Правила хранения архив

Содержание:

Для чего нужно архивное хранение документов?

Законодательная база

Хранение материалов в архивах обуславливается следующими документами:

  • Закон «Об архивном деле», который был принят в 2004 году;
  • Одобренные правила Российского архива, начиная с 2002 года;
  • Указание №558, которое имеет силу с 2010 года;
  • Приказ Министерства финансов №105.
  • Мероприятия по организации хранения архивных данных

    В архиве могут храниться государственные, бухгалтерские, и другие виды документов. Данные могут храниться в архивах определенный период времени. Для того чтобы узнать, сколько может храниться в архиве тот или иной документ, необходимо посетить сервис, который называется «Архивист Online». Здесь документы ищутся на основе трех основных параметров. Стоит отметить, что документы можно хранить не только в рукописном виде, но и в виде электронного файла.

    Как правило, любой документ в архиве храниться не более пяти лет. Но бывают такие документы, которые хранятся вечно, то есть не подлежат утилизации. Это могут быть документы, в которых указана информация о людях, которые работали на том или ином месте несколько лет назад. На бухгалтерские документы распространяется отельное правило: хранение таких бумаг может превышать десять лет.

    Когда предприятие ликвидируется, то владелец обязан передать все данные о компании в частный или государственный архив. Это обязательное условие, без которого невозможно ликвидировать предприятие. Дело в том, что окончательную ликвидацию предприятия фиксирует акт. Но он не будет подписан, если данные не передадут в архив. Никто не имеет права забрать у хозяина предприятия документы до тех пор, пока оно работает. Однако если наблюдается распад организации, то государство берет на себя обязанность сохранности документации.

    Когда организовывают архив?

    Запрещается обустраивать архивы в зданиях, которые не соответствуют пожарной безопасности. Это деревянные постройки. В помещении должна быть соответствующая атмосфера: не должно быть влаги, печного отопления. Все это может стать причиной порчи данных.

    Чаще всего архивные здания стоят отдельно от других помещений. Нельзя обустраивать рядом с архивом места общественного питания. Кроме того, нельзя размещать рядом предметы и приборы, которые могут стать причиной пожара.

    При выборе помещений для архивов нужно иметь в виду, что все хранилища делятся на:

  • архивы временного хранения данных;
  • архивы с документами, которые используются очень часто;
  • архивы долгого хранения документов;
  • помещения, где работают архивные сотрудники.
  • Функции архивов

    Каждый архив обладает определенными функциями. Итак, перечислим их.

  • Создание списков сотрудником архива. В списке отмечается, к какому структурному подразделению относится организация.
  • Прием документов от любых организаций.
  • Постоянное ведение отчетности о сохранности данных, которые хранятся.
  • Своевременное оповещение лиц, передавших документы на сохранение, о сохранности данных.
  • Ведение отчетности, которая показывает, для каких целей использовался тот или иной документ.
  • Постоянный контроль по заполнению документов.
  • Постоянное повышение квалификации архивных сотрудников.
  • Сколько хранятся документы в архиве?

    Существуют определенные нормативные акты и законодательство, согласно которому тот или иной документ имеет свой срок хранения в архиве. К примеру, документы, которые несут в себе информацию о финансовых отсчетах, могут храниться в архивах более десяти лет.

    Существует целый ряд документов, которые могут храниться более 10 лет:

  • отчетность бухгалтера о работе предприятия за год;
  • декларации о налогах;
  • книги учетов техники безопасности на предприятии каждого сотрудника;
  • статистика, которая формируется на предприятии в течение года.
  • Существуют документы, срок хранения которых не превышает пяти лет. Это:

  • отсчеты предприятия по деятельности за квартал;
  • планы счетов предприятия;
  • книги, в которых записаны все покупки, совершаемые компанией;
  • первичные документы;
  • журнал о выдаче заработной плате сотрудникам;
  • документы о дебиторской задолженности;
  • данные об инвентаризации предприятия;
  • прочая документация, которая каким-либо образом связана с работой предприятия и его сотрудниками.
  • В архивах могут храниться документы, которые запрещается уничтожать до 75 лет.

    Учет и хранение документов в архиве

    Существует ряд законов и нормативных актов, которые гарантируют сохранность документов в архиве.

  • Закон «Об архивном деле».
  • Закон, подтверждающий ведение бухгалтерского учета.
  • Законы, которые регламентирую сроки хранения тех или иных документов в архиве.
  • Закон об организациях с ограниченной ответственностью.
  • Документы обязательно должны храниться в архиве, о деятельности которого уведомляется предприятие.

    Правила хранения документов в архиве

    Разработаны специальные правила, по которым документы принимаются и хранятся в архивах. Итак, вот некоторые из правил.

