Полномочия участников проекта

Участники проекта (субъекты управления)

Активные участники проекта , как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя являются субъектами управления в системе управления проектами.

Управляет проектом команда проекта, которую возглавляет руководитель (менеджер) проекта.

Участники проекта (Project Stakeholders) – физические лица и организации, непосредственно вовлеченные в проект или чьи интересы могут быть затронуты при осуществлении проекта.

Участники проекта имеют различные уровни ответственности и полномочий при участии в проекте, причем ответственность и полномочия могут меняться на разных этапах жизненного цикла проекта.

Участники могут оказывать положительное или отрицательное влияние на проект.

Положительно влияющие участники — это обычно те, кому выгодно успешное завершение проекта, тогда как отрицательно влияющим участникам успешное завершение проекта представляется нежелательным.

В обязанности менеджера проекта входит управление ожиданиями участников проекта, что может быть достаточно сложно, так как у участников проекта могут быть разные или противоположные цели.

§ 2. Полномочия участников бюджетного процесса

Согласно ст. 6 БК РФ бюджетные полномочия — это уста-новленные БК РФ и принятыми в соответствии с ним правовыми актами, регулирующими бюджетные правоотношения, права и обязанности органов государственной власти, органов местного самоуправления и иных участников бюджетного процесса по регулированию бюджетных правоотношений, организации и осуществлению бюджетного процесса.

В соответствии со ст. 152 БК РФ участниками бюджетного процесса являются: Президент РФ; высшее должностное лицо субъекта РФ, глава муниципального образования; законодательные (представительные) органы государственной власти и представительные органы местного самоуправления; исполнительные органы государственной власти, исполнительно-распорядительные органы муниципальных образований; Центральный банк РФ; органы государственного и муниципального финансового контроля; органы управления государственными внебюджетными фондами; главные распорядители (распорядители) бюджетных средств; главные администраторы (администраторы) доходов бюджета; главные администраторы (администраторы) источников финансирования дефицита бюджета; получатели бюджетных средств.

Правовой статус участников бюджетного процесса, являющихся федеральными органами государственной власти, установлен БК РФ, а также принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами Президента РФ и Правительства РФ.

К полномочиям законодательных (представительных) органов относятся рассмотрение и утверждение бюджетов соответствующего уровня, а также отчетов об их исполнении, осуществление последующего контроля за исполнением соответствующих бюджетов, формирование и определение правового статуса органов, осуществляющих контроль за исполнением соответст-вующих бюджетов.

К полномочиям исполнительных органов государственной власти (исполнительно-распорядительных органов муниципальных образований) относятся обеспечение составления про-екта бюджета (проекта бюджета и среднесрочного финансового плана), внесение его с необходимыми документами и материалами на утверждение законодательных (представительных) органов, разработка и утверждение методики распределения и (или) порядков предоставления межбюджетных трансфертов, обеспечение исполнения бюджета и составление бюджетной отчетности, представление отчета об исполнении бюджета на утверждение законодательных (представительных) органов, управление государственным (муниципальным) долгом.

Полномочиями финансовых органов в бюджетном процессе являются составление проекта соответствующего бюджета (проекта бюджета и среднесрочного финансового плана), представление его с необходимыми документами и материалами для внесения в законодательный (представительный) орган, организация исполнения бюджета, установление порядка составления бюджетной отчетности. Финансовые органы обязаны ежемесячно составлять отчет о кассовом исполнении бюджета.

Основная функция Федерального казначейства в бюджетном процессе заключается в осуществлении бюджетных полномочий по кассовому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы РФ.

Центральный банк РФ, будучи участником бюджетного процесса, совместно с Правительством РФ разрабатывает и представляет на рассмотрение Государственной Думы основные направления денежно-кредитной политики. Кроме названных полномочий Центральный банк РФ обслуживает счета бюджетов, а также осуществляет функции генерального агента по государственным ценным бумагам Российской Федерации.

Отдельные операции со средствами бюджета могут осуществлять кредитные организации. На основании агентского согла-шения они могут привлекаться для осуществления операций по предоставлению и возврату бюджетных кредитов, а в случае от-сутствия учреждений Центрального банка РФ на соответствующей территории или невозможности выполнения ими функций по обслуживанию счетов бюджетов — привлекаться для реализации этих полномочий .

Реализация в бюджетном процессе принципа разделения властей обусловливает разграничение бюджетно-контрольных полномочий между представительной и исполнительной ветвями власти.

Органы государственного, муниципального финансового контроля, созданные законодательными (представительными) органами, осуществляют контроль за исполнением соответствующих бюджетов и готовят заключения на годовой отчет об исполнении соответствующих бюджетов, проводят экспертизы проектов указанных бюджетов, долгосрочных целевых программ и правовых актов бюджетного законодательства РФ.

Участие в бюджетном процессе органов государственного, муниципального финансового контроля, созданных федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов РФ или местной администрацией, заключается в осуществлении предварительного, текущего и последующего контроля за исполнением соответствующих бюджетов бюджетной системы РФ.

Кроме финансово-контрольных органов исполнительной власти в бюджетном процессе принимают участие органы государственного и муниципального финансового контроля, созданные законодательными (представительными) органами власти, а также органы государственного и муниципального финансового контроля, являющиеся федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов РФ, органами (должностными лицами) местных администраций. Полномочия названных органов определяются федеральными законами, законами субъектов РФ, подзаконными нормативными правовыми актами или муниципальными правовыми актами.

