Правила постановки целей и задач

Правила постановки целей и задач

Есть такая серьезная наука – целеполагание, которая в деталях рассматривает правила постановки жизненных целей. Существует множество инструментов для визуализации картины поставленных задач: дерево целей, карта сокровищ, список желаний и тому подобное. И сами цели ставятся по определенному алгоритму. Чаще всего прибегают к помощи так называемых SMART-критериев. SMART – аббревиатура, образованная из первых букв следующих английских слов:

Specific — то есть конкретный;

Relevant – релевантный, значимый;

Тime-bounded – прописанный в определенном времени.

Итак, на основании этих критериев учимся ставить умные и грамотные цели.

Правило первое: цель ставится конкретно, в настоящем времени, в позитивной формулировке. Цель, поставленная не для себя, а за кого-то целью быть не может: каждый человек – хозяин своей судьбы и он, только он отвечает за все, что происходит в его жизни. Несомненно, что все мы живые люди, развиваемся в обществе и относимся к определенному социуму. У нас болит душа за родных и любимых людей, однако ставить цели относительно их жизни мы не вправе.

Пример. Нельзя написать – Я хочу, чтобы мой сын поступил в медакадемию, чтобы моя мать была здорова. Желать этого, конечно, можно, однако у сына могут быть совсем другие планы относительно своего будущего, а пожилые люди часто болеют не только потому, что вовремя не принимали необходимых профилактических действий. Часто их болезни – признак одиночества, способ привлечь к себе внимание. Потому в данном случае цель может быть поставлена немного по-другому: я забочусь о своих родителях, покупаю путевку в санаторий; я советую своему сыну поступить в медицинскую академию, поскольку так он сможет продолжить семейную династию.

Обратите внимание, что цель ставится так, как если бы она уже была исполнена, в настоящем времени. Если написать: «Я хочу…», получится, что так хотеть и будете. «Так снова хочется в Париж!» — «Ты уже там был? Когда?» — «Нет, уже хотел».

Правило второе: у поставленной цели должна быть сенсорная измеримость. Как вы поймете, что ваша цель исполнена? В чем она измеряется? Если вы пишите, что живете в большом красивом доме, необходимо уточнить, где конкретно этот дом расположен географически, сколько у него этажей, комнат и тому подобное. Если же желание, к примеру, стать политиком или ученым, необходимо уточнение – в какой партии, в каком институте. Критерии измеримости цели могут быть как количественными (штуки, суммы, килограммы и т.д.), так и качественными. В последнем случае необходимо описать с максимальной точностью, что будет достойно того, чтобы считать цель выполненной, а что нет.

Правило третье: во всем нужна мера и реальная достижимость поставленной цели. Конечно, можно написать: «Я владелец всех нефтяных скважин мира», однако, в реальности такое вряд ли случится, слишком много желающих «сесть на трубу». Потому необходимо понять, в чем отличие желания от цели и намерения от желания. Желание – это почти мечта, движущая сила к действию, но она может так и остаться неосуществимым желанием. Намерение – это распланированное желание, а цель – это конкретный путь к достижению своих мечтаний, желаний и намерений.

С другой стороны, легко достижимые цели не вдохновляют, не мотивируют на то, чтобы прилагались большие усилия, раскрывался творческий потенциал человека. Зачем прилагать значительные усилия, если и так все плывет в руки?

Правило четвертное: цель должна быть значимой, только в детской песенке можно наслаждаться осуществимостью волшебных и смешных целей: «.. и бесплатно покажет кино, с днем рожденья поздравит и, наверно, оставит, мне в подарок пятьсот эскимо». Кто из нас в детстве не читал сказку Валентина Катаева «Цветик-семицветик», в которой девочка Женя бездумно истратила шесть волшебных лепестков для ублажения своих мелких прихотей. Хорошо, что хоть последний лепесток принес выздоровление больному мальчику. Значимая цель должна приближать человека к выполнению его жизненной миссии.

Правило пятое: конкретику цели придаст четкий план, прописанный во времени. К примеру: «Я получаю высшее образование в 2015 году, став дипломированным инженером». Цель в такой формулировке поможет не сойти с длинной дистанции на пути к своему Олимпу. Это правило показывает, что у цели есть конкретный конечный срок во времени.

Правило шестое: цель непременно должна быть экологичной, то есть от ее осуществления не должен пострадать никто из окружающих. Пример: состоятельный бизнесмен, достигнув определенного веса в обществе, поставил свое дело на рельсы пассивного дохода и решил уйти «на покой», чтобы заняться написанием книг. Для этого он поставил четкую и конкретную цель – определил во времени и пространстве новое место жительства, описав его в деталях. Дом он купил на берегу тихого озера в чистом уголке планеты, однако его любимая супруга с детьми вместе с ним переехать не смогла, поскольку у нее в столице был свой бизнес, который требовал ее непосредственного участия. Так распалась здоровая семья.

Правило седьмое: как только цель будет поставлена, необходимо проверить ее на истинность. У каждого из нас есть то самое шестое чувство, данное нам при рождении, по имени интуиция. Достаточно несколько раз вслух прочесть записанную цель и внимательно прислушаться к своему внутреннему Я. Если чувствуется радость и свобода, сердце начинает гореть от любви и счастья, как будто все это уже сбылось – цель поставлена правильно. Если же начинаются сомнения, неприятные ощущения в любой части тела – на каком-то этапе цель поставлена неверно, либо это навязанная обществом цель, не истинная, не личная. В этом случае необходимо понять, где происходит сбой, почему эта цель ведет в тупик.

Чем же чревато отсутствие целей, неумение их грамотно поставить и умно сформулировать? Начинается «бег по кругу» и синдром текучести по жизни. Это приводит к тому, что человек перестает понимать, зачем он пришел в этот мир, в чем его предназначение, жизненная миссия, появляется недостаток персонального лидерства. Отсутствие вдохновляющей цели делает жизнь безрадостной – к чему стремиться, зачем жить? В результате подобной близорукости истинные ценности приносятся в жертву ложным. Подобный бег с препятствиями можно видеть в шоу-бизнесе: «звезды» и «звездочки», вместо того, чтобы нести людям искусство, вдохновлять на настоящие подвиги, начинают эстафету за славой и деньгами, соревнуясь в количестве заработанных миллионов и покупке материальных благ. В конце жизни их чаще всего ждет забвение, серьезные болезни или полный крах.

