Можно ли заверять копию заверенной копии

Содержание:

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговика м статьи 88, 93 НК РФ , во внебюджетные фонд ы статьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах. » , для выдачи работника м ст. 62 ТК РФ , участника м п. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО) , для участия организации в конкурсе (аукционе ) п. 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» и т. д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

  • нотариус;
  • сама организация (сам предприниматель).
  • Заверяем копии

    Обращаемся к нотариусу

    Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом орган е подп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ . Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензи и подп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта. утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8 .

    При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны ´ х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

    Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копи и статьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.93 № 4462-1 :

  • главой местной администрации;
  • специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.
  • Заверяем самостоятельно

    О том, как самостоятельно заверить копию, сказано в двух разных нормативных актах. Но друг другу они не противоречат, а, наоборот, дополняют друг друга

    Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан » Постановления ФАС МО от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 № А72-15314/2009; ФАС ЦО от 27.07.2004 № А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 № А43-12945/2009 .

    Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характе р п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 .

    Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

    Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч. ) п. 1 Указа № 9779-Х . Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

    Можно ли заверить заверенную копию и как правильно это сделать?

    В заверке документов через нотариуса нет ничего сложного. Достаточно принести ему оригинал документа и дождаться, пока он снимет с него ксерокопию и утвердит. Но, если оригинала документа на руках нет, можно ли заверить заверенную копию?

    Существует масса причин, почему у человека возникает необходимость заверить копии его документов у нотариуса. Это может быть его личное желание или вынужденная мера.

    Основные причины заверки документов:

  • У человека есть необходимость постоянно носить с собой оригинал документа, но он боится потерять его. Носить с собой копию бумаги гораздо проще и легче.
  • Человеку необходимо сдать документ в инстанцию, но он не хочет расставаться с оригиналом. В качестве альтернативы отлично подойдет заверенная копия.
  • Вы не хотите, чтобы оригинал документа оказался у чужого человека в руках.
  • Это далеко не все причины, почему люди прибегают к заверке документов. Но можно ли заверить копии без оригинала бумаги?

    Если у вас отсутствует оригинал документа, вы наверняка интересуетесь, можно ли заверять нотариально заверенную копию. Такое действие возможно, но оно имеет несколько нюансов.

    Основные особенности подтверждения нотариально заверенной копии бумаги:

  • Когда нотариус заверяет оригинал документа, он подтверждает, что все печати и подписи являются действительными и подлинными. При этом он совершенно не несет никакой ответственности за те печати и подписи, которые расположились на копированном листе. Он только подтверждает, что с оригиналом документа все в норме.
  • При заверке копии с копии нотариус подтверждает только то, что обе бумаги являются идентичными друг другу.
  • На первый взгляд ничего страшного в этих нюансах нет. Но на самом деле разница колоссальная. При помощи повторно заверенной копии с копии документа у вас не получится доказать то, что печать и подпись на документе являются подлинными. Поэтому все равно придется с собой носить оригинал первоначальной копии или оригинал документа.

    В связи с этим не стоит усложнять себе жизнь. Легче найти или восстановить оригинал документа, чем тратить деньги на бесполезную, по сути, процедуру. Оградите себя от лишних вопросов и проблем с выяснением, где оригинал документа или оригинал заверенной копии. Тем более что данная процедура не является бесплатной. Но, как говорится, скупой платит дважды.

    Мазда 3 клуб (Mazda 3 .ru)

    Возможно ли заверить у нотариуса загранпас.

    Васян 02 май 2011

    Такое дело. Где можно нотариально заверить копию загранпаспорта? и возможно ли такое сделать вообще?! Говорят что не заверяют копии загранпаспорта(

    Если кто знает что то помогите!

    Эван 02 май 2011

    Ava 03 май 2011

    Неправда, нотариусы заверяют копии общегражданских паспортов (только что уточнил еще раз у нотариуса). Запрет заверения (практика отказа в заверении) была ранее, несколько лет назад, сейчас не применяется.

