Приказ на изменение названия должности в штатном расписании

Содержание:

Делопроизводство

Порядок действий при изменении должности в штатном расписании

Штатное расписание формируется одновременно с созданием компании в соответствии с объемом работ и размером уставного капитала.

Однако в процессе хозяйственной деятельности у предприятия может возникать необходимость в дополнительных штатных единицах, что ведет к увеличению численности служащих и автоматическому внесению изменений в расписание штата в порядке, установленном законом.

Нормативная база

Расписание штатной численности является одним из обязательных документов, который оформляется во всех учреждениях независимо от формы собственности, ведь оговоренный документ не просто фиксирует количество работников, но и определяет структуру коллектива, соподчиненность и законность предоставления рабочего места. Ведь в соответствии с законом принять работника можно только на штатное место, закрепленное в том же расписании, и перевести на вакантное место тоже.

Форма расписания штата Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 1 еще в 2004 году, но с 2013 оговоренный бланк носит рекомендательный характер, что подразумевает разрешение на внесение некоторых изменений в саму форму в соответствии со спецификой компании, но не дает право на отмену ведения оговоренного бланка Т-3.

Ведь в соответствии со ст.57 ТК РФ профессия труженика в договоре о взаимном сотрудничестве указывается в полном соответствии с наименованием должности, отраженным в штатном расписании. А в порядке ст.15 ТК РФ трудовые взаимоотношения возникают на основании договора с указанием трудовой функции опять же в полном соответствии с расписанием штата.

То есть оговоренный документ является одним из важнейших локальных актов, который отражает реальную организационную структуру штата сотрудников с обязательным внесением изменений в случае кадровых перестановок либо оптимизации штата путем введения либо выведения вакансий, не говоря уже о переименовании должностей.

Конечно, организация не может трудиться в одном и том же режиме и при одинаковой численности постоянно, ведь экономические процессы видоизменяются, следовательно, подвергаются изменениям и виды деятельности компании, а также обязанности и должности сотрудников.

Основаниями для внесения изменений в наименование должностей, а, следовательно, и в расписание могут выступать:

  • переименование должности в связи с увеличением круга обязанностей согласно норм, закрепленных в ст.60.2 ТК РФ;
  • переименование структурного подразделения в связи с изменением вида деятельности либо расширением сферы обслуживания, в соответствии со ст.60.2 ТК РФ;
  • приведение наименований вакансий в соответствие с ЕТКС, при наличии на предприятии вредных условий, дающих право на досрочный выход на пенсию, в порядке ст.195.3 ТК РФ;
  • смена названия профессии, согласно с требованиями профстандартов, а именно ст.195.2 ТК РФ;
  • переименование профессий в преддверии аттестации во исполнение норм ст.18 ФЗ №426.
  • Также основаниями для смены названия вакансии могут выступать и другие причины:

  • изменение названия вакансии на более престижное с целью мотивации тружеников;
  • переименование вакансии для конкретизации возложенных обязанностей.
  • Образец приказа об изменении оклада в штатном расписании — здесь.

    Переименование должности в штатном расписании

    Изменение должности в штатном расписании предусматривает определенную процедуру, установленную законом, в связи с тем, что оговоренный документ является локальным актом, на основании которого регулируются правоотношения сторон.

    В соответствии со ст.372 ТК РФ при принятии любого локального акта, в том числе и расписания штата, либо внесения корректировок в указанный акт руководство предприятия обязано согласовать принимаемые нормы путем предоставления проекта профсоюзному органу.

    К проекту нужно будет приложить основания для внесения изменений, в письменном виде, которые будут рассмотрены в течение 5 дней и в результате чего будет оформлено мотивированное мнение оговоренного органа.

    Кстати, согласование нового расписания потребуется только в случае, если планируется:

  • переименование большинства должностей, к примеру, в связи с приведением расписания в соответствие с ЕТКС;
  • образования нового отдела;
  • сокращение вакансий более чем на 5% от общей числа фактически работающих тружеников.
  • В случае если в оговоренный документ вносятся корректировки, касающиеся всего нескольких профессий, согласовывать оговоренный документ с Профсоюзным комитетом не нужно.

    Порядок действий и правила

    Независимо от того, какие исправления будут осуществляться в расписании, то есть будет ли это корректировка оклада или смена названия вакансии, процедура внесения изменений оговоренного документа производится в следующем порядке:

  • Оформление пояснительной записки с обоснованием корректирования. К примеру, в связи с увольнением основного работника заместителя директора и вменением его обязанностей начальнику отдела предлагают вывести из штата должность «заместитель директора» и ввести «заместитель директора-начальник отдела».
  • Издание распорядительного акта о внесении некоторых изменений в расписание. После наложения резолюции на записку оформляется приказ с указанием сменить название вакансий либо вывести из штата некоторые из них и ввести другие, а менеджеру по персоналу подготовить необходимые изменения в ту же личную карточку и договор.
  • Внесение корректировок в расписание в полном соответствии с приказом. Согласно изданному приказу в расписание вносятся оговоренные исправления или перестановки, и указывается, что данный вариант расписания утвержден уже другим приказом за определенным номером и датой.
  • Такой процедура выглядит в идеале, но ведь существуют и нюансы — является ли переименованная должность вакантной или нет, изменениям подвергается одна вакансия или целый отдел, и согласны ли труженики с нововведениями. То есть в зависимости от обстоятельств процедура правки расписания может быть сложнее.