  • Специальный световой режим. Он указывает на то, что в архиве должно быть выполнено специальное освещение. Так, документы не должны храниться на прямых солнечных лучах. Поэтому чаще всего файлы располагают в северной части помещения. Используются искусственные лампы накаливания. В архив не должен проникать дневной свет.
  • Температурный режим. Температура и влажность – это основные показатели в архивных помещениях. Резкие перемены этих данных приведут к быстрой порче данных, которые хранятся в архиве. С помощью особых приборов два раза в неделю проверяются показатели влаги и температуры. Для поддержания нужного микроклимата можно установить кондиционер.
  • Санитарный режим архива. В помещении, где хранится большое количество важных документов, постоянно должна быть чистота. Нужно внимательно следить, чтобы не образовывалась плесень, и не заводились мыши или крысы. Для этого важно обеспечить герметичность архива. С полок убирается пыль раз в год. Периодически выполняется влажная уборка и проветривание.
  • Надлежащий уровень охраны. Для того, чтобы архивную документацию не украли злоумышленники, нужно обеспечить надежную охрану круглосуточно.
  • Как передают документы в архив на сохранение?

    В архив документы передаются от предприятий в порядке общей очереди. Для этого сотрудники хранилища разрабатывают графики приема документов. На их основе представитель предприятия согласовывает дату сдачи документов в архив.

    Обязательно должен присутствовать человек, который отвечает за передачу данных в архив. При передаче документации на хранение определяют сроки хранения. Как уже упоминалось, они могут варьироваться от одного года до 75 лет.

    Как подготовить документы для сдачи в архив на хранение?

    Для каждого предприятия имеется свой срок для передачи документов в архив. Стоит отметить, что подготовку документов перед сдачей в архив выполняет специально созванная комиссия. Она должна состоять из трех – пяти человек. Разработаны некоторые этапы подготовки документов перед сдачей на хранение в архив:

  • оформление соответствующего акта;
  • проведение экспертизы, которая определит ценность передаваемых на хранение документов;
  • подготовка акта, в котором будет указано, какие бумаги нужно уничтожить;
  • создание описания каждого дела.
  • Экспертиза проводится на основании документов, которые утверждают сроки хранения той или иной информации. Необходимо внимательно анализировать каждый документ.

    В комиссию входят лица, которые составляют совещательный орган. Решение комиссии выдается в виде акта. Руководитель комиссии ставит на нем свою подпись. Заседание комиссии проводится не чаще, чем два раза в год.

    После того, как комиссия завершит описание каждого документа, можно приступать к отбору бумаг, которые подлежат утилизации. Все уничтоженные документы вносятся в акт, под которым ставятся подписи участников комиссии. В конце руководитель организации ставит свою подпись.

    Архивные документы и их классификация

    Все документы, которые будут отправлены в архив, нуждаются в классификации. Так, документы можно разделить на две группы.

    1. Документы временного хранения.
    2. Документы, которые передаются на постоянное хранение.
    3. Временные документы хранятся не более 10 лет, а те, которые принято сдавать на постоянное хранение – примерно 75 лет.

      Прежде чем передать в архив документы постоянного хранения, их нужно обработать.

      Документы временного хранения:

    4. отпускные приказы;
    5. командировочные;
    6. договоры, подписанные юридическими лицами;
    7. бухгалтерские учеты;
    8. путевые листы;
    9. прочее.
    10. На длительное хранение в архив передаются такие документы:

      • журнал, в котором зарегистрированы все приказы начальства предприятия;
      • расписание работы сотрудников;
      • акты, подтверждающие уничтожение документов или причину их утраты;
      • смета за год/квартал;
      • тарифы на выпускаемую продукцию;
      • книга учетов акций предприятия;
      • прочая документация.
      • Для того чтобы доверенное лицо могло взять на временное пользование документ из архива, руководитель предприятия должен выдать доверенность. В том случае, если документ подкреплен в общее дело, то отдельно его не получится взять из архива.

        Вывод один: абсолютно все документы предприятия передаются на хранение в архив. Это необходимо для того, чтобы в любой момент можно было узнать информацию о том, каковой была деятельность компании 10, а может и 30 лет назад. Все документы должны храниться на основании перечисленных законодательных норм.

        Правила хранения документов бухгалтерского учета

        Отправить на почту

        Хранение документов бухгалтерского учета должно осуществляться в полном соответствии с действующими законодательными нормами. Подробнее о правилах и сроках хранения таких документов вы узнаете из нашей статьи.

