Архив приказов о приеме на работу

Содержание:

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности.

Формирование приказов по личному составу

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. > 10 лет) и временных сроков

Здравствуйте. Нашим работникам установлены дополнительные оплачиваемые отпуска за вредные условия труда. Если отпуска за вредные условия труда формируются в дела со сроком 50 лет, то такие отпуска всегда нужно оформлять отдельным приказом, т.е. не должны использовать пункт «Б» в унифицированной формы Т-6 и регистрировать в журнале регистрации приказов со сроком хранения 50 лет? Что делать если все годы (5 лет) отпуска оформлялись в одном приказе, используя пункты «А», «Б» и «В» формы Т-6? Может отпуска таких работников подшивать в дела со сроком хранения 50 лет?

Здравствуйте! При оформлении приказов на отпуска для работников с тяжелыми и вредными условиями труда заполняется пункт Б формы Т-6. Согласно ст. 19 б Перечня 2010 года такие приказы хранятся 50 лет, включаются в опись дел по личному составу. Если ранее такие приказы формировались вместе с остальными приказами на отпуска, со сроком хранения 5 лет, то такие дела надо переформировать.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, сколько хранятся приложения к трудовому договору с наименованием, размером коэффициента, суммой оклада, а также расчет оклада работника? Срок хранения трудовых договоров 75 лет, может приложения имеют меньший срок и их нужно формировать отдельно? Спасибо.

Здравствуйте! Такие приложения являются неотъемлемой частью трудового договора, формируются вместе с договором, имеют такой же срок хранения. Рекомендуется формировать трудовые договоры в составе личных дел работников.

Здравствуйте. Будьте добры, подскажите, приказы о совмещении должностей входят в состав личного дела как и все остальные, перечисленные в ст.19б ТПУД 2010?

Здравствуйте! Приказы о совмещении профессий относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 (50) лет, формируются в одном деле с приказами о приеме, переводе, увольнении. В личное дело подшиваются копии или выписки из приказов по личному составу.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, срок хранения и статью к документам (заявление, справка о месте работы, копия паспорта) работника, для предоставления мер социальной поддержки (например: компенсация за проезд). Работаю в бюджетной организации, личные дела не ведутся. Спасибо!

Здравствуйте! Срок хранения – 5 лет после снятия с учета получателя социальной помощи (ст. 900а, 900е «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Здравствуйте! Подскажите, приказы о внесении изменений в штатное расписание где хранятся. со штатными расписаниями или с приказами по осн.деятельности. У нас я такие нашла с индексом л/с и «к». вот и запуталась. И еще. приказы о поощрении хранятся 75 лет, а если они с индексом «к»? Евгения, а какие приказы о вн, изменений в шт.расписание хранятся 75 лет?

Здравствуйте! Все приказы об утверждении штатного расписания, о внесении изменений в штатное расписание относятся к приказам по основной деятельности и хранятся постоянно. 75 лет хранятся штатные расстановки (ст.74 Перечня 2010 года). Если штатное расписание или изменение к нему утверждено приказом, оформлено как приложение к приказу с грифом «УТВЕРЖДЕНО приказом от… №…», то оно подшивается вместе с приказом в деле с приказами по основной деятельности. Если штатное расписание утверждено без приказа с проставлением грифа «УТВЕРЖДАЮ…, дата, подпись руководителя», то такое штатное расписание формируется в отдельное дело, к нему подшиваются все изменения, оформленные аналогично. Заголовок дела: «Штатное расписание управления на 2017 год и изменения к нему». Лучше оформлять штатные расписания по второму варианту, он более удобен в использовании, т.к. все документы по данному вопросу сформированы в одно дело.

Все приказы о поощрениях относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет (Закон № 43-ФЗ — 50 лет), какое бы литерное обозначение им не было проставлено при оформлении. При неправильном оформлении надо по окончании делопроизводственного года переформировывать приказы по срокам хранения. Если нумерация приказов при этом нарушается, то в заголовке дела номера не указываются, в предисловии к описи дел отмечается, что при переформировании дел с приказами был нарушен порядок нумерации.

У нас штатные расписания с грифом «утверждаю’. Получается, приказы о внесении изменений в шт. расписания хранятся вместе с штатными расписаниями. А штатные расстановки отдельно или они могут с чем-то группироваться?

