Правила заполнения авансовый отчет

Содержание:

Образец заполнения авансового отчета подотчетным лицом

Авансовый отчет — документ для отражения оправдательных документов, подтверждающих расходование полученных денежных средств под отчет. Документ первоначально составляется подотчетным лицом и предоставляется им в бухгалтерию для проверки, дальнейшего заполнения бухгалтером и утверждения руководителем. На основании авансового отчета происходит закрытие задолженности по подотчетным средствам и одновременно приходование ТМЦ, принятие к учету расходов или погашение кредиторской задолженности.

Унифицированный бланк авансового отчета (форма № АО-1) утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55.

Не следует забывать, что формы первичных учетных документов определяет руководитель организации или ИП (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 «О бухгалтерском учете»). Это означает, что организация или ИП вправе применять любые бланки. Для этого их необходимо утвердить в учетной политике.

А вот организации государственного сектора вправе применять только утвержденные в соответствии с бюджетным законодательством РФ.

Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом

Срок предоставления наступает не позднее 3 рабочих дней в одну из следующих дат:

  • после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги;
  • со дня выхода на работу.
  • Материалы по теме

    Как составить положение о подотчетных лицах

    Унифицированный бланк АО-1 состоит из трех частей:

    Авансовый отчет по командировке в 2017 году (образец)

    Обновление: 15 марта 2017 г.

    Командировка сотрудника — действие нужное и порой очень полезное для компании. Но любая командировка подразумевает под собой затраты. Работнику по итогам командировки необходимо оформить авансовый отчет по командировке, образец 2017 года которого прилагается.

    Служебная командировка

    Командировкой считается направление сотрудника на небольшой срок на переговоры в другую организацию, филиал с проверкой и иные мероприятия, находящиеся вне расположения рабочего места, по согласованию с руководителем для выполнения определенных работ в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ. При направлении в командировку руководитель предоставляет сотруднику следующие гарантии:

  • на время командировки за сотрудником сохраняется его рабочее место;
  • сохраняется зарплата в среднем размере, который рассчитывается согласно Постановлению Правительства РФ № 922 от 24.12.2007 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;
  • сотруднику возмещаются затраты, понесенные в связи с командировкой, такие как найм жилья, оплата проезда и другие, согласно ст. 168 ТК РФ.
  • Авансовый отчет по командировке в 2017 году

    При направлении сотрудника в командировку наниматель обязан оформить следующие документы:

  • служебную записку работника о командировке с указанием места назначения, причин необходимости командировки, сроков и выполняемых в командировке работ;
  • приказ о направлении сотрудника в служебную командировку, оформляемый после утверждения руководителем командировки по форме Т-9 , утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004;
  • выдаваемые сотруднику вместе с приказом командировочное удостоверение по форме Т-10 и служебное задание по форме Т-10(а) .
  • По возвращении из служебной командировки работник согласно п. 26 Положения об особенностях направления работника в служебную командировку, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008, должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет по командировке, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

    В Положении по командировкам прописаны следующие моменты:

  • как исчисляется срок командировки;
  • как подтверждается фактический срок командировки;
  • сохранение заработной платы на период командировки и оплата работы в выходные дни, проведенные работником в командировке;
  • выдача аванса для оплаты командировки;
  • перечень расходов, которые возмещаются командированному работнику, такие как оплата жилья, транспортные расходы, суточные, иные расходы, понесенные работником.
  • Оформление авансового отчета

    У работника, который впервые побывал в командировке, может возникнуть логичный вопрос, как оформить авансовый отчет по командировке. Это довольно просто, если разобраться, к тому же сейчас существует ряд систем, которые помогают сотрудникам оформлять документы, а бухгалтерии их проверять.

    А теперь все же разберемся с оформлением отчета:

  • как и везде, первым пишется наименование организации;
  • номер и дата документа часто проставляются после заполнения у уполномоченного сотрудника;
  • указываются структурное подразделение и должность командированного;
  • указывается причина составления отчета – «служебная командировка»;
  • сотрудник вносит показатели аванса и фактических затрат;
  • позже в бухгалтерии уже пропишут номера и суммы дебета и кредита согласно правилам ведения бухгалтерского баланса;
  • далее сотруднику необходимо на втором листе описать прилагаемые документы к авансовому отчету по командировке;
  • после заполнения отчета сотрудник передает его в бухгалтерию, где отчет проверяют и согласовывают;
  • затем отчет передается на утверждение руководителю.
  • Таким образом, в заполнении авансового отчета нет ничего сложного. Главное, чтобы не были утеряны или испорчены документы, подтверждающие расходы.

