Расписка в получении в подотчет

Содержание:

Расписка в получении денежных средств

Передача наличных денежных средств от одного человека другому должна сопровождаться составлением специальной расписки. Чаще всего этот документ используется в отношениях между физическими лицами, но иногда возможно его применение и между обычными гражданами и организациями (например, когда речь идет о банках или микрофинансовых компаниях).

Для чего нужна расписка

Расписка – документ, который подтверждает то, что деньги были переданы от одного физического или юридического лица какому-либо человеку в долг или по другим основаниям.

Расписка содержит информацию о том, сколько денежных средств, на каких условиях было отдано и в какой период они должны быть возвращены займодавцу.

В случаях, когда между кредитором и должником возникают разногласия и кто-либо из них решает обратиться в судебную инстанцию, именно расписка становится той официальной бумагой, которая доказывает факт передачи денег, а также показывает условия их использования и сроки, в которые они должны были быть отданы обратно.

Расписка не относится к числу обязательных документов, которые должны сопровождать передачу наличности (к слову, в отношениях между гражданами таких документов вообще нет), но является рекомендованной.

Когда чаще всего используется документ

Поводов для формирования расписки в получении денежных средств много:

  • купля-продажа товаров;
  • оплата услуг или аренды;
  • простой долг и т.д.
  • Следует отметить, что в ситуации, когда речь идет о долговом обязательстве, стороны иногда заключают между собой договор займа – он серьезнее с точки зрения закона, т.к. содержит более полную и подробную информацию, но должен составляться по определенный схеме и структуре, тогда как расписка — проще с точки зрения оформления и при этом имеет практически равную юридическую силу (при условии, конечно, что она содержит некоторые обязательные сведения).

    Кто пишет расписку

    ВАЖНО! Расписка всегда пишется от лица человека, который принимает наличность.

    Однако, в некоторых случаях граждане, не имеющие возможности взять деньги лично, прибегают к помощи представителей. В этом случае в расписке обязательно должен быть указан тот факт, что деньги приняты по доверенности, с указанием даты, места ее выдачи, номера и прочих индивидуальных параметров.

    Надо ли заверять у нотариуса

    Обязанность по заверению расписки у нотариуса в законодательстве РФ не прописана, т.е. каждый займодавец сам вправе решать, заинтересован ли он в том, чтобы расписка была удостоверена подписью работника нотариальной конторы, или нет.

    Тем не менее, сам факт наличия автографа нотариуса придает расписке более весомое значение, поэтому пренебрегать ею не стоит.

    Единственный минус здесь, точнее, даже два – временные затраты и дополнительные финансовые расходы.

    Для чего нужны свидетели

    Некоторые займодавцы при передаче денег предусмотрительно заручаются поддержкой свидетелей. В качестве них могут выступать незаинтересованные лица, сведения о которых также в обязательном порядке вносятся в расписку (их ФИО, паспортные данные и адрес места жительства).

    Своими подписями они подтверждают факт того, что деньги были переданы именно в том размере, о котором говорится в расписке и на обозначенных в ней условиях.

    По сути дела, неким образом свидетели выполняют функцию нотариуса.

    Правила составления расписки

    Данный документ формируется в простой письменной форме в произвольном виде на обычном листе бумаги. Допускается печатать расписку и на компьютере, но такой вариант не считается лучшим, поскольку в случае, если возникнет необходимость в проведении графологической, почерковедческой экспертизы, такая расписка станет не самым удобным объектом исследования.

    В тексте обязательно должны быть указаны:

  • дата и место формирования документа;
  • фамилия-имя-отчество человека, который берет деньги, его паспортные данные, адрес места проживания (официальный и фактический). Аналогичным образом в расписку вносятся сведения о том, кто дает деньги;
  • сумма – ее нужно обязательно указывать цифрами и прописью;
  • если наличность передается в валюте, советуем указать ее курс на текущий момент и то, в каком размере необходимо будет произвести возврат долга;
  • срок возврата денежных средств;
  • способ возврата: наличкой или по безналичному расчету – на карту или на банковский счет) и способ возврата – единовременно или в рассрочку. Если выбран второй вариант – надо составить подробный график выплат;
  • в случае, когда деньги давались, что называется «под проценты» это нужно также обязательно указать в документе (и прописать размер процентной ставки).
  • В завершение расписка должна быть заверена подписью человека, который принимает деньги (при этом желательно, чтобы подпись соответствовала той, что стоит в его паспорте) и автографами свидетелей, если таковые были при процедуре передачи денег. При желании займодавец также может расписаться в документе.

    Расписка составляется в единственном экземпляре и передается на руки займодавцу.