Здравствуйте! Штатные расстановки формируются в отдельное дело и включаются в опись дел по личному составу.

Здравствуйте! Я недавно устроилась работать в школу, секретарем. Нужно навести порядок в архиве, но не знаю точно какие документы оставить, а какие можно уничтожить. Хотелось бы узнать сколько хранятся классные журналы, личные дела учащихся, личные дела работников. И ещё, хранить ли приказы по личному составу, если все они делаются ещё и в рукописном варианте. Заранее спасибо!

Здравствуйте! Сроки хранения основных управленческих документов определяются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Для определения сроков хранения специфических документов существуют ведомственные перечни. Для школ это будет Перечень документов с указанием сроков хранения Министерства просвещения СССР. Согласно Перечню 2010 года приказы по личному составу и личные дела работников хранятся 75 лет (50 лет – по Закону 42-ФЗ). Если приказы написаны от руки, срок хранения остается таким же. Вы же не можете задним числом их переоформить. Главное, чтобы была подпись руководителя и дата. Сроки хранения личных дел учащихся, классных журналов устанавливаются ведомственным перечнем.

Здравствуйте! Хотелось бы спросит в нашей организации нумерация приказов ведется н-р №25 от 17.08.2017, №25/2 от 17.08.2017, №25/3 и т.д. если издаются приказы в 1 день. Правильно ли у нас? И если нет, то какой распорядительный документ мы нарушаем?

И еще один вопрос Отзыв из отпуска в каком журнале фиксировать?

Здравствуйте! Нет неправильно. Приказы должны иметь валовую нумерацию, независимо от того, сколько приказов в день издается.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста. приказы о предоставлении отпуска без сохранения зар. пл и отпуска по беременности и родам, а также по уходу за ребёнком могут регистрироваться и хранится с приказами о приеме, переводе и увольнении? Спасибо.

Здравствуйте! Перечисленные Вами приказы и должны регистрироваться и подшиваться вместе с приказами о приеме, переводе и увольнении, так как они имеют один срок хранения (75 лет или 50 лет по закону 43 ФЗ).

Наша организация начала существовать с 2009 года, в штате 18 человек. С 2009 года все приказы (по основной деятельности, по личному составу и др.) хранятся в одной папке, т.е. старым работником приказы не распределялись по группам как положено. Как мне теперь распределить все старые приказы по группам? И могу ли я с нового года, например, начать распределять приказы по группам.

Здравствуйте! С нового календарного года вам следует начать регистрацию и формирование приказов в разные дела по их видам. При составлении описей дел и оформлении дел за 2009—2017 гг. надо сформировать отдельные дела по таким же группам.

Добрый день. Разъясните, пожалуйста, какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие к приказам по основной деятельности? Какими нормативными актами следует руководствоваться на сегодняшний день для того, чтобы грамотно вести делопроизводство в образовательной организации?

Здравствуйте! К приказам по основной (профильной) деятельности относятся приказы, касающиеся служебной, производственной (у вас — образовательной) деятельности организации. К приказам по личному составу относятся приказы о приеме, перемещении, увольнении работников, об аттестации, повышении квалификации, награждении, оплате труда и др. Подробно о содержании приказов по личному составу и делении их на приказы временного и долговременного срока хранения перечислено в ст. 19 б Перечня 2010 г.

Для грамотного ведения делопроизводства вам понадобится ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Рекомендую использовать также «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 23.12.2009.

Приказ по личному составу

Издавать их может только руководитель или ответственное лицо, наделённое этими полномочиями. Все подобные распоряжения проходят процедуру регистрации в книге учёта, после чего им присваивается порядковый номер.

В работе может потребоваться достать быстро какой-либо документ, в том числе о приеме, переводу или увольнению конкретного сотрудника, в связи с чем целесообразно регистрировать и хранить приказы по кадровым процедурам в отдельных номенклатурных папках.

Для чего нужна книга регистрации по личному составу

Книга регистрации позволяет систематизировать документы, обеспечивает их надёжное хранение и безопасность. Подменить, уничтожить или похитить страницы из книги регистрации по личному составу практически невозможно. В целях безопасности ещё до заполнения она переплетается специальной шнуровкой (к ней крепится бланк с указанием точного количества страниц, подписью руководителя, печатью компании), а все страницы строго нумеруются.

