где работают сотрудники, а внутри располагать в алфавитном порядке.

        Акт составляется на основании имеющихся в наличии книжек.

        Те, которые находятся на руках у сотрудников и оформлены надлежащим образом, передаются отдельно в конце списка, с наименованием имеющегося в наличии заместительного документа.

        После составления документ подписывается членами комиссии, а лицо, передающее полномочия освобождается от ответственности.

        Хранение и выдача ТК работникам филиала

        Трудовые книжки филиала находятся на хранении в центральном офисе, где производится их заполнение. После приёма на работу сотрудника филиала, его книжка передаётся в кадровую службу (руководителю) офиса, а при увольнении – возвращается владельцу.

        Основные нюансы, связанные с хранением ТК сотрудников филиала связаны:

      21. с их транспортировкой;
      22. со сроками выдачи;
      23. с условиями временного хранения в филиале.
      24. В филиале, где не предусмотрено хранение книжек, не создаются особые условия для их размещения, что не предоставляет гарантии их абсолютной сохранности.

        Однако если центральный офис расположен за пределами населённого пункта с расположением филиала, необходимо хранение документа в условиях филиала до момента его отправки.

        В этих условиях, а также – в ситуации транспортировки этот документ подвергается определённому риску.

        Естественно, в таких случаях не просто вернуть работнику ТК после увольнения в положенные сроки, что может спровоцировать его претензии.

        Срок хранения

        В соответствии со статьёй 66 ТК РФ, срок хранения трудовых книжек на предприятии соответствует сроку работы этого сотрудника. После его увольнения она должна быть выдана незамедлительно.

        В случае если документ не забран владельцем после его увольнения, после проведения предупреждающих процедур о необходимости забрать принадлежащую ему книжку, она выкладывается отдельно от других.

        Если в течение трёх месяцев владелец ТК не явился, документ оформляется особым образом:

      25. в него вносится запись об отсутствии владельца и его неявки за документом;
      26. в карточку личного учёта и журнал регистрации выдачи ТК вносится аналогичная запись;
      27. в личное дело уволенного работника вкладываются документы, свидетельствующие о проведении процедуры предупреждения о необходимости забрать документ.
      28. После этого она приобретает статус невостребованной трудовой книжки. Она хранится в том же несгораемом шкафу или сейфе, что и другие документы, но в отдельной пачке. Срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет, в соответствии с инструкцией, 2 года.

        Заключение

        Как показывает практика – работа с трудовыми книжками на предприятии требует повышенного внимания и ответственности уполномоченных лиц.

        Малейшая ошибка или недочёт привлекут серьёзные правовые последствия для обеих сторон. Соответственно вся деятельность должна опираться на Правила и инструкции федерального, муниципального и локального характера.

        Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

        Согласно п. 45 Постановления Пра­вительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» на работодателя возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним.

        Работа с трудовыми книжками начинается с издания работодателем приказа (распоряжения) о назначении специально уполномоченного лица, ответственного за их ведение, хранение, учет и выдачу. Следует подчеркнуть, что издание такого приказа обязательно, даже если обязанности по работе с трудовыми книжками включены в трудовой договор и/или в должностную инструкцию работника.

        В приказе о назначении ответственного за ведение трудовых книжек необходимо указать следующие данные:

      29. основание издания приказа;
      30. ФИО и должность назначаемого лица;
      31. дату начала выполнения обязанностей по работе с трудовыми книжками;
      32. ФИО и должность лица, на которого возлагается ответственность за работу с трудовыми книжками в случае отсутствия на работе назначаемого работника;
      33. лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.
      34. Приказ действует столько времени, сколько продолжается работа этого работника в организации. Издавать документ заново необходимо при передаче обязанностей другому должностному лицу.

        Если ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на руководителя организации, то в соответствующем приказе отмечают, что руководитель принимает на себя соответствующие ответственность и полномочия.

        Данный документ является приказом по основной деятельности. Для приказов по основной деятельности не существует унифицированной форм, они оформляются на специальном бланке или на общем бланке организации, регистрируются в журнале регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности и подлежат постоянному хранению в соответствии со ст. 19 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.