    Загранпаспорт не заверяют.

  • Нравится
  • Эван 03 май 2011

    Согласно Положению о паспорте гражданина Российской Федерации Все отметки в паспорте (прописка, семейное положение, воинская обязанность и т.д.) связаны с личностью гражданина. Свидетельствовать верность выписки из паспорта, содержащей только часть сведений о личности гражданина, представляется недопустимым, ввиду нарушения в этом случае целостности всего документа (паспорта), удостоверяющего личность гражданина. В противном случае это не будет отвечать требованиям части второй статьи 77 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате», согласно которой верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов, причем, выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу (с)

    иными словами, заверять можно только документы, в которые впоследствии нельзя внести исправления без нарушения информационной целостности, иначе теряется смысл нотариального заверения в принципе, ведь в паспорт можно проставить другую прописку или штамп о браке, при этом номер паспорта останется старый, а нотариально заверенная копия, которая делается для того чтобы заменить оригинал, уже не будет соответствовать этому оригиналу, но при этом может использоваться. то есть человек развелся, но показывает в соотв-е органы нотариальную копию паспорта в которой он еще состоит в браке и пользуется соотв-ми правами, а это недопустимо.
    вот на этом законном основании нотариусы и отказывают в заверении копий паспортов. хотя, кто-то заверяет доверенности задним числом выданных умершим человеком. всякое бывает.

    Ava

    а почему тогда общегражданский заверяют а загран нет? в чем отличие? или это как нотариусу будет угодно?
    Сообщение отредактировал Эван: 03 Май 2011 — 16:16

      Ava 05 май 2011

    ФЕДЕРАЛЬНАЯ НОТАРИАЛЬНАЯ ПАЛАТА

    ПИСЬМО
    от 26 июля 2006 г. N 937

    В связи с обращением о возможности нотариального засвидетельствования верности копии основного документа, удостоверяющего личность гражданина, — паспорта, сообщаю.
    Проблема, связанная с решением вопроса о возможности свидетельствования нотариусом верности копии паспорта, наиболее остро стояла до вступления в силу Федерального закона от 8 декабря 2003 г. N 169-ФЗ «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу законодательных актов РСФСР» (далее — Закон), что было вызвано разночтением действующего законодательства. Указанный Закон, внеся в часть первую статьи 77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате дополнение, предусматривающее возможность свидетельствования нотариусом верности копий документов и выписок из них, выданных органами государственной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также отменив применение на территории Российской Федерации абзаца первого пункта 3 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», предусматривающего запрещение свидетельствования верности копий паспорта и заменяющих его документов, указанную проблему урегулировал.
    Точка зрения Федеральной палаты о создании Законом правовой базы для свидетельствования нотариусами верности копии паспорта доведена до сведения нотариальных палат субъектов Российской Федерации (исх. N 67 от 21.01.2004).
    Однако в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации о нотариате (статья 5) нотариус независим в своей деятельности и руководствуется исключительно законодательством Российской Федерации, в связи с чем мнение Федеральной нотариальной палаты не может рассматриваться как руководящее указание для частнопрактикующих нотариусов.
    Президент Палаты
    Е.Н.КЛЯЧИН

    Это все практика, практика применения. До сих пор Не все нотариусы свидетельствуют верность копий общегражданских паспортов. Что касается заграничных- опять же это- практика, что их не заверяют. Могу ошибаться, но прямого запрета я не вижу.

    update: узнал у нотариуса одного их логику, почему з/п не заверяют. «не заверяют, так как там есть иностранный текст, + там визы тоже на иностранном, а заверять перевод с перевода — они не будут». Как то так-)
    Сообщение отредактировал Ava: 05 Май 2011 — 16:03

    Антон 15 май 2011

    Копию общегражданского заверить можно.