Требования к приказам по личному составу

«Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утверждена приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г.) содержит требования к оформлению и перечню необходимых реквизитов, которые в приказах по личному составу должны быть указаны в обязательном порядке.

Так, формат бланка должен быть А4, шрифт: №13. Текст следует выровнять по левой стороне, соблюдая полуторный интервал слева, красная строка должна содержать отступ – 1,25 см.

Должно быть указано:

  • Наименование организации.
  • Слово «Приказ».
  • Дата (прописывается как цифрами, так и словами) и номер (№ и порядковый номер).
  • Чётко сформулированный заголовок без точки.
  • В первой (констатирующей) части коротко излагаются причина, цели и задачи издания распоряжения. После чего следует вторая часть текста, начинающаяся со слова «Приказываю».
  • Вторая часть (распорядительная) раскрывает первую. В ней содержатся указания, исполнитель и сроки исполнения.
  • Должности визирующих, их подписи с расшифровками, даты.
  • Подпись сотрудника, ознакомившегося с документом.
  • Отметка об исполнении и направлении его в дело.
  • Для наиболее удобной работы все предписания по кадровому составу распределяют в зависимости от года их принятия, соблюдая хронологию, и хранят отдельно от других документов.

    Как правильно сделать нумерацию?

    В России законодательно не закреплены правила нумерации приказов. Организации вправе сами решать, как её следует оформлять. Так, например, многие крупные компании разделяют их в зависимости от разновидности (увольнение, перевод, отпуск и т.д.), присваивая им индексы, состоящие не только из цифр, но и из букв (например, «у» обозначает увольнение).

    Журнал регистрации приказов по личному составу

    Журнал регистрации приказов по личному составу – это журнал, в котором фиксируются все изданные приказы по личному составу организации.

    Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.

    Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.

    В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

    Срок хранения Журнала регистрации распорядительных документов по личному составу установлен ст. 258 б Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), и составляет 75 лет и 5 лет.

    Исходя из разных сроков хранения журналов, можно рекомендовать завести в организации два журнала регистрации приказов по личному составу.

    В одном журнале со сроком хранения 75 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

    • о приеме на работу;
    • о перемещении;
    • о совмещении;
    • о переводе на другую работу;
    • об увольнении (расторжении трудового договора);
    • об аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);
    • об изменении фамилии;
    • о поощрении, награждении;
    • об оплате труда, премировании, различных выплатах;
    • все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
    • об отпусках по уходу за ребенком;
    • об отпусках без сохранения содержания (заработной платы);
    • о дежурстве по профилю основной деятельности;
    • о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
    • о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.
    • В другом журнале со сроком хранения 5 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

    • о дисциплинарных взысканиях;
    • о ежегодно оплачиваемых отпусках;
    • об отпусках в связи с обучением;
    • о дежурствах;
    • о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.
    • Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов и распоряжений. В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут отдельные регистрационные массивы (разные журналы).

      Требования по заведению и заполнению журнала регистрации приказов по личному составу

      Отметим некоторые требования, которые необходимо знать при ведении журнала регистрации приказов по личному составу. На лицевой стороне журнала указывается даты начала и окончания его ведения, индекс данного журнала по номенклатуре дел (если таковая имеется).

      Лицевая сторона журнала регистрации приказов по личному составу

      Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне), на его каждой или последней странице:

      Лицо, ответственное за ведение журнала:

      __________________________ __________________________
      должность фамилия, имя, отчество

      Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений, для этого:

      листы журнала нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной) и журнал заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации;

      листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются, на узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись:

      В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано

      и скреплено печатью ________ листов

      Начальник отдела кадров

      ______________________ _____________________
      (подпись) (расшифровка подписи)

      «___» ______________20___ г.

      Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии – в соответствии со штатным расписанием.

      Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

      Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Если в журнале есть графа «Примечание», в нее вносится следующая запись:

      Исправлено в графе ____

      __________________ ______________________
      (подпись) (расшифровка подписи)

      Если графа «Примечание» в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись № ___ в графе №___ недействительна») и указываются новые сведения.

      Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

      Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

      Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

      В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Когда журнал заканчивается, на лицевой стороне обложки делается соответствующая запись.