        Этот документ используется в следующих процедурах:

        Наиболее важные аспекты в работе с трудовыми книжками (ТК): ведение, хранение и учёт

        Трудовая книжка любого сотрудника является важнейшей ценностью для него – исключительно, опираясь на внесённые в неё записи, о нём может быть составлено первое впечатление как о работнике с соответствующей квалификацией и определённым опытом.

        Все внесённые записи по завершении трудовой карьеры станут достоянием учёта пенсионного фонда и весь последующий жизненный путь, благополучие пожилого человека будет зависеть от правильно внесённых в книжку сведений, а в первую очередь – от её наличия.

        Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

        Исходя их сказанного, становится понятным отношение трудовой инспекции и других курирующих кадровое делопроизводство, инстанций – к ведению и хранению трудовых.

        Соответственно, подобная ситуация станет краеугольным камнем серьезных проблем не только для него, но и для ответственного лица.

        Регламентирующие хранение, ведение и учёт трудовых книжек основания

        Центральным звеном, на которое опирается вся деятельность по делопроизводству, связанному с ТК, является Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. за № 225. Оно предоставило законодательно закреплённые нормативы, отражающие практически все вопросы, которые касаются Правил ведения ТК, а также утверждают:

      35. Форму ТК нового образца и вкладыша в трудовую книжку.
      36. Действительность ТК старого формата, продолжение их функционирования без обмена.
      37. Необходимость наладить производство бланков нового образца для ТК и вкладышей.
      38. Порядок обеспечения работодателей бланками.
      39. Инструкцию по ведению трудовых книжек и вкладышей, с порядком разъяснения работодателям всех положений и нюансов.
      40. Правила ведения и хранения ТК. (например, как вшить вкладыш в трудовую)
      41. Правила ведения и хранения ТК – основное, базисное положение данного проекта. Оно органично включает в себя все вопросы, требующие рассмотрения.

        Правилами определены повышенные обязательства и высокая форма ответственности работодателя и уполномоченного лица за ведение ТК. В соответствии с Правилами трудовые являются документами, в отношении которых должна быть применима повышенная форма безопасности при их хранении.

        Далее в статье мы рассмотрим трудовые книжки, порядок учета ведения и хранения.

        Ведение работодателем

        При приёме сотрудника на работу, работодатель обязан сделать запись в его книжке, то есть внести сведения о том, что работник принят на работу. Эти сведения должны быть внесены не позднее чем через 5 дней после даты приёма на работу.

        Это положение опирается на п.3 ч.1 Правил, которые констатируют именно этот период при условии, что работа является основной. В этот же срок должна быть заведена ТК при использовании чистого бланка работодателя, если устроившийся ранее нигде не работал.

        Информация о процессе трудоустройства вносится с опорой на Инструкции по заполнению ТК, которые утверждены Министерством труда и социального развития РФ 10.10.03 г. за № 69.

        Этот регламентирующий деятельность кадровиков документ в некоторых случаях играет не менее значимую роль, чем представленные ранее Правила. Инструкции указывают практически все детали, которые могут сыграть роль при внесении данных в ТК, с учётом их применения в некоторых достаточно неоднозначных ситуациях.

        Правила и Инструкции вменяют ответственность работодателю за книжку работника на весь период его деятельности на предприятии, а также – ответственность за правильное заполнение книжки.

        Книжка заполняется при поступлении на работу с указанием наименования организации. Это обязательное условие, предваряющее вписывание сведений. При осуществлении вписывания этой информации, не ставится порядковый номер и дата.

        Зато номер и дата обязательно ставятся в момент внесения сведений об устройстве на работу, где, при этом, необходимо записать должность трудоустроенного и подразделение, куда он назначен.