    Заполняем авансовый отчет

    На основании чего выдаются деньги?

    При необходимости некоторым сотрудникам могут выдаваться денежные средства на представительские или хозяйственные расходы предприятия. Получить деньги они вправе на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, если их Ф.И.О. и должность указаны в списке людей, обладающих такой возможностью.

    Форма документа

    Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается с помощью первичного учетного документа — авансового отчета. Бланк представляет собой унифицированную форму № АО-1, одну часть которого заполняет сотрудник, вторую — бухгалтер.

    Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету

    Есть определенные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах.

    После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У).

    Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на израсходованную часть составляется авансовый отчет, в нем указывается сумма неизрасходованных денег — это и есть возврат подотчетных сумм по авансовому отчету.

    Также нередки ситуации, когда работник сначала потратил собственные денежные средства, потом принес документы и получает возмещение. В этом случае он должен обратиться в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов. Такие расчеты бухгалтер также проводит с помощью авансового отчета. Поэтому и эту ситуацию можно отнести к возврату подотчетных сумм по авансовому отчету.

    Если же сотрудник вообще не осуществил никаких расходов, он возвращает в кассу подотчетную сумму и авансовый отчет не составляет.

    Необходимо помнить: если срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не был соблюден, это считается нарушением кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).

    Порядок заполнения

    Теперь рассмотрим подробно порядок заполнения документа.

    Заполняет сотрудник

    Итак, на лицевой стороне формы № АО-1 работнику необходимо:

    Указать наименование фирмы и код по ОКПО.

    2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.

    3. В графу «отчет в сумме» вносим сумму, которую работник потратил на хоз нужды предприятия. Например, ему было выдано пять тысяч рублей, а он потратил четыре тысячи. Поэтому в этой графе он указывает четыре тысячи.

    4. Указываем наименование и код структурного подразделения.

    5. После этого указываем Ф.И.О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).

    6. Вписываем назначение аванса.

    7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.

    8. Указываем итоговую сумму полученных денежных средств.

    9. Указываем сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.

    10. Указываем размер остатка.

    11. На оборотной стороне бланка в графах 1-6 работник должен перечислить все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные сотрудником расходы, с указанием затраченных сумм. Документы должны быть пронумерованы согласно порядку их перечисления в авансовом отчете.

    Теперь о том, какую информацию работнику следует внести в соответствующие графы:

  • 1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
  • 2 — дата составления чека;
  • 3 — номер чека;
  • 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
  • 5 — сюда вносится сумма произведенного расхода в рублях;
  • 6 — заполняется при необходимости. В ней указывается сумма произведенного расхода в иностранной валюте;
  • в строке «Итого» указывается общая величина расходов.
  • 12. После того, как сотрудник заполнил необходимые поля, он должен поставить в бланке свою подпись с расшифровкой. Далее необходимо документ передать в бухгалтерию. Бухгалтер проверит правильность заполнения.

    Заполняет бухгалтер

    13. Бухгалтер после получения бланка должен убедиться в правильности его заполнения. Если ошибок обнаружено не будет, в графе «отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

    14. Далее бухгалтер указывает информацию о внесенном остатке/перерасходе средств.

    После этого бухгалтер переходит к дальнейшему заполнению бланка.

    15. Бухгалтер заполняет отрывную часть бланка, подписывает ее и передает работнику

    16. Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны быть одинаковыми.

    После этого бухгалтером заполняется лицевая сторона авансового отчета.

    17. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит следующие сведения:

  • остаток или перерасход предыдущего аванса;
  • размер аванса, полученного из кассы предприятия;
  • количество потраченных денежных средств;
  • остаток или перерасход авансовых сумм;
  • бухгалтерская запись — информация берется из данных графы 9, которая находится на оборотной стороне.
  • 18. Далее, бухгалтер направляет документ главбуху, который также его проверяет. После проверки авансового отчета главбух ставит на нем свою подпись и направляет на утверждение к главе предприятия.

    19. Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию. После этого он хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока уничтожается.

    Авансовый отчет

    При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.

    Выдача авансовых сумм может осуществляться только на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, с указанием перечня подотчетных лиц, сроков и целей, на которые выдаются денежные средства, а также их размера. Командированным работникам выдача денег под отчет может быть произведена на основании приказа о направлении в командировку или командировочного удостоверения, утвержденного руководителем.

    Бланк авансового отчета представляет из себя двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии.

    Заполнение авансового отчета

    Подотчетное лицо начинает заполнение авансового отчета с указания на лицевой стороне формы № АО-1: наименования организации, даты составления документа, своей фамилии и инициалов, профессии (должности), своего табельного номера, а также назначения аванса (хозяйственные либо представительские расходы).