Любая цель должна быть непременно записана: всё, что крутится в голове, не структурировано, нечетко передает истинность целей человека. Проводить ревизию выполнения своих целей и сверять курс выбранного пути необходимо делать довольно часто, лучше всего в первый день лунного месяца, поскольку новолуние – самое удачное время для планирования и постановки целей.

Чтобы цель обязательно исполнилась, нужно совсем немного: сформулировать ее в соответствии с приведенными выше правилами, отпустить, не зацикливаясь на ней, внимательно читать знаки судьбы. Как только цель будет выпущена на «волю», в жизнь человека начнут приходить люди и события, которые, так или иначе, приведут к осуществлению этой цели. Порой сразу и не понять, что какое-то негативное событие может помочь в достижении поставленной цели, однако часто, прежде чем построить новое здание, нужно вычистить старый мусор, освободив площадку для строительства.

Качественный новый скачок в жизни любого человека происходит только тогда, когда он принимает точное взвешенное конкретное решение, ставит четкую цель, разрабатывает план по ее осуществлению и начинает первые шаги в выбранном направлении.

Правила постановки целей

Правильная постановка целей поможет избежать многих непредвиденных ситуаций, которые могут привести к плачевным последствиям. Чтобы никогда не оказываться в таких ситуациях, руководитель предприятия должен четко понимать те задачи, которые стоят перед его компанией на ближайшее будущее, а также суметь правильно донести эти цели до своих сотрудников. И причем, до всех категорий сотрудников предприятия, а не только до избранных.

Постановка целей является главнейшей задачей правильного и умного руководителя предприятия. Первое правило, которое используется при приеме на работу менеджеров — это насколько четко и правильно они могут излагать свои мысли, а значит, и ставить конкретные цели перед своими подчиненными. Также руководители отделов должны правильно излагать свои цели подчиненным, поскольку, руководитель предприятия ставит конкретные цели и задачи перед руководителями отделов, а они в свою очередь уже доносят эти цели до нижнего звена сотрудников.

В результате этого, если цель будет поставлена руководителем предприятия правильно, а руководитель какого-то отдела не сможет донести ее до низшего звена сотрудников в таком виде, в котором она должна быть поставлена, то такая цель будет называться искаженной. И в итоге, получится, что те цели, которые руководитель поставил четко и правильно, простые сотрудники предприятия будут неправильно выполнять. Потому что они оказались в такой ситуации, когда они не знают на самом деле, что от них хотят. Вроде бы они и исполняют то, что им сказали руководители отделов правильно, а вот руководитель предприятия недоволен их работой, потому что те цели, которые он доносил до них через руководителей отделов, искажены.

Как же выглядит эта самая цель? Цель — это четкая задача, которая ставится перед сотрудниками конкретного предприятия.

Цель обязательно должна иметь временные рамки, то есть ограничиваться каким-то периодом времени. Для того, чтобы цели были достигнуты в определенное время и в полном объеме, необходимо, чтобы они правильно были сформулированы. Такие цели называются SMART.

Иначе, цели, которые поставлены — мнимые и не представляется никакой возможности их выполнить в определенные сроки, то эти цели никогда не будут выполнимы для ваших сотрудников. В практической управленческой деятельности есть критерии, которым должны соответствовать поставленные цели. Прежде всего, SMART цель должна отличаться конкретностью. Для этого перед постановкой цели вы должны знать ответ на такой вопрос, для чего же вам нужно это? Если вы не можете ответить на такой вопрос, то возможно вам не нужна цель, та которую вы ставите перед собой и хотите выполнять ее сами, или же поручить ее выполнение своим сотрудникам. Если же вы конкретно можете указать те результаты, которые вы получите после выполнения поставленной цели, то эта цель конкретная. Также вам необходимо конкретно рассказать о своих задачах своим подчиненным и выяснить в результате ваших объяснений поняли они те задачи, которые вы перед ними ставите.

Также сотрудники четко должны уяснить, какие плоды вашему предприятию принесет эта цель. Если сотрудники не понимают того, чем данная цель может быть полезна для них самих, то, скорее всего, ваша задача не будет выполнена так, как вам этого хотелось.

Также одним из критериев умной цели является измеримость. Измеримость предполагает тот факт, что умная цель должна быть выполнена или если она выполнена частично, то в какой степени. Если же измерители не учитываются при постановке цели, то очень сложно определить, в какой степени выполнена та или иная задача. Для измерения выполняемости цели можно применять процентное соотношение, внешние стандарты, средние показатели, частота происходящего результата, время выполнения.

Процентное соотношение — это тот критерий, который применим для повторяющихся целей.

Внешние стандарты — можно применять в том случае, если необходимо получить оценку ваших действий посторонними людьми.

Частота происходящего — это тот критерий, который принимается в основном в продажах, то есть в торговом бизнесе.

Средние показатели — этот измеритель применим в тех случаях, когда нет большой необходимости выходить на уровень выше, чем есть на самом деле. Этот показатель используется для ведения среднестатистических данных на предприятии или компании.

Время выполнения — это тот срок, за который должна быть выполнена поставленная цель. То есть это и есть временные рамки определенной задачи или цели.

Также к измерителям можно отнести еще и соответствие вашей цели корпоративным стандартам. Это значит тот факт, что каждая компания или предприятие имеет определенные стандарты в работе. И, если вы ставите цели, то они непременно должны соответствовать вашим стандартам работы или ведения бизнеса.

Еще может браться за критерий, понравится ли ваша поставленная цель вашему высшему руководству. При этом необходимо учитывать, каких методик ведения бизнеса придерживается ваш босс. Если методы выполнения цели не соответствуют методам ведения бизнеса, то такая цель будет мнима, и ее выполнение будет затруднено или же она вообще будет невыполнима.

К примеру, поставлена директором предприятия следующая цель — наладить обмен информацией между двумя отделами. Но, ранее, руководители этих отделов сообщали руководителю, что между отделами установлено информационное сообщение. Но это информационное сообщение было налажено не на том уровне, который требовался руководителю. Поэтому, в этой ситуации оказалось, что виноват сам руководитель, потому что он не конкретизировал свою цель и не указал на каком уровне должно быть налажено информационное сообщение. Выход из этой ситуации только один — в следующий раз руководитель должен четко давать задачи своим подчиненным. Он должен конкретизировать свои задачи перед ними, а также выяснить, понятны ли им его задачи.