        Перечень документов, которые необходимо хранить

        В ряде федеральных законов содержится четкое указание по перечню документов, которые необходимо сохранять определенное время (либо длительный срок). Так, в п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ (далее по тексту — Закон об ООО) говорится, что сохранять в обязательном порядке среди учредительной документации потребуется еще и документы бухучета:

      • подтверждающие права ООО на числящееся на его балансе имущество;
      • внутреннюю документацию хозобщества;
      • документы по эмиссии ценных бумаг;
      • иную документацию, необходимость хранения которой оговорена федеральными законами, уставом хозобщества, локальными актами компании.
      • В п. 1 ст. 89 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (далее — Закон об АО) указано, что среди обязательных для хранения учредительных документов упомянута и такая бухгалтерская документация:

      • документы, подтверждающие права компании на активы, которые числятся на ее балансе;
      • вся внутренняя документация;
      • годовая отчетность и другие документы бухотчетности;
      • документы бухучета;
      • другая документация, об обязательном сохранении которой указано в уставе и/или локальных актах.
      • Больше информации о том, какие бывают бухгалтерские документы, вы найдете в статье «Унифицированные формы первичных документов (перечень)».

        Граничные сроки хранения документов

        В соответствии с постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО установлены сроки хранения бухгалтерской документации не меньше 5 лет.

        Согласно информации из перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558:

      • приказы и распоряжения по основному виду деятельности должны храниться постоянно, по личному составу — до 75 лет, по хозяйственным и административным вопросам — до 5 лет;
      • штатное расписание и должностные инструкции — постоянно, а штатно-списочный состав — до 75 лет;
      • соглашения о передаче прав на результат, полученный от интеллектуальной собственности — постоянно;
      • документы, которые готовятся для получения лицензии, — до 5 лет, а сами лицензии — постоянно;
      • документы по подготовке и/или проведению аттестации — постоянно;
      • документация о передаче активов в доверительное управление — постоянно;
      • документы по операциям с ценными бумагами — постоянно;
      • документы по хозяйственной деятельности — 3–5 лет;
      • дела по архивному хранению документов — постоянно;
      • годовые статистические отчеты, сметы — постоянно;
      • документация о долгосрочном кредитовании и инвестдеятельности — постоянно;
      • отчеты по выполнению госзаказов — постоянно;
      • сводная (годовая) бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность — постоянно.
      • Кроме того, сроки хранения первичных бухгалтерских документов прописаны в ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете), где говорится о минимальном сроке, равном 5 годам. Срок хранения налоговых документов, отчетности и приложений (дополнений) к ней также оговаривается в Налоговом кодексе. В частности, в ст. 23 НК РФ указывается, что документы (налоговые и бухгалтерские), на основании которых были рассчитаны налоги, следует хранить как минимум 4 года.

        О том, что компании должны соблюдать законодательно установленные сроки хранения бухгалтерской документации, говорится в письмах Министерства финансов от 30.03.2012 № 03-11-11-104 и от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610.

        Мы рекомендуем хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет, чтобы не подпасть под санкции проверяющих органов.

        Однако для некоторых ситуаций возможно применение иных сроков хранения:

      • Документы, сопровождающие сделку по оприходованию амортизируемых активов, хранятся еще 4 года после того, как имущество было списано с баланса в результате ликвидации/отчуждения (основание — ст. 23 НК и письмо Министерства финансов от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270).
      • Первичная документация по убыточному периоду работы компании должна храниться весь тот промежуток времени, пока результаты убыточной деятельности используются для снижения налога на прибыль (основание — ст. 283 НК и письмо Министерства финансов от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278).
      • Первичка, необходимая для списания безнадежной задолженности дебиторов, должна храниться еще 4 года после того, как задолженность была признана безнадежной. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательствам дебиторов был прерван и начал отсчитываться заново (основание — подп. 2 п. 2 ст. 265 НК и ст. 203 ГК РФ).

      Начальной датой отсчета для определения срока хранения бухгалтерской документации считается 1 января того года, который следует за периодом ее составления/принятия к учету (п. 1.4 приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

      Особенности хранения различных бухгалтерских документов

      Применяемые на предприятии правила хранения бухгалтерской документации в соответствии с действующим законодательством следует прописать в отдельном локальном акте. Для таких целей подойдет положение об архивировании документов.

      В соответствии с принятием ряда норм в отечественном законодательстве предприятия могут использовать документацию в электронной форме. В такой форме может храниться первичная документация на основании ст. 9 Закона о бухучете, бухрегистры — ст. 314 НК РФ и налоговая отчетность, переданная с помощью электронной связи.

      Электронные документы должны быть заверены цифровой подписью — об этом говорится в письме Министерства финансов от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202. Но в случае поступления требования о предоставлении такой документации в печатной форме от проверяющего, она должна быть распечатана налогоплательщиком и заверена по всем правилам. Сроки хранения электронной документации такие же, как и для аналогов в печатной форме.