    Документы, подтверждающие произведенные сотрудником расходы, должны быть перечислены на оборотной стороне бланка в графах 1-6, с указанием сумм затрат по ним. Данные документы должны быть пронумерованы в соответствии с порядком их перечисления в отчете.

    В графе 1 подотчетное лицо указывает порядковый номер, присвоенный оправдательному документу.

    В графах 2 и 3 указываются соответственно дата составления полученного документа и его номер.

    В графе 4 указывается вид произведенного расхода (например, канцелярские расходы).

    Сумма произведенного расхода указывается в графе 5, если расход осуществлен в рублях, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.

    Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке «Итого» в графе 5 или 6.

    Заполненный работником авансовый отчет вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию. Бухгалтер при принятии от подотчетного лица формы № АО-1 расписывается в принятии документа на проверку с указанием его номера и даты, итоговой суммы расходов и количества приложенных документов, подтверждающих произведенные расходы. В конце расписки указывается дата представления отчета, после чего расписка бухгалтера передается подотчетному лицу.

    Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов и расходования средств, заполняет на оборотной стороне формы графы 7-8, с указанием суммы расходов, принятых к учету, и графу 9, с указанием номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

    Далее бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка АО-1, с указанием: остатка (перерасхода) предыдущего аванса, суммы полученного из кассы организации аванса, суммы израсходованных средств, остатка или перерасхода авансовых сумм, бухгалтерских записей операций учета произведенных расходов.

    Информация для заполнения таблицы бухгалтерских записей формируется из данных графы 9 оборотной стороны авансового отчета.

    После проверки правильности арифметических расчетов, оформления документов и расходования средств по назначению, документ направляется на утверждение руководителю организации.

    После утверждения документа бухгалтерия производит списание подотчетных средств и окончательный расчет с подотчетным лицом.

    Если аванс использован не полностью, то остаток сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. В свою очередь перерасходованная сумма должна быть выплачена подотчетному лицу в установленном порядке по расходному кассовому ордеру.

    Образец заполнения авансового отчета в 2017-2018 годах

    Отправить на почту

    Авансовые отчеты в 2017-2018 годах заполняются так же, как и в предыдущие годы. О том, как заполнить авансовый отчет и кто это делает, читайте в этой статье.

    Оформление авансового отчета: общие правила

    Общие правила заполнения авансового отчета таковы:

  • Отчет составляется в течение 3 рабочих дней с момента:
    • истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
    • выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
    • возвращения работника из командировки.
    • За нарушение срока работника можно наказать материально.

    • Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.
      1. Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
      2. Утверждается руководителем.
      3. В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.

      Как правильно заполнить авансовый отчет

      Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:

    • Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
    • Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
    • Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.
    • Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.

      ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.

      Авансовые отчеты в 2017-2018 годах: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения

      Изменений по авансовым отчетам в 2017-2018 годах не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

      Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.

      Допустим, 22.02.2018 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 23 февраля.

      Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.

      Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.

      Заполнение авансового отчета требует совместной работы подотчетного лица и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого отражаются операции в учете.

      Дополнительно материалы по теме расчетов с подотчетными лицами смотрите в статьях:

      Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

      Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!

      Авансовый отчет: образец заполнения 2018

      Статьи по теме

      Авансовый отчет заполняют для подтверждения выданных подотчетных. Смотрите и скачивайте идеальный образец заполнения авансового отчета 2018, который устроит инспекторов, и с которым вы пройдете любую проверку.

      Ошибки в расчетах с подотчетными могут привести к штрафам за кассовые нарушения, а также доначислениям НДФЛ и взносов. Поэтому важно правильно оформить выдачу денег под отчет и не допустить ошибок при заполнении авансового отчета. Смотрите образец заполнения авансового отчета, к которому у проверяющих не будет вопросов.

      Авансовый отчет 2018 форма: как заполнять

      Сотрудники коммерческих организаций заполняют авансовый отчет на бланке АО-1 (унифицированная форма, код по ОКУД 0302001). Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 и должна содержать следующие сведения:

    • о сумме выданных под отчет средств;
    • о подотчетном лице (Ф. И. О., должность, структурное подразделение);
    • о предыдущем авансе (остаток, перерасход);
    • о назначении аванса;
    • бухгалтерские записи и другие.
    • Форму авансового отчета заполняют работники, которым компания выделила средства авансом. Авансовый отчет должен отвечать на следующие вопросы:

    • имеется ли перерасход средств;
    • своевременно ли была предоставлена документация (чеки, справки, квитанции);
    • имеется ли у ответственных за расход авансовых средств лиц задолженность перед предприятием;
    • требуется ли высчитывать определенное количество материальных средств у подотчетных работников из зарплаты в счет погашения авансовой задолженности.
    • Авансовый отчет является двухсторонним.