Также, при постановке задач, необходимо учитывать достижимость таковых. И ставить цели необходимо перед теми сотрудниками, личные качества которых и их профессиональный уровень позволит им достигнуть намеченной цели. Если перед неопытным сотрудником ставить те же задачи и цели, что и сотрудником, который имеет многолетний опыт работы, то первый сотрудник, скорее всего, не сможет выполнить ваши задачи. Поэтому этот критерий очень важен для выполнения поставленной цели. В таком ракурсе можно выделить несколько типов сотрудников, которые работают на том или ином предприятии.

Опытный сотрудник, но в меру амбициозный

Опытный сотрудник, но не терпит изменений в своей работе

Сотрудник, который достаточно опытен, но пока еще не уверен в своих силах.

Есть несколько вариантов установки планки для достижения цели. Для рассмотрения этих вариантов, необходимо взять средний показатель по предприятию и показатель самого трудолюбивого и инициативного сотрудника. А затем для каждого из типов работников на предприятии применить свою планку целей, которая позволит обеспечить эффективные результаты поставленных задач.

Существует четыре варианта установки такой планки. При первом варианте идет поэтапное повышение эффективности работы сотрудника. Для этого, руководитель предприятия или организации ведет поэтапное повышение планки сотрудника — начиная от незначительного повышения, и заканчивая самым высоким уровнем. Потому что именно этой категории сотрудников присущи самые высокие показатели эффективности труда. Это делается со стороны руководителя для того, что бы понять на какую высоту сможет подняться сотрудник в своей дальнейшей работе. Если сотрудник справился с самыми простыми задачами, то руководитель постепенно усложняет их, тем самым выясняя, какой потенциал заложен в сотруднике.

Такой метод повышения планки является самым распространенным среди руководителей, и пожалуй самым эффективным. И такой подход очень эффективен для тех сотрудников, которые только появились в компании.

При втором варианте повышения планки необходимы те сотрудники, которые достаточно долго работают в компании, но не стремятся изменять что-то в своей жизни. Их просто устраивает тот уровень работы, на котором они находятся. При этом методе, руководитель предприятия дает определенную задачу сотруднику и он просто не может ее не выполнить. Хотя руководителю предприятия и следует ожидать от сотрудника некоторого сопротивления, но руководитель уверен, что в итоге, сотрудник все же выполнит поставленную перед ним цель.

Третий вариант установки — подходит опытным и инициативным сотрудникам, которые желают быстрого карьерного роста, и готовы выполнять любые задачи, которые стоят перед ними. При этом варианте установки планки, основная задача — это значительно увеличить показатели работы.

Четвертый вариант — постановка таких целей, которые выше пределов возможностей всего коллектива. Эта работа будет относиться к наиболее амбициозным сотрудникам на предприятии, потому что им под силу сделать даже невозможное, то есть выжать из себя последние силы, но во чтобы то ни стало, задачу, которую ставил перед ними начальник, выполнить вовремя и в полном объеме. Поэтому для таких сотрудников, руководители предприятий и ставят самые трудные и невыполнимые задачи.

После того, как руководитель предприятия выяснит какие же цели необходимо ставить для определенного круга сотрудников, то ему будет легко определиться с сотрудником, которому можно поручить то или иное задание. И на этом этапе, руководитель уже знает, какую задачу поставить отдельному сотруднику, чтобы он работал в напряженном ритме.

Приведем такой пример. В компании работал некий сотрудник, по показателям продаж, он он значительно опережал всех своих коллег. По своим качествам, он подходил под категорию амбициозных сотрудников, которые готовы на все, лишь бы выполнить поставленную перед ним цель. Руководство компании поставило перед ним задачу — повысить среднестатистическую норму продаж в отделе. Руководитель отдела продаж поступил таким образом — он переговорил с сотрудником, и выяснил, какие у него мотивации для того, что он делает такие высокие уровни продаж. Оказалось, что его основным мотиватором является свободный график работы. Тогда начальник отдела продаж поставил перед сотрудником цель увеличить показатели продаж в 2 раза, это завышенная планка показателей продаж.

Но сотруднику было объяснено, что как только он выйдет на этот показатель, то ему будет обеспечен индивидуальный гибкий график работы в отделе. По итогам двух месяцев, сотрудник все-таки сумел достичь желаемого результата, и ему был предложен график работы такой, как именно устраивал его. Но, хотя, другие работники и не смогли повысить свой уровень продаж, все же среднестатистический показатель по отделу бы увеличен.

Еще одним критерием, который важен для постановки SMART цели, является значимость этой цели. Для этого, сотрудник из вашей постановки цели должен выяснить для себя лично значимость этой поставленной задачи. Какие материальные выгоды может иметь лично для себя сотрудник, который будет выполнять эту задачу. Если вы мотивируете ему выполнение такой задачи, то он непременно будет стремиться ее выполнить и в те сроки, которые вам необходимы. Также руководитель должен рассказать значимость поставленной задачи для его целей, что же он подразумевает на самом деле, когда ставит такую цель.

Финансовый гений

Финансовая грамотность, эффективное управление личными финансами

Постановка целей и задач: техника SMART

Сегодня я хочу продолжить разговор о том, как правильно должна происходить постановка целей и задач, и описать один из наиболее популярных методов постановки цели, который получил название “техника SMART”. Несколько дней назад я уже писал, как поставить цель, и некоторые рекомендации там как раз даны на основе техники СМАРТ. Теперь рассмотрю отдельно именно этот метод постановки целей.

Постановка целей: техника SMART.

Техника СМАРТ впервые была упомянута в работах американского экономиста, публициста, педагога, автора популярных книг по менеджменту Питера Друкера в 50-х годах 20 века. Но широкое распространение она получила сравнительно недавно – в конце 20 – начале 21 века. Сейчас техника SMART очень популярна, она преподается в институтах, обучающих будущих управленцев, и на всевозможных мотивирующих семинарах и тренингах по саморазвитию в контексте постановки целей и задач.

Правильная постановка цели – это уже большой задаток на пути к ее достижению, и эта техника, как утверждает ее автор, позволяет формулировать наиболее правильные (умные) SMART-цели. При этом слово SMART расшифровывается как аббревиатура английских слов:

Каждое из этих прилагательных показывает одну из важнейших характеристик, которыми должна обладать поставленная задача. Всего таких характеристик 5, давайте кратко их рассмотрим.