    Для отдела

    Если переименовывается целый отдел, с большой численностью тружеников, целесообразнее оформить новое расписание, при этом издав следующий пакет документов:

  • пояснительную записку с указанием оснований для корректировки расписания;
  • распорядительный документ о внесении соответствующих изменений;
  • уведомление тружеников;
  • приказ об утверждении нового расписания;
  • расписание штатной численности.
  • При смене названия отдела нужно учитывать еще один нюанс, а именно, нормы ТК РФ, которые предусматривают защиту прав трудящихся в случае корректировки условий договора о сотрудничестве.

    Ведь в порядке ст.57 ТК РФ название вакансии и подразделения в обязательном порядке указываются в договоре, следовательно, при переименовании названия того же отдела либо профессии договор тоже нужно будет править, что не допустимо без согласия действующего сотрудника компании в порядке норм, закрепленных в ст.72 ТК РФ.

    То есть руководству компании при корректировке названия отдела нужно будет на основании ст.74 ТК РФ сначала уведомить тружеников о переименовании подразделения за 2 месяца, вручив при этом извещения, и только потом издать распорядительный акт, которым будет утверждено новое расписание.

    Однако в случае если отдел только создается и, соответственно, вакансии еще не заняты, двухмесячный срок, предусмотренный для уведомления тружеников, соблюдать нет необходимости, и расписание можно подготовить и утвердить в течение нескольких дней.

    Для одной должности

    В случае, если предстоит сменить название всего одной вакансии, которая не занята, используется вышеописанная процедура, подразумевающая уведомление труженика за 2 месяца и оформление приказа об утверждении корректировки расписания, конечно при условии, что сам труженик согласен на предложенные нововведения.

    Если место вакантно

    Если вакансия в расписании штатной численности ранее не присутствовала и соответственно ее только планируется ввести либо место вакантно, соблюдать двухмесячный срок не нужно, ведь права работников не нарушаются.

    Это значит, что корректировку в оговоренный акт можно произвести в течение нескольких дней, используя выше описанную процедуру, предусматривающую издание всего трех документов:

  • пояснительной записки;
  • приказа о внесении изменений;
  • расписания.
  • Уведомление работников

    Во исполнение норм, закрепленных в ст.74 ТК РФ , при смене условий в договоре о трудовых правоотношениях служащие компании в обязательном порядке должны быть уведомлены о грядущих изменениях.

    Также руководство компании обязано не только предложить им выбор в согласии либо не согласии, но и вакантные места, которые они могли бы занять с учетом имеющейся квалификации либо медицинских рекомендаций в связи с состоянием здоровья.

    Уведомление об изменении названия профессии должно быть вручено не позднее, чем за 2 месяца, и включать в себя не только основания для корректировки названия профессии, но и вакантные должности.

    Пример документа

    К примеру, уведомление может быть составлено следующим образом:

    Как было сказано выше, внести корректировки в расписание штата можно 2-мя способами:

  • создать новое расписание;
  • оформить изменения в уже существующем.
  • Изменение в штатное расписание (образец)

    Если корректировке будут подвержены большинство вакансий либо будет введен новый отдел, оформляется распорядительный документ, утверждающий новый вариант расписания.

    Если же изменения коснуться всего одной вакансии, приказ будет утверждать только внесение корректировок.

    Образец приказа:


    Допсоглашение (образец)

    Помимо приказов и уведомления тружеников, после корректировки расписания штата предстоит оформить еще ряд документов:

  • допсоглашение;
  • личную карточку;
  • должностную инструкцию, ведь оговоренный документ создается не персонально для работника, а для определенной вакансии.
  • Пример допсоглашения:

    Внесение записи в трудовую книжку

    Также после смены названия профессии нужно будет внести изменение и в книгу о труде, в порядке, закрепленном в законодательных нормах, а именно Постановлении№225.

    На какой период составляется штатное расписание предприятия? Смотрите тут.

    В каких случаях возможно увольнение беременной по сокращению штатов? Читайте здесь.

    Важные нюансы

    При корректировании расписания возникает множество вопросов — в частности, является ли смена названия основанием для оформления перевода труженика и что делать, если работник против нового названия.

    Переименование или перевод?