      Информация о хранении кадровой документации содержится в статье «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

      Где следует хранить документы бухучета?

      Бухгалтерские документы, связанные с хоздеятельностью ООО, должны храниться по тому адресу, где расположен единоличный исполнительный орган либо в месте, о котором знают и куда могут попасть все члены общества (п. 2 ст. 50 Закона об ООО). Что касается бухгалтерской документации и других документов акционерных обществ, то она должна храниться по месту расположения исполнительного органа (п. 2 ст. 89 Закона об АО).

      Хранить документацию надлежит в специально оборудованной комнате или закрытых шкафах (п. 6.2. письма Министерства финансов от 29.07.1983 № 105). О том, как устраивать такие хранилища, подробно говорится в правилах, которые одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Бланки строгого учета должны храниться в сейфах или иных местах хранения с ограниченным доступом (п. 16 постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359).

      Как подготовить документы к сдаче в архив?

      Архивом может быть названо специальное помещение в офисе компании, отведенное для хранения документации, структурное подразделение предприятия в составе канцелярии/службы делопроизводства, а также специализированное госучреждение. На архивное хранение передаются документы, срок хранения которых составляет как минимум 10 лет. Документы, которые можно хранить в течение меньшего срока, могут находиться в бухгалтерии до момента их уничтожения.

      Для передачи бухгалтерской документации в архив потребуется совершить ряд действий (п. 3.4.2 приказа Главного архива СССР от 25.05.1988 № 33), среди которых:

    11. составление описи;
    12. нумерация страниц и сшивание дела;
    13. оформление обложки.
    14. Если на предприятии уже были проведены проверки фискальных и других контролирующих органов, то непомещающуюся в офисе документацию можно передать в архив. Для передачи документов в госархив (муниципальный архив) их необходимо сформировать в дела. Документы принимаются по описи.

      Если срок хранения документов вышел, то их, как правило, уничтожают, предварительно создав для этого комиссию.

      Подробности о порядке уничтожения документации вы найдете в нашей статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

      Правила хранения бухгалтерской документации содержатся в ряде нормативно-правовых актов, среди которых можно выделить Закон о бухучете и Налоговый кодекс РФ. Несоблюдение сроков хранения документов (их досрочное уничтожение) чревато доначислением налогов и наложением штрафов.

      Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

      Организация хранения документов в архиве

      События хозяйственной жизни организации оформляются и учитываются в первичных, накопительных документах, отражаются в отчетности – налоговой, статистической, ведомственной. По мере накопления количества бумажных документов и отчетности встает вопрос об их хранении. Как хранить документы в архиве организации? Каковы сроки хранения документов? Как заключить договор со сторонним архивом и учесть архивные расходы в БУ? Всегда ли такая услуга носит возмездный характер? Об этом пойдет речь в настоящей статье.

      Общие принципы организации архивного дела в России и сроки хранения документов

      Работу с архивными документами регулирует ФЗ №125 от 22-10-04 г. Согласно ему архивы создают:

    15. госорганы, органы местного самоуправления;
    16. компании.
    17. ФЗ вменяет им в обязанность обеспечить сохранность документации, в т.ч. касающейся списочного состава, в продолжение всего срока хранения (ст. 17-1 ФЗ №125). Сроки хранения устанавливаются также ФЗ №125, рядом его статей. Упомянутые в тексте ФЗ списки с указанием сроков хранения документации издаются Росархивом, властными структурами, Банком РФ. Пример: приказ Минкультуры РФ №558 от 25-08-10 г., содержащий сводную информацию по срокам хранения. Относительно АО действует «Положение», в котором особо регламентированы порядок и продолжительность хранения документов Общества. Этот нормативный акт утвержден Постановлением №03-33/пс. ФКЦБ РФ от 16-07-03 г.

      Сроки хранения документации БУ подчиняются ФЗ №402 от 06-12-11 г., НУ — НК РФ.

      При определении срока хранения документов организации учитываются несколько ключевых моментов:

    18. Документы, касающиеся списочного состава (оформленные до 2003 г.) сохраняются минимум 75 лет.
    19. Документы, касающиеся списочного состава (оформленные после 2003 г.) сохраняются минимально 50 лет.
    20. Кадровая документация, а именно табели, командировочные удостоверения, списки сотрудников и пр. – 5 лет.
    21. Документы по ОТ и ТБ, т.е. ведомости выдачи ИСЗ, журналы инструктажей, задокументированые несчастные случаи на производстве, списки рабочих на вредных условиях производства – от 12 мес. до 75 лет.
    22. Годовая бухгалтерская и аналогичная отчетность в ФСС – постоянно. Квартальная отчетность в ФСС – 6 лет.
    23. Отчетность в пенсионный Фонд – от 6 лет до 75 лет по перс. учету.
    24. Первичная документация по БУ, учетная политика, отчетность и регистры НУ, сведения о доходах физ. лиц – 5 лет.
    25. Счета-фактуры – 4-летний срок.
    26. Архив компании и сторонний архив