    После составления расписки

    Когда дело дойдет до возврата денег, это тоже нужно оформить документально. Существуют два способа для подтверждения возврата долга:

  • поставить отметку о том, что средства были отданы обратно непосредственно под распиской;
  • просто вернуть документ должнику, который наверняка её сразу же и уничтожит.
  • Расписка к авансовому отчету

    Можно ли к авансовому отчету приложить расписку:

    РАСПИСКА
    (о получении денежных средств)

    г. ______ » __ » _______ 2011 года

    Я, Фамилия И.О., паспорт ________, выдан _______, проживающий по адресу: _________ получил от Фамилия И.О., паспорт _________, выдан __________, проживающего по адресу: ________, в счет оплаты за услуги по Договору № ____ от «__» _______ 2011 года сумму в размере:
    (___________) _____________________________________________________________
    сумма цифрами сумма прописью

    ________________________ ____________________
    (Фамилия Имя Отчество) (подпись)

    Цитата (BuxN): Добрый вечер!

    «____» _______________ 2011 года

    (Фамилия Имя Отчество) (подпись)

    Про налоги, взносы мы в курсе.
    Перечисление денег не рассматривается, потому что фактически он этих денег не увидит. Это приглашенный человек для которого покупаются авиабилеты, оплачивается проживание и питание. Выдача денег идет как возмещение расходов по договору ГПХ для получения профессионального вычета.
    Насчет передачи подотчетных сумм другим лицам:
    Рассчитываются же подотчетники с физическими лицами за товары (составляют акт закупа). В данной ситуации форма акта закупа не подходит.

    Данные получателя есть:

    Я, Фамилия И.О., паспорт ________, выдан _______, проживающий по адресу: _________ получил от Фамилия И.О., паспорт _________, выдан __________, проживающего по адресу: ________, в счет оплаты за услуги по Договору № ____ от «__» _______ 2011 года сумму в размере:
    (___________) _____________________________________________________________
    сумма цифрами сумма прописью

    Деньги в сумме ___________передал

    «____» _______________ 2011 года ________________________ ____________________
    (Фамилия Имя Отчество) (подпись)

    Цитата (BuxN): Данные получателя есть:

    РАСПИСКА (о получении денежных средств)
    г. ______ » __ » _______ 2011 года

    Думаете еще подпись нужна передающего, например:

    Расписка на получение денег

    Вопрос-ответ по теме

    Как правильно составить расписку на получение денег, например, работник дали наличные для того, чтобы он пошел к нотариусу и оформил документы, как правильно это написать? И как написать, что он не обязан ли он их вернуть, если услуги будут оказаны?

    В таком случае организация выдает деньги под отчет и оформляет кассовыми документами, а не распиской.

    Подробно об этом см. материалы в обосновании.

    Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».

    Рекомендация: Кому и сколько можно выдать денег под отчет

    «Кому можно выдать деньги под отчет

    Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ*.

    Главбух советует: Не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет, частью приказа об учетной политике.

    Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч. 6 ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

    Ситуация: нужно ли заключить с сотрудником, которому выданы деньги под отчет, договор о полной материальной ответственности

    Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

    Кроме того, наличие или отсутствие договора о материальной ответственности при выдаче денег под отчет ни на что не влияет. В случае невозврата подотчетных сумм взыскать их с сотрудника можно и без такого договора. Объясняется это тем, что выданные суммы – аванс. А организация вправе удержать из заработка сотрудника невозвращенный аванс, выданный ему на служебные цели (ст. 137 ТК РФ).

    Заявление на выдачу подотчетных сумм

    Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором нужно указать необходимую сумму и на какие цели она будет потрачена*.

    Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. Руководителю организации не нужно делать на заявлении собственноручную запись о том, какую сумму и на какой срок выдают наличные (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

    Внимание: Предельный размер расчета наличными – 100 000 руб. по одной сделке – не применяется при выдаче подотчетных сумм сотруднику (п. 5 и 6 указания ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Однако это ограничение действует при расчетах с другими организациями или предпринимателями (п. 6 указания ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) от лица организации сотрудник должен его соблюдать. Если лимит будет нарушен, налоговые инспекторы могут оштрафовать организацию.

    Инспекторы могут установить нарушение этого правила при проверке авансовых отчетов сотрудников (кассовых чеков, квитанций, приложенных к нему). Сумма штрафа для организации в этом случае может составить от 40 000 до 50 000 руб. Оштрафовать ее руководителя инспекторы вправе на сумму от 4000 до 5000 руб. Об этом сказано в статье 15.1Кодекса РФ об административных правонарушениях.