        Нужно иметь в виду, что при оформлении в должности после внесённых в ТК сведений печать ставить недопустимо. Печать обязательно должна присутствовать на записи об увольнении (см. тут). Каждая внесённая запись о перемещении работника:

      42. приём;
      43. увольнение;
      44. повышение или понижение в должности,
      45. должны подтверждаться подписью уполномоченного на внесение записей лица, с обозначением его должности и фамилии с инициалами. Здесь же в последней графе обязательно должна идти ссылка на приказ, отражающий подлинность информации, данной в третьей колонке.

        Вся информация вносится в трудовую книжку аккуратно, без помарок и исправлений. Если уполномоченный при оформлении ТК допускает помарку, ошибку или описку – подправлять её недопустимо.

        В таком случае он обязан следовать установленному стандарту Инструкций, который также отражается в третьей части Правил и оглашает нормой вписывание соответствующих сведений, которые указывают на ошибочность данных, внесённых под соответствующим номером. Эти положения необходимо учитывать во избежание порчи трудовой.

        По завершении деятельности на предприятии, в соответствии с п.35, ч.4 Правил, ТК выдаётся на руки. Этот пункт констатирует обязательность выдачи книжки в день увольнения по требованию владельца трудовой.

        То есть, к моменту последнего дня его работы все сведения о его уходе должны быть внесены и удостоверены, приказ должен быть издан и подписан. Работодателю нужно внести сведения надлежащим образом:

      46. Со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ, указывающую на причину увольнения.
      47. За должным порядковым номером.
      48. Удостоверив подписью и печатью.
      49. Всё это приводится в соответствие:

      50. с датой, когда уволенный гражданин прекратил деятельность;
      51. с приказом:
      52. датой расторжения договора.
      53. Получение ТК её владельцем осуществляется:

      54. не позднее 3 дней;
      55. под роспись;
      56. с записью в карточке и журнале.
      57. Если владелец не забрал свою книжку после увольнения, его необходимо об этом уведомить, что полностью снимет ответственность за его документ с работодателя.

        Где хранятся трудовые книжки работников?

        Правила устанавливают, что на всём протяжении деятельности работника, его книжка должна храниться у работодателя, который несёт за неё ответственность, а также имеет право по своему усмотрению разделить ответственность с назначенным им уполномоченным.

        Кроме этого, Правилами постулируется, что ТК – это документ требует повышенной степени защиты. Его чистый бланк – документ строгой отчётности, что также предполагает особые условия для его хранения.

        Правила, Инструкции, а также другие документы не указывают конкретно на то, что книжки надлежит хранить в каком-то особом месте. Однако каждый работодатель понимает, что в случае порчи или утраты ТК, которая может произойти:

      58. при пожаре;
      59. при затоплении помещения;
      60. при краже,
      61. работодателю придётся давать отчёт о хранении этих важнейших документов. Естественно, что если условия будут сочтены ненадлежащими или недостаточными – будет вменена ответственность.

        Поэтому среди работодателей сложились негласные правила – усиливать хранение ТК посильными способами, учитывая в то же время возможность неразглашения места их хранения для посторонних.

        Сейф является распространённым местом хранения ТК, который определяет условия ограниченного доступа к документам. Однако во избежание порчи книжек в связи с обозначенными ранее причинами, следует иметь сейф с максимальной степенью защиты.

        На больших предприятиях рекомендовано хранить ТК в особо прочных, несгораемых сейфах. Любая мелочь при порче или утрате книжек может рассматриваться как производственная (должностная) халатность.

        В этом есть свой резон – ведь массовая потеря этой информации обернётся серьёзными проблемами для большого коллектива, а он, в свою очередь, предъявит немалый иск работодателю. Узнайте, что делать, если трудовая книжка потеряна, в этой статье.

        Если уволившийся не забрал свою книжку, а работодатель предпринял все меры к её возвращению – её необходимо передать на хранение. В течение трёх лет она хранится в том же шкафу (сейфе), где остальные трудовые, на случай возвращения за ней владельца.

        По завершении этого срока она должна быть передана в архив организации. В архиве книжка будет храниться в течение 75 лет, хотя некоторые эксперты утверждают, что достаточный срок хранения – 50 лет.