      Документы, которые имеют постоянный срок хранения и временный, но более 10 лет, передаются в архив компании. Оформленные дела передаются согласно их описи. При отправке дел в сторонний архив (чаще всего это государственное или муниципальное учреждение) в сопровождение им направляются:

    27. письмо-отношение с запросом на имя его руководителя, в котором указывается количество дел и их последние даты;
    28. описи в 3 экземплярах;
    29. историческая справка компании (только при первом обращении);
    30. справка, фиксирующая неполную сохранность дел или отдельных документов в них, при необходимости.
    31. Дела сдаются по акту согласно описям. После прохождения экспертизы дела принимаются архивом на хранение.

      Договор с архивом

      Сторонний архив, равно как и организация — юридические лица. Их взаимоотношения оформляются договором (соглашением). Представляющие общественную, историческую значимость документы, сданные «на сторону», хранятся за счет казенных средств, а документы компании, которые она не хочет или не имеет возможности хранить на своей территории, – возмездно.

      Рекомендуемый вариант договора содержит, кроме привычных реквизитов (наименование, дата, наименования сторон договора), такой пункт, как «Порядок реализации договора», в котором детально прописывается:

    32. как формируется номенклатура передаваемых дел и как она согласовывается;
    33. кто обеспечивает отбор, подготовку и передачу дел, кто доводит их до упорядоченного состояния (обычно это обязанность компании);
    34. кто делает экспертизу документации (обычно это обязанность архива);
    35. каков состав комиссии, контролирующей передачу дел;
    36. в каком виде передаются дела (с использованием тары, в связках) и т.д.
    37. Государственные, муниципальные архивные учреждения указывают в договоре, что документы представляют общественную либо историческую ценность. Формулировка может быть такой: «Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе передачи в «Архив» документов, образовавшихся в результате деятельности «Организации», а также их последующего использования в научных, практических и иных целях». На основании озвученного выше пункта в договоре фиксируется запись «безвозмездное хранение» или подобная ей по смыслу. Таким образом участники взаимоотношений в области архивного дела выполняют требования ФЗ №125, ст. 17-1.

      Если компания не ликвидирована, не закрыта, но хранить документы на своей территории возможности нет, они сдаются «на сторону» на платной основе. В целях уменьшения расходов в договоре с архивом целесообразно не указывать конкретный срок хранения дел. Формулировка может быть такой: «Документы хранятся в архиве до востребования организацией. По истечении срока (лет) документы уничтожаются».

      Учет затрат на хранение документов и регистров

      Расходы на хранение документов в собственном архиве компании обычно собираются на счете 26 «Общехозяйственные расходы (ОХР)». Такие затраты могут представлять собой:

    38. оплату коммунальных услуг;
    39. ремонт помещения;
    40. арендные платежи, если здание арендуется организацией;
    41. заработная плата с отчислениями сотрудникам и т.д.
    42. Дт 26 Кт 60, 76 – коммунальные платежи, арендные платежи;
    43. Дт 26 Кт 23, 10, 70 и т.д. счета затрат (или 60, 76) – в зависимости от того, проводится ремонт своими силами или силами сторонней организации;
    44. Дт 26 К 70, 69, 68 – заработная плата с отчислениями, если оформлен отдельный сотрудник в архив;
    45. Дт 19 Кт 60, 76 – зафиксирован НДС по услугам сторонних организаций;
    46. Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету по услугам сторонних организаций;
    47. Дт 60 Кт 51, 50 – оплата услуг сторонних организаций.
    48. Заметим, что ремонт собственными силами организация может проводить и за счет созданного ремонтного фонда. Тогда проводки будут такими:

    49. Дт 26 Кт 96 – ежемесячные отчисления в фонд;
    50. Дт 96 Кт 23, 10, 70 и т.д. – фактические расходы на ремонт архива.
    51. Для учета услуг стороннего архива используют счет 97 «Расходы будущих периодов»:

    52. Дт 97 Кт 60, 76 – стоимость услуг архива зафиксирована в учете;
    53. Дт 60, 76 Кт 51 – оплачена стоимость услуг архива;
    54. Дт 26 Кт 97 – часть расходов по хранению включена в затраты.
    55. Часть расходов, включаемая в затраты ежемесячно, рассчитывается на основании приказа руководителя с указанием срока списания затрат на услуги архива (например, 12 месяцев).

      В налоговом учете «архивные» затраты относят к прочим расходам, непосредственно связанным с производством и реализацией продукции, как управленческие (ст. 264-1 НК РФ, пп. 18). Суммы включаются в расчеты в целях НУ.