      Лицевую сторону авансового отчета заполняет сотрудник, но можно сделать это за него. Следует указать название компании, номер отчета, дату, фамилию и инициалы подотчетного лица, его структурное подразделение и табельный номер, должность, а также назначение аванса.

      Также в авансовом отчете есть таблица, в которой указывают сведения о предыдущем авансе, полученных деньгах, расходах и остатке. Если аванс выдан в иностранной валюте, сумму указывают в строке 1а в двух валютах.

      На оборотной стороне авансового отчета сотрудник перечисляет подтверждающие документы (квитанции, транспортные документы, кассовые и товарные чеки и т.д.), и соответствующие суммы затрат.

      После проверки авансового отчета заполняют таблицу «Бухгалтерская запись». Указывают корреспондирующие счета, суммы. Ставят ометку о проверке отчета.

      Цифрами и прописью указывают сумму, в которой отчет утверждают. Далее ставят подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главбуха, а также сумму остатка или перерасхода (если есть) и реквизиты приходных (расходных) документов, по которым средства вносятся/выдаются.

      Авансовый отчет составляют в одном экземпляре. Заполнять его можно как на бумаге, так и в электронной форме. Но если компания оформляет авансовые отчеты в электронном виде, то потребуется их распечатать, чтобы сотрудники поставили свои подписи.

      Читайте по теме:

      Образец заполнения авансового отчета 2018

      Сотрудники должны прикладывать к авансовому отчету документы, подтверждающие расходы. Документы нужны для подтверждения и обоснования раходов при расчете налога на прибыль. Безопаснее перед заполнением авансового отчета сформировать подтверждающие документы в хронологическом порядке, проверить корректность их оформления и пронумеровать.

      Переходим к заполнению.

      Авансовый отчет должен содержать следующую информацию:

    • данные о компании (форма собственности, название, Ф.И.О директора и ответственного бухгалтера);
    • личные данные о сотруднике (фамилия, имя, отчество и должность), которому были выданы авансовые средства;
    • основания выдачи аванса;
    • размер аванса;
    • список целей, куда пойдут выданные деньги.
    • При заполнении авансового отчета возникает много ошибок. Если директор утвердит отчет с ошибками, сумму подотчета инспекторы признают доходом работника, доначислят НДФЛ и взносы. Судьи могут поддержать налоговиков (определение ВС РФ от 09.03.16 № 302-КГ16-450). Опасные ошибки мы показали на образце (см. ниже).

      Как заполнить авансовый отчет: образец заполнения

      Правила заполнения и сдачи авансового отчета

      Суммы в отчете должны совпадать с данными в учете. К первичке нужно приложить документы, которые подтверждают расходы. В отчете компания также отражает долг по предыдущим подотчетным. Теперь выдать под отчет можно, даже если работник не отчитался за предыдущий аванс. Поэтому, если данные в строке «остаток» заполнены, это не ошибка.

      Фамилия и имя сотрудника. Деньги под отчет можно только тем физлицам, которые работают в компании по трудовому или гражданскому договору (письмо Банка России от 02.10.14 № 29-1-1-6/7859). Сотрудника контрагента выдать деньги из кассы нельзя.

      Назначение аванса. Авансовый отчет можно использовать, чтобы доказать реальность сделки. Но отбиться не получится, если в отчете нет отметки, для чего выдавали деньги (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 07.09.17 № Ф07-8498/2017).

      Первичка о расходах. Даты и другие данные из кассовых, товарных чеков подтвердят период командировки. Это поможет доказать, что компания направляла работников в другую местность, чтобы исполнить контракт (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 30.08.17 № Ф02-3966/2017). Но если даты в документах будут отличаться от времени в командировке, инспекторы снимут расходы.

      Компания может исправить документы сотрудников несколькими способами. Подойдут способы для первички, которую подписывают контрагенты. А если компания еще не провела документ в учете, его можно просто оформить заново.

      Если вы уже провели документ и хотите составить новый, а не корректирующий, документ с ошибкой нужно аннулировать. Для этого накрест перечеркните весь текст неправильного документа. На любом свободном месте сделайте запись «Аннулировано». Рядом проставьте дату и подпись с расшифровкой.

      Запись об аннулировании авансового отчета может внести только руководитель, так как он утвердил документ. Аннулировать путевой лист может как руководитель, так и бухгалтер.