1. S – specific (конкретная). Самое важное при постановке цели – это ее конкретность, здесь не допускаются какие-либо размытые и многозначные понятия.

2. M – measurable (измеримая). Поставленная задача, а точнее – ее результат должен иметь возможность измерения в чем-либо. Без этого условия вы никак не сможете определить, достигнута ли цель.

3. A – attainable (достижимая). Среднее звено в технике SMART отвечает за то, чтобы поставленная цель была реально достижимой: не нужно планировать что-то заоблачное и заведомо невыполнимое.

4. R – relevant (подкрепленная). Постановка целей и задач должна быть сопоставима с имеющимися ресурсами, которые требуются для их достижения. То есть, достижение целей и задач должно быть подкреплено необходимыми ресурсами (временем, трудом, капиталом и т.д.).

5. T – time-bound (определенная во времени). И, наконец, постановка цели должна включать конкретный срок ее выполнения. Иначе ее достижение можно будет откладывать бесконечно.

Теперь рассмотрим, как происходит постановка целей и задач по технике SMART на примере. Возьмем для примера популярную и соответствующую тематике этого сайта цель: стать финансово независимым. Надеюсь, вы понимаете, что в такой формулировке эта цель абсолютно не годится: она не соответствует ни одному из параметров техники СМАРТ. Поэтому будем постепенно приводить нашу задачу в нужный, правильный вид.

Итак, для начала нам нужно, чтобы цель стала конкретной. Вспомним, что такое финансовая независимость. Это финансовое состояние человека, в котором его доходы (преимущественно – пассивные) существенно превышают расходы. Поэтому на первом этапе конкретизируем нашу задачу следующим образом:

– Хочу, чтобы мои доходы превышали расходы в 10 раз.

Далее нам необходимо задать некое измерение поставленной цели. Эту цель, конечно же, проще всего измерить в денежном эквиваленте. Поэтому корректируем постановку цели и получаем:

– Хочу зарабатывать 5000 долларов в месяц при тратах 500 долларов.

Далее техника SMART говорит нам о том, что поставленные цели и задачи должны быть реально достижимыми. Достижима ли такая цель? Я думаю, вполне. Вот если бы мы поставили цель зарабатывать миллион долларов в месяц – мы бы вряд ли ее достигли, не имея для этого необходимых ресурсов (о чем пойдет речь далее). Поэтому останавливаемся на той цели, которая для нас реальна:

– Хочу зарабатывать 5000 долларов в месяц, чтобы чувствовать себя финансово независимым.

Идем дальше. Теперь техника SMART предупреждает нас, что постановка целей и задач должна быть подкреплена имеющимися возможностями и ресурсами. Допустим, на сегодняшний день вы зарабатываете 500 долларов в месяц активным способом, и тратите из них 300. Таким образом, вы имеете возможность выделять 200 долларов ежемесячно на создание источников, которые будут приносить вам пассивный доход для достижения поставленной цели. В итоге наша цель приобретает следующий вид:

– Хочу зарабатывать 5000 долларов в месяц, чтобы чувствовать себя финансово независимым, и для этого я буду откладывать на создание источников пассивного дохода 200 долларов ежемесячно.

И, наконец, в завершение техника SMART предлагает нам определить конкретные сроки достижения поставленной цели. Используя депозитный калькулятор, я посчитал, что если ежемесячно вкладывать 200 долларов при доходности 10% годовых с капитализацией процентов, то поставленная цель будет достигнута на 391-й месяц: на тот момент будет собран капитал 597909,08 долларов, который будет приносить доход 5033,68 долларов в месяц. Таким образом, на достижение цели в таких условиях и при таких имеющихся ресурсах нам понадобится 32,5 года. Допустим, сейчас вам 22,5. Тогда получаем конечную финансовую цель, сформулированную правильно по технике SMART:

– Хочу к 55 годам стать финансово независимым: получать 5000 долларов пассивного дохода в месяц за счет того, что буду ежемесячно вкладывать 200 долларов под сложный процент из расчета 10% годовых.

Вот вам и пример постановки цели по технике SMART: изначально условную и абстрактную цель мы превратили в конкретную, измеримую, реально достижимую, подкрепленную имеющимися возможностями задачу с конкретным сроком исполнения. Далее необходимо только следовать поставленной задаче и при необходимости производить корректировку целей.

Теперь вы знаете, как происходит постановка целей и задач по технике SMART. Надеюсь что эта информация будет вам полезной и поможет в постановке, а главное – достижении поставленных целей. Оставайтесь на Финансовом гении, учитесь грамотно управлять личными финансами, зарабатывать, инвестировать и достигать успеха в любом начинании. До встречи в следующих публикациях!

Автор Константин Белый Дата 17.04.2015 · Категория Успех

В одном отношении бизнес похож на войну: если общая стратегия верна, тактические ошибки, сколько бы их ни было, не помешают вам. достичь успеха.

Научиться логическому и структурированному планированию несложно. Для этого важно лишь познакомиться с рядом законов и овладеть набором практических инструментов планирования, а также взять за правило постоянное следование этим законам и использование инструментов.

От умения грамотно спланировать проект напрямую зависит результат выполнения этого проекта.

Грамотное планирование поможет уложиться в определенные временные рамки, обеспечить проект ресурсами, запрограммировать команду на достижение цели, выявить круг вспомогательных ресурсов, обеспечить поддержку партнеров, подстраховаться на случай возникновения проблем и легко справиться с ними.

Помните Неграмотно поставленная цель способна погубить проект не только в самом его начале, но и на более поздних этапах.

Планирование состоит из двух этапов:

• постановки целей и задач проекта;

• построения диаграмм и графиков.

Планирование проекта начинается с постановки цели и формирования задач. Умение правильно ставить цели не приходит интуитивно, оно вырабатывается путем постоянного использования практических методов целеполагания. Употребление этих методов на практике помогает спрогнозировать непредвиденные проблемы и найти пути их профилактики или ослабления последствий.

Логическим завершением процесса планирования проекта является построение диаграмм и графиков. Они помогают перевести цель из разряда «теории» в разряд «практики», определить этапы продвижения к цели, выявить потребность в ресурсах и запланировать пути удовлетворения этой потребности, распределить задания между участниками команды.

1. ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ И ЗАДАЧ ПРОЕКТА

Работа по постановке цели, задач, определению рабочих заданий на разных этапах включает в себя использование принципа пирамиды, поиск слабых мест отдельных этапов проекта с помощью критериев SMART, выявление скрытых проблем, которые своим неожиданным возникновением могут помешать продвижению к цели.

Проработав проект по этим 3 программам, можно приступать к его реализации.

С помощью пирамиды, или иерархии целей, происходит превращение цели-желания в цель-реальность. Пирамида разбивает цели по уровням и конкретизирует этапы работы над проектом.

Все, что было когда-либо созвано, сначала возникло в чьем-либо воображении.

Видение цели представляет мульти-сенсорный образ результата проекта. Используя органы чувств и символы, задействованные в создании картинки, мозг программирует себя на достижение цели. Чем больше ощущений и символов задействовано в создании образа, тем реалистичнее картинка, тем выше шанс на успех. Множество мелких и крупных деталей и ощущений фиксируются в вашем сознании, настраивают нейросистему, запускают ассоциативные цепочки в деятельности мозга и ведут к реализации воображаемого. К созданию и использованию мультисенсорного образа рационально привлекать команду проекта: все члены организации должны представлять конечный результат своих усилий.

Символы, образы, детали

Видение цели может затрагивать такие символы, образы, детали, как нумерация, цвет, последовательность, забавность ситуации, сексуальность, ассоциативность, динамика, любые иные символы, гипербола.

Видение цели может строиться на ощущениях, которые дают нам такие органы чувств, как зрение, слух, вкус, обоняние, осязание. Здесь часто используется процесс кинестезии, представляющий собой связь телесных и эмоциональных ощущений, то есть сочетание того, что видится и того, что чувствуется.

Лучший вариант привлечения коллектива – совместное создание ассоциативного образа или символа проекта, постоянное присутствие этого символа перед глазами коллектива, придание ему статуса эмблемы или талисмана (вспомните, какое сильное влияние и поддержку оказывают такие символы, как родовой герб, политическая атрибутика).

Миссия определяется назначением организации. Компания, которая не запрограммировала себя на служение потребителю, не имеет шансов на успех, поскольку доверие потребителей в первую очередь гарантирует финансовую состоятельность фирмы. Миссия определяет круг потребителей, обозначает поле деятельности организации, указывает на ее отличительные черты. Одну или несколько ярких деталей миссии (например, отличие от других организаций) может демонстрировать удачный слоган. В этом случае слоган воспринимается как имидж организации. Полностью же миссия может излагаться в форме декларации.

Определение миссии организации – первый реальный шаг от видения пели к ее осуществлению.

Поле деятельности организации обозначает характер услуг, предоставляемых потребителю, включает в себя алгоритм сотрудничества с партнерами и поставщиками.

Отличительные особенности компании показывают, чем она не похожа на аналогичные, какие дополнительные услуги оказывает потребителю, чем ее услуги и продукция лучше услуг и продукции подобных организаций. Часто именно отличительные особенности формируют имидж компании.

Круг потребителей услуг или продукции компании может быть широким (продукты питания) и узким (ателье пошива одежды для собак). Обычно из слогана организации видно, на какие слои населения ориентирована компания.

Следующим шагом после определения миссии является разработка стратегических целей организации. По сравнению с миссией стратегические задачи более конкретны, более определенны. Миссия мегамаркета, например, может быть озвучена следующим образом: «Вся наша деятельность направлена на удовлетворение потребностей покупателей», а одна из стратегических целей формулируется так: «Высокий уровень комфорта и разнообразие услуг, предоставляемых покупателю». Последняя формулировка обязывает определить и ввести в действие услуги, которые способствовали бы максимальному комфорту пребывания покупателя в мегамаркете. Цели можно условно поделить на внешние и внутренние. На первый взгляд эти цели ничем не отличаются друг от друга, на самом же деле формулировка внешней цели работает на потребителя, формулировка внутренней – на саму компанию.

Стратегические цели одновременно являются ответами на вопрос: «Что должна сделать компания для выполнения своей миссии?»

Эти цели простираются несколько дальше, работают не столько на потребителя, сколько на компанию. Например, цель: «завоевать доверие и симпатию потребителя, сформировать круг постоянных клиентов» рассчитана на создание базы постоянных клиентов и налаживание процесса активного привлечения новых.

Эти цели заявляют, что следует делать для достижения общей цели, но не объясняют, какой результат возможен в конечном итоге, на что конкретно они будут работать. Например, цель: «сформировать высокий уровень обслуживания клиентов» побуждает к созданию определенного уровня обслуживания, но не показывает выгоду от конечного результата.

Постановка задач конкретизирует стратегические цели, разбивает их на части, определяет четкие направления действий, необходимые для достижения общего результата. На этапе постановки задач определяется потребность в ресурсах, прогнозируются доходы, происходит детализация стратегических целей, нарабатываются варианты исхода событий.

Ресурсы и доходы

Именно на этом этапе происходит оценка доходов, которые может принести проект. Для прогнозирования доходов необходимо определиться с потребностями в материальных, финансовых, человеческих ресурсах.

При постановке задач важно проработать резервные пути решения поставленных проблем с учетом перемены обстоятельств, непредсказуемости человеческого фактора, вероятности возникновения дефицита ресурсов.

От стратегических целей задачи отличаются усиленной конкретизацией v и возможностью ..установки критериев их успешного достижения. Если одна из стратегических целей мега-маркета формулируется так: «Высокий уровень комфорта и разнообразие услуг, предоставляемых покупателю», то задачи, которые приведут к реализации цели, будут звучать так: «Организация детской игровой комнаты», «Формирование системы скидок и дисконтов», «Организация стоянки для автомобилей» и пр.

Конкретные рабочие задания

Главный отличительный признак этого этапа – предельная детализация. Рабочие задания характеризуются точными сроками начала и окончания выполнения конкретных заданий, назначением конкретных исполнителей и ответственных, определением точного объема работ и возможностью проконтролировать все параметры выполнения этого объема. Именно от совокупной реализации рабочих заданий в конечном итоге зависит судьба проекта.

Часто именно этот этап демонстрирует состоятельность проекта и дает установку на его продолжение или корректировку целей.