      Так как в настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, приведем примерную форму журнала. При необходимости можно добавлять дополнительные графы или удалить ненужные.

      Номер приказа – цифровое или/и буквенное обозначение (индексация), присвоенное документу при его регистрации.

      Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой организацией. В практике работы кадровых служб наибольшее распростра¬нение получила буквенно-цифровая индексация.

      При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных вопросов работы с кадрами, целесообразно группировать отдельно, применяя разную индексацию. Например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добав-ляется буква «к» (кадровый) или л/с (по личному составу), для приказов о командировании работников – «км», о предоставлении отпусков – «о», о поощрении – «п», о дисциплинарных взысканиях – «в» и т. д.

      Датой издания приказа является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 3 (см. Приложение).

      В графе 4 Вид приказа делается запись по какому вопросу работы с кадрами был издан приказ (прием, увольнение, перевод, об очередном отпуске и т.д.).

      В графы 5, 6, 7, 8 заносятся данные на работника, в отношении которого издан приказ.

      Краткое содержание приказа или его заголовок, который написан вначале текста приказа вносится в журнал в графу 10 (см. Приложение).

      В графе 10 Основание указывается инициативный документ, послуживший основанием для издания приказа.

      Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу

      Приказ – это правовой акт, который создается единолично руководителем организации (лицом, исполняющим его обязанности), в целях разрешения вопросов основной деятельности или по личному составу.

      Приказы (распоряжения) по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения (75лет и 5 лет). К приказам, имеющим срок хранения 75 лет, относятся следующие:

    • о приеме, переводе, увольнении (прекращении деятельности трудового контракта);
    • о поощрениях, объявлении благодарности, награждении почетной грамотой;
    • об установлении окладов;
    • об установлении доплат, надбавок к окладу;
    • о премировании;
    • о присвоении классных чинов, разрядов;
    • о загранкомандировках;
    • о длительных внутрироссийских командировках;
    • о декретных отпусках;
    • об отпусках по уходу за ребенком.
    • К приказам по личному составу, имеющим срок хранения 5 лет относятся следующие:

    • о предоставлении очередного и учебного отпусков;
    • о предоставлении отпуска без сохранения содержания;
    • о предоставлении отгулов за неиспользованный отпуск и работу в выходные дни;
    • о взысканиях;
    • о краткосрочных внутрироссийских командировках.
    • Приказы по личному составу о приеме на работу подготавливается и оформляется сотрудником кадровой или юридической службы на бланке унифицированной формы № Т-1 (применяется для приема одного работника), форма № Т-1а (для группы работников). Приказ подписывается руководителем организации и доводится до сведения принимаемого работника под роспись.

      Правила заполнения приказов по личному составу о приеме на работу

      Заполнение унифицированной формы № Т-1 и Т-1а не должно вызвать каких-либо затруднений, но все-таки есть некоторые особенности их оформления, требующие пояснения:

    • Если с работником (работниками) трудовой договор заключается на неопределенный срок, тогда в строке «Дата» формы № Т-1 (в столбце «Период работы» формы № Т-1а) графа «по» не заполняется.
    • В форме № Т-1 в качестве условий приема на работу и характера предстоящей работы необходимо указать одну из форм организации труда. Например, «по совместительству», «постоянно», «в порядке перевода из другой организации», «для выполнения определенной работы», «для замещения временно отсутствующего работника» и т.д.
    • Тарифная ставка, оклад и надбавки в приказе о приеме на работу указываются согласно штатному расписанию и должны соответствовать (совпадать) с условиями оплаты труда, прописанными в трудовом договоре.
    • Основным преимуществом унифицированных форм приказа о приеме на работу является их сравнительная простота. В унифицированных формах не надо делать отметки о согласии работника с условиями труда, о прохождении им необходимого инструктажа, медицинского осмотра и т.д.

      Однако это влечет за собой необходимость составления листков согласования, медицинского осмотра, листа прохождения инструктажа и т.п.

      Согласно изданному приказу работник должен с определенного дня приступить к своим профессиональным обязанностям. Если в установленный день работник не выйдет на работу без уважительных на то причин, приказ может быть аннулирован.