    Обычно нарушения, связанные с превышением лимита расчетов наличными, носят разовый характер (правила расчетов не нарушаются постоянно в течение длительного времени). Такие правонарушения не считаются длящимися (п. 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 марта 2005 г. № 5). Поэтому инспекторы должны обнаружить их в течение двух месяцев, после того как сотрудник расплатится наличными (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Если они этот срок пропустили, то организацию оштрафовать нельзя.

    Отчет за полученные деньги

    При выдаче денег под отчет соблюдайте требование, которое установлено пунктом 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У: нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, который не отчитался по ранее полученным деньгам. Отметим, что это ограничение действует, если вы выдаете подотчетные суммы из кассы. На случаи, когда деньги перечисляют на карту, это правило не распространяется*.

    Внимание: Если налоговые инспекторы обнаружат, что организация неправомерно выдала деньги из кассы сотруднику под отчет (он еще не отчитался по предыдущей сумме), то они могут попытаться оштрафовать ее за нарушение правил ведения кассовых операций.

    Однако ответственность за этот проступок организация несет в строго ограниченных случаях (они указаны в ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Несоблюдение правил выдачи подотчетных сумм к ним не относится. Получается, что штраф за такое правонарушение законодательство не предусматривает. Такой вывод подтверждает арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 16 июля 2010 г. № Ф03-4472/2010, Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. № А56-33543/04 и от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1).

    Особые правила установлены в отношении командировочных расходов. Отчитаться за эти суммы сотрудник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Изменить этот срок руководитель организации не может.

    Главбух советует: Если в конце рабочего дня появился сверхлимитный остаток в кассе, то выдайте его под отчет сотруднику. На следующий день этот сотрудник вернет деньги в кассу организации.

    Если этого не сделать, то налоговые инспекторы могут наказать организацию за превышение лимита остатка наличных денег в кассе. За это нарушение организации грозит штраф от 40 000 до 50 000 руб., а должностным лицам (например, руководителю) – от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ)».

    Документы по аренде помещения

    есть договор аренты нежилого помещения, акт приема-передачи нежилых помещений, РКО и расписки о получении арендодателем денег.

    что и куда должно быть подшито, подскажите, пожалуйста

    если память не изменяет, при перечислении необходимых документов для подтверждения расходов на аренду назвали и расписку (причем как обязательный документ) и РКО. вы правы, авансовый отчет нужен.
    деньги. не знаю, кто получал. я тогда не работала еще

    Цитата (Мика_маути): если память не изменяет, при перечислении необходимых документов для подтверждения расходов на аренду назвали и расписку (причем как обязательный документ) и РКО. вы правы, авансовый отчет нужен.
    деньги. не знаю, кто получал. я тогда не работала еще

    Если такая форма отчета по ДС существует(расписка) — извините — никогда не встречала.
    Если арендодатель физ. Лицо, что мешает ему указать в РКО свои паспортные данные и подписать именно РКО, без всяких «расписок».

    Елена, арендодатель — физлицо

    Добрый вечер.
    В первоначальном вопросе Вы не указали, что арендодатель физ. Лицо. В этом случае правомерно либо выдать ему лично ДС по РКО, либо по авансовому отчету Вашему сотруднику с приложением расписки. Эти документы должны быть подшиты к Кассовой книге (РКО) либо к авансовым отчетам. Кроме того, если Вы работаете с физ. Лицом — Вы являетесь налоговым агентом по НДФЛ в части удержания налога и предоставления налоговой декларации.

    вы знаете. я просто навожу порядок, есть договор аренды за ноябрь 2010 и акт-приема передачи нежилого помещения, и все.
    я распечатала расписки только пока что.

    больше ничего и нет, ООО и физлицо ничего не выписывали друг другу. пытаюсь это исправить

    Елена, спасибо, я понимаю, я не думала, что будет непонятка с самими документами, я просто просила подсказать что куда подшивать, поэтому ничего больше не указала

    Вопрос удален модератором. Задайте, пожалуйста, этот вопрос в НОВОЙ теме.

    Цитата (Мика_маути): вы знаете. я просто навожу порядок, есть договор аренды за ноябрь 2010 и акт-приема передачи нежилого помещения, и все.
    я распечатала расписки только пока что.

    а физлицу никак нельзя за самому за себя НДФЛ уплатить?

    Вы меня извините, я не очень сильна в этом вопросе (уплата НДФЛ физ. лицом за себя). Если бы физ. лицо сдавало в аренду квартиру другому физ. лицу — может и должно с отражением доходов в форме 3НДФЛ. А вот при сдаче в аренду нежилого помещения — скорее всего не может.
    В любом случае, по правилам форума новый вопрос задается в новом сообщении.

    Является ли расписка о получении денежных средств подтверждающим документом?