Выполнение конкретных заданий легко измеряется с помощью различных индикаторов:

При планировании конкретных рабочих заданий необходимо точно соблюдать сроки начала и окончания работ. Сроки должны быть реальными: не завышенными и не заниженными.

Небольшой объем работ и реальные, точные сроки позволяют легко прогнозировать возникновение проблем и находить пути их недопущения. В случае, если непредвиденные проблемы все-таки затормозят выполнение задания или сделают его реализацию невозможной, это станет катастрофой для всего проекта.

Реальные результаты деятельности

Самые реальные и предсказуемые результаты дают именно рабочие задания. В связи с предельной конкретизацией этих заданий их легко планировать, легко осуществить контроль над выполнением, предвидеть конечный итог.

Рабочие задания отличаются сравнительно небольшими сроками исполнения: это способствует более четкому контролю и беспроблемной их реализации.

Принципы SMART включает в себя 5 критериев, которым должна соответствовать цель: конкретность, измеримость, достижимость, уместность, согласованность по времени.

Проверка цели на соответствие данным критериям позволяет спрогнозировать часть проблем, которые обязательно возникнут по ходу работы над проектом, предупредить и подготовить «запасные выходы» на случай нежелательного течения событий.

Принцип SMART – универсальный инициатор успешности проекта.

Цель должна поддаваться четкому и конкретному выражению. Если вы не можете лаконично и грамотно сформулировать цель, то, вполне вероятно, вы сами не видите точной картинки желаемого результата. Цель не должна быть слишком общей, слишком пространной. Если ваша цель лишена конкретизации, то при дальнейшей работе с ней у вас могут возникнуть проблемы при составлении плана, работе с подчиненными, контроле и мониторинге. Сложно убедить людей выполнять действия, назначение которых они не вполне понимают.

Важнейшим критерием целеполагания является возможность измерения результатов достигнутой цели. Для измерения применяются различные (чаще всего цифровые) индикаторы – показатели объема, веса, стоимости, количества. Если цель невозможно измерить в цифрах, для нее необходимо найти другие индикаторы измерения. Именно возможность измерения итоговых результатов этапов работы над проектом является залогом успешного планирования. Кроме того, измеримость является одним из главных стимулов выполнения заданий и критерием контроля – сложно проконтролировать, как справляются с заданием, которое не имеет рамок и границ.

Помните Невозможно проконтролировать реализацию задания, сформулированного «приблизительно».

Степень достижимости той или иной цели может быть разной. Кроме того, надо быть готовым к тому, что для достижения цели вам потребуются дополнительные ресурсы и запас времени.

Если достижимость ставится под сомнение, вам трудно будет добиться поддержки сотрудников и партнеров.

Именно сложные для реализации задачи приводят к отказу от работы над проектом на всех его этапах, именно в процессе достижения этих целей возникает большое количество непредвиденных проблем.

Если цель слишком проста для реализации, то нет смысла выделять время на планирование этапов ее достижения. Вполне возможно, что она будет достигнута без особых усилий, в ходе работы над проектом.

Реализация неуместной цели требует времени, усилий, затрат не меньше, чем уместная, но обычно не дает никаких результатов и, более того, может являться причиной возникновения проблем.

Для выполнения принципа уместности (ревалентности) необходимо проверить, насколько все уровни пирамиды целей согласованы между собой. Даже самая незначительная по объему подцель является звеном общей цепи, поэтому она должна быть подчинена главной цели, или миссии.

Задачи, рабочие задания должны иметь общие индикаторы измерения, питаться одними ресурсами, подчиняться единой системе контроля.

Согласованные по времени

Задачи и рабочие задания необходимо согласовывать по времени. Планирование включает в себя начальное и конечное время реализации всех этапов проекта. Важно, чтобы соблюдалась последовательность чередования этапов, чтобы сроки их завершения не пересекались, чтобы ключевые пункты проекта не были запланированы на одно и то же время. Для претворения в жизнь этого принципа планирования используют различные графики и диаграммы.

Четкая согласованность – один из главных принципов успешного планирования, поэтому в процессе планирования именно ему уделяется пристальное внимание.

Путь от создания идеи до завершения работы над проектом состоит из постоянного решения задач или преодоления проблем. Поэтому важно своевременно овладеть методами их прогнозирования и предупреждения.

Проблемы или задачи, решение которых поэтапно планировалось в процессе работы над планом, не представляют опасности. Проблемы или осложнения, возникающие в процессе работы над проектом, могут помешать или отодвинуть процесс продвижения к цели.

Неверно сформулированная цель способна погубить весь проект.

Неверная постановка цели

Неверно сформулированная цель может повлечь за собой неправильно поставленные задачи, неграмотно запланированные рабочие задания.

Неправильная постановка цели уводит в сторону, отвлекает от главного, акцентирует внимание на второстепенном.

Грамотно поставленные задачи и рабочие задания поддаются легкой и лаконичной формулировке, выдерживают тестирование на конкретность, измеримость, согласованность, достижимость, уместность. «Прогонку» целей по принципам SMART необходимо ввести в привычку, и это станет для вас страховкой многих проблем и осложнений.

Неграмотная работа с информацией

Непременное условие профилактики проблем – полная, точная и своевременная информация по проекту. Кроме информации о ресурсах и сроках, вы должны подготовить данные о нахождении дополнительных ресурсов. Эти сведения незаменимы при возникновении непредвиденных осложнений. Не менее важна своевременность сбора информации по проекту: чем раньше вы подготовите информационный пакет, тем быстрее начнете планирование. Раннее планирование проекта в свою очередь способствует основательной проработке пунктов плана, своевременной профилактике проблем, качественному подбору персонала.

Важно подключить к процессу подбора информации всех сотрудников, принимающих непосредственное участие в реализации проекта. Кроме того, не менее важно наладить постоянный процесс обмена информацией между всеми его участниками.

Человеческий фактор порождает чуть ли не самое большое количество проблем. Это и осложнения в работе с партнерами, и активная деятельность конкурентов, и противоречия между интересами рядовых сотрудников и руководства организации. Если сотрудник никак не заинтересован в выполнении рабочего задания, от него сложно требовать полной преданности делу. Далеко не всегда справляются со своими обязательствами и партнеры, что также способствует созданию проблем и осложнений.

В процессе планирования необходимо наметить резервы материальных и человеческих ресурсов, которые могут понадобиться в случае невыполнения партнерами обязательств, либо возникновения проблем с собственными сотрудниками.