      Приказы по личному составу: срок хранения

      Одним из важных вопросов для кадровиков является срок хранения приказов по личному составу. В статье мы поговорим о том, какие могут быть приказы по личному составу и срок их хранения.

      В процессе деятельности каждой организации приходится создавать большое количество приказов. При этом тематика распоряжений различна и от того, к какой категории относятся документы, будет зависеть порядок сроки хранения приказов.

      Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

      Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

      Соответственно, чтобы точно установить срок хранения приказов, надо сначала определить к какой категории относится тот или иной документ.

      Скачайте документы по теме:

      Приказы различаются по следующей тематике:

      По основной деятельности.

      Это те распоряжения, которые регулируют непосредственно деятельность компании. Срок хранения приказов по основной деятельности постоянный, то есть эти приказы организация должна хранить в течение всего срока своего существования.

      По личному составу.

      Это те распоряжения, которые так или иначе связаны с оформлением трудовых отношений. К этой категории относятся следующие приказы:

    • о приеме на работу;
    • об увольнении;
    • о переводе на другую работу (в данную категорию попадают приказы как о временном, так и о постоянном переводе);
    • о предоставлении отпуска (основного, дополнительного, без сохранения заработной платы, учебного);
    • о наложении дисциплинарного взыскания;
    • о привлечении к работе в выходные или праздничные дни;
    • другие виды приказов, которые издаются в отношении работников.

    О том, сколько хранятся приказы по личному составу, мы подробно расскажем ниже.

    Читайте в нашей статье — Приказ по личному составу: от создания до архива.

    Приказы по административно-хозяйственной деятельности.

    Срок хранения таких приказов – 5 лет

    Хранение приказов по личному составу, а также других видов приказов установлен Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

    Порядок хранения документов по личному составу

    Для того, чтобы обеспечить надлежащее хранение документов, в том числе приказов, надо выполнять нижеприведенные требования.

    Важно! Правила хранения документов, приказов по личному составу определены Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

    Читайте в нашей статье, как оформить кадровые приказы в сложных ситуациях.

    Необходимо обеспечить хранение документов

    Отметим, что руководитель организации самостоятельно решает, как и где будет хранить документы компании (ст. 13, 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Есть несколько вариантов. Организация может передать документы на хранение в архивное учреждение, организовать внутреннее хранение документов всех подразделений, филиалов или поручить каждому структурному подразделению хранение своих документов. Для каждого варианта будут действовать одинаковые сроки хранения. Организации не вправе уменьшить срок хранения по своему усмотрению.

    Следует отличать текущее хранение документов от архивного

    Текущее хранение предполагает использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив. Оно возможно в двух видах: хранение в процессе исполнения документа и хранение исполненных документов. Исполненные документы необходимо сформировать в дела в соответствии с номенклатурой дел (п. 3.1 ГОСТ 7.0.8-2013, утвержденного приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст). При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации хранятся по месту их формирования.

    Потребуется установить порядок и сроки хранения в соответствии с нормативными актами

    Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статьях 230, 230.1 Трудового кодекса, статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень). В ситуации, когда срок хранения кадрового документа установлен на уровне закона, применяйте нормы закона, а не Перечня. Срок хранения документов начинает течь с 1 января года после года, в котором они были закончены делопроизводством, а не созданы (п. 2 ст. 21.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

    Сколько лет хранятся приказы по личному составу

    Приказы по личному составу хранятся в течение срока, установленного законом № 125-ФЗ. Причем срок хранения буде зависеть от даты создания документа.

    Так, если вы издали приказ по личному составу до 1 января 2003 года, то сохранять его надо в течение 75 лет. Если же документ был создан уже после этой даты, срок хранения будет равен 50 годам. Это правило установлено статьей 22.1 Закона № 125-ФЗ.

    Соответственно, приказы на прием на работу, срок хранения, также будет зависеть от даты его создания, и будет храниться либо 50 либо 75 лет.

    Приказы по личному составу по срокам хранения

    Теперь рассмотрим конкретные сроки хранения локальных актов, приказов, документов работников со ссылками на периоды, указанные в перечне № 558.

    Поскольку чаще всего встает вопрос о том. каков срок хранения приказов о приеме на работу, также отметим, что, если такой приказ создан после 1 января 2003 года, то хранить его надо 50 лет. Таким образом, срок хранения приказа о приеме на работу будет таким же. Как и у других приказов по личному составу.