    При смене названия профессии ни трудовая функция служащего, ни рабочее место, а также место расположения компании не меняется, более того, в большинстве случае не меняются и функциональные обязанности.

    Следовательно, при переименовании должности осуществлять перевод сотрудника не нужно, ведь вышеописанная процедура, а также изданные документы подтвердят законность продолжения трудовой деятельности в компании.

    Если сотрудник против

    Несмотря на тот факт, что переименование должности не влечет для сотрудников ухудшений условий труда либо иных негативных последствий, некоторые работники бывают против оговоренной процедуры, в связи с чем возникает вопрос, как переименовать должность без согласия труженика.

    В ст.74 ТК РФ сказано, что работник должен быть не только уведомлен о внесении изменений в договор о трудовых отношениях, но и имеет право на отказ от предложенных условий, то есть переименование должности. В подобной ситуации руководство компании обязано предложить вакантные места, даже если требования к квалификации либо размер оплаты по вакансиям ниже.

    Если же свободных должностей нет либо труженик отказывается от перевода, предстоит увольнение в порядке ч.7 ст.77 ТК РФ с выплатой двухнедельного пособия.

    Доказательные документы для суда

    В ст.392 ТК РФ сказано, что в случае нарушения гарантированных законом трудовых прав сотрудник имеет право в судебном порядке предложить разрешить возникшие разногласия по существу в течение 3-х месяцев со дня, когда законные права работника были нарушены.

    При этом труженик должен не только подать иск в суд, но и предоставить доказательства, в том числе подтвердить необоснованность переименования должности, ссылаясь на нормы ст.195.3 ТК РФ, а именно, соблюдение профстандартов и карты аттестации рабочего места с указанием кода вредности. Ведь при отсутствии соответствия наименования должности ЕТКС и при наличии вредных условий занятости труженик не сможет оформить трудовую пенсию, причем по вине работодателя.

    Хозяйственная деятельность компаний постоянно подвергается изменениям, следовательно, внесение изменений в наименование должности не является редкостью. Однако учитывая, что к наименованиям должностей предъявляются определенные требования, к процедуре переименования следует подходить только с позиции закона с учетом тех же Квалификационных справочников и норм ТК РФ.

    Внесение изменений в штатное расписание, приказ

    Практикуют два cпособа внесения изменений в штатное расписание:

    1) Издaть приказ о внесении изменений в штатное расписание, перечислив изменения в тексте этого приказа.

    2) Утвeрдить приказом новое штатное расписание.

    Для незначительных изменений вполне подходит первый способ. Второй способ логичнее использовать, если планируются существенные изменения.

    Приказ о внесении изменений cоставляют в произвольной форме. В нeм указывают основания изменений и кoнкретную дату, с кoторой изменения вступают в силу.

    Оcнования внесения изменений в штатное расписание, сoдержащиеся в этoм приказе могут быть разными, например:

    01) оптимизация организационной структуры предприятия;

    02) реорганизация предприятия;

    03) изменение объемов деятельности;

    03) проведение мероприятий, направленных нa улучшение деятельности предприятия или его подразделений.

    Увольнение работника, кроме сокращения штата, например, в связи с изменением объемов деятельности, не является основанием для удaления из штатного расписания должности, кoторую занимал этот работник (дополнительно: Проверки по труду). Если сокращение объемов деятельности все же произошло и эту должность убрали из штата, а через некоторое время опять ее ввели, то не забываем о такой обязанности, как Индексация зарплаты. Для будущих индексаций зарплаты месяцем повышения дохода станет месяц, в котором последний раз (еще перед удалением из штатного расписания) повышали зарплату по данной должности. Избежать этого можно, если при повторном внесении этoй должности в штатное расписание пoвысить оклад по ней.

    Количество и пeриодичность изменений штатного расписания в тeчение текущего года не ограничено.

    Если это связано c изменениями существенных условий труда, тo каждый работник, которого этo касается, должен быть пoставлен в известность не пoзже чем за два месяца (cт. 32 и 103 КЗоТ).

    Пример приказа приведен ниже.

    Общество с ограниченной ответственностью «Трудоголики-Интертнешнл»

    ПРИКАЗ

    № 104-К от 28.07.2016 г.

    О внесении изменений в штатное расписание

    B cвязи с увеличением объемов продаж и трудоемкости работ по ведению бухгалтерского учета

    Внести с 1 августа 2016 гoда в штатное расписание oт 01.02.2016 г. № 1 следующие изменения:

    1. Bвести в отделе cбыта должность «экспедитор» с окладом 9600 грн. Количество штат­ных единиц пo должности — 2.

    2. Ввести в буxгалтерии должность «бухгалтер» с окладом 8000 грн. Количество штатных единиц пo должности — 1.

    Начальнику отдела кадров Закадренко Ю. К. внeсти изменения в штатное расписание дo 1 августа 2016 года.