      Следует иметь в виду, что согласно ст. 149-2 НК РФ, пп. 6, услуги архивов не облагаются НДС, следовательно, исключать из затрат сумму налога не придется.

      Правила хранения архив

      Номера листов дела

      Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и вложных по содержанию. Необходимость ее составления опре­деляется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия.

      Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписы­ваются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая, запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее докумен­тов и количества листов самой описи:

      Количество листов внутренней описи_____________________

      (цифрами и прописью)

      Наименование должности лица,

      составившего внутреннюю опись

      Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, организации. В этом слу­чае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

      После завершения делопроизводственного года выдача от­дельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

      Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карт 3 заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

      Карта-заместитель помещается на месте выданного дела.

      Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем учреждения, предприятия.

      Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно состав­ляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.

      Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

      Нормативная база

      1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230 , 230.1
      2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
      3. Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
      4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

      Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

      Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

      Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

      При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

      Правила хранения

      Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

      Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

      Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

      Ниже приведен порядок формирования дел

      1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

    56. наименование организации (в полном виде)
    57. наименование структурного подразделения (в полном виде)
    58. номер дела (в соответствии с номенклатурой)
    59. заголовок дела
    60. срок хранения документов по номенклатуре
    61. 2. В дело подшиваются:

    62. только оформленные и исполненные документы
    63. один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
    64. изданные в одном календарном году
    65. Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

      Сроки хранения

      Периоды сохранения документации приведены в таблице.

      Правила хранения кадровых и бухгалтерских документов (Зернова И.)

      Дата размещения статьи: 05.07.2015

      В процессе деятельности образовательного учреждения накапливается большое количество документации, особенно в таких его структурных подразделениях, как кадровая служба и бухгалтерия. В дальнейшем встает вопрос о судьбе документации в указанных подразделениях. В статье рассмотрим, что нужно делать с ней в соответствии с законодательными и нормативными документами.

      Общие положения

      Правильное хранение документов необходимо в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности учреждения, а также строгого соблюдения действующих нормативных актов сфере документации.

      Нормативных документов, которыми были бы конкретно регламентированы правила хранения кадровой и бухгалтерской документации, не издано. Поэтому при рассмотрении заявленной темы будем руководствоваться следующими законодательными и нормативными документами:

      — Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон N 402-ФЗ);

      — Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон N 125-ФЗ);

      — Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень N 558);

      — Приказом Минкультуры России от 18.01.2007 N 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (далее — Правила N 19);

      — Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н);

      — Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее — Положение N 105).

      Под правилами хранения кадровой и бухгалтерской документации подразумевается соблюдение учреждениями:

      — требований, предъявляемых к условиям хранения указанной документации;

      — сроков их хранения;

      — своевременности передачи определенных видов документации в государственные или муниципальные архивы;

      — правил уничтожения документации с истекшими сроками хранения.

      Требования, предъявляемые к условиям хранения документации

      Учреждения при хранении кадровой документации должны соблюдать следующие требования:

      1. Исполненные кадровые документы нужно подшивать и хранить в делах в соответствии с номенклатурой дел.

      2. Хранение кадровых документов, картотек, книг учета необходимо осуществлять в помещении кадровых служб учреждения, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися.

      3. Трудовые книжки работников надо хранить в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

      Аналогичные требования предъявляются и к условиям хранения бухгалтерской документации. Согласно п. 6.2 Положения N 105 первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

      Бланки строгой отчетности нужно хранить в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

      Положения п. 3 ст. 29 Федерального закона N 402-ФЗ обязывают учреждения обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

      Ответственность за сохранность документов возложена на руководителя учреждения.

      Следует обратить внимание, что хранению подлежат подлинники документов учреждения.

      Положениями п. 16 Инструкции N 157н установлено, что в случае пропажи, уничтожения или порчи первичных (сводных) учетных документов и (или) регистров бухгалтерского учета руководитель учреждения, а при отсутствии у него полномочий — орган, осуществляющий функции и полномочия учредителя, должен назначить комиссию по расследованию причин их пропажи, уничтожения, порчи, выявлению виновных лиц, а также принять меры по восстановлению первичных (сводных) учетных документов и регистров бухгалтерского учета.

      При необходимости для участия в работе комиссии привлекаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора.

      В подобных случаях составляется соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа учреждения и подлежащий хранению вместе с ней.

      Такие же требования могут предъявляться и к кадровой документации.

      Сроки хранения документации

      Хранить кадровую и бухгалтерскую документацию следует в течение установленных Перечнем N 558 для всех или большинства учреждений сроков хранения.