        Списание ТК может производиться:

      62. По окончании срока хранения в архиве.
      63. При порче книжки и заведении новой.
      64. При порче бланка в процессе заполнения, когда ошибка допущена при заполнении титульного листа или первой записи.
      65. Акт обязательно должен содержать информацию:

      66. о причине списания;
      67. серии и номера книжек;
      68. фамилии владельцев.
      69. Акт должен утверждаться:

      70. ответственным лицом;
      71. работодателем.
      72. Учёт ТК работодателем

        В шестой части Правил констатируется порядок учёта, регистрации и хранения ТК и даются дополнительные отсылки на правовые основания правительственного уровня, которые регламентируют установленный порядок:

      73. Постановление Правительства РФ 01.03.2008 г. за № 132.
      74. Постановление от 25.03.13 г. за № 257.

      Регистрация осуществляется при строгом учёте и контроле:

    • Действующих книжек в журнале учёта их движения.
    • Бланков, а также бланков вкладышей в приходно-расходной книге.
    • Ответственный за ведение ТК сотрудник (см. тут) получает бланки вкладышей под расписку, после чего бланк списывается с учётного баланса. Если при заполнении была совершена ошибка или описка, необходимо взять новый бланк и заполнить его, а старый списать актом.

      Подробнейшая информация на видео:

      Ответственность за нарушение условий

      Для того чтобы соблюдались условия, вменяющие работодателю повышенную ответственность за хранение книжек – проводятся рейды со стороны трудовой инспекции, уполномоченной на курирование кадрового делопроизводства. Их проверки носят профилактический характер, а каждое нарушение облагается штрафом.

      После того как работодателю выписывается штраф, сумма которого зависит от формы предприятия и объёма хранящихся книжек, а также от количества нарушений, допущенных в отношении их хранения, ведения или заполнения.

      На этом уровне регулирования порядка в кадровых документах, ответственность определяется в соответствии со ст.22 ТК РФ, которая оглашает принципы и правила надлежащего подхода работодателя к вопросу ведения и хранения трудовых.

      Ст. 353 ТК РФ делегирует полномочия по инспектированию работодателей трудовой инспекции. Выявленные ей прорехи в кадровом делопроизводстве облагаются штрафами. В соответствии со ст. 357 ТК РФ инспектора имеют право запрашивать для проверки любую документацию, связанную с ведением и хранением книжек и вкладышей.

      Проверка осуществляется по основным, самым значимым параметрам кадровой деятельности. За неисполнение необходимых обязательств, опирающихся на нарушение трудового законодательства, взыскиваются штрафы в соответствии с п.1, ст. 5.27 КоАП РФ, которые составляют:

      1. Для должностных лиц 1-5 тысяч рублей.
      2. Для индивидуальных предпринимателей – в том же размере или в качестве альтернативы – приостановление деятельности ИП до 90 суток.
      3. На компании имеющие статус юр. лица штрафы значительно выше: 30-50 тысяч рублей или приостановление деятельности на тот же срок.
      4. Если должностное лицо не исправило указанные недочёты в деятельности, ему могут вменить дисквалификацию на срок от одного до двух лет.

        Более мелкие недочёты, которые могут быть обнаружены повсеместно в деятельности не совсем аккуратного кадровика или индивидуального предпринимателя наказываются штрафами от 300 до 500 рублей. А если подобные замечания обнаруживают в деятельности юр. лица – штрафы могут составлять 3-5 тысяч рублей.

        А данная ответственность предполагает крупные штрафы и возможность более серьёзного наказания. Кроме этого работник может взыскать с работодателя за моральный ущерб и вменить ему в ответственность решением суда – восстановить полностью утраченный стаж работы на предприятиях, где он трудился ранее.

        Ведение и хранение трудовых на предприятиях всех видов собственности – вопрос предельно ответственный. Ответственность вменяется руководителю, а также кадровым работникам, бухгалтерам и уполномоченным лицам, по усмотрению работодателя.