    Директор ________________________ Суровый К. Н.

    С приказом ознакомлен ______________________ Закадренко Ю. К. 28.07.2016 г

    Как произвести переименование должности в штатном расписании

    Страница обновлена: 27.01.2017

    Штатным расписанием именуют определенную нормативную документацию организации, куда вносятся сведения о численности персонала предприятия, получаемой заработной плате сотрудниками с учетом занимаемых должностей. Форма этого документа утверждена 05.01.2004 постановлением Госкомстата РФ № 1. С течением времени у организации может возникнуть необходимость в привлечении дополнительных штатных единиц, либо необходимость переименования должности действующего сотрудника по тем или иным причинам.

    В соответствии с законодательной базой подобные изменения должны быть автоматически отражены в штатном расписании. Каким образом происходит переименование должности в штатном расписании, каков порядок действий и образец приказа – об этом рассказывается в данной статье.

    Соглашение об изменении названия должности

    Подробный алгоритм действий при переименовании должности не расписан в трудовом законодательстве, в связи с чем вызывает ряд вопросов у работников кадровых служб. В соответствии с содержанием статьи 57 ТК РФ, сведения о функциях работника должны быть включены в трудовой договор и какое-либо изменение условий, установленных этим договором, допустимо лишь по обоюдному соглашению сторон в письменной форме, согласно статье 72 ТК РФ. Соглашение не потребуется в том случае, если речь идет о вакантной должности. Со своей стороны, работодателю всего лишь достаточно внести коррективы в действующее штатное расписание после издания сопутствующего приказа.

    Но если обозначенная должность не является вакантной, ситуация в целом будет выглядеть иначе. Прежде, чем заключить соглашение, работодателю необходимо выполнить следующие действия:

    1. Определить обоснованные причины, согласно которым требуется произвести изменения в штате организации. Такими причинами могут быть изменения технологического процесса компании, ее реорганизация и прочие обстоятельства, которые могут быть рассмотрены в качестве необходимости, согласно статье 74 ТК РФ;
    2. Направить уведомление работнику в срок, не позднее, чем за 2 месяца, предшествующим грядущим изменениям. Уведомление может быть направлено заказным письмом по месту жительства работника, либо вручено ему лично;
    3. В том случае, если сотрудник дал положительный ответ, заключается дополнительное соглашение к действующему трудовому договору. При отказе сотрудника, происходит его увольнение на основании пункта 7, части 1 статьи 77 ТК РФ.
    4. Пример дополнительного соглашения об изменении должности

      Меняем название в должностной инструкции

      Под должностной инструкцией понимается внутренний распределительный документ организации нормативного характера, в котором расписаны должностные обязанности работника с учетом специфики предприятия. При необходимости, каковой является переименование должности сотрудника, в должностную инструкцию вносятся изменения, так как основным предназначением этого документа является определение круга обязанностей работника, его полномочий и меры ответственности.

      Исходя из того, что порядок внесения изменений в должностную инструкцию не регламентирован действующим законодательством в сфере трудовых отношений, руководитель сам принимает решение о том, как ее оформлять и каким образом вносить изменения в документацию. Во многом это зависит от того, какая форма изначально выбрана для этого документа:

    5. Если должностная инструкция представляет собой приложение к заключенному трудовому договору, изменения вносятся в сам договор посредством заключения дополнительного соглашения;
    6. Если форма должностной инструкции является отдельным документом, целесообразнее утвердить новый документ, изготавливаемый в двух экземплярах, один из которых может быть предоставлен сотруднику по его желанию.
    7. Изменения в штатном расписании

      Основываясь на постановление № 1 от 05.01.04, утверждение штатного расписания организации происходит на основании вынесенного приказа. Таким же образом, то есть, посредством вынесения приказа о внесении изменений в штатное расписание, в данный документ заносятся новые данные.

      Приказ выносится непосредственно руководителем, либо лицом, в чью компетентность включена данная функция. С произведенными изменениями в штатном расписании необходимо ознакомить работника, которого указанные изменения затрагивают.

      Приказ о переводе работника на другую работу

      Фактический перевод сотрудника на иную должность внутри организации, после того, как получено согласие от самого работника, происходит на основании приказа о переводе. Данный документ может быть как установленного образца, так и относительно свободной формы. Унифицированную форму именуют бланк № Т-5. Работник кадровой службы подготавливает документ, после чего приказ заверяется руководителем организации с проставлением личной подписи и печати. Основные требования, которые выдвигаются к форме приказа о переводе работника на другую работу:

    8. Составляется на фирменном бланке;
    9. Текст начинается со слова «перевести», далее по тексту указывается ФИО переводимого гражданина и занимаемая им должность;
    10. Пишется новая должность, наименование подразделения, филиала, куда осуществляется перевод;
    11. Вносятся сведения о дате, с которой гражданину предстоит приступить к выполнению новых вмененных обязанностей, общие условия трудовой деятельности, включая причитающуюся заработную плату;
    12. Должны быть указаны причины, на основании которых осуществляется перевод.
    13. Изменения в трудовой книжке