      Похожий способ прописан для платежных документов и бланков строгой отчетности (постановление Правительства РФ от 06.05.08 № 359). После того как ошибочную первичку отменили, ее можно сохранить. Она пригодится, когда будет нужно пояснить основание корректировок в учете.

      К отчету надо приложить документы на расходы. Документы могут быть двух видов.

    • Подтверждающие покупку (товарные чеки, накладные и т. п.).
    • Подтверждающие оплату покупки, то есть кассовый чек. А если работник платил картой, то чек терминала или выписку с карты (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
    • На практике бывают ситуации, когда работник получает подотчетные на карту, а потом снимает их и тратит наличными. В этом случае достаточно приложить кассовые и товарные чеки. Квитанция о снятии наличных в банкомате не требуется. Это подтвердили «УНП» опрошенные налоговики.

      Если сотрудник потерял документы, то проверяющие посчитают подотчетные его доходом и доначислят НДФЛ и взносы. Налоговиков поддерживают и многие судьи (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 09.06.2014 № А26-5684/2013). Правда, иногда компаниям удается доказать, что доходов не возникает. Если работник принес товары, а компания оприходует эти ценности. Значит, задолженности перед работодателем нет (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 25.06.2014 № А35-2638/2013).

      В заключение отметим, выдавать деньги под отчет надо заранее, по заявлению работника. Срок, на который сотрудники получают деньги под отчет, может быть любым. Но безопаснее, чтобы он был не слишком длительным. Иначе подотчетные суммы инспекторы могут переквалифицировать в заем или зарплату. А значит, потребовать доплатить взносы и НДФЛ.

      Кроме того, компания сама устанавливает сроки окончательного расчета с сотрудником по авансовому отчету (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). То есть время, в течение которого работник должен вернуть остаток наличных или, наоборот, компания возместит ему перерасход. Все эти сроки безопаснее записать во внутреннем положении.

      Отчет сотрудника о потраченных средствах зависит от того, как работник получил деньги и как их потратил. Если работник тратил свои личные средства, а потом компания возмещает ему расходы, то заполнять авансовый отчет не требуется. Достаточно взять у работника заявление на возмещение его расходов в интересах компании и подтверждающие их документы. Если работник заранее получил деньги на карту или наличными, то необходим авансовый отчет.

      Сдать в бухгалтерию авансовый отчет работнику надо в течение 3 рабочих дней после окончания срока, на который выданы подотчетные. Если на момент представления авансового отчета сотрудник болел, был в отпуске за свой счет или отсутствовал по другим уважительным причинам, он вправе отчитаться в течение трех рабочих дней со дня выхода на работу (п. 4.4. Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П).

      Заполнение авансового отчета: частые вопросы

      Как оформляют авансовый отчет при перерасходе? Допускается ли составление авансового отчета один раз в месяц? Можно ли составить один авансовый отчет на разные виды расходов? Ответим на эти и другие вопросы.

      В авансовом отчете нужно указывать перерасход

      «…Выдали сотруднику 10 тыс. рублей, чтобы он купил стеллаж. Но по такой цене мебели не было. Работник добавил свои деньги и приобрел товар за 12 тыс. рублей. На какую сумму он должен составить авансовый отчет. » (из письма главного бухгалтера Виктории Климовой, г. Москва)

      Работник должен составить авансовый отчет на всю стоимость покупки.

      Сотрудник составляет авансовый отчет, чтобы отчитаться за деньги, которые он получил. Ему выдано 10 тыс. рублей, но на покупку он потратил на 2 тыс. рублей больше. То есть добавил свои средства. Перерасход нужно выдать из кассы или перечислить на карту. Для этого работник должен написать заявление на возмещение служебных расходов в свободной форме.

      Так как сотрудник потратил больше денег, чем получил, ему придется заполнить дополнительные графы в авансовом отчете. В строке «Перерасход» надо записать сумму, которую работник добавил на покупку. А в строке «Перерасход выдан» записать сумму, которую ему возместили, и реквизиты соответствующего расходного кассового ордера или платежки. Если сотрудник составил отчет до того, как вы компенсировали ему расходы, эту строку не заполняют.

      Авансовый отчет можно составлять раз в месяц

      «…Директор часто покупает товары для компании, а мы возмещаем его траты. Мы вправе выдать 200 тыс. рублей на все месячные расходы, а он составит один авансовый отчет в конце месяца. » (из письма главного бухгалтера Ирины Деевой, г. Пермь)

      Допускается выдача в подотчет денег сразу на несколько покупок. Директор может составить один отчет.

      Компания вправе выдать деньги под отчет по письменному заявлению работника. Сотрудник должен отчитаться о своих тратах в течение трех рабочих дней после окончания срока, на которые получил деньги. Выдать второй раз под отчет нельзя, пока работник не вернет то, что не потратил. Это общие правила работы с наличными (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У).