Самостоятельными участниками бюджетного процесса выступают главные распорядители и распорядители бюджетных средств.

Главный распорядитель бюджетных средств — это орган государственной власти, орган управления государственным внебюджетным фондом, орган местного самоуправления, орган местной администрации, а также наиболее значимое учреждение науки, образования, культуры и здравоохранения, указанное в ведомственной структуре расходов бюджета, имеющие право распределять бюджетные ассигнования и лимиты бюджетных обязательств между подведомственными распорядителями и получателями бюджетных средств.

Главный распорядитель бюджетных средств обладает широкими полномочиями, в том числе: исполняет соответствующую часть бюджета, утверждает сметы доходов и расходов подведомственных бюджетных учреждений, составляет бюджетную роспись, распределяет лимиты бюджетных обязательств по подведомственным распорядителям и получателям бюджетных средств; обеспечивает результативность, адресность и целевой характер использования бюджетных средств в соответствии с утвержденными ему бюджетными ассигнованиями и лимитами бюджетных обязательств; ведет реестр расходных обязательств, подлежащих исполнению в пределах утвержденных ему лимитов бюджетных обязательств и бюджетных ассигнований; осуществляет планирование соответствующих расходов бюджета, составляет обоснования бюджетных ассигнований; вносит предложения по формированию и изменению сводной бюджетной росписи; определяет порядок утверждения бюджетных смет подведомственных бюджетных учреждений; обеспечивает контроль за соблюдением получателями субвенций, межбюджетных субсидий и иных субсидий условий, установленных при их предоставлении; организует и осуществляет ведомственный финансовый контроль в сфере своей деятельности; формирует бюджетную отчетность в рамках своих полномочий, а также осуществляет иные бюджетные полномочия, установленные бюджетным законодательством.

Важным полномочием главного распорядителя средств федерального бюджета, бюджета субъекта РФ, бюджета муниципального образования является реализация в суде функций представителя ответчика по искам к Российской Федерации, субъекту РФ, муниципальному образованию:

о возмещении вреда, причиненного физическому лицу или юридическому лицу в результате незаконных действий (бездействия) государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц этих органов, по ведомственной принадлежности, в том числе в результате издания актов органов государственной власти, органов местного самоуправления, не соответствующих закону или иному правовому акту;

предъявляемым в порядке субсидиарной ответственности по денежным обязательствам подведомственных бюджетных учреждений.

Распорядитель бюджетных средств — это орган государственной власти, орган управления государственным внебюджетным фондом, орган местного самоуправления, орган местной администрации, бюджетное учреждение, имеющие право рас-пределять бюджетные ассигнования и лимиты бюджетных обя-зательств между подведомственными распорядителями и полу-чателями бюджетных средств. Названный участник бюджетного процесса осуществляет планирование соответствующих расходов бюджета; распределяет бюджетные ассигнования, лимиты бюджетных обязательств по подведомственным распорядителям и (или) получателям бюджетных средств и исполняет соответствующую часть бюджета; вносит предложения главному распорядителю бюджетных средств, в ведении которого находится, по формированию и изменению бюджетной росписи; в случае и порядке, установленных соответствующим главным распорядителем бюджетных средств, осуществляет отдельные бюджетные полномочия главного распорядителя бюджетных средств, в ведении которого находится.

Главный распорядитель и распорядитель бюджетных средств как органы исполнительной власти и должностные лица главного распорядителя и распорядителя бюджетных средств несут ответственность за эффективное и целевое использование выделенных в их распоряжение бюджетных средств.

Неотъемлемыми участниками бюджетного процесса выступают главный администратор, администратор доходов бюджета, а также главный администратор и администратор источников финансирования дефицита бюджета.

Главный администратор доходов бюджета — это определенный законом (решением) о бюджете орган государственной власти, орган местного самоуправления, орган местной администрации, орган управления государственным внебюджетным фондом, Центральный банк РФ или иная организация, имеющие в своем ведении администраторов доходов бюджета и являющиеся администраторами доходов бюджета. Рассматриваемый участник бюджетного процесса: формирует перечень подведомственных ему администраторов доходов бюджета; представляет сведения, необходимые для составления среднесрочного финансового плана и (или) проекта бюджета; представляет сведения для составления и ведения кассового плана; формирует и представляет бюджетную отчетность главного администратора доходов бюджета.

Администратор доходов бюджета — это орган государственной власти, орган местного самоуправления, орган местной администрации, орган управления государственным внебюджетным фондом, Центральный банк РФ, бюджетное учреждение, осуществляющие в соответствии с законодательством Российской Федерации контроль за правильностью исчисления, пол-нотой и своевременностью уплаты, начисление, учет, взыскание и принятие решений о возврате (зачете) излишне уплаченных (взысканных) платежей, пеней и штрафов по ним, являющихся доходами бюджетов бюджетной системы РФ. Данный участник бюджетного процесса: осуществляет начисление, учет и контроль за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью осуществления платежей в бюджет, пеней и штрафов по ним; осуществляет взыскание задолженности по платежам в бюджет, пеней и штрафов; принимает решение о возврате излишне уплаченных (взысканных) платежей в бюджет, пеней и штрафов, а также процентов за несвоевременное осуществление такого возврата и процентов, начисленных на излишне взысканные суммы, и представляет поручение в орган Федерального казначейства для осуществления возврата в порядке, установленном Министерством финансов РФ; принимает решение о зачете (уточнении) платежей в бюджеты бюджетной системы РФ и представляет соответствующее уведомление в орган

Федерального казначейства; в случае и порядке, установленных главным администратором доходов бюджета, формирует и пред-ставляет главному администратору доходов бюджета сведения и бюджетную отчетность, необходимые для осуществления полномочий соответствующего главного администратора доходов бюджета.