      После произведенных изменений в трудовую книжку сотрудника требуется внести новые сведения. По аналогии подобная запись проставляется и в личной карточке работника. Вносимая информация выглядит следующим образом:

      • В графе № 1, относящейся к разделу «Сведения о работе», вписывается порядковый номер произведенной записи;
      • В графе №2 указывается дата, соответствующая переводу на новую должность;
      • В графу № 3 вписывается, что сотрудник переведен на должность (с указанием новой должности);
      • В четвертую графу вносится номер приказа, на основании которого осуществлен перевод.

      С произведенными в трудовую книжку изменениями работника знакомят под личную роспись. Такие же данные, которые были внесены в трудовую книжку переведенного лица, отображаются и в личном деле работника.

      Название должностей в штатном расписании

      Статьи по теме

      Законом установлены требования к названию должностей в штатном расписании. Узнайте, кто из работодателей должен их придерживаться, а для кого такие требования не обязательны.

      Читайте в нашей статье:

      Как правильно назвать должность в штатном расписании

      Работодателю прежде всего стоит помнить, что при трудоустройстве сотрудников название должности должно соответствовать штатному расписанию (ст. 57 ТК РФ). Поэтому изначальное упоминание названия должности отражается именно в “штатке”. А штатное расписание должно быть во всех компаниях.

      Скачайте документы из статьи:

      Стоит обратить внимание, что название специальностей должно быть одинаковым для всех работников, выполняющих одну работу. Соответственно и оплата труда проставляется равной. Если же требуется дифференциации, то возможно разделение на разряды. Тогда разграничения в оплате допускаются.

      Когда требуются справочники и профстандарты

      До введения профстандартов в самом конце 2012 года применялись Единые тарифно-квалификационные справочники (ЕТКС). Так что рабочие специальности и специалистов называли, ориентируясь на эти справочники.

      С появлением профессиональных стандартов — предпочтение отдается им. Они отвечают всем современным реалиям и предлагают несколько вариантов, как назвать вашего сотрудника и определить код должности в штатном расписании.

      Статья 195.2 ТК РФ определяет необходимость соотносить должностные обязанности с вариантами названий и кодов должностей, приведенных в профстандартах и ЕТКС. Хотя Кодекс и постулирует необходимость соотнесения названия с выполняемыми обязанностями и квалификацией, однако обязательное применение профстандартов и ЕТКС определяет только для ряда организаций и должностей.

      Прежде всего данная норма распространяется на государственные и муниципальные учреждения (ст. 195.3 ТК РФ). Они должны заполнять “штатку” в строгом соответствии со справочниками и профстандартами. Но сделать им это не так сложно, так как в большинстве случаев ШР регулируется соответствующими министерствами и “спускается свыше”.

      А вот частные предприятия должны приводить в соответствие должности в штатном расписании только для тех сотрудников, для которых предусмотрены какие-либо льготы. Таким образом, если условия отклоняются от нормальных, то предоставление льгот напрямую зависит от наименования должности, а не только от перечня выполняемых работ.

      То же правило относится и к сотрудникам выполняющим свою работу в соответствии с разрядами (ст. 143 ТК РФ). Для каждого разряда устанавливается свой перечень работ, поэтому и соответствие названий является обязательным.

      Справочник кадровика в подарок!

      Можно ли придумать название должности самостоятельно

      Для коммерческих компаний соответствия наименований должности не так важно. Ведь для них, как правило, никаких льгот не предусматривается, а соответственно и регламентации наименований нет.

      При этой работе стоит руководствоваться принципом разумности и называть должности так, чтобы из их названия была очевидна трудовая функция. Сейчас большое распространение получило название “менеджер”. При этом менеджером может быть назван как руководитель отдела, так и уборщица с незначительной разницей в наименовании.

      Зачастую работодатель придумывает красивые, престижные должности, чтобы заманить лучшего специалиста на место. В том числе использует и иностранные названия (НR-менеджер). На такие действия содержится прямой запрет в действующем законодательстве (п. 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей), так как это может вводить в заблуждение кандидатов на вакантные позиции.

      Изменение должности в штатном расписании: порядок действий

      Изменение штатного расписания может понадобиться в достаточно большом ряде случаев. Одним из них является изменение должности. Такая процедура не рядовая и требует соблюдение ряда установленных правил. Процедура становится намного проще, если на изменяемой должности все позиции вакантны. Тогда как занятые единицы создают множество препятствий и значительно увеличивают документооборот.

      При свободных штатных позициях достаточно лишь издать приказ об изменении штатного расписания. А последовательность действий при занятой ставке рассмотрим далее.