        За допущенные нарушения работодателю и ответственным лицам могут вменяться штрафы. За массовую порчу трудовых книжек по недосмотру работодателя или за их пропажу, он может быть привлечён не только к административной, но и к уголовной ответственности за должностную халатность.

        Ответственный за трудовую книжку: кто, зачем и в каких случаях?

        В соответствии с Правилами, ответственность за делопроизводство и хранение книжек априори вменяется работодателю. Это неоспоримая и неотъемлемая часть его организационной деятельности по установлению порядка в организации, на производстве.

        Однако возложенную ответственность он имеет право частично делегировать уполномоченному лицу, то есть специалисту кадровой службы в соответствии с его функциональными обязанностями или сотруднику бухгалтерии, канцелярии, секретарю.

        Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

        Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 288-16-54 . Это быстро и бесплатно !

        В принципе, передача ответственности за трудовые и выбор уполномоченного лица может осуществиться руководителем предприятия любого масштаба и любой формы собственности. Главное, чтобы передача ответственности была им зафиксирована документально.

        Делегирование полномочий и разделение ответственности с уполномоченным может осуществляться на различных условиях, в том числе:

      5. С предоставлением сотруднику доплаты за расширение сферы деятельности.
      6. Путём замещения одних профессиональных обязанностей (по выбору руководителя) – ответственностью за ТК.
      7. Путём обычного вменения ответственности, без освобождения от части основных обязанностей и без доплаты.
      8. Руководитель составляет и подписывает приказ, в котором должно быть сформулировано и указано:

      9. Сотрудник, какой должности, с перечислением его фамилии, имени и отчества, назначается ответственным за ведение ТК.
      10. Что он уполномочен выполнять определённые действия с книжками, с перечислением обозначенных действий (вести, хранить, получать, выдавать и т.п.).
      11. С какого числа он назначается и начинает исполнять обязанности.
      12. Каким образом, и на каких условиях осуществляется вступление в полномочия.
      13. Акт передачи трудовых книжек

        Избранный должен быть ознакомлен с приказом под роспись. Подписанный уполномоченным приказ должен быть зарегистрирован в книге регистрации приказов. Вступление в полномочия характеризуется принятием ТК работников актом.

        Кроме передачи актом, иных вариантов принятия ответственности уполномоченным за ведение ТК, Правилами не предусмотрено. Для составления акта избирается комиссия. Комиссия также утверждается приказом.

        Число членов комиссии определяются работодателем, их кандидатуры определяются по его усмотрению. После того как комиссия сформирована, в назначенный день, который должен быть отражён в приказе, в присутствии комиссии и уполномоченного приказом руководителя, работника, составляется акт, в котором:

      14. Указывается дата приёма-передачи.
      15. Перечисляются члены комиссии.
      16. После перечня книжек, которые передаются актом, ставятся подписи:

      17. лица, передающего ТК;
      18. лица, принимающего их;
      19. всех членов комиссии.
      20. После составления и подписания акта, передающее лицо освобождается от ответственности за книжки, а лицо, принявшее их актом, принимает ответственность за них. Если актом ТК передавались от работодателя к уполномоченному – ответственность разделяется между обоими, не снимаясь с руководителя полностью.

        Кроме действующих на момент передачи книжек, актом передаются чистые бланки. Они необходимы на любом из предприятий для вновь поступающих на работу сотрудников, которым требуется завести новую трудовую или для тех, чью трудовую необходимо заменить или завести её дубликат.

        Как правило, уполномоченному за ведение ТК, вменяется в обязанность работа с бланками ТК и вкладышами в них. Чистый бланк трудовой принимать от работника ни в коем случае нельзя, также недопустимо требовать от него приобретения бланка в магазине.

        Дело в том, что трудовые, бланки трудовых и вкладышей относятся к документам строгой отчётности и их продажа физическим лицам строжайше запрещена.

        Возможно ли купить?

        Изготавливаются они на Гознаке Минфина РФ и поступают в розничную продажу через уполномоченные на их распространение специализированные компании, имеющие соответствующую лицензию и доверенность на их продажу.