Главный администратор источников финансирования дефицита бюджета — это определенный законом (решением) о бюджете орган государственной власти (государственный орган), орган местного самоуправления, орган местной администрации, орган управления государственным внебюджетным фондом, иная организация, имеющие в своем ведении администраторов источников финансирования дефицита бюджета и являющиеся администраторами источников финансирования дефицита бюджета. Данный участник бюджетного процесса: формирует перечни подведомственных ему администраторов источников финансирования дефицита бюджета; осуществляет планирование (прогнозирование) поступлений и выплат по источникам финансирования дефицита бюджета; обеспечивает адресность и целевой характер использования выделенных в его распоряжение ассигнований, предназначенных для погашения источников финансирования дефицита бюджета; распределяет бюджетные ассигнования по подведомственным администраторам источников финансирования дефицита бюджета и исполняет соответствующую часть бюджета; организует и осуществляет ведомственный финансовый контроль в сфере своей деятельности; формирует бюджетную отчетность главного администратора источников финансирования дефицита бюджета.

Администратор источников финансирования дефицита бюджета — это орган государственной власти, орган местного самоуправления, орган местной администрации, орган управления государственным внебюджетным фондом, иная организация, имеющие право осуществлять операции с источниками финансирования дефицита бюджета. Названный участник бюджетного процесса обладает следующими полномочиями: осуществляет планирование (прогнозирование) поступлений и выплат по источникам финансирования дефицита бюджета; осуществляет контроль за полнотой и своевременностью поступления в бюджет источников финансирования дефицита бюджета; обеспечивает поступления в бюджет и выплаты из бюджета по источникам финансирования дефицита бюджета; формирует и представляет бюджетную отчетность; в случае и порядке, установленных соответствующим главным администратором источников финансирования дефицита бюджета, осуществляет отдельные бюджетные полномочия главного администратора источников финансирования дефицита бюджета, в ведении которого находится.

Непосредственное использование бюджетных средств и исполнение бюджетных обязательств осуществляются получателем бюджетных средств. Получатель бюджетных средств (получатель средств соответствующего бюджета) — это орган государственной власти, орган управления государственным внебюджетным фондом, орган местного самоуправления, орган местной администрации, находящееся в ведении главного распорядителя (распорядителя) бюджетных средств бюджетное учреждение, имеющие право на принятие и (или) исполнение бюджетных обязательств за счет средств соответствующего бюджета. Названный участник бюджетного процесса: составляет и исполняет бюджетную смету; принимает и (или) исполняет в пределах доведенных лимитов бюджетных обязательств и (или) бюджетных ассигнований бюджетные обязательства; обеспечивает результативность, целевой характер использования предусмотренных ему бюджетных ассигнований; вносит соответствующему главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств предложения по изменению бюджетной росписи; ведет бюджетный учет либо передает на основании соглашения это полномочие иному государственному (муниципальному) учреждению (централизованной бухгалтерии); формирует и представляет бюджетную отчетность получателя бюджетных средств соответствующему главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств.

Перечисленные полномочия участников бюджетного процесса не являются исчерпывающими, поскольку БК РФ допускает предоставление им дополнительных прав и возложение на них иных обязанностей. Основным условием расширения правового статуса участников бюджетного процесса является установление дополнительных полномочий актами бюджетного законодательства.

Участники проекта

Участники проекта (project stakeholders) – физические и юридические лица, чьи интересы связаны с реализацией проекта. В зависимости от типа проекта может быть от одного до нескольких десятков или даже сотен участников (рис. 2.7).

Рис. 2.7. Участники крупного проекта

Перечислим основных участников проекта.

1. Инвестор – субъект инвестиционной деятельности, осуществляющий вложения собственных, заемных или привлеченных средств в форме инвестиций и обеспечивающий их целевое использование. В качестве инвестора могут выступать:

– органы, уполномоченные управлять государственным и муниципальным имуществом и муниципальными правами;

– граждане, предприятия, объединения предпринимателей и другие юридические лица;

– иностранные физические и юридические лица, государства и международные организации.

Внутри организации функции инвестора проекта выполняет спонсор, обычно относящийся к руководству компании, выделяющий ресурсы для проекта и влияющий на формирование проектной команды.

2. Заказчик – физическое или юридическое лицо, которое получает результат реализации проекта. В качестве заказчика могут выступать инвесторы, а также любые другие физические и юридические лица, уполномоченные инвесторами осуществлять реализацию проекта, не вмешиваясь при этом в деятельность других участников проекта, если иное не предусмотрено договором между ними. В том случае, если заказчик не является инвестором, он наделяется правами владения, пользования и распоряжения результатами проекта на период и в пределах полномочий, установленных договором и в соответствии с российским законодательством.