      Шаг 1. Принятие решения и издание приказа об изменении штатного расписания

      После принятия соответствующего решения работодатель издает приказ об изменении «штатки». Распоряжение о внесении изменений составляется текущей датой, документ подписывает руководитель компании. Дата внесения корректировки должна быть отложена минимум на 2 месяца.

      Приказ о внесении изменений в штатное расписание в связи с изменением должностей

      Шаг 2. Уведомление работников об изменении должности

      Так как изменение названия должности является существенным условием трудового договора, сотрудники должны быть оповещены за 2 месяца до предполагаемых изменений. Работникам направляется уведомление в письменном виде, которое они должны подписать..

      Уведомление сотрудника о предстоящем изменении названия должности

      Шаг 3. Вступление изменений в силу

      По прошествии установленного срока изменения вступят в силу. Для работников, согласившихся на изменения, необходимо подготовить дополнительные соглашения к трудовым договорам. А также внести соответствующие записи в трудовых.

      Для несогласных сотрудников необходимо провести процедуру увольнения по п. 7 ст. 77 ТК РФ (отказ от продолжения работы в измененных условиях трудового договора).

      В приватном разговоре с инспекторами мы узнали, где они будут «копать», когда компанию нужно оштрафовать, а явного повода нет. Готовьтесь к тому, что искать будут, – планы по штрафам планируют повысить.

      Код структурного подразделения в штатном расписании

      Изменение наименование структурных подразделений в штатном расписании происходит по описанной выше схеме.

      А вот изменение кода структурного подразделения в штатном расписании не потребует уведомления сотрудников. Ведь код не содержится в тексте трудового договора, а соответственно не является его существенным условием.

      Код (индекс) подразделения организации – как структурного, так и обособленного – это уникальный код, в котором зашифрована информация о подразделении — наименование структурного подразделения, порядковый номер, подчинение. Индексы могут быть числовыми, буквенными или комбинированными.

      Код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

      Код структурного подразделения разрабатывается каждым предприятием самостоятельно, утверждается на уровне первого лица и закрепляется приказом по основной деятельности предприятия.

      Приказ об изменении штатного расписания (образец)

      Любая фирма имеет определенный должностной состав, закрепленный специальным документом, который, как известно, называется штатным расписанием. Внося в него коррективы, руководство осуществляет управление фирмой, занимается отладкой системы оплаты труда и оптимизацией организационной структуры. Давайте разберемся, как лучше всего оформить приказ об изменении штатного расписания, чтобы он не противоречил законодательству и содержал все необходимые позиции.

      Основание для внесения изменений

      Итак, что является основанием для обновления документа? От кого должен поступить сигнал, что нужно внести изменения в штатное расписание? Безусловно, это прерогатива руководителя предприятия. И хотя в работе по подготовке проекта изменений, анализа эффективности сложившейся организационной структуры, системы подчинения и оплаты труда могут участвовать самые различные специалисты, ключевая инициатива исходит непосредственно от руководства.

      Директор дает устное распоряжение подготовить приказ об изменении штатного расписания отвечающим за это специалистам, знакомится с его содержанием и утверждает личной подписью.

      Приказы, касающиеся штатного расписания, являются общими по предприятию, однако допускается задание им специального индекса, к примеру «ШР», и хранение в отдельной подшивке, чтобы ограничить доступ к личной информации работников (размеры окладов).

      Варианты изменения штатного расписания

      Как правило, характер корректив, вносимых в данный документ, определяется несколькими возможными причинами, а именно:

    14. необходимостью изменить оклад или тарифную ставку для одной или нескольких должностей;
    15. в связи с сокращением персонала;
    16. нуждой в переименовании должности или подразделения;
    17. необходимостью вывести из штатного расписания должность;
    18. потребностью в замене оклада тарифной ставкой или наоборот.
    19. При этом, в зависимости от ситуации, повлиявшей на выбор варианта причины, может меняться преамбула документа (следует после заголовка и предшествует констатирующей части, является основанием для составления приказа). Преамбула чаще всего начинается со слов «во исполнение», «в связи с», «в целях» и т. п.

      Кто составляет приказ?

      После того как принято решение изменить штатное расписание, определены позиции, затрагиваемые корректировкой, за дело берется специалист, который воплощает задуманное в жизнь. Законодательство не ограничивает круг людей, которым разрешено осуществлять подобную деятельность.

      Но, как правило, этим занимается должностное лицо, назначенное общим приказом по предприятию еще при составлении штатного расписания, ответственное за его формирование и редакцию. Данные обязанности также могут быть прописаны в трудовом соглашении и должностной инструкции определенного работника.

      В мелких организациях функции по оформлению таких приказов чаще всего возлагают на кадровую службу или бухгалтерию, реже – на юриста. На крупных предприятиях приказ готовит планово-экономический отдел или отдел труда и заработной платы. Ну а у индивидуального предпринимателя эту работу выполняет кадровик, бухгалтер (если таковые имеются в штате) или же непосредственно сам предприниматель.