    Из загран. паспорта нотариуса выписки делают.

    Некоторые нотариусы, насколько мне известно, заверяют загранспаспорта, если в них нет виз.

  • Не нравится
  • Васян 16 май 2011

    Всем большое спасибо за советы и подсказки!

    ВСЕ заверил без проблем. Если вдруг нужен адрес этого нотариуса пишите! Подскажу!

    Антон 16 май 2011

    Давай контакт на всякий случай.
    Правильно ли я понял, что была заверена копия заганпаспорта с уже проставленными визами?

    Нотариусы хуже судей с их внутренним убеждением.
    Сообщение отредактировал Антон: 16 Май 2011 — 16:22

    Васян 17 май 2011

    Давай контакт на всякий случай.
    Правильно ли я понял, что была заверена копия заганпаспорта с уже проставленными визами?

    Нотариусы хуже судей с их внутренним убеждением.

    Копия была заверена в чистом паспорте без виз НО я уточнил и его могли бы заверить с визами)

    Как сделать нотариально заверенную копию паспорта?

    Очень часто людям приходится предъявлять нотариально заверенную копию паспорта. И иногда обычная копия не подойдет.

    Приходится заверять у нотариуса.

    Когда нужно заверять копию паспорта

    Если Вам так удобнее,
    напишите онлайн-консультанту!

    Все консультации бесплатны.

    Это нужно, если:

    1. Вы планируете оформить кредит у кредитной организации.
    2. Если вы решили получить ипотеку.
    3. Когда человек регистрируется как частный предприниматель.
    4. Если вы получаете недвижимость в качестве собственности.
    5. Прописка на определенной территории.
    6. Любые другие важные действия.

    Почему нужно обращаться к нотариусу? Подлинность простой копии порой трудно доказать. Нотариальная же считается подлинной, поскольку при посещении должностного лица вы предоставляете ему оригинал, тем самым предъявляя доказательства.

    Ответственность за правильность данных в заверенной несет нотариус.

    Сколько стоит заверить у нотариуса

    На территории РФ такая услуга будет стоить около 100 рублей. Вы платите отдельно за каждую страницу.

    То есть три самые необходимые страницы паспорта обойдутся вам в 300 рублей. Цена на все документы одинаковая.

    То есть аттестат, свидетельство о рождении и прочие документы также будут стоить по 100 рублей. Цена может также зависит от того, куда обратится гражданин.

    Должностное лицо должно очень внимательно проверить совпадения с подлинником, поскольку именно оно будет нести ответственность за достоверность.

    Как заверить копию паспорта самому

    Сделать дубликат самостоятельно, без участия нотариуса невозможно.

    Поскольку вы не являетесь должностным лицом, то можете только сделать ксерокопию.

    Когда нужно заверить документ, необходимо посетить контору нотариуса.

    В дубликате должно быть указано:

  • место нахождения оригинала;
  • подтверждение о соответствии оригиналу и об отсутствии ошибок;
  • должность работника конторы;
  • подпись;
  • дата операции;
  • печать.
  • Все перечисленные пункты, кроме печати, вы сможете сделать самостоятельно. Именно из-за нее не каждый гражданин может заверять документы.

    Заменяет ли заверенная копия оригинал паспорта?

    Дубликат может полностью заменить оригинал. В случае утери оригинала, ее можно использовать в качестве временного удостоверения.

    Следует быть осторожным. По юридической силе, подобные документы не уступают оригиналам.

    Поэтому при передаче незнакомому лицу или потере, ваше имущество и деньги могут подвергнуться угрозе.

    У мошенника с таким документом появляется огромное количество возможностей. По сути это то же самое, что отдать настоящий ему в руки. Потому убедитесь в том, что он будет храниться в надежном месте, и никто из посторонних не сможет его взять.

    Заключение

    Заверенная копия нужна для важных юридических действий. В обычных случаях подойдет простой ксерокс паспорта.