      Срок, на который компания выдает деньги, она определяет сама. Директор должен записать его в заявлении. Выдавать деньги можно сразу на несколько покупок.

      В заявлении директор запишет, на что получает деньги, например на хозяйственные нужды. Когда подойдет срок, он отчитается о тратах. Для этого он вправе составить один авансовый отчет.

      Можно составить один авансовый отчет на хозрасходы и командировочные

      «…Сотрудник получал деньги под отчет на моторное масло. Через несколько дней он уехал в командировку. Перед этим получил под отчет еще по одному заявлению. Когда сотрудник вернется, он должен отчитаться и за покупку масла, и за командировку. Он вправе составить один отчет. » (из письма главного бухгалтера Ксении Соловьевой, г. Москва)

      Сотрудник вправе составить авансовый отчет на суммы, которые потратил на товары для компании и на командировку.

      Сотрудник получает подотчет по заявлению. Отчет за покупки работник составляет в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который компания выдала деньги (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У). За командировку сотрудник отчитывается в течение трех рабочих дней после того, как вернется из поездки (п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

      Работник писал два заявления на подотчет. Но это не значит, что сотрудник должен оформлять два авансовых отчета. Достаточно одного документа. В строке «Назначение аванса» сотрудник должен записать, что получил деньги на хозяйственные и командировочные расходы.

      Расходы работника можно возместить, не составляя авансовый отчет

      «…Директора вызвали на совещание в Екатеринбург. Билеты оплатил менеджер со своей карты. Какие документы составить, чтобы компенсировать ему расходы. » (из письма главного бухгалтера Ларисы Ивановой, г. Москва)

      Расходы менеджера можно возместить по его письменному заявлению.

      Менеджер купил билеты на самолет в интересах компании. Расплатился он с личной карты. Но подотчетные на покупку авиабилетов для директора он заранее не получал. Поэтому менеджер не обязан составлять авансовый отчет. Этот документ заменит заявление на возмещение расходов, которое должен написать работник. К заявлению сотрудник должен приложить документы, подтверждающие оплату. Например, выписку с банковского счета.

      Можно списать долг перед бывшим директором

      «…Увольняется директор. Он один из учредителей, владеет долей — 20 процентов. У компании перед ним крупная задолженность по подотчетным — не возместили перерасход. Директор эти деньги не требует. Как списать долг с баланса. » (из письма главного бухгалтера Зои Смирновой, г. Уфа)

      С директором нужно подписать соглашение о прощении долга. На основании этого документа учитывается долг в доходах.

      Задолженность перед подотчетным сотрудником компания отражает по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Если директор не планирует требовать деньги с компании, до увольнения нужно подписать с ним соглашение о прощении долга. На дату соглашения кредиторку надо отразить в налоговом учете во внереализационных доходах (подп. 5 п. 4 ст. 271 НК РФ). А в бухгалтерском учете отразите прочие доходы:

      Дебет 71 Кредит 91

      — отражен в доходах прощенный долг.

      Документы, которые вы можете скачать:

      Как составить авансовый отчет в 2018 году: образец заполнения

      В статье — пример авансового отчета, на который можно ориентироваться любой фирме в 2018 году, а также общие правила заполнения с пошаговой инструкцией. Работать можно с унифицированной формой, либо применять «авторский» бланк.

      Рассчитайте зарплату в программе «Упрощенка 24/7» бесплатно, онлайн

      Активируйте вип-доступ к журналу «Зарплата»

      Что такое авансовый отчет

      Все компании выдают деньги под отчет своим сотрудникам — на покупку канцелярии, хозтоваров, для поездок и пребывания в командировках. Работники должны отчитаться об израсходованных суммах. В качестве отчетного документа выступает авансовый отчет (сокращенно — АО).

      Если сотрудник получал аванс, но денег не хватило, то перерасход оплачивается также на основании авансового отчета. Какой-либо дополнительный документ (заявление) с просьбой (решением) оплатить перерасход не нужен.

      Специально для посетителей сайта мы открыли вип-доступ к журналу «Зарплата». Активируйте доступ, чтобы читать статьи.

      В ситуации, когда работник тратился не только в пользу фирмы, но и для себя, и это отражено в одном документе (например, видно, из кассового чека), нужна объяснительная. Целесообразно иметь в бухгалтерии образец данного документа. И придется выделить все личные расходы. И включить в отчет для последующего возмещения (учета) только суммы, потраченные по целевому назначению.