Обычно при планировании учитываются обстоятельства, вероятность возникновения которых практически равна 100 %. Если вероятность возникновения негативного обстоятельства невысока, планировщики предпочитают понадеяться «на авось» и не предпринимают никаких мер для предотвращения возможной проблемы или ослабления ее негативных последствий.

В процессе работы над планом важно учесть все возможные осложнения и проблемы, выделить наиболее важные из них, отметить менее опасные. Нельзя путать серьезное осложнение с небольшой проблемой, возникновение которой существенно не повлияет на работу над проектом.

2. ПОСТРОЕНИЕ ГРАФИКОВ И ДИАГРАММ

Построение графиков и диаграмм – непременное условие планирования. Именно графическая форма выражения проекта позволяет не ошибиться в расчетах времени, отведенного на весь проект в целом и каждое задание в частности. Именно графики и диаграммы диктуют последовательность операций и мешают наслоению на одно и то же время равных по значимости событий. Благодаря графическому изображению происходит четкое и логичное распределение ролей персонала.

Построение графиков, карт и диаграмм необходимо на всех уровнях работы над проектом: начиная от видения и заканчивая рабочими заданиями. Представленные техники обладают различными уровнями эффективности. Применив на практике каждую, вы сможете выбрать те, которые подходят именно вам.

Помните Готовность к осложнениям несет в себе хороший шанс на победу, И, даже если вы не найдете способа предупреждения незапланированной проблемы, в необходимый момент решение может прийти само.

Эта полосовая диаграмма, получившая название по имени своего создателя Генри Ганта, очень проста в построении и восприятии. Главные ее преимущества перед другими линейными диаграммами – демонстрация очередности и длительности отдельных действий, расположенных последовательно.

Диаграммы Ганта могут иллюстрировать любой этап процесса планирования. Недостатком диаграммы является отсутствие указания на взаимосвязь и взаимозависимость действий.

Цели составления диаграммы

Построение диаграммы Ганта позволяет:

• распределить очередность действий таким образом, чтобы соблюдалась последовательность их выполнения по времени и важности;

• исходя из даты окончания проекта вычислить наиболее оптимальную дату начала работы над ним;

• увидеть, какие из действий требуют жесткого соблюдения сроков реализации, а какие можно растянуть во времени;

• наглядно продемонстрировать членам команды важность своевременного завершения порученной им работы и взаимозависимость каждого этапа проекта;

• вычислить риски срыва действий проекта и подготовить мероприятия по предупреждению этих срывов.

Последовательность действий при составлении диаграммы

Для составления диаграммы Ганта необходимо:

• определить основные действия, которые требуется совершить для реализации проекта;

• запланированные действия внести в первую колонку таблицы по принципу очередности их выполнения;

• во второй колонке фиксировать время, которое планируется потратить на завершение каждого действия в днях (неделях, месяцах);

• последующими колонками разбивать временной период, отведенный на проект, на дни (недели, месяцы);

• продолжительность выполнения каждого из запланированных действий демонстрировать с помощью отрезка, захватывающего определенное количество времени;

• параллельно отрезку, фиксирующему точное время выполнения действий, отмечать отрезки «запаса времени», намечающие самые ранние сроки начала работ и критические сроки завершения.

Принципы составления диаграммы

При составлении диаграммы следует руководствоваться некоторыми принципами:

• важно, чтобы выполнение ключевых мероприятий и действий высокой степени важности не приходилось на один промежуток времени;

• необходимо оставлять запас времени в расчете на неблагоприятное течение обстоятельств для всего проекта и каждого его действия;

• если выполнение действия может состояться лишь после выполнения предыдущего, необходимо запланировать решение последнего на возможно более ранний период времени;

• распределение нагрузки на исполнителей проекта должно быть равномерным по времени. Если в начале работы член команды перегружен, а в конце не знает, чем заняться, это вина планировщика;

• действия, не требующие конкретных сроков разрешения, надо вносить в карту после определения пиков нагрузки и частично свободных дней; их можно запланировать на менее загруженное время.

Как выглядит диаграмма

Диаграмма Ганта оформляется в виде таблицы, содержание ее можно варьировать и дополнять важными для составителя графами.

1. Сведения о количестве дней или недель, отведенных на выполнение каждого действия.

2. Фамилия менеджера или название отдела, ответственного за выполнение действия.

3. Степень важности и своевременности выполнения каждого пункта плана.

Интеллект-карты Составление интеллект-карты является одним из самых эффективных способов предоставления информации по принципу «как думает мозг». Карта сочетает в себе элементы образности и логики, а значит, задействует оба полушария мозга.

Именно на привлечении и правою, и левого полушарий основывается эффективность карты.

Построение интеллект-карты позволяет:

• наглядно фиксировать на одном листе все действия, необходимые для работы над проектом: поскольку вся информация со держится в одном документе, ее составные части не теряются и всегда находятся перед глазами;

• включить в процесс планирования проекта оба полушария мозга применять данную технику на всех этапах работы над проектом и для разных целей: для решения возникающих проблем, выполнения текущих действий, организации рабочего времени;

• четко структурировать информацию по проекту, постоянно обновлять и менять данные, информировать членов команды о состоянии дел, не прилагая к процессу информирования дополнительных усилий;

• мотивировать себя и персонал на качественную работу, «программировать» мозг на удачное завершение проекта.

Последовательность действий при составлении

Для составления интеллект-карты необходимо:

• поместить в центр листа ключевой образ, который нес бы в себе информацию о главной цели проекта;

• нарисовать направления, по которым будет работать проект: веток должно быть немного, они должны давать представление об основных составляющих ключевого образа;

• «развить» центральные направления за счет дополнительный побегов, которые будут представлять собой все ассоциации, связанные с этим направлением;

• по необходимости продолжать развивать «побеги», не забывая иллюстрировать их ключевыми словами и ассоциативными рисунками;

• составить интеллект-карты на все этапы работы над проектом, постоянно обновлять сведения.

При составлении интеллект-карты необходимо руководствоваться некоторыми принципами:

• интеллект-карта оформляется с помощью ключевых слов, символов и рисунков, а не привычных для нас лаконичных и сухих записей;

• для подключения правого полушария мозга образы, используемые в оформлении карты, должны быть мультисенсорными, они должны рождать зрительные, слуховые, вкусовые, кинестетические, обонятельные, осязательные и другие ощущения;

• для более отчетливого восприятия надписи должны состоять из одного или минимума слов, делаться печатными буквами;

• для лучшего запоминания рисунки должны быть цветными, для более успешного структурирования информации надписи могут помечаться цветными маркерами;

• чем больше родится образов, тем эффективнее работает карта.