    Смотрите видео, в котором разъясняются правила заверения документов нотариусом:

    Как сделать нотариально заверенную копию паспорта РФ

    Копия общегражданского паспорта в сегодняшней повседневной жизни россиянина требуется достаточно часто. Во многих случаях нужна не обычная, а заверенная государственным свидетелем копия документа. Заверение копий бумаг – одна из самых востребованных услуг нотариуса. Как заверить копию паспорта? В каких обстоятельствах и ситуациях она может понадобиться?

    Где нужна копия паспорта

    Прежде всего, рассмотрим вопрос, касающийся того, для чего нужна копия паспорта, заверенная нотариусом. Документ может понадобиться в определенных ситуациях, например:

  • при прохождении регистрации ИП;
  • при получении крупного займа в банковском учреждении, оформлении ипотеки;
  • в процессе приватизации квартиры, земельного надела;
  • при регистрации прав собственности;
  • для прочих действий юридического характера.
  • Организации, требующие заверенную копию паспортного документа, получают в некотором роде гарантию того, что оригинал является подлинным. Должностное лицо, уполномоченное на совершение нотариальных действий, заверяя такой документ, обязано произвести проверку личности клиента, аутентичность предъявляемых им бумаг. В результате он несет полную ответственность за подлинность заверенных им копий бумаг.

    Предоставление такого вида копии удостоверения личности может представлять опасность для владельца документа, так как при различных обстоятельствах она часто может использоваться вместо оригинала. Поэтому, если заверенная копия попадет в руки недобросовестного лица, не исключен факт использования ее для реализации мошеннической схемы. Чтобы обезопасить себя от подобных последствий, прежде чем в какую-либо организацию предоставить такого вида бумагу, надо удостовериться в необходимости этого действия. Кроме этого, следует убедиться в том, что требующее документ лицо способно обеспечить его сохранность.

    Как выглядит нотариально заверенная копия паспорта? Это листы, на которых отксерокопированы все страницы оригинала, прошитые нитью, закрепленной подписью и печатью уполномоченного на подобные действия лица. Должны быть представлены также копии и пустых страниц. На последней – нотариус ставит соответствующую отметку. Хотя в государственные учреждения обычно подаются простые (а не нотариально заверенные) копии паспорта (при предъявлении оригинала документа).

    Бесплатная юридическая поддержка по телефону:

    Мск +7 (499) 938-51-06, СПб +7 (812) 425-68-47, РФ 8 (800) 350-83-26 (звонок бесплатен)

    Копии других документов

    В ксерокопии паспорта, заверенной нотариусом, снятой с оригинала, все данные должны быть воспроизведены без нечеткостей и пропусков. Для этого понадобится качественное копировальное устройство. Помимо паспорта, граждане заверяют бумаги, оформленные в ЗАГС, дипломы, справки, правоустанавливающие документы, экспертные заключения. Копия любого документа выполняется (снимается с оригинала) на ксероксе.

    Как и для копии паспорта, для прочих документов важно, чтобы в копируемом изображении четко отпечатались все реквизиты подлинника, текст был разборчивым, печати и подписи – четкими. Если оригинал состоит из нескольких листов, ксерокопия прошивается, а все страницы пронумеровываются. На месте склейки страниц проставляется количество листов. Нотариус ставит свою подпись и удостоверяет ее личной печатью.

    Возникла проблема? Позвоните юристу:

    Перед процедурой заверения копии он должен проверить, не противоречит ли документ российскому законодательству. Кроме того, нотариус не имеет право заверять бумаги с грифом «секретно», те, в которых содержится государственная тайна. Нельзя нотариально заверять медицинскую документацию, которая раскрывает врачебную тайну.