    Читайте в нашей статье — Альтернатива личному делу, или Как хранить документы сотрудников?

    Правила и сроки хранения кадровых документов

    Оформление приказов по личному составу

    Организовать трудовой процесс в компании невозможно без распорядительных документов. К таким документам относятся приказы по личному составу. Их издает директор компании. Приказы по личному составу регулируют правовые отношения между работодателями и работниками.

    Из этой статьи вы узнаете:

  • какие бывают виды приказов по личному составу;
  • что является основанием для оформления приказов по личному составу;
  • для каких видов приказов по личному составу использовать унифицированные формы;
  • какой порядок оформления приказов по личному составу для передачи их в архив.
  • Виды приказов по личному составу в 2018 году

    Любые действия в отношении сотрудников закон предписывает производить строго на основании приказов. Приказы по личному составу оформляют в случаях, когда нужно:

  • принять сотрудника на работу;
  • перевести на другую работу;
  • направить в командировку;
  • предоставить работнику отпуск;
  • поощрить или вынести дисциплинарное взыскание;
  • уволить работника и др.
  • Что является основанием для издания приказа, этапы его подготовки, смотрите на схеме.

    Схема. Движение приказа по личному составу от подготовки до передачи в архив

    Основания для оформления приказов по личному составу в 2018 году

    В любом приказе по личному составу должна быть ссылка на документ, на основании которого он издан. Примеры документов-оснований смотрите в табл. 1.

    Табл. 1. Основания для оформления приказов по личному составу в 2018 году

    О приеме на работу

  • Заявление соискателя;
  • приглашение от работодателя;
  • трудовой договор
  • О предоставлении отпуска

    • График отпусков;
    • заявление сотрудника
    • Об увольнении сотрудника

    • Заявление работника;
    • акт нарушения трудовой дисциплины;
    • судебное постановление;
    • другие документы, в зависимости от причины увольнения
    • Об изменении персональных данных

      Заявление работника и копии соответствующих регистрационных документов, в которых подтверждаются изменения, сделанные органами ЗАГСа

      О переводе в другое подразделение или на другую работу по инициативе работника

      О переводе по инициативе работодателя при условии согласия работника

      Представление на перевод

      Докладная записка руководителя, приказ по основной деятельности, документы, которые подтверждают необходимость кадровых перестановок

      Докладная записка руководителя с обоснованием целей командировки

      Вопрос из практики

      Какие приказы относят к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности?

      Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»

      Отвечает Нина Ковязина,
      заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении минздрава России

      Приказы по личному составу – это документы, которыми оформляют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п. Все остальное – это приказы поосновной деятельности.

      В общем случае приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если они созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет. При этом приказы поличному составу, которые составили в период госслужбы, которая не является государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от того, когда их создали. Исключение есть дляприказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках…

      Приказы по личному составу: сроки хранения

      Статьи по теме

      Один из основных вопросов, рано или поздно возникающих перед секретарем касается приказов по личному составу. В данном материале мы подробно расскажем о том, каким образом и сколько следует хранить данную документацию.

      Из статьи вы узнаете:

      Классификатор приказов

      В каждой организации в процессе ее деятельности возникает ряд документов, которые регламентируют всю работу. Основными документами каждой компании являются распорядительная документация, к числу которой относятся приказы по личному составу, срок хранения которых заметно отличается от прочих. Чтобы иметь представление о правильном определении сроков хранения, рекомендуем обратить внимание на классификатор.

      Следует помнить, что в процессе деятельности в каждой компании создаются приказы трех видов:

    • основные;
    • по личному составу;
    • по административно-хозяйственной деятельности.
    • Первая категория имеет постоянный срок хранения, третья – 5 лет. При этом, если 1 и 3 категории имеют строго обозначенные сроки, то вторая категория подлежит грамотному определению принадлежности приказов.

      Классификатор приказов представляет собой упорядоченный перечень заголовков приказов, которые издаются в каждой компании. Проще говоря, данный перечень содержит информацию об индексах документации, лицах, визирующих документы и о сроках хранения. Наличие данного перечня позволяет существенно снизить количество ошибок, а также легче определять сроки хранения приказов по личному составу. Его присутствие в делопроизводстве компании значительно упрощает поиск необходимой документации и даже, в какой-то мере, регламентирует порядок подписания и регистрации. Кроме того, его можно с успехом использовать для дальнейшего создания справочника в системе электронного документооборота.