    Здравствуйте мудрецы необъяснимого!
    Сидим с директором ООО «1» в смутениях не зная правильного действия на свой вопрос. Потому просим Вас разъяснить что мы можем.

    ООО «1» в лице директора, выдала денежные средства ген. директору ООО «2», взяв с него расписку в которой указано: мною заместителем директора ООО «2» ФИО, получены от ФИО- директора ООО «1» денежные средства в сумме 300 000 р. Денежные средства являются выручкой от реализации пшеницы ООО «2». дата подпись.
    Указанная расписка ни как не фигурирует в ООО «2».
    вопрос: можем ли мы истребовать с ООО «2» указанных денег, апеллируя только оригиналом расписки. С нашей стороны все оформлено- выданы деньги под отчет и предоставлен отчет за них. и может ли ООО «2» избежать нашего взыскания.
    спасибо.

    Как правильно выдать деньги в подотчет в 2018 году

    Если в компании возникает необходимость в выдаче денег подотчет, бухгалтеру и руководителю стоит разобраться, как это сделать в соответствии с законодательством, чтобы не понести ответственность по КоАП России.

    Проанализируем, какие правила актуальны в 2018 году. Многие задаются вопросом – какие документы следует подготовить, как отразить операции в бухгалтерском учете и т. д., если оформляем выдачу денег под отчет.

    Содержание

    А ведь, действительно, при выдаче подотчетных средств возникает масса нюансов, которые стоит учитывать, чтобы не считаться нарушителем ведения учета кассовых операций.

    Обратимся за ответами к нормативной документации Российской Федерации.

    Что нужно знать? ↑

    Каждый бухгалтер должен запомнить определение подотчетных сумм и основные нормы, чтобы правильно организовать процесс выдачи таких средств подотчетным лицам.

    Основные понятия

    Выдача денежных средств под отчет – операция, что совершается субъектом хозяйственной деятельности.

    По размерам выдаваемых средств рамок законодательством Российской Федерации не устанавливается. В отдельных случаях подотчетные деньги могут быть выданы безналом.

    Допустимые основания

    Основной документ, на который стоит опираться – Порядок ведения кассовых операций РФ, что был принят Советом директоров БР от 22 сентября 1993 № 40.

    В соответствии с п. 11 Порядка наличные средства выдаются подотчет:

  • на хозяйственные нужды;
  • на затраты отдельного подразделения компании, его филиала, что не находится на самостоятельном балансе и в пределах области деятельности фирмы;
  • При выдаче денежных сумм стоит учесть такие особенности:

    Все предприятия должны издать приказ, которым будет установлено правила выдачи и списания средств подотчет.

    Прописывают:

    Правовое регулирование

    Правила ведения кассовых операций корректировались много раз. Сейчас актуально Указание БР от 11 марта 2018 года № 3210-У.

    Регистрация такого документа осуществлена в Министерстве юстиции РФ от 23 мая 2018 № 32404. опубликовано такие сведения в «Вестнике БР» № 46 (1524).

    Как осуществляется выдача денег под отчет сотрудникам организации? ↑

    Порядок выдачи денег:

    1. Работнику стоит написать заявление на имя руководителя предприятия.
    2. На представленном заявлении директор пишет, какая сумма выдается, на какой срок. Ставится дата и подпись.
    3. Бухгалтером выписывается расходно-кассовый ордер, на основании которого выдаются средства.
    4. В указанные сроки работник отчитывается (подает авансовый отчет).
    5. Так как законодательство не установлено предельные размеры подотчетных сумм, фирма может выдавать любые суммы.

      Но есть лимит по расчетам наличностью – 100 тыс. руб. (согласно Указанию банка Российской Федерации от 20 июня 2007 № 1843-У).

      И если подотчетные лица закупают товар у сторонней компании, один платеж не должен превысить такой предел.

      Деньги выдаются кассирами по расходно-кассовым ордерам или другим документам (платежным ведомостям).

      Основание для предоставления подотчетных сумм – паспорта получателей. Если нет расписки получателя в представленном ордере, выдача средств не будет оправдана.

      Такие деньги будут рассчитываться как недостача, которая будет взыскиваться с кассиров. Движение подотчетных денег состоит из таких стадий:

      • выдача денег;
      • их использование;
      • предоставление отчетности;
      • проведение заключительных расчетов с подотчетными лицами.
      • Выдаваться средства подотчет могут только лицам, которые являются работниками компании, то есть исполняют свои обязательства в соответствии с трудовым договором.

        Те граждане, которые заключали с фирмой гражданско-правовые договора, получать подотчетные суммы не вправе.

        К тому же, подотчетниками могут быть только сотрудники, которые указаны в списке Приказа.