      А вот если работник не брал средства подотчет, но потратился в интересах фирмы, то АО не составляется. Тут уже возместите траты на основании заявления работника, с приложением подтверждающих документов.

      Образец авансового отчета в 2018 году

      Сроки оформления авансового отчета

      Авансовый отчет, образец заполнения которого мы привели, составляется на любой расход, когда для этого сотрудник прежде получал деньги.

      Оформить авансовый отчет подотчетное лицо должно в течение трех рабочих дней после того, как закончится срок подотчета (абз. 2 п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Таковой прописывается в приказе (или заявлении) на подотчет. Внимание: командировочные работники отчитываются по расходам в течение трех рабочих дней после поездки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

      Если подотчетник заболел или сразу после командировки ушел в отпуск, исчисляйте трехдневный срок со дня выхода лица на работу.

      Для сотрудника вы можете подготовить памятку-образец с правилами расчета сроков отчетности. Или же каждый раз по конкретному подотчетнику индивидуально считайте крайнюю дату и заранее сообщайте ее, чтобы для сотрудника не было новостью предоставить АО в отведенный порядком срок.

      Если сотрудник не отчитался в срок, в течение месяца издайте приказ об удержании долга из зарплаты (ст. 137, 248 ТК).

      В «Школе Зарплатоведа» обновлен курс «Выплаты работникам». Пройдите учебный курс, посмотрите видеолекции и получите диплом государственного образца.

      Пример расчета сроков

      Пример 1. 22 февраля 2018 года сотрудник вернулся из командировки. 23-25 февраля — нерабочие дни (госпраздник и выходные). С учетом этого крайний срок отчетности для сотрудника выпадает на 28 февраля.

      Пример 2. Сотруднику были выданы деньги по приказу от 5 февраля 2018 сроком на 3 рабочих дня. То есть до 7 февраля включительно. Три рабочих дня после этой даты истекает 12 февраля.

      По какой форме составлять авансовый отчет в 2018 году

      Можно использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1 или разработать бланк самостоятельно (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). В последнем случае в применяемый образец включите весь минимальный состав реквизитов «первички». Образец типовой формы мы привели в конце статьи.

      Решение о том, какой документ вы применяете, пропишите в положении о подотчете. В этом же локальном акте по организации зафиксируйте другие важные моменты, касающиеся процедуры. В зависимости от организации порядок может отличаться.

      Если вы останавливаетесь на собственном бланке, то за основу можно взять типовой. Нужно скачать его и доработать под собственные нужды. Приводим для скачивания чистый бланк типового АО. Обратите внимание: документ содержит не только лицевую, но и оборотную сторону.

      Технические требования к составлению АО

      Форму № АО-1 можно заполнять как от руки, так и на компьютере. Возможен даже полностью электронный вид. Но тогда все ответственные сотрудники должны поставить на бланке свои электронные визы.

      Общие правила оформления авансового отчета 2018

      Главное правило оформления авансового документа и вообще цель этой бумаги — подтверждать все понесенные расходы. Это значит, что к АО нужно приложить по максимуму подтверждающие документы на потраченные суммы. Иначе, если какая-то статья затрат останется недоказанной, налоговики могут включить соответствующую часть в доход сотрудника. И начислить с нее «зарплатные» налоги — НДФЛ и страховые взносы. Суды часто на стороне контролеров (постановления Президиума ВАС от 05.03.2013 № 13510/12, ФАС Дальневосточного округа от 08.04.2014 № Ф03-675/2014).

      Более того, неподтвержденные расходы не получится учесть в налоговой базе при расчете налога на прибыль. То же самое можно сказать и про «упрощенный» налог при УСН с объектом «доходы минус расходы». То есть траты будут считаться непроизводственными.

      Все реквизиты подтверждающих документов в типовой форме АО заносятся в таблицу на оборотной стороне документа. Если (бланк) образец разрабатываете самостоятельно, в принципе ничто не мешает, если это удобно, разместить все необходимые поля на одной стороне (разных листах).

      Обязательно проверьте, что работник предоставил все необходимые документы и по каждой указанной им сумме. Скажем, чтобы подтвердить расходы на авиапроезд в командировке, требуется посадочный талон со штампом о досмотре. При ином оформлении проездного документа возможны претензии инспекторов.

      Подскажем, что реальность проведенных подотчетником трат теперь проверять легче. Кассовые чеки по новым правилам стали электронными. В помощь для проверки — мобильное приложение с сайта kkt-online.nalog.ru.

      Пошаговое заполнение авансового отчета

      Шаг 1. Подотчетное лицо в отведенные сроки (о них мы поговорили выше) заполняет со своей стороны свою часть авансового отчета. Не будет лишним снабдить работника наглядным примером заполнения отчета.