3. Пользователь проекта использует продукт, созданный в результате реализации проекта, пользователем проекта может быть инвестор, а также другие физические и юридические лица, государственные и муниципальные органы и международные организации, для которых создается проект.

4. Руководитель (менеджер) проекта – отвечает за управление проектом и несет ответственность за его результаты. Как правило, в крупных проектах полномочия и обязанности руководителя и менеджера разделяются. Менеджер проекта осуществляет оперативное управление, высвобождая время руководителю для осуществления стратегических функций, но не снимая с него общей ответственности за результаты.

К основным обязанностям менеджера проекта относятся:

• обеспечение взаимодействия и оптимального использования ресурсов проекта;

• обеспечение руководителя проекта сжатой информацией, дающей возможность оперативного контроля за реализацией проекта, ресурсами и приоритетами;

• составление сбалансированных планов, отвечающих целям проекта;

• организация сбора информации о ходе работ по проекту и составление отчетов о состоянии проекта.

5. Команда проекта – группа специалистов, работающих над реализацией проекта, представляющих интересы различных участников проекта и подчиняющихся управляющему проектом.

К другим участникам, имеющим интересы в данном проекте (стейкхолдерам), могут относиться поставщики, подрядчики, консультанты, руководство материнской организации и другие лица. Внутри организации заинтересованными сторонами могут выступать ее работники, если проект предполагает проведение организационных изменений.

Следует учитывать, что между заинтересованными сторонами могут возникать конфликты интересов, которые приводят к неэффективной реализации проекта, а иногда и к его закрытию на ранних стадиях (рис. 2.8).

Рис. 2.8. Цели проекта и конфликт интересов участников

Неполнота выявления заинтересованных сторон и учета их интересов является важным фактором, имеющим негативное влияние на ход и результаты реализации проекта. Поэтому следует уделять внимание:

– идентификации отдельных лиц, групп, организаций, интересы которых проект может затронуть;

– определению их основных ключевых проблем, точек столкновения интересов, ограничений и возможностей;

– изучению имеющихся материалов, проведению дополнительных исследований, контактов и обсуждений с заинтересованными сторонами.

Крупный добывающий холдинг – градообразующее предприятие – запланировал проект по снижению затрат. Целевые показатели менеджеров высшего звена полностью зависели от реализации этого проекта. Это было требованием ключевых акционеров. Проект предполагал сокращение 400 рабочих мест, чтобы улучшить коэффициент сменности и долю трудозатрат в стоимости готовой продукции.

Одновременно, профсоюз сотрудников проводил переговоры о повышении заработной платы. Переговоры привели к увеличению оплаты на 15%.

По демографической ситуации в регионе сокращение 400 рабочих мест ухудшает материальное положение 1600 человек. В конфликт вмешалось государство.

Ожидая повышения заработной платы, поставщики товаров и услуг для домашнего потребления в среднем повысили цены на 7-10%.

Как правило, участники проекта выполняют различные функции на разных стадиях проектного цикла, и их роль в реализации проекта тоже может меняться в зависимости от этапа.

Не уходите!

БЛОГ ПРОЕКТНОЙ ПРАКТИКИ

Участники проектов

Участники проекта – физические и\или юридические лица, которые непосредственно вовлечены в реализацию проекта, либо чьи интересы могут быть затронуты при осуществлении проекта.

По степени вовлеченности в проект можно выделить три группы участников:

Оцените свои потенциал в управлении проектами

Как правило, основными участниками проекта являются:

Заказчик — сторона, заинтересованная в осуществлении проекта и достижении его целей. Будущий владелец результатов проекта. Заказчик определяет основные требования к результатам проекта, обеспечивает финансирование проекта за счет своих или привлекаемых средств, может заключать контракты с основными исполнителями проекта.

В компании, инициировавшей проект, могут выделяться роли инициатора и/или спонсора (куратора) проекта.

Инициатор проекта – это сотрудник, который идентифицирует потребность в проекте и вносит «предложение» об инициации проекта. Этот человек может быть представителем любого функционального подразделения или уровня внутри или вне организации.

Спонсор (куратор) проекта — сотрудник (как правило, руководитель высшего звена) организации, реализующей проект, который курирует проект со стороны организации (владельца проекта), обеспечивает общий контроль и поддержку проекта (финансовые, материальные, человеческие и другие ресурсы). Спонсор (куратор) проекта отвечает за достижение проектом конечных целей и реализацию выгод для организации. Спонсор проекта несет ответственность перед генеральным директором/ президентом или перед управляющим советом.

Спонсор проекта назначает менеджера проекта и обеспечивает ему необходимую поддержку.

Менеджер проекта (руководитель проекта)- лицо, ответственное за управление проектом. Менеджер проекта несет ответственность за достижение целей проекта в рамках бюджета, в срок и с заданным уровнем качества.

Руководитель проекта обеспечивает ежедневное управление проектом, командой проекта, в разрезе всех основных управленческих функций (управление по срокам, затратам, рискам и др.). В зависимости от размера проекта, менеджер проекта может получать поддержку со стороны администратора проекта, или команды поддержки (офиса проекта).

Возможными участниками проекта в зависимости от его типа, вида, сложности и масштаба могут быть:

Инвестор — сторона, вкладывающая инвестиции в проект, например, посредством кредитов. Если инвестор и заказчик не являются одним и тем же лицом, то в качестве инвесторов обычно выступают банки, инвестиционные фонды и другие организации.