        Допускается выдача подотчетных денег в валюте и иностранным гражданам, имеющим статус нерезидента. Выдается под отчет рубль, валюта, талоны на горючие материалы, дорожные чеки.

        Денежная сумма из кассы

        На каждом предприятии для расчетов наличностью должна быть касса. Компанией в таком случае ведется кассовая книга.

        Все деньги выдаются на основании расходно-кассовых ордеров, где отражается назначение подотчетных сумм. Использовать выданные средства в других целях нельзя.

        Преимущественное количество операций подотчет осуществляется именно через кассу (ст. 173-ФЗ). Размер суммы устанавливается работодателем.

        Именно он определяет, сколько выделить для покрытия расходов в командировке или при ведении хозяйственной деятельности.

        Он же снимает необходимую сумму с расчетных счетов предприятия. Можно выдавать в качестве подотчетной суммы остатки наличных денег в кассе фирмы.

        В соответствии с п. 7 Порядка компании, у который есть постоянная денежная выручка, могут израсходовать ее в целях закупки, в том числе сельхозтоваров, тары, предметов для населения.

        Затраты на командировки и хозоперации не отражены, а значит, и разрешения на использование выручки в этих целях нет.

        Все операции по использованию выручки стоит согласовывать с банком (п. 2.7 Положений БР от 5 января 1998 № 14-П).

        Когда выдаются наличные?

        В соответствии с п. 2 Указаний № 1843-У, наличные можно израсходовать:

      • на выплату заработной платы и иные перечисления сотрудникам компании;
      • на перечисление стипендий;
      • на оплату продукции, работ, услуг;
      • на перечисление страховых компенсаций в соответствии с договором страхования физлиц.
      • В банк нужно каждый год подавать расчеты на установление предела остатков кассы и оформление разрешений на использование наличности из выручки, что поступает на следующий период.

        Пример такого документа:

        Если такие правила будут нарушены, юрлицо понесет ответственность в соответствии со ст. 15.1 КоАП России. Штраф может составлять 40 – 50 тыс. рублей.

        Какая максимальная сумма для выдачи в подотчет, читайте здесь.

        Так как в ст. 14 нормативного акта № 173-ФЗ не указано о возможности выдачи валюты под отчет, уполномоченные органы такие операции могут признавать незаконными.

        Штрафы налагаются согласно ч. 1 ст. 15.25 КоАП. В установленные сроки работник представляет авансовый отчет. Бухгалтер проверяет, оправданы ли затраты.

        Документальное оформление

        При выдаче подотчетных авансов нужно будет оформить:

      • удостоверение командированного работника в рамках России и в безвизовые страны;
      • служебные задания ;
      • книги регистрации сотрудников, что отправлены в командировку;
      • материальные доверенности на оплату продукции, работ от лица компании, книги регистрации таких доверенностей
      • Рассмотрим, какие нюансы стоит учесть при составлении таких документов. Служебные записки составляются произвольно, так как установленного образца не существует.

        Такой документ готовят на среднем и крупном предприятии. Детализация описаний будет зависеть от обстоятельств.

        Иногда достаточно отразить название детали, иногда же есть необходимость в представлении расчета расходов и отражении адреса продавцов. На базе такого документа составляется приказ.

        Он также имеет произвольную форму. Включает указания определенным работникам, что связаны с исполнением поручения. Представим образец:

        Материальная доверенность может оформляться по форме М-2, М-2а:

        Расходные кассовые ордера составляются по форме КО-2, что установлена Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 № 88.

        Такие документы выписываются в одном экземпляре. Регистрация ордера осуществляется в журнале по форме КО-3.

        Отражение операций проводками в бухгалтерском учете ↑

        В бухучете подотчетные деньги, что выдаются работникам, отражаются на счету 71 (План счетов, что был утвержден Приказом 31.10.2000 № 94н).

        Возникающие нюансы ↑

        Кроме оформления выданных средств необходимо также правильно их списывать. Кроме этого, остается неясной ситуация с подотчетными суммами, что выдаются директору или работнику бюджетного предприятия.

        Рассмотрим, какие особенности предоставления денег подотчет в таких случаях.

        Как списать сумму с подотчета?

        Основание для списания подотчетной суммы – авансовые отчеты с документами, что подтвердят расходы. Первичная учетная документация принимается к учету, если она составлена по всем правилам.

        Сведения, что должны отражаться в таких документах, прописаны в п. 2 ст. 9 нормативного акта России от 21 ноября 1996 № 129-ФЗ.

        Документы, что подтверждают затраты – кассовые, товарные чеки. Если в кассовых чеках не отражается произведение перечисления, должен прилагаться товарный чек, где отражено направление расходования средств.