      Изменение штатного расписания, увеличение окладов

      Как известно, Трудовой кодекс не допускает изменения заработной платы работников в сторону уменьшения (кроме ситуаций, обозначенных в ст. 74 ТК), если только оно не связано с сокращением размера штатной ставки. Поэтому коррективы, затрагивающие штатное расписание, изменение окладов и тарифных ставок в частности, могут подразумевать чаще всего только их повышение.

      Общество с ограниченной ответственностью

      21 января 2015 г. № 2-ШР

      О внесении изменений в содержание штатного расписания № ШР-1, утвержденного Приказом № 1 от 01.04.2014 г.

      В связи с изменением объема выполняемых работ

      Внести следующие изменения в содержание штатного расписания № ШР-2:

      1. С 1 февраля 2015 г. установить должностной оклад:

      1.1. Инженеру-технологу Смирнову Ивану Петровичу в размере 55 000 (пятьдесят пять тысяч) рублей.

      2. Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. подготовить дополнительное к трудовому договору соглашение.

      3. Ответственным за исполнение приказа назначить экономиста Нежную Л. И.

      И. о. директора В.Ф. Кудрин

      Рассылка: бухгалтерия, специалист по кадрам, экономист

      Подготовила: экономист Нежная Л. И.

      Изменение в штатное расписание, образец внесения которого продемонстрирован выше, может производиться как для одной, так и для нескольких должностей и работников единовременно в одном документе. При этом дата утверждения приказа необязательно должна совпадать с днем вступления его в силу.

      Изменение должности в штатном расписании

      Если нужно сменить наименование должности или целого подразделения, то преамбула приказа может, к примеру, звучать следующим образом: «В связи с необходимостью приведения наименования подразделения (должности сотрудника)» или «В соответствии с его функциональной нагрузкой (Общероссийским классификатором должностей служащих)».

      Далее приказ-изменение штатного расписания, образец которого представлен ранее, будет содержать распоряжение приблизительно следующего характера:

      1. С 1 августа 2014 г. изменить наименование должности «юрист» на «юрисконсульт».
      2. Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. уведомить юриста Крючкову Ю. М. об изменении, подготовить соответствующие кадровые документы.

      Характерно, что фактически для переименования должности требуется письменное обоснование. Однако в том случае, если должность является вакантной, его наличие необязательно.

      Исключение должности

      Должности или отдельные штатные единицы могут быть исключены из штатного расписания в случае, если они вакантны, то есть не имеется сотрудника, который занимался бы соответствующей работой.

      В качестве преамбулы можно использовать, к примеру, такие формулировки: «в целях оптимизации организационной структуры», «в связи с производственной необходимостью», «из-за сокращения объемов работ подразделения» и т. д.

      Содержание распорядительной части выглядит примерно так:

      «1. С 20 декабря 2014 г. исключить следующие должности из штатного расписания:

      1.1. Слесарь-сантехник 3-го разряда с тарифной ставкой 82,50 (восемьдесят два рубля 50 копеек) – 2 штатных единицы».

      В данном случае необязательно указывать сумму оклада или тарифной ставки. Если в разных подразделениях имеются схожие по наименованию должности или профессии рабочих, то в приказе необходимо обозначить, о каком именно подразделении идет речь.

      Введение должности

      Пример изменения штатного расписания, когда оно дополняется новой должностью или штатной единицей, очень похож на предыдущий. Как правило, внесение перемен в должностной состав обосновывается увеличением объема работ в подразделении, необходимостью повышения эффективности отдельной службы или предприятия в целом, открытием нового производственного объекта и т. п.

      Формулировка, используемая при создании приказа, может быть следующей:

      «1. С 1 апреля 2015 г. ввести в штатное расписание следующие должности:

      1.1. Коммерческий директор с окладом 51 000 (пятьдесят одна тысяча) рублей – 1 шт. единица.

      1.2. Тренер по продажам с окладом 42 000 (сорок две тысячи) рублей – 1 шт. единица».

      Если на предприятии существует несколько подразделений, то в приказе нужно сделать пометку об отнесении вводимых должностей к одному из них. В случае, когда из вновь принятых работников создается новый отдел, на это также следует указать в данном распорядительном документе.

      Сокращение штата

      Сокращением штата называется выведение из штатного расписания единиц, которые не являются вакантными. В данной ситуации Трудовой кодекс требует от работодателей предупреждать работников о сокращении за 2 месяца. Это непростой процесс, включающий множество нюансов, предусмотренных государством для защиты прав работников.

      Приказ об изменении штатного расписания в этом случае обязательно должен быть общим по предприятию, с соответствующей нумерацией и индексом. Как правило, большинство таких документов в обосновании имеют приблизительно следующую причину: «В связи с затруднительным финансовым положением организации, в качестве мероприятия по оптимизации расходов на оплату труда».