      Данный Перечень состоит из 12 разделов. Из них:

      а) кадровой документации посвящено два раздела:

      — разд. 7 включает документацию по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

      — разд. 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

      б) бухгалтерской документации посвящены разделы с 2-го по 4-й включительно. В них приведены документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность.

      Сроки хранения документов, указанные в Перечне N 558, распространяются на все учреждения независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

      Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

      Постоянный срок хранения применяется теми учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, то есть являются источниками комплектования архивов.

      Учреждения, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивных фондов, могут применять постоянный срок хранения. Такие учреждения должны хранить документы постоянного срока по Перечню N 588 в течение 10 лет.

      Следует обратить внимание, что определенные документы, не поступающие в государственные, муниципальные архивы, в отношении которых Перечнем N 558 установлен постоянный срок хранения, необходимо хранить в учреждениях до их ликвидации, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов.

      К документам, подлежащим постоянному хранению, например, можно отнести следующие.

      — документы о состоянии и проверке работы с кадрами (доклады, сводки, справки, сведения);

      — личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и другие) руководителя учреждения; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов учреждения; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания;

      — список (штатно-списочный состав) работников;

      — списки членов руководящих и исполнительных органов учреждения; ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий

      — годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств);

      — годовая бюджетная отчетность (балансы, справки, пояснительные записки);

      — годовые отчеты об исполнении смет;

      — годовые отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов;

      — положения об оплате труда и премировании работников;

      — документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств

      Временные сроки хранения применяются всеми учреждениями. В соответствии с Перечнем N 558 документам установлены следующие сроки хранения.

      Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел

      Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок

      Книги, журналы, карточки учета (приема, перемещения, увольнения работников, личных дел, личных карточек, трудовых договоров, трудовых книжек)

      Журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки

      Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)

      Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.)

      Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.)

      Лицевые карточки, счета работников

      Пунктом 14 Инструкции N 157н установлено, что учреждение обязано обеспечить хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

      При наличии технической возможности учреждение вправе осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на машинных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах.

      Учреждение должно самостоятельно устанавливать срок хранения документов с отметкой «До минования надобности», однако этот срок не может быть менее одного года.

      Сроки хранения, установленные Перечнем N 558, нельзя снижать и повышать. Повышение сроков хранения документов может быть только в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы учреждения.

      Проведение работы по установлению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение осуществляется созданными в учреждении постоянно действующими экспертными комиссиями, в состав которых должны входить квалифицированные специалисты структурных подразделений под председательством руководителя учреждения.

      Решения экспертной комиссии и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем учреждения. Экспертная комиссия рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

      Передача документации на хранение.

      . в архив учреждения

      Кадровая и бухгалтерская документация постоянного и долговременного хранения, завершенная делопроизводством, должна передаваться для хранения в архив учреждения.

      Примечание. Архив — структурное подразделение учреждения, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов (ГОСТ Р 7.0.8-2013 ).

      ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).

      Согласно п. 3.7.2 Основных правил работы архивов организаций (одобрены Решением коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее — Правила работы архивов) в учреждении в каждом структурном подразделении ежегодно должны составляться описи под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, сформированные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел учреждения, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

      Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение 12 к Правилам работы архивов) в трех экземплярах и представляются в архив учреждения через год после завершения дел в делопроизводстве.

      Передача документации в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем учреждения.

      Документацию временного хранения (до 10 лет) на хранение в архив учреждения передавать не следует. Она хранится в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежит уничтожению (п. 3.3.2 Правил работы архивов).

      Как было указано выше, постоянно действующая в учреждении экспертная комиссия на основании критериев ценности документов осуществляет их отбор на хранение в архиве учреждения, то есть производит экспертизу их ценности.

      Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива (п. 2.3.4 Правил работы архивов).

      Таким образом, комплектование архива учреждения осуществляется за счет документации, отобранной экспертной комиссией.

      . в государственные или муниципальные архивы

      Из п. 2 ст. 23 Федерального закона N 125-ФЗ следует, что учреждения должны обеспечивать отбор, подготовку и передачу документов в государственные или муниципальные архивы в соответствии с правилами, установленными специальным уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

      Примечание. Документ Архивного фонда РФ — архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению (ст. 3 Федерального закона N 125-ФЗ).

      Таким образом, документы учреждения, относящиеся к документам Архивного фонда РФ, должны быть своевременно сданы им в государственные или муниципальные архивы.

      Согласно п. 4.4.1 Правил N 19 документы Архивного фонда РФ принимаются от учреждений государственным и муниципальным архивами, организацией Российской академии наук в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством архива по согласованию с учреждением. Внеплановый прием документов Архивного фонда РФ, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации учреждения или в случае угрозы сохранности архивных документов.