    При подготовке документов для предъявления в госучреждения прежде надо выяснить требования по оформлению копии. Кто, кроме нотариуса, может заверить копию паспорта? Все изданные организацией документы имеет право заверить ее руководитель, а также любое другое уполномоченное лицо. Право заверять копии документов закрепляется в должностных инструкциях, приказах руководителя. Если копия нужна для внутреннего пользования, то к ней применяются общие нормы, утвержденные в конкретной компании.

    А что такое скан паспорта и нужно ли его заверять у нотариуса? Скан – это электронная (не бумажная) копия паспорта, поэтому она не подлежит заверению у нотариуса . При необходимости можно сделать скан-копию полученного у нотариуса документа.

    Процедура оформления

    Один из вопросов, которые надо выяснить перед тем, как обращаться к специально уполномоченному на совершение нотариальных действий лицу, о том, сколько действительна нотариально заверенная копия общегражданского паспорта. В российском законодательстве отсутствует норма, регулирующая срок действия копий документов. Однако если в оригинал паспорта или другой бумаги были внесены изменения, копию также надо сделать новую.

    Стоимость нотариального заверения копии паспорта РФ зависит от многих факторов: региона оформления документа, прейскуранта услуг выбранной для проведения процедуры нотариальной конторы. В столице и Санкт-Петербурге стоимость обычно выше. Так, за указанные нотариальные услуги в надо будет заплатить сумму, исходя из расценки за один лист – 100-150 рублей (расценки актуальны на конец 2018 года).

    Для лиц с государственной принадлежностью к другой стране на территории России требуются копии перевода основных документов. В первую очередь это относится к паспорту. Без этого документа невозможно получить РВП, ВНЖ, устроиться на работу, зарегистрироваться по адресу проживания. В связи с этим, иностранцев заботит, сколько стоит нотариальный перевод паспорта. Обычно нотариус не является сертифицированным переводчиком, поэтому процедура делится на два этапа.

  • Перевод паспорта в компании, занимающейся языковыми переводами.
  • Освидетельствование перевода паспорта в нотариальной конторе.
  • Стоимость перевода и заверения подписи исполнителя работы зависит от того, в каком регионе производятся эти действия, насколько сложный язык и большой объем работы.

    Юридическая сила копии документа

    Любой вид ксерокопии удостоверения личности (заверенной или обычной) предъявляется по требованию в организации и учреждении. Если на копии отсутствуют отметки нотариуса, всегда надо предъявлять оригинал паспорта, чтобы подтвердить его наличие и предоставить возможность сличить данные. У многих граждан неизбежно возникает вопрос по поводу того, является ли копия паспорта документом, удостоверяющим личность.

    Законы и нормы, действующие на сегодняшний день, не предусматривают возможность подтверждение личности граждан России и иностранцев на основании копии паспорта, даже если он заверен по всем правилам нотариата. В судебной практике также нотариально заверенная копия паспорта не признана заменяющей паспорт бумагой.

    Следует отметить также и еще несколько важных моментов. Третья страница общегражданского паспорта российского гражданина имеет защиту в виде специальной пленки с объемным изображением (голограмма). В верхнем правом углу – окружность с обозначением «РФ». Этот элемент в зависимости от угла, под которым его обозревают, изменяет цвет (от красного до зеленого). При копировании документа этот защитный механизм не воспроизводится.

    Перевод паспорта с нотариальным заверением: Видео

    Как заверять копии трудовых книжек с 1 июля 2018 года: образец

    Статьи по теме

    Достаточно часто компании сталкиваются с необходимостью заверять копии трудовых книжек сотрудников. C 1 июля 2018 года правила меняются.

    Активировать пробный доступ к журналу «РНК» или подписаться со скидкой 30%

    С 1 июля 2018 года вступили в силу новые правила для копий трудовых книжек. По задумке чиновников они должны были действовать еще в прошлом году. Однако этого не произошло, и компаниям разрешили следовать как новым, так и старым правилам. Но с 1 июля 2018 года заверять трудовые книжки можно только в соответствии с новыми требованиями. Далее мы рассмотрим образец заверенной копии.