        Проверяя документацию, бухгалтер проверяет:

      • совпадает ли название компании на товарных и кассовых чеках;
      • не выданы ли такие документы в выходные дни;
      • все ли реквизиты отражены на товарных чеках;
      • перечислены ли купленные материальные ценности, указана ли их цена и количество.
      • После завершения проверки авансового отчета, ставится подпись руководства. Далее он будет принят к учету. Бухгалтером списываются суммы, выданные подотчет в соответствии с принятыми нормами.

        Дата, когда утверждено авансовые отчеты считается днем признания затрат в бухгалтерском и налоговом учете (подпункт 5 пункта 7 ст. 272 Налогового кодекса).

        Если израсходовано меньшую сумму, чем выдано, остаток необходимо вернут в кассу. При больших расходах после представления авансового отчета выдается недостающая сумма в соответствии с расходным кассовым ордером.

        Если подотчетные деньги не были возвращены своевременно, компания может их удерживать из заработка сотрудника (ст. 137 Трудового кодекса).

        Подробные разъяснения содержатся в письме Роструда от 11 марта 2009 № 1144-ТЗ. Но стоит помнить, что удержание возможно только при наличии письменного заявления, которым работник разрешает это.

        Может ли брать подотчет кассир?

        Подотчетные средства должны выдаваться из кассы предприятия. Если касса на фирме временно отсутствует, разрешено выдать такие суммы кассиру.

        Но стоит согласовать это с банковским учреждением (п. 10 порядка). А вот передача подотчетных денег одним лицом другому запрещена.

        То есть, организация вправе выдавать деньги кассиру на выплату заработка работникам, если будут правильно оформлены необходимые документы.

        Видео: обучение 1С Выдача наличных — подотчет РКО

        Руководитель может издать приказ, в соответствии с которым средства будут распределяться между головными подразделениями и филиалами.

        Средства из центральной кассы будут переданы кассирам подразделений подотчет, рассчитанные на несколько человек.

        На сколько дней даются (сроки)?

        Лимиты законодательством не устанавливаются точно так же, как и предельные сроки, на которые будут выданы подотчетные суммы. Решение принимает руководство компании, в которой оформляются расходные кассовые ордера.

        А вот отчитаться подотчетное лицо должно в течение трех дней после окончания установленного срока или после приезда из командировки.

        Авансовый отчет также проверяется в сроки, что устанавливаются руководителем организации. Это же касается его утверждения и окончательного расчета. Все сроки должны прописываться в локальной документации предприятия.

        Как выдать директору (генеральному)

        Особенных правил выдачи сумм под отчет директору в Положении № 373-П не установлено. Ведь руководитель – это также работник компании (гл. 43 ТК).

        А значит, все условия получения и использования подотчетных денег применимы такие же, как и в общих случаях.

        Желательно при оформлении денег подотчет директора написать заявление с небольшими корректировками стандартной формулировки.

        Не нужно писать «Директору ООО…». Укажите только «Компания такая-то…». Подпись под таким документом и будет считаться разрешением.

        Если же такого заявления не будет, налоговый орган может выписать штраф за нарушение правил ведения кассовых операций.

        Если предусмотренные правила будут нарушены, подотчетное лицо понесет ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 15.1 КоАП России.

        Нарушением считается:

      • проведение расчетов наличностью с иными фирмами сверх установленного лимита;
      • неоприходование в кассу денег;
      • невыполнение правил хранения свободной наличности;
      • накопление в кассе средств свыше установленного предела.
      • В таком перечне не указано, что наступает ответственность, если руководитель, который получает деньги подотчет, не напишет заявление.

        Если выдача в бюджетной организации

        Для учета расчета с лицами, которым выдано средства подотчет в бюджетном учреждении, используется счет 020800000, где будут отражены расчеты по авансовым выданным средствам.

        Наличность может выдаваться сотруднику государственного предприятия с такой целью:

      • для приобретения материальных ценностей;
      • на командировки;
      • для выплат зарплаты и социальных перечислений;
      • Правила выдачи денег устанавливаются приказом предприятия, где отражается:

      • список лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет (кроме сотрудников, что могут быть отправлены в командировку);
      • предельные размеры подотчетной суммы;
      • срок подачи авансовой отчетности.
      • К вышеуказанному счету могут открываться аналитические счета такого рода:

        Средства из кассы могут выдаваться согласно п. 11 Порядка. Многие пункты дублируются Инструкцией 107н, за счет чего они исключаются из текста документа, что регулирует бюджетный бухучет.