      Срок хранения приказов по личному составу

      Известно, что различные документы имеют свои сроки хранения. При этом сроки хранения приказов значительно варьируются, в зависимости от вида деятельности. К примеру, на вопрос, сколько хранятся приказы по основной деятельности, ответ всегда неизменен – постоянно. Это связано с тем, что документы основной деятельности могут потребоваться в любое время, поэтому и хранить их следует особо внимательно и бережно. Как правило, данная документация в архиве хранится отдельно, а на делах ставится соответствующая отметка о постоянном сроке хранения.

      Срок хранения приказов по основной деятельности является неизменным. Данная документация подлежит хранению даже в случае ликвидации организации и передается в муниципальный или государственный архив.

      Срок хранения приказов по личному составу может быть разным, в зависимости от содержания самого документа. Чтобы выяснить, сколько лет хранятся приказы по личному составу, рекомендуем обратить внимание на таблицу, приведенную ниже.

      Для начала следует сказать о том, что срок хранения приказов зависит, в первую очередь, от основательности его содержания. Понятно, что приказ о приеме на работу будет иметь более значимый характер, нежели приказ о командировке. Также срок хранения приказа о приеме на работу любого сотрудника (от директора до уборщика) является фиксированным. По этой причине более значимые приказы по личному составу хранятся в течение 75 лет. Более простые приказы подлежат 5-летнему помещению на хранение.

      Для удобства мы подготовили таблицу, из которой вы сможете понять, сколько хранятся приказы по личному составу.

      Смотрите так же:

      • Повышении пенсии по старости в 2013 Повышение пенсий в 2013 году в России. Военные пенсии и пенсии по инвалидности в 2013 году Итак, вопрос, который волнует всех пенсионеров России, на сколько и главное, когда будет повышение пенсий в 2013 году, был поднят недавно на заседании Правительства […]
      • Заявка на страховку росгосстрах РГС Жизнь: накопительное и инвестиционное страхование жизни, защита жизни и здоровья, накопления на пенсию, сбережения для детей, семейный капитал Есть вопросы? Поможем разобраться! Вместе с нашими консультантами вы сможете подобрать и рассчитать все […]
      • Законы в лагерь Законы и традиции лагеря Законы и традиции лагеря и отряда. Закон точности. Не думай о секундах свысока: Наступит время, сам поймёшь ты, может, Что дело нужно вовремя начать И вовремя закончить тоже. Закон правой руки. Говоришь, тебя не слышат, Только руку […]
      • Залогодержатель имеет право в случае неисполнения обязательства Одним из способов обеспечения кредита является залог. В силу залога кредитор по обеспеченному залогом обязательству (залогодержатель) имеет право в случае неисполнения должником этого обязательства получить удовлетворение из стоимости заложенного имущества […]
      • Какую сумму получают в материнском капитале в 2018 году Материнский капитал в 2017-2018 году: как получить и как потратить? Материнский капитал одна из актуальных тем среди семейных пар и не только. Обсуждают все, что его касается? Увеличится ли его размер? Какие бумаги нужно отнести в Пенсионный фонд, чтобы их […]
      • Ставка налога доход минус расход Расчет налога УСН 15% Контур.Бухгалтерия — оптимальный сервис для УСН Автоматизированный расчет налогов и операций с сотрудниками. Максимально простая бухгалтерия. Сервис сам сформирует КУДиР, декларацию и отчеты. Налог на УСН 15% рассчитывается достаточно […]
      • Собственность и право отзывы Региональная общественная организация «По защите интересов пайщиков жилищно-строительных кооперативов и участников долевого строительства «Собственность и Право» Коллектив РОО «Собственность и Право» состоит из дипломированных юристов. Большой опыт работы по […]
      • Мельникайте 125 нотариус Нотариус Гайворонская Л.И. Отзывы о работе компании 'Нотариус Гайворонская Л.И.' в Тюмени Добавить новый отзыв: Тексты комментариев пишутся только на русском языке; Запрещено размещение комментариев с нецензурной лексикой, оскорблениями, разжигающими […]