        В этого вида доверенности обязательно должны быть указаны серии и номера книжек, представленных посреднику для продажи. Этот документ необходим в качестве гарантии безопасности для сохранности бланков и во избежание их неучтённого и неконтролируемого сбыта. Бланк ТК обеспечен защитой:

      21. водяной знак;
      22. специальное волокно;
      23. химическая защита;
      24. гильоширная сетка;
      25. ультра краска;
      26. магнитный номер;
      27. специальная нить.

    Наличие защитных знаков позволяет с лёгкостью установить подлинность бланка. В силу повышенной степени защиты, приобретение бланков допустимо исключительно при наличии доверенности на их приобретение. Доверенность выдаётся ответственному на приобретение лицу, назначенному приказом руководителя.

    От него же исходит разрешение на покупку, то есть выдача доверенности. Этот документ может иметь типовую, разработанную на соответствующем предприятии форму, которая является унифицированной.

    По усмотрению руководства и в соответствии с локальными нормативными актами и постановлениями, форма может быть специфической. Но в любом случае она должна отражать:

    • фамилию, имя, отчество доверенного лица;
    • факт разрешения приобретения ТК;
    • срок действия.
    • Кто должен покупать трудовую книжку работник или работодатель?

      Приобретать должен ТК работодатель и потом удерживать стоимость с работника. Основные законодательные акты, на которые опирается данная информация:

      Документ обязательно должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером. Бланки закупаются централизованно и передаются в бухгалтерию, регистрируясь в соответствующем журнале.

      По мере необходимости они выдаются лицу, уполномоченному на ведение ТК. Выдача производится под роспись. Испорченные бланки возвращаются, списываются актом и уничтожаются.

      Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

      +7 (499) 288-16-54 (Москва)
      +7 (812) 317-55-94 (Санкт-Петербург)

      Смотрите так же:

      • Налог не дачный участок Новый налог: дачные участки станут золотыми Налоги на дачные участки при переходе на кадастровую систему оценки жилья ощутимо вырастут. А цена участков и вовсе резко взлетит. Так, в Наро-Фоминске сотка земли, стоимостью 9 тыс. руб. по оценке БТИ, будет […]
      • Постановление правительства о тарифах осаго Постановление правительства о тарифах осаго ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 23 июля 2015 года N 3739-У О страховых тарифах, структуре страховых тарифов и порядке их применения страховщиками при расчете страховой премии по обязательному страхованию […]
      • Станции метро где оформить Где оформить финскую визу в Петербурге? С Новым 2015 Годом! Турфирма "Нева" приостановила свою деятельность 16 июля 2014 года турфирма «Нева» объявила о приостановке своей деятельности в связи "с невозможностью исполнять свои обязательства перед туристами и […]
      • Действия прокурора с обвинительным делом Итоговым документом, завершающим стадию предварительного расследования, является составление следователем обвинительного заключения. Обвинительное заключение – процессуальный акт следователя, который подлежит направлению в суд вместе с […]
      • Исковое заявление о признании долга общим Исковое заявление о признании долга общим Автострахование Жилищные споры Земельные споры Административное право Участие в долевом строительстве Семейные споры Гражданское право, ГК РФ Защита прав потребителей Трудовые споры, […]
      • Полномочия учредителя школы Об учреждении Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение "Школа №73" (МБОУ "Школа №73") Дата создания: 28.12.2012 Учредитель: Администрация муниципального образования - городской округ город Рязань. Функции и полномочия учредителя школы […]
      • Снятие коллектора 2114 Замена выпускного коллектора и прокладки на ВАЗ 2114 Выпускной коллектор – узел, который отвечает за качества езды, без которых комфорт невозможен. Это тишина и отсутствие запаха выхлопа под капотом, который может затягивать в салон через отверстие салонного […]
      • Закон о армии женщины Новости Общество Минобороны ответило на предложение о призыве женщин в армию В Минобороны России прокомментировали сообщения о необходимости введения для женщин военной службы по призыву, передает РИА Новости. В военном ведомстве отметили, что обсуждение […]