Как выглядит интеллект-карта

По сравнению с диаграммой Ганта сетевой график содержит в себе больше информации, четче показывает взаимосвязь действий и влияние их друг на друга, и, соответственно, является более сложным и основательным.

Интеллект-карта чем-то напоминает генеалогическое древо, с той только разницей, что в центре располагается ключевой образ, от которого идут ветви-направления работы над проектом, подробнее структурирующиеся более мелкими побегами.

Сетевое планирование прекрасно работает в условиях разработки масштабных проектов и проектов высокой степени сложности.

Преимущество сетевых графиков заключается в четком определении событий, от которых зависит судьба проекта, в конкретизации взаимосвязи между рабочими заданиями проекта.

К ритический путь – это самый длинный путь на сетевом графике.

Анализ критического пути

Анализ критического пути позволяет:

• прогнозировать оптимальную длительность реализации проекта;

• определить критические действия;

• отслеживать изменение обстоятельств в процессе мониторинга.

Построение сетевого графика позволяет:

• последовательно распределить очередность действий, вносить изменения, вызванные возникновением непредвиденных обстоятельств;

• выявить действия, которые больше всего влияют на весь процесс работы над проектом, запланировать обеспечение дополнительными ресурсами для усиления этих действий при возникновении осложнений;

• мотивировать сотрудников с помощью наглядной демонстрации взаимосвязи их работы с деятельностью других членов команды, производить мониторинг реализации проекта;

• установить точные даты начала и окончания работы над всем проектом и каждым его действием;

• выяснить, какие из действии имеют запас времени, а какие требуют точного соответствия запланированному на их реализацию сроку.

Для составления сетевого графика необходимо:

• определить основные действия, которые требуется решить в процессе реализации проекта;

• предварительно выстроить действия в логическую цепочку;

• представить эту цепочку графически, с использованием стрелок, указывающих последовательность действий;

• стрелки (действия) могут идти как последовательно, так и параллельно, они могут пересекаться, вытекать одна из другой, «перескакивать» через несколько промежуточных действий;

• в зависимости от потребностей составителя фиксировать либо не фиксировать время, отведенное на каждое действие в одном варианте график позволяет рассчитать дату начала и завершения действия, в другом – лишь проследить их последовательность и взаимозависимость.

При составлении сетевого графика необходимо руководствоваться некоторыми условиями:

• действие, работа над которым не может начаться раньше, чем следует выполнить другое, графически изображается после предыдущего;

• при планировании времени необходимо оставлять резерв на случай возникновения непредвиденных осложнений;

• эффективность графика будет выше, если в его составлении примет участие как можно большее количество участников проекта;

• графическое изображение действий может идти как последовательно, так и параллельно, иметь от одного до нескольку уровней;

• каждое из действий можно обозначить буквенным или цифровым символом. Это создаст удобство в обозначении примечаний, классификации действий, дальнейшей работе с графиком;

• в узловые точки сети вносятся данные о самом позднем и самом раннем времени начала действия.

Как выглядит сетевой график

Внешний вид сетевого графика можно варьировать и дополнять важными для составителя деталями: указанием времени, отведенного на каждое действие, цифровыми или буквенными обозначениями действий. Сетевой график может быть простым и лаконичным.

Как выглядит сетевой график с анализом критического пути

Подробный сетевой график несет в себе больше информации, чем простой сетевой график.

Сведения, данные в графике, позволяют увидеть действия, имеющие резерв времени и не имеющие его, показывают даты начала и завершения действия, указывают на продолжительность действия.

Смотрите так же:

  • Как узнать сколько платить штраф Сроки давности и оплата штрафов. Наказание за просрочку и неуплату вовремя. В почтовом ящике Постановление на штраф ГИБДД. И неважно, задержал ли вас сотрудник ДПС или отследили вездесущие ныне камеры. В какой срок его оплатить или не платить совсем, и что […]
  • Приказ по отпускам медработникам Изменения 2017 года в предоставлении дополнительных оплачиваемых отпусков медработников Вопрос-ответ по теме В ДЮСШ работает фельдшер, у нее был отпуск 28 и 14 дополнительных дней. С 1 января 2017 года у нее будет отпуск только 28 дней? Обязанность […]
  • Оказание юридической помощи гражданам рф бесплатно Вопрос 28. Оказание юридической помощи гражданам Российской Федерации бесплатно. Гарантии предоставления юридической помощи малоимущим. Эксперимент по созданию государственных юридических бюро. Юридическая консультация. Вопрос 28. Оказание юридической помощи […]
  • Кольцевая автодорога правила ipc-zvezda.ru Грузовики на севере Москвы с 1 декабря будут ездить по спецмаршрутам Ограничение движения грузовиков по МКАД Для того чтобы разгрузить эту дорогу, московские власти строят новые магистрали, а также проводят необходимые административные […]
  • Правила поведения леди и джентльменов Воспитываем леди и джентльменов В Израиле и Японии детям до пяти лет разрешается делать все, что заблагорассудится, и даже за самые дерзкие шалости им не грозит наказание. А вот нашим маленьким соотечественникам повезло меньше. «И слава Богу!» - утверждают […]
  • 1c практическое пособие разработчика Автор: Радченко М.Г., Хрустальова О.Ю., Мова видання: російська, 965 стор., формат А5 (60х90/16) Книга є посібником, що дозволяє швидко освоїти прийоми розробки та модифікації прикладних рішень на платформі "1С:Підприємство 8.3". Нове видання цієї книги […]
  • Штраф gai Мы предлагаем воспользоваться нашим ресурсом, чтобы узнать и получить полную информацию по нарушениям, которая избавит вас от различных неприятностей или судебных разбирательств. Наш онлайн сервис поможет быстро осуществить проверку штрафов по номеру […]
  • Как оформить траст Траст Банк — кредит без справок о доходах Как быстро получить кредит без справок в Траст Банке? Смелые банки, которые выдают кредиты без справок о доходах. Именно таким является Траст Банк. Кредит может понадобиться на разные нужды: не хватает на крупную […]