        Это такие положения:

      • Подотчетный аванс может выдаваться только лицам, что работают в бюджетной компании.
      • Подотчетные деньги могут выдаваться по распоряжению директора, если работником подано заявление.
      • Средства должны израсходоваться по назначению и т. д.
      • Авансовая отчетность должна оформляться в форме 286 (0504601 по ОКУД). В инструкции № 70н не указано, что должна использоваться конкретная форма отчетов.

        В п. 18 Положений № 3 к Инструкции № 70н прописаны реквизиты, обязательные для указания. Выдача денежных средств подотчетным лицам отражается записью:

        По кредиту счета 020800000 используют дебет:

        Правила затрат на командировки работников бюджетной организации прописаны в Постановлении властей России от 2.10.2002 № 729.

        Счет 020801000, 020815000 применяются при выплате денег на оплату труда и пособие (в том числе и по больничному листу) через раздатчика.

        Отражаются операции по счету «Учет расчетов с подотчетным лицом» так:

        Проверяя правильность отражения расчета с подотчетным лицом бюджетной фирмы, нужно выяснить:

      • есть ли приказ (распоряжение) о том, что сотрудник направляется в командировку;
      • правильно ли возмещаются командировочные затраты;
      • есть ли удостоверение командированного работника с отметкой в месте нахождения в командировке;
      • безошибочно и своевременно ли составлена авансовая отчетность;
      • есть ли документы, что могут доказать расходы;
      • в полной ли мере представлен остаток подотчетных денег;
      • правильно ли возмещено затраты при кратковременной командировке;
      • правильно ли составлены бухгалтерские проводки при возвращении сотрудника из поездки;
      • правильно ли выведены остатки по итогам месяца по счету 020800000.
      • Как осуществляется возврат из подотчета, читайте здесь.

        Как выглядит образец договора подряда на выполнение ремонтных работ, смотрите здесь.

        Основные нарушения правил выдачи подотчетных средств:

      • Деньги выдаются работникам, которые не указаны в списке Приказа.
      • Фактический расход не соответствует цели.

    Нарушения при командировочных авансах:

  • Нет приказа о том, что работник направляется в командировку.
  • Нет командировочного удостоверения с соответствующими отметками.
  • Не соблюдаются лимиты на командировочные расходы.
  • Нет приказа о выплате суточных сверх лимита.
  • Нет аналитического учета затрат командированным работником.
  • Как и при других операциях, при выдаче денег подотчет компания должна выполнять ряд условий.

    Если установленные нормы нарушить, придется понести ответственность, так как при налоговой проверке все ошибки будут обнаружены.

    Не допускайте этого. Возьмите за привычку руководствоваться при ведении деятельности организации нормативной документацией.

    Можно ли расписку считать подтверждением расходов ИП на УСН?

    Доброго времени суток. Подскажите, может ли расписка являться подтверждающим расходы документом у ИП на УСН — Доходы минус расходы. ИП покупает у физлица оборудование для деятельности ИП. Оформляется договор купли-продажи и пишется расписка в получении денег физлицом от ИП. Примет ли налоговая расписку в качестве подтверждения расхода при расчете налога УСН?

    Ответы юристов (4)

    Для осуществления расходов, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, денежные средства выдаются под отчет. В соответствии с пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У) деньги выдаются под отчет работникам, причем под работниками в данном случае понимаются две категории лиц (п. 5 Указания N 3210-У):

    — лица, работающие по трудовому договору (то есть собственно «работники» с т.з. трудового законодательства — ст. 20 ТК РФ);

    — лица, с которыми заключен договор гражданско-правового характера. В УказанииN 3210-У не уточняется, какие именно договоры имеются в виду, однако очевидно, что в данном случае речь идет о лицах, с которыми заключены договоры на выполнение работ, оказание услуг, купли-продажи и подобные им договоры, предполагающие осуществление некоей деятельности в интересах заказчика.

    Учитывая изложенное, Вам необходимо оформить расходный кассовый ордер. Расписка в данном случае не оформляется.

    Если мой ответ был Вам полезен, то прошу поставить положительную оценку (нажать «+»)

    Есть вопрос к юристу?

    Наталья, ​ при приобретении оборудования у физического лица необходимо оформить первичный учетный документ, подтверждающий такое приобретение. В этом документе должно быть указано наименование оборудования и его стоимость в денежном выражении. Таким документом может быть накладная, закупочный акт, акт приема-передачи. В документе должны содержаться данные физического лица-продавца, позволяющие идентифицировать его, а также его собственноручная подпись. Так же у вас должен быть договор. Лучше всего конечно если бы перечислили ему денежную сумму, но в случае отсутствия такой возможности способ оплаты обязательно пропишите в договоре и естественно оформите расписку. В совокупности все эти документы будут являться подтверждением ваших реальных расходов. Так же вам необходимо помнить ещё об одном факте, согласно ст. 228 НК РФ физические лица, получившие доходы от продажи имущества, принадлежащего этим лицам на праве собственности, самостоятельно исчисляют суммы налога, подлежащие уплате в соответствующий бюджет. При этом указанные лица обязаны представить в налоговый орган по месту своего учета соответствующую налоговую декларацию.