    Скачайте полезные шпаргалки:

    По каким правилам заверять копии трудовых книжек с 1 июля 2018 года

    С 1 июля 2018 года Росстандарт вводит в обращение новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом от 8 декабря 2016 г. за № 2004-ст. Он пришел на смену старому ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденному Госстандартом от 03.03.2003 № 65-ст).

    Новый стандарт касаются правил оформления кадровых документов (справки, заявления, договорные документы и пр.) и документов приказного характера (положения, инструкции, правила, распоряжения и т.д).

    Одно из новых правил ГОСТа 2017 года касается того, как заверить копию трудовой книжки. Теперь вам необходимо будет писать в копии место хранения подлинного документа. Делайте такую запись, как показано на нашем образце. Правило не касается копий, сделанных для нужд самой компании, где работает сотрудник.

    Как заверить трудовые книжки с 1 июля 2017 года

    Заверять копии трудовых книжек с 1 июля 2018 года лучше уже по новым правилам. Согласно этим правилам, большое значение имеет, для каких целей вы делаете копию трудовой книжки: для собственного пользования или по просьбе сотрудника (заинтересованной организации).

    В чем разница в оформлении этих копий, мы покажем вам в таблице, где мы собрали все нововведения. А заполненный образец есть после таблицы.

    Делопроизводство

    Как заверить копию трудовой книжки правильно?

    У каждого официально трудоустроенного гражданина нашей страны есть своя трудовая книжка.

    В этом документе «рассказывается» всё о трудоустройстве сотрудника, а также об имеющемся у него стаже.

    Хотя, в скором времени, предполагается, что книжки будут совсем отменены. Но пока в некоторых организациях может требоваться копия этого документа.

    Для чего нужен этот документ?

    При некоторых обстоятельствах необходима копия этого документа. Например, сотрудник хочет оформить визу или получить кредит по специальной кредитной программе.

    Чтобы копия была принятая требующей её инстанцией, она должна быть заверена по всем действующим правилам. В противном случае, это может стать причиной для отказа в приёме документов.

    Сама трудовая книжка хранится в кадровой службе работодателя. Поэтому просто пойти и снять её копию не получится.

    Работнику нужно направить письменный запрос руководителю предприятия с указанием причины предоставления ему копии.

    Она может потребоваться для:

    • Оформления кредита. Даже небольшую сумму в кредит банк не даст, если не будет подтверждено трудоустройство заявителя.
    • Оформления документов на выезд за пределы нашей страны. Это было обязательно до 2018 года.
    • Оформления на работу по совместительству на другом предприятии.
    • Для ПФР — при назначении пенсии по старости. И хотя получается двойная работа, так как все сведения о стаже будущего пенсионера «хранятся» в ПФР в виде уплаченных за него страховых взносов, сотрудники фонда до сих требуют представления заверенной копии книжки.
    • Получения визы.
    • Для оформления кредита или займа

      Нередко для получения ссуды в банке (даже небольшой суммы) сотрудники банка требуют от заявителя, чтобы он предъявил ему копию его трудовой.

      Для банка достаточно копии, заверенной работодателем. Для этого сотрудник пишет заявление на имя руководителя. Заявитель обязательно должен указать и причину для выдачи ему копии.

      С каждого листа книжки снимается ксерокопия и ставится на нём печать «копия верна». Это делает сотрудник кадровой службы.

      Работодатель же на каждом таком заверенном листе ставит свою подпись, делает её расшифровку, указывает свою должность и ставит печать организации.

      Схематично это выглядит так:

      Для Пенсионного Фонда

      Когда сотрудник достигает определённого возраста, он имеет право на получение пенсии по старости.

      Её назначением занимается ПФР. Среди прочих документов, будущий пенсионер должен представить нотариально заверенную копию трудовой книжки или её оригинал.