Контрактор (генеральный контрактор) – сторона или участник проекта, вступающий в отношения с заказчиком, и берущий на себя ответственность за выполнение работ и услуг по контракту – это может быть весь проект или его часть.

Субконтрактор – вступает в договорные отношения с контрактором или субконтрактором более высокого уровня. Несет ответственность за выполнение работ и услуг в соответствии с контрактом.

Поставщики — субконтракторы, осуществляющие разные виды поставок на контрактной основе – материалы, оборудование, транспортные средства и др.

Органы власти – стороны выдвигающие и поддерживающие экологические, социальные и другие общественные и государственные требования, связанные с реализацией проекта.

Потребители конечной продукции – юридические и физические лица, являющиеся покупателями и пользователями результата проекта, определяющие требования к производимой продукции и оказываемым услугам, формирующие спрос на них.

Менеджер проекта – ключевая фигура в управлении проектом

Основная сила проектной концепции управления заключается в делегировании власти и возложении ответственности за достижение целей на определенных руководителях — менеджере проекта и ключевых членах команды управления проектом.

Ответственность и состав полномочий менеджера проекта определяется контрактом с Заказчиком и/или уставом проекта (для внутренних проектов).

Руководитель проекта обычно выполняет следующие функции:

Менеджер проекта должен понимать и уметь анализировать интересы ключевых участников и особенности окружения проекта.

Команда проекта и команда управления проектом

Для достижения целей проекта менеджер создает специальные организационные структуры: команду проекта и команду управления проектом. Успех всего проекта во многом зависит от эффективности функционирования данных организационных структур.

Команда проекта – временная организационная структура, объединяющая отдельных специалистов, группы и/или организации, привлеченные к выполнению работ проекта и ответственные перед руководителем проекта за их выполнение.

Команда проекта создается целевым образом на период осуществления проекта. Она может включать как внутренних, так и внешних исполнителей и консультантов. Существуют разные подходы к формированию команды проекта (например, матричные структуры), отличающиеся по формам привлечения исполнителей и реализации власти менеджера проекта.

Команда управления проектом объединяет членов команды проекта, которые непосредственно вовлечены в управление проектом и принятие управленческих решений. От умения менеджера проекта определить и привлечь к руководству проектом необходимых специалистов зависит снижение рисков проекта и потенциальных проблем.

Менеджеры и члены команды (исполнители) отчитываются перед менеджером проекта и несут ответственность за реализацию запланированных работ и результатов (ответственность может варьироваться от отдельного выделенного результата (документа, решения) до завершенного подпроекта). Важно с самого начала суммировать опыт всех членов команды для решения возможных проблем проекта. В крупных проектах, менеджер проекта может собрать небольшую команду ключевых сотрудников, каждый из которых отвечает за собственную подкоманду (структурированную по пакетам работ или по подпроектам).

Необходимо, чтобы каждый сотрудник, работающий на проекте, имел четко определенные:

Проектный офис

В крупных проектах могут выделяться администратор и офис проекта, оказывающие поддержку менеджеру проекта по сбору и обработке информации и выполнению управленческих функций.

Проектный офис — это специализированная (физическая или виртуальная) организационная структура, предназначенная для поддержки осуществления проектов на разных уровнях управления в организации.

«Проектный офис может оперировать в широком диапазоне задач, начиная от поддержки менеджеров проектов в форме тренингов, программного обеспечения, шаблонов, и вплоть до несения ответственности за результаты проекта» (PMBoK).

В зависимости от вида и назначения проектный офис может занимать соответствующее положение в организационной иерархии, как на уровне близком к руководству компании, так и на уровне руководства отдельных крупных подразделений.

Офисы поддержки отдельных проектов или программ довольно часто создаются для масштабных, сложных проектов и программ с целью централизации и оптимизации процессов управления проектом и подпроектами. Подобные проектные офисы (штабы проектов) являются частью систем управления конкретными проектами и их необходимость, как правило, не вызывает сомнений. Функции офиса могут включать интеграцию календарных и финансовых планов подпроектов, обеспечение контроля и координации деятельности менеджеров подпроектов, поддержку коммуникаций, документооборота, управление изменениями и контроль качества.

Проектные офисы на уровне отдельных подразделений организации также встречаются довольно часто. Проектные офисы такого типа распространены в крупных корпорациях и государственных организациях на уровне подразделений, выполняющих значительное количество собственных проектов или значительные объемы работ в корпоративных проектах (например, Департамент информационных технологий, Департамент капитального строительства) с целью обеспечения многопроектного планирования, оптимизации распределения и координации собственных ресурсов, участвующих в различных проектах.

Опыт показывает, что наиболее сложным, с точки зрения создания и внедрения, является корпоративный проектный офис (КПО). В то же время, именно создание корпоративного проектного офиса позволяет в полной мере реализовать преимущества применения проектных подходов управления на корпоративном уровне.

Корпоративный проектный офис может обеспечивать реализацию как функций поддержки и развития корпоративной системы управления проектами:

так и непосредственно реализовывать управленческие функции, включая:

Планирование человеческих ресурсов проекта

Закрепление функций и полномочий в проекте

Ранее в разделе, посвященному формированию устава проекта, мы уже кратко описывали характер ролей и основные должностные инструкции членов группы управления проектом. В данном же разделе мы подробно рассмотрим этот аспект и сформируем более детальный список функций и полномочий для каждой из упомянутых ниже ролей.