      В частности, первым делом, нужно заполнить «шапку» авансового отчета. Так, на лицевой стороне надо указать:

      • наименование компании (Ф. И. О. предпринимателя);
      • подразделение;
      • фамилию и инициалы сотрудника, его должность;
      • назначение аванса – командировочные расходы.
      • В принципе, нигде не сказано, чья это обязанность — вносить в АО такую информацию — буха или подотчетника. Поэтому можете сделать это сами. Но лучше закрепить такие действия за работником. Так сразу будет понятно, что за отчет принесли в бухгалтерию — от кого и по какой задаче.

        Шаг 2. Подотчетное лицо заполняет оборотную сторону авансового отчета. Необходимо указать перечень документов, подтверждающих расходы, даты их выдачи, номера, вид (чек, квитанция и т. п.) и истраченную сумму.

        Далее документы, приложенные к авансовому отчету, подотчетное лицо должно пронумероать в порядке их записи в отчете.

        Шаг 3. Сотрудник сдает авансовый отчет в бухгалтерию. Бухгалтер заполняет в отчете расписку (отрывную часть) и передает ее сотруднику. Таковая подтверждает, что бумага принята к проверке.

        Шаг 4. Бухгалтер проверяет заполнение отчета, приложенные документы. При необходимости возвращает отчет сотруднику для переоформления/корректировки.

        Шаг 5. Проверенный надлежаще составленный отчет бухгалтер дозаполняет со своей стороны и отдает на утверждение руководителю (или уполномоченному им лицу).

        Шаг 6. Утвержденный АО бухгалтер проводит в учете. До утверждения директором никакие записи вносить в бухпрограмму не следует, даже если вы уверены, что все документы в наличии и отчет составлен верно.

        Проводите документ в учете по дате его утверждения. Она может совпадать с датой его составления. Либо быть более поздним числом.

        Смотрите так же:

        • Ав платежи по налогу на прибыль Авансовые платежи по налогу на прибыль в 2018 году: как рассчитать Статьи по теме Предприятия платят авансовые платежи, рассчитанные исходя из прибыли за квартал или из фактической прибыли за месяц. Читайте инструкцию, в каких случаях платить авансовые […]
        • 1с не считает налог на имущество 2018 Имущественный налог: расчет и проводки по бухгалтерскому учету Налог на имущество стал одним из ключевых федеральных сборов у предприятий и учреждений. Чтобы определить его объем понадобится стоимость всех фондов, находящихся на учете в компании. […]
        • Средний размер неустойки Неустойка в размере 0,5% в день – чрезмерна и должна быть снижена Компания (поставщик) обратилась к организации (покупателю) о взыскании неустойки в размере 1,5 млн рублей за оплату поставленных товаров с нарушением сроков. Погасить неустойку в добровольном […]
        • Вор и закон арутик Легендарный Вор в законе Арут Ростомян (Видео) Темный Рыцарь Вор в законе "Арутик Эчмиацинский" в результате воровских разборок вернул Армении 600 млн рублей, заявив, что это армянские дельги и они должны вернуться на родину. Ростомян Арутюн Саркисович […]
        • Кто уплачивает налог на прибыль ежеквартально Налоговики разъяснили, какие организации теперь не будут платить авансовые платежи по налогу на прибыль ежемесячно Специалисты ФНС России разъяснили порядок уплаты налогоплательщиками авансовых платежей по налогу на прибыль организаций в связи с внесенными […]
        • Срок давности по подаче искового заявления Срок давности по подаче искового заявления Принятие решения об обращении в суд Всегда можно договориться Правила написания искового заявления. В Москве 35 районных суда и более 300 мировых судей! Какой из них нужен Вам? За правосудие тоже […]
        • Организмы состоящие из одной клетки и не имеющие оформленного ядра это Организмы, состоящие из одной клетки и не имеющие оформленного ядра,- это: а) водорослиб) мхив) бактерииг) папоротники Разумеется, что это бактерии Другие вопросы из категории 1)самый мощный слой стебля2)слой клеток образ.ткани3)наружный слой коры 4)слой […]
        • Где реестр в 1с 82 ЭЛЕКТРОННЫЙ РЕЕСТР ДОКУМЕНТОВ, подтверждающих 0 ставку НДС BOOKMAN сказал(-а): 19.01.2016 17:05 BOOKMAN сказал(-а): 20.01.2016 10:35 Тоня сказал(-а): 20.01.2016 11:58 BOOKMAN сказал(-а): 21.01.2016 21:41 BOOKMAN сказал(-а): 22.01.2016 19:44 Сельпо […]