      Выдать сотруднику трудовую книжку сотрудник отдела кадров может только при его увольнении. Об этом говорится в п. 35 Правил ведения и учёта трудовых книжек. По другим основаниям трудовая книжка не выдаётся, хотя прямого запрета на это в законе не указано.

      Чтобы её получить, сотрудник пишет официальный запрос руководителю фирмы с просьбой выдать ему на время оригинал книжки для представления в ПФР.

      Пример заявления:

      Как правило, ответственный сотрудник выдаст оригинал, но для этого нужно написать расписку.

      В ней указать:

    • своё ФИО и должность;
    • просьбу о представлении оригинала трудовой книжки
    • причину, для которой нужен именно оригинал. В данном случае, для представления в ПФР при назначении пенсии по старости;
    • срок, на который сотруднику нужна книжка;
    • дату, когда она будет возвращена в отдел кадров;
    • указание на то, что ответственность за сохранность книжки на этот период лежит на самом работодателе.
    • ПФР требует представления им либо оригинала, либо нотариальной копии. Чтобы не терять время, будущий пенсионер может попросить сотрудника ПФР снять копию с трудовой и заверить её печатью ПФР.

      Тогда все законные формальности будут соблюдены.

      Как вести журнал учета трудовых книжек? Узнайте тут.

      Для оформления документов на выезд в другую страну

      До 2018 года для оформления паспорта на выезд из страны гражданин нашей страны должен был представить в миграционную службу копию своей трудовой книжки.

      С 2018 года это обязательное требование при оформлении документа для выезда отменено, хотя указывать в заявлении сведения о своей трудовой деятельности за последние 10 лет необходимо. Таким образом, был упрощён порядок получения загранпаспортов.

      Такой упрощённый порядок действует для документа, который оформляется на 5 лет. Для биометрического загранпаспорта копия трудовой по-прежнему нужна.

      Копия должна быть заверена работодателем.

      Для оформления визы

      Этот документ необходим для оформления визы только в некоторые страны. Например, для оформления визы в Канаду.

      Для стран Европы достаточно представить справку о последних заработках выезжающего. Она оформляется на бланке работодателя, и заверяется его подписью и печатью.

      В справке нужно указать должность заявителя, заработной платы за последние полгода и контактных данных организации.

      Как нужно заверять копию?

      Копия является официальным документом, поэтому и заверять её нужно в полном соответствии с действующими правилами.

      Кто должен это делать?

      Этот документ заверяется руководителем предприятия или нотариусом.

      Когда копия заверяется работодателем, с помощью копировальной техники с каждой страницы делается чёткая копия, которая легко читается. Сотрудник кадровой службы на каждом листе ставит штамп «копия верна». А затем копию уже заверят сам работодатель.

      Все печати, штампы и подписи должны стоять так, чтобы захватывать текст.

      На той странице копии, где есть последняя запись о трудоустройстве, нужно указать, что заявитель до сих пор работает или же «уволен».

      Пример заверения последнего листа книжки:

      Пошаговая инструкция

      Копию можно заверить и несколько другим способом:

    • снять ксерокопию с каждого листика книжки;
    • затем пронумеровать их;
    • сложить их по порядку нумерации;
    • сшить все листы плотными нитками;
    • на последнем листе указать сколько здесь прошитых и пронумерованных листов;
    • здесь же ставиться заверительная подпись и дата, должность лица, который заверил копию и печать организации.
    • Если заявитель не трудоустроен, и оригинал книжки в данный момент находится у него на руках, то нужно просто заверить копию у нотариуса.

      Он должен принести нотариусу саму книжку и копию с неё.

      Правила и регулирующие документы

      Трудовой книжке, как кадровому документу, посвящена ст. 66 ТК РФ.

      В какой форме должны храниться книжки, а также порядок их учета, хранения и способ заполнения установлены Правительством РФ — для этого специально разработано Постановление Правительства РФ от 16. 04. 2003 года № 225 «О трудовых книжках».