Куратор проекта (спонсор) — проектная роль должностного лица, отвечающего за стратегическое управление ходом реализации проекта. Куратор принимает решение по стратегическим вопросам проекта, осуществляет утверждение основных изменений в объеме работ , сроках, этапах, в бюджете проекта, находящихся вне компетенции руководителя проекта. Как правило, куратором проекта (спонсором) является менеджер высшего звена организации.

  • общее руководство ходом реализации проекта;
  • обеспечение выделения необходимых ресурсов для выполнения проекта, обеспечение финансирования работ;
  • рассмотрение и утверждение регламентирующих документов, необходимых для организации и выполнения проекта;
  • получение и анализ сводной отчетности о ходе реализации проекта;
  • управление изменениями базовых параметров проекта и решение проблем, находящихся вне компетенции руководителя проекта.
  • утверждение целей проекта;
  • согласование назначения руководителя проекта;
  • утверждение общего плана и бюджета проекта;
  • получение от руководителя проекта сводной отчетности о ходе его выполнения;
  • принятие принципиальных решений при возникновении критических изменений, влияющих на сроки, стоимость и качество результатов проекта.
  • Руководитель проекта — проектная роль должностного лица, ответственного за управление проектом. Руководитель проекта непосредственно отвечает за достижение целей проекта в рамках выделенного бюджета, в соответствии с плановыми сроками осуществления проекта и с заданным уровнем качества.

  • формирование команды проекта и команды управления проектом;
  • планирование, организация и контроль выполнения работ по достижению целей проекта с требуемыми качеством, затратами и в заданный срок;
  • распределение ресурсов проекта и организация взаимодействия команды проекта в процессе его выполнения;
  • организация взаимодействия с заказчиком и обеспечение всех необходимых коммуникационных связей с другими участниками проекта;
  • учет фактических затрат ресурсов по исполнению проекта;
  • формирование и предоставление куратору отчетности по проекту.
  • назначение задач команде проекта (отдельным ее членам) и контроль их выполнения;
  • требование от команды проекта выполнения своих ролевых функций;
  • подтверждение или отклонение отчетов о фактических затратах исполнителей проекта;
  • обоснование необходимости и запрос куратору проекта на выделение дополнительных ресурсов на проект;
  • обращение к куратору за поддержкой в случае необходимости.
  • Архитектор системы — проектная роль должностного лица, отвечающего за предметную область проекта. Архитектор системы подчиняется непосредственно руководителю проекта.

    Архитектор системы непосредственно отвечает за разработку информационной системы в соответствии с плановыми сроками проекта и с заданным уровнем качества.

    На роль архитектора системы назначается специалист, наиболее компетентный по внедряемой информационной системе. Архитектор системы должен знать методологии и технологии построения ИС, стандарты и нормативные документы в области проектирования и создания ИС, разработки и оформления технической документации.

  • определение состава, продолжительности и технологии выполнения работ по разработке и внедрению информационной системы;
  • определение ресурсов, которые необходимы для разработки и внедрения ИС в рамках, заданных условиями проекта;
  • определение квалификационных требований и состава рабочих групп специалистов по направлениям деятельности, распределение их по задачам, организация работ и верификация результатов в процессе реализации проекта;
  • обеспечение целостности функциональной архитектуры внедряемой информационной системы;
  • организация подготовки, согласования и утверждения всей технической документации, необходимой для создания ИС в рамках проекта;
  • планирование и согласование фактических трудозатрат специалистов при исполнении проекта;
  • формирование и предоставление руководителю проекта необходимой отчетности;
  • анализ хода выполнения и промежуточных результатов создания ИС;
  • организация, проведение и документирование процедур передачи заказчику разработанной ИС.
  • участие в календарном планировании работ по созданию ИС;
  • назначение задач рабочим группам проекта и контроль их выполнения;
  • требование от исполнителей качественного выполнения порученных задач и своевременной информации о возникающих проблемах;
  • обоснование необходимости и запрос руководителю проекта на выделение дополнительных ресурсов на проект.

Администратор проекта — проектная роль должностного лица, отвечающего за информационное обеспечение руководителя проекта, организацию и ведение документооборота по проекту. Администратор проекта функционально закрепляется за конкретным проектом и подчиняется непосредственно руководителю проекта.

  • обеспечение руководителя проекта структурированной информацией, дающей возможность контроля проекта, планов, ресурсов и приоритетов;
  • ведение протоколов совещаний;
  • обеспечение своевременной подготовки, движения и архивации документов по проекту.
  • передача и получение от участников проекта необходимой документации по проекту;
  • контроль соблюдения участниками проекта установленной системы документооборота;
  • требование от конкретных исполнителей по проекту оперативной информации и отчетов о ходе работ по проекту.
  • Для того чтобы закрепить функции и обязанности по проекту, составляют ролевые инструкции или положение по проектной роли . В ролевой инструкции должно быть определено следующее:

  • какие цели стоят перед сотрудником, назначенным на данную роль;
  • кому подчиняется сотрудник, назначенный на ту или иную роль;
  • каковы его функции, обязанности, полномочия .
  • Крайне важное замечание, высказываемое многими экспертами, состоит в том, что определение ролей и ответственности в проекте должны производиться с учетом факторов внешней среды предприятия. В табл. 6.3 приведены примеры возможного влияния организационных, технических, межличностных, политических и прочих факторов на процесс планирования команды проекта.