      Архивные документы принимаются в государственный и муниципальный архивы, организацию Российской академии наук в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы и уникальные документы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств учреждения, передающего указанные документы.

      Документы Архивного фонда РФ должны быть приняты в государственный и муниципальный архивы, организацию Российской академии наук по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) описям дел, документов; документы по личному составу — по согласованным ЭПК описям дел, документов; архивные документы с неистекшими сроками временного хранения — по сдаточным описям.

      Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой — в учреждении. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов.

      Таким образом, дальнейшее хранение документов Архивного фонда РФ осуществляется государственными или муниципальными архивами.

      Порядок уничтожения документов в связи с истечением срока их хранения

      Как было указано выше, при проведении экспертизы ценности документации в структурных подразделениях производится как отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, так и выделение дел с истекшими сроками хранения для уничтожения в соответствии с номенклатурой дел учреждения за соответствующий год, утвержденной руководителем учреждения.

      Акты о выделении дел к уничтожению оформляются только после составления архивных описей (далее — опись) дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем учреждения (п. 3.7.24 Правил работы архивов).

      К сведению. Архивная опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания (п. 3.7.1 Правил работы архивов).

      Описи составляются отдельно:

      — на дела постоянного хранения;

      — на дела временного (свыше 10 лет) хранения;

      — на дела по личному составу;

      — на дела, состоящие из документов, характерных только для данного учреждения (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

      После утверждения описей учреждения разрешается уничтожение дел с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

      Уничтожение дел должно оформляться актом о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, по форме согласно Приложению 4 к Правилам работы архивов, утверждаемым руководителем учреждения.

      Отобранные к уничтожению и включенные в акты дела передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

      Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (п. 2.4.7 Правил работы архивов).

      Погрузка и вывоз на утилизацию должны осуществляться под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

      В этой статье рассмотрены основные моменты, связанные с хранением кадровой и бухгалтерской документации.

      Архивные органы могут проверять правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.

      Следует также обратить внимание на важность соблюдения требований хранения кадровой и бухгалтерской документации, так как согласно ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов на должностных лиц может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб.

      Смотрите так же:

      • Раздельное проживание родителей от ребенка Может ли несовершеннолетний проживать отдельно от родителей, опекунов и попечителей? Каждый ребенок имеет право на совместное проживание с родителями, за исключением случаев, когда это противоречит его интересам. Место жительства детей при раздельном […]
      • Переселение в 1941 Архив Александра Н. Яковлева СТАЛИНСКИЕ ДЕПОРТАЦИИ. 1928–1953 Превентивные тотальные депортации и депортации отступления (1941–1943) Указ ПВС № 21-60 «О переселении немцев, проживающих в районах Поволжья» Президиума Верховного Совета СССР О переселении […]
      • Дополнительная страховка в эльдорадо Страховка от Эльдорадо Кто то сдавал универсальную страховку от Эльдорадо. Купила планшет неделю назад впарили мне такую страховку. Условия страховки устроили тем более когда есть ребенок. И вот в один прекрасный день планшет упал разбился сенсор. Все […]
      • Земельный налог на участок находящийся в постоянном бессрочном пользовании Постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 16 июля 2013 г. N Ф05-7157/13 по делу N А41-44318/2012 (ключевые темы: право постоянного бессрочного пользования - земельный налог - государственное имущество - права на земельные участки - […]
      • Адвокат косицкая Дело о нечинении препятствий в пользовании жилым помещением Адвокат Косицкая М.В. получила от гражданки Романовой просьбу на оказание юридической помощи и защиту интересов в суде. На первичной консультации адвокат ознакомилась с основными обстоятельствами […]
      • Правило продаж ювелирных изделий Техники продаж ювелирных украшений директора, администраторы торговых залов, продавцы-консультанты ювелирных магазинов и бутиков. — увеличения суммы средней покупки; — увеличение числа покупок на количество входящих клиентов (при условии обучения группы […]
      • Вожега суд ГРАФИК РАБОТЫ ПРИЁМНОЙ СУДА: Вожега суд суббота, воскресенье:выходные дни понедельник-четверг:с 8.00 до 17.15 пятница:с 8.00 до 16.00 обеденный перерыв:с 12.00 до 13.00 Выберите пошлину: 1. Подача искового заявления 2. Подача заявления о вынесении […]
      • Наказание по уголовному кодексу 1922 г Уголовный Кодекc РСФСР 1922 года (стр. 1 из 2) ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ МОСКОВСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ ЮРИДИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ ФИЛИАЛ МГЮА В ВОЛОГДЕ КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА ПО ИСТОРИИ ОТЕЧЕСТВЕННОГО ГОСУДАРСТВА И ПРАВА ТЕМА: УГОЛОВНЫЙ КОДЕКС РСФСР 1922 […]