    Таким образом, при приобретении оборудования у физического лица вы как налоговый агент обязаны направить в налоговый орган сведения (по форме 2-НДФЛ) о сумме выплаченного физическому лицу дохода. Сведения представляются не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ).

    Примет ли налоговая расписку в качестве подтверждения расхода при расчете налога УСН?

    Нет, этого не достаточно. При покупке оборудования у физ. лица вам необходимо оформить закупочный акт по форме ОП-5 и акт приема передачи оборудования. В закупочном акте сразу указывается факт оплаты, поэтому расписку можно не оформлять.

    при приобретении оборудования у физического лица вы как налоговый агент обязаны направить в налоговый орган сведения (по форме 2-НДФЛ) о сумме выплаченного физическому лицу дохода

    Какой налоговый агент? Тут покупка товаров, а не оказание услуг. ИП не имеет права удерживать НДФЛ у физ. лица.

    Здравствуйте, Наталья! Для признания затрат на приобретение ОС в налоговом учете должны выполняться три условия:- ОС приобретено,- ОС оплачено,- ОС введено в эксплуатацию, На последнюю из дат включаете в расходы в порядке, определенном ст.346.16 НК РФ. Подтверждением приобретения ОС должны быть договор и акт приемки ОС. Подтверждением оплаты может быть расписка физ. лица, РКО (получение физ.лицом-продавцом денег из кассы покупателя), поступление денег на расчетный счет, а также закупочный акт, являющийся одновременно и актом передачи и документов оплаты. Подтверждением введения в эксплуатацию должен быть акт ввода в эксплуатацию. Иными словами, расписка может являться подтверждающим документом оплаты, при наличии договора, но для признания расхода УСН нужны все остальные перечисленные документы. Расписку ИП может в бух.учете провести в авансовом отчете. При выплате денежных средств физ.лицу при покупке оборудования ИП налоговым агентом не является, т.к. на основании п.п.2 п.1 ст.228 НК РФ физ. лицо обязано само уплатить НДФЛ

    Ищете ответ?
    Спросить юриста проще!

    Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

    Смотрите так же:

    • Федеральный закон о малом и среднем предпринимательстве 2014 Закон о развитии малого и среднего предпринимательства в России: последние изменения Сегодня любой предприниматель для начала работы использует положения из Закона о малом и среднем предпринимательстве 2017, поскольку именно он и раскрывает основные принципы […]
    • Послеродовое пособие какие документы нужны Послеродовое пособие в 2018 году: его сумма и особенности оформления Послеродовое пособие предоставляется всем семьям, которые не так давно стали родителями ребенка. Сумма выплачиваемых денег индексируется с каждым годом, в различных регионах ее размер может […]
    • Образец жалобы на паспортный стол На каких основаниях можно жаловаться на УФМС в 2018 году Получение и замена паспорта, оформление заграничного удостоверения личности, прописка, смена фамилии – все это случаи, когда россиянам необходимо обращаться в УФМС. Федеральная миграционная служба […]
    • Каждый имеет право на образование это норма Нарушение права на образование Разделы: Одним из наиболее часто встречающихся нарушений прав граждан, не имеющих возможности получить разрешение на регистрацию по месту их жительства (пребывания) является нарушение права на образование их детей. Несмотря на […]
    • Адвокат в калуге Адвокат в калуге Когда возникает необходимость получения юридической помощи, многим становится ясно, что наличие значительного количества предложений в этой сфере, не всегда обеспечивает ожидаемый положительный результат в виде благополучного разрешения […]
    • Доверенность на залог автомобиля Залог автомобиля по доверенности в автоломбарде Иногда человек попадает в такую жизненную ситуацию, когда финансовая сторона напоминает о себе. Оптимальным вариантом грамотно выйти из такого положения является получение кредита под залог транспортного […]
    • Как выйти под залог Баламутов К.А. Порядок внесения залога, в качестве меры пресечения, достаточно подробно описан УПК РФ. Однако некоторые особенности стоит учесть. Адвокат по уголовным делам рассматривает залог, как, законодательно обеспеченную возможность государству […]
    • Как узнать результаты субсидии Правила оформления субсидии на оплату коммунальных услуг через интернет Сложная экономическая ситуация в стране и повышение стоимости оплаты коммунальных услуг вынуждает многих граждан оформлять субсидии. С их помощью можно существенно экономить на оплате […]