    Роль Спонсора/Куратора проекта

    Москва, 9 марта, 2005.

    Вступление

    Все большее количество руководителей проектов начинают понимать важность участия в проекте заинтересованного и «пробивного» спонсора, или куратора проекта. Например, руководители Проектных офисов, которые имели опыт ведения проектов как с участием спонсора, так и без него, всегда поставят эффективное кураторство проекта в качестве критического фактора успеха. Однако многие менеджеры проектов, особенно с небольшим опытом, совершенно не представляют, насколько сильно может отличаться работа в проекте, который эффективно курируется. Чаще всего важность подобного участия указывается в безличном виде «поддержки руководства».

    Кто должен быть спонсором проекта?

    Термин «спонсор» часто ошибочно относят к тому, кто инициировал проект (подал заявку на него), либо к тому, кто поддерживает проект и ли желает ему успеха, однако не обладает при этом необходимым уровнем административного влияния в корпорации. По логике, спонсор проекта — это человек, который одновременно желает успешного завершения проекта, а также ответственен за те бизнес-единицы компании, которые затрагиваются данным проектом. Ну а если совсем вкратце, то спонсор — это человек, который принимает решения.

    Будучи членом правления компании или исполняющим менеджером, спонсор обычно ведет проект, предоставляет ресурсы для него, и контролирует внедрение его результатов в те бизнес-процессы или отделы, которые входят в сферу влияния проекта. Таким образом, этому человеку просто необходимо обладать достаточным влиянием в корпорации, равным или превышающим непосредственные рамки работ проекта.

    Заметим, что спонсор всегда упоминается в единственном числе, а не во множественном. Ко-спонсорство не рекомендуется, поскольку может повлиять на возникновение конфликта интересов и таким образом поставить под вопрос успех проекта.

    Как назначается спонсор?

    Данный процесс зависит от организации. Чаще всего спонсора назначает то же лицо или круг лиц, которые утверждают решение о начале проекта или расставляют приоритеты в проектном портфеле фирмы.

    Для больших проектов, которые влияют на множество областей деятельности организации, самым лучшим спонсором будет Генеральный директор. Но, поскольку Ген. директора, как правило, не имеют достаточно времени для курирования проекта, может быть назначен исполняющий спонсор. Человек в этой роли должен обладать правом принятия решений и действовать на уровне руководства компании во всех вопросах кураторства. Специфика подобных решений предусматривает согласование ответственности между двумя людьми, однако все участники проекта должны понимать разницу и временную роль исполняющего спонсора проекта в сравнении с настоящим спонсором.

    Что делает спонсор?

    Вместе с теми, кто утверждает решения по проекту, спонсор делает следующее:

    • Устанавливает приоритет проекта;
    • Предоставляет ресурсы;
    • Утверждает уровень приоритетности ресурсов.
    • Финализирует и утверждает любые изменения, цели проекта, содержание проекта, и критерии успеха проекта;
    • Контролирует ситуацию с выделением достаточного времени и ресурсов, необходимых команде проекта для достижения нужного результата;
    • Предоставляет информацию о цели проекта и его пользе (value) руководству компании;
    • Назначает отдельные ресурсы, находящиеся в общем использовании, либо содействует в участии в работах топ-менеджмента, если это необходимо;
    • Поддерживает изменения, происходящие в департаментах, затронутых проектом;
    • Участвует в ключевых аудитах и принятии результатов проекта;
    • Принимает ключевые бизнес-решения в проекте;
    • Управляет разрешением вопросов, могущих повлиять на успех проекта.
    • Даже если спонсор выполняет только эти обязанности, бизнес шансы проекта стать успешным возрастают многократно. И еще одно наблюдение о спонсоре и его обязанностях: если возникает вопрос о пользе проекта для компании или шансах на его успешное завершение, спонсор является как раз тем человеком, который должен вынести подобные вопросы на рассмотрение руководства и сделать рекомендацию. Это, конечно же, незавидное положение, однако в таких случаях именно спонсор должен выступить вперед и сказать свое слово.

      Наиболее проблематичная же ситуация — это не иметь спонсора проекта вообще, либо когда спонсором выступает не тот человек (что обычно означает недостаточный уровень влияния в организации). Бывает и наоборот: спонсором выбирается такой человек, у которого масса ответственности и который слишком занят, для того чтобы заниматься одним проектом. Поэтому, при выборе спонсора необходимо соблюдать разумный баланс.

      Одно является неоспоримым фактом — эффективный спонсор проекта может многократно облегчить работу руководителя Проектного офиса, а также повысить шансы на успех проекта.

      * * *

      «Роль спонсора (директора, куратора) чрезвычайно важна для успеха любого проекта», — отмечает Александр Кутузов, PMP, управляющий партнер компании IT Expert. «Основная его роль – решать вопросы, выходящие за рамки полномочий руководителя проекта (ресурсные конфликты и обеспечение проекта, конфликты приоритетов в проекте, высокоуровневые отношение с Заказчиком). Конечно же, в проекте возникают вопросы, которые выходят и за рамки полномочия самого спонсора (если он не генеральный директор). В этом случае, обязанность спонсора состоит в эскалировании вопроса на необходимый для принятия решений уровень.