      Нужно ли писать заявление или можно попросить копию устно?

      Для получения копии своей трудовой книжки сотрудник должен написать заявление на имя работодателя.

      Заявление пишется в свободной форме, но в нём нужно указать:

    • должность и ФИО руководителя;
    • просьбу выдать ему заверенную копию его трудовой книжки;
    • причину, по которой ему требуется копия;
    • дату составления заявления;
    • подпись и расшифровка.
    • Можно ли восстановить трудовую книжку при утере? Узнайте тут.

      Как оформить трудовую книжку впервые, где и как ее приобрести? Информация — здесь.

      Для разных организаций нужна по-разному заверять копию трудовой сотрудника.

      Для банка:


      При сшивании (последний лист):

      Заверение титульного листа:

      Сколько действительна?

      Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, имеет ограниченный срок действия – всего 1 месяц.

      Нотариально согласованная копия не ограничена сроком использования. Она становится недействительной только в том случае, если в оригинал вносятся новые сведения.

      Всегда ли требуется ли заверение нотариусом?

      Заверять копию трудовой у нотариуса необходимо только для ПФР. В остальных случаях это не обязательно.

      Заключение

      Копия трудовой книжки может потребоваться в различные организации. Для этого она должна быть правильно оформлена и заверена.

      К нотариально заверенной копии документа, как правило, претензий нет. Часто не принимают документ, который заверяется работодателем. Причина – ошибки при заверении.

      Смотрите так же:

      • Штраф на мотоцикл без прав Какое наказание за езду без прав на мотоцикле в 2018? Часто с водителями мотоциклов случаются такие ситуации, когда у них отсутствуют права и по требованию инспектора ГИБДД их предъявить — получается нечего показывать. Это является однозначно нарушением ПДД, […]
      • Транспорт жалобы Общественный транспорт Общественный транспорт Казани По всем вопросам, касающимся транспортного обслуживания, Вы можете обратиться в Комитет по транспорту г.Казани по телефону 292-87-93 или по телефону «горячей линии» 275-30-50. К кому еще можно обратиться […]
      • Кто платил штрафы по 44-фз Штрафы по 44 ФЗ - таблица КоАП с последними изменениями Как известно, 44 Федеральный закон о закупках предусматривает ответственность за несоблюдение его положений, как поставщиками, так и государственными заказчиками при проведении закупок в любой из […]
      • Приказы по дши образец Унифицированная форма № Т-1Утверждена Постановлением Госкомстата Россииот 05.01.2004 № 1Форма по ОКУД МБУ ДО АР «Детская школа искусств г. Аксая» Приказ № 27от 27.06.2017 года 1.Зачислить с 01.09.2017 года в 1 класс фортепианного отделения следующих […]
      • Общая долевая собственность примеры Чем отличаются общая, совместная и долевая собственность? Особенности покупки, уплаты налогов. Решив распорядиться недвижимостью (например, домом или квартирой, где проживает семья из нескольких человек), возникают вопросы: Чем отличаются права совместной […]
      • Выселение квартирантов без договора Порядок выселения квартирантов без договора При сдаче жилья новым квартирантам, как правило, заключается договор об аренде, в котором собственник вместе с квартиросъёмщиками обговаривает все возможные нюансы. Однако если съёмщиками являются какие-либо […]
      • Правила предоставления платных медицинских услуг населению 27 Правовые аспекты оказания платных медицинских услуг населению Платные медицинские услуги представляют собой дополнение к гарантированному законодательством объему бесплатной медицинской помощи гражданам. При этом оказание таких услуг учреждениями […]
      • Если написала заявление на увольнение и узнала что беременна трудовые отношения не продолжаются. А как обстоит дело с беременными женщинами – можно ли уволить беременную женщину на испытательном сроке? Законодатель устанавливает четкую позицию в отношении беременных сотрудниц. Увольнение беременной по инициативе […]