      Одна из важнейших характеристик эффективного спонсора проекта — крайняя заинтересованность в успехе проекта. Ситуация, в которой спонсор формально выполняет свои обязанности, но не заинтересован в результате проекта, может быть гораздо хуже той, когда спонсор в явном виде не назначен. В этом случае, вместо реальной помощи, руководитель проекта может получить дополнительную преграду для решения вопросов.

      Во всех наших проектах, где мы предоставляем услугу внешнего управления проектами (т.е. управляем проектами Заказчика) одним из обязательных требований для начала работ является назначение Заказчиком спонсора проекта. Его поиск иногда бывает достаточно сложным, но все усилия многократно окупаются, когда найден эффективный, заинтересованный в результатах проекта спонсор».

      ———————————————————————————
      * Отрывок (перевод) из статьи Joan Knutson «The Project Sponsor Role: Committed, Clear, and Connected», полный текст статьи — в журнале The Chief Project Officer.

      Подготовлено Аналитической службой IT Expert

      Участники проекта, их функции и полномочия

      Участники проекта – физические лица и организации, которые непосредственно вовлечены в проект или чьи интересы могут быть затронуты при осуществлении проекта.
      Четко определить полный состав участников проекта часто бывает достаточно сложной задачей. Если состав и содержание работ и функций по управлению проектом от случая к случаю остается относительно постоянным, то состав участников проекта, их роли, функции, обязанности и полномочия могут меняться в каждом конкретном случае.
      Состав участников проекта, их роли, функции, полномочия, ответственности и обязанности зависят:
      • от типа, вида, масштаба и сложности проекта
      • от того, на какой стадии/фазе ЖЦ находится проект в данный момент времени.

      Можно выделить основные роли участников проекта:
      1.заказчик – главная сторона, заинтересованная в осуществлении проекта и достижении его целей. Заказчик определяет основные требования к проекту, обеспечивает финансирование проекта за счет своих или привлекаемых средств, заключает контракты – это будущий владелец.
      2.инициатор – сторона являющаяся автором проекта.
      3.инвестоы – участник, обеспечивающий финансирование, материальные, человеческие и другие ресурсы для осуществления проекта:
      — комм. и неком. организации, юр.лица;
      — физ.лица

      4.руководитель проекта (главный менеджер проекта) – физическое лицо, которому заказчик и инвестор делегируют полномочия по управлению проектами Управляющий проектом несет ответственность за достижение целей проекта в рамках выделенного бюджета, в соответствии с плановыми сроками осуществления проекта и с заданным уровнем качества. Управляющий проектом обычно выполняет следующие функции:
      — формирует команду проекта
      — разрабатывает план проекта и обеспечивает достижение требуемых результатов
      — разрешает межличностные конфликты
      — разрешает вопросы распределения ресурсов на всех уровнях организации
      — проводит переговоры
      — устанавливает все необходимые коммуникационные связи

      5.команда проекта – специфическая организационная структура, возглавляемая руководителем проекта и создаваемая на период осуществления проекта.

      Смотрите так же:

      • Пени за неуплату подоходного налога Штраф за неуплату НДФЛ lori-0007107499-bigwww.jpg Похожие публикации Все работодатели (организации и ИП), являясь налоговыми агентами, должны начислять, удерживать и перечислять НДФЛ с доходов, выплаченных своим работникам. Очень важно делать это […]
      • Закон о ремонте фасада Изменения в законе о капремонте многоквартирных домов в РФ До недавнего времени проживавшие в многоквартирных домах граждане не задумывались над вопросами ремонта помещений общего пользования (подъездов, подвалов, чердаков), полагая, что эту функцию должно […]
      • Амнистии штрафов гибдд Амнистии штрафов гибдд В Госдуме предложили объявить амнистию по всем неоплаченным штрафам ГИБДД в связи с недавним сбоем, из-за которого тысячи законопослушных граждан оказались числящимися в неплательщиках. Об этом сообщает «Коммерсант». Поводом для […]
      • Копия трудовой при увольнении Образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем Копия трудовой книжки может понадобиться человеку во многих случаях, например, для получения ипотечного кредита или загранпаспорта. Но для того чтобы она имела юридическую силу, ее нужно заверить в […]
      • Форма приказа о расширении зоны обслуживания Примерная форма приказа о поручении дополнительной работы путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ (подготовлено экспертами компании "Гарант") Приказ о поручении дополнительной работы путем расширения зон обслуживания, увеличения объема […]
      • Опасный груз новые правила Новые правила перевозки опасных грузов Какие законодательные акты регулируют перевозки опасных грузов? Какие документы необходимо оформить для перевозки опасного груза? Правила перевозки опасных грузов 2012 года во многом совпадают с правилами перевозки […]
      • Алименты двум женам на двоих детей Заявление об уменьшении размера алиментов двум женам Здравствуйте! Прошу помочь разобраться в следующей ситуации. Я плательщика алиментов 4 детям от двух разных браков. В первом браке одной дочери исполнилось 18, второй 5 лет, но по этому исполнительному […]
      • Как получить жилищную субсидию госслужащему Субсидии госслужащим на приобретение жилья в 2018 году Субсидия госслужащим на приобретение жилья представляет собой вид государственной поддержки, которая предоставляется работникам гражданской службы один раз и позволяет им стать собственниками жилого […]