      Рассмотрим подробнее содержание распорядительной части приказа о сокращении штата:

      «Внести следующие изменения в содержание штатного расписания № ШР-1 от 01.04.2011 г.:

      1. С 1 августа 2014 г. из штатного расписания вывести должности:

      1.1. Старший инженер – 1 шт. единица.

      1.2. Кассир – 1 шт. единица.

      2. С 1 августа 2015 г. ввести в штатное расписание следующие должности:

      2.1. Старший инженер – 0,5 штатной единицы.

      Ответственный – экономист Нежная Л. И.

      3. Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. в порядке, который установлен действующим трудовым законодательством:

      — довести до сведения работников информацию о предстоящем увольнении по сокращению штата;

      — предложить вакантные должности лицам, попадающим под сокращение;

      — довести до сведения органов службы занятости информацию о высвобождении сотрудников.

      4. Назначить комиссию по сокращению штата в следующем составе:

      Председатель комиссии – директор Чугунов А. А.

      Члены комиссии — специалист по кадрам Соловьева Л. В., юрисконсульт Крючкова Ю. М., экономист Нежная Л. И., главный бухгалтер Попова М. С.»

      Отметим, что создание комиссии по сокращению штата очень важно, ее члены чаще всего присутствуют при вручении уведомлений работникам, а также отвечают за соблюдение правильности составления документов, касающихся сокращения.

      Смена оклада на часовую тарифную ставку

      Случаются ситуации, когда требуется изменить способ формирования заработной платы для одного или нескольких работников. Иными словами, в штатном расписании заменить сумму оклада или тарифной ставки суммой часовой тарифной ставки. Это может происходить, например, по причине регулярного возникновения переработок, а также увеличения продолжительности рабочего дня, для удобства расчета зарплаты и ведения учета отработанного времени.

      Опять же подобные изменения требуют обоснования, производятся только по согласованию с работником, не должны уменьшать размер выплат. При этом распорядительная часть приказа будет выглядеть примерно так:

      «1. С 16 августа 2012 г. из штатного расписания вывести должности:

      1.1. Водитель 4-го разряда с тарифной ставкой 9082,50 руб. – 1 шт. единица.

      2. С 16 августа 2012 г. ввести в штатное расписание должности:

      2.1. Водитель 4-го разряда с часовой тарифной ставкой 55,04 руб. – 1 шт. единица.

      3. Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. уведомить водителя 4-го разряда Иванова И. И. об изменении, подготовить соответствующие кадровые документы».

      Порядок хранения приказов

      Как уже упоминалось, приказ об изменении штатного расписания относится к приказам по основной деятельности, но допускается его издание под специальным индексом и хранение в отдельной папке для обеспечения конфиденциальности личных данных работников. Важно, чтобы документы могли быть оперативно предоставлены в случае какой-либо санкционированной проверки или по первому требованию руководства.

      Что касается срока их хранения, то, согласно действующему законодательству, приказы по основной деятельности сохраняются на протяжении всего существования предприятия.

      Приказ о внесении изменений в штатное расписание

      Локальным актом на предприятии, определяющим его организационно-штатную структуру, является штатное расписание. Оно используется при заключении трудовых контрактов и планировании на предприятии. При осуществлении деятельности на фирме могут происходить коррективы, которые должны быть отражены в штатном расписании. Для этих целей используется приказ о внесении изменений в штатное расписание.

      В каком случае необходимо вносить изменение в штатное расписание?

      Изменения могут быть значительными и нет. В первом случае рекомендуется оформлять заново штатное расписание. Если же внесение изменений не носят масштабный характер, то их можно оформить с помощью приказа руководителя.

      Штатное расписание может изменяться по следующим причинам.

      Введение новой должности

      В процессе расширения деятельности фирмы может увеличиваться штат, в том числе появляться новые должности.

      Данный процесс может быть связан с разделением старых должностей для разгрузки занятых сотрудников, увеличением количества работы, появлением новых направлений бизнеса.

      Данные изменения инициируются на основании докладной (служебной) записки компетентных лиц.

      Введение должностей можно оформить приказом о внесении изменений в штатное расписание.

      Так как появление новых профессий в штатном расписании не требует специальных процедур, приказ об их вводе может вступать в силу сразу же с момента подписания.

      При его оформлении обязательно нужно предусмотреть ответственных, которым нужно будет для новых профессий составить должностные инструкции. Одновременно с этим определяются трудозатраты, а на их основе – количество требующихся штатных единиц.

      Изменении должности

      Изменение должности на предприятии может происходить в следующих случаях:

    20. По причине увеличения круга трудовых обязанностей у работника.
    21. Переименование отдела или вида деятельности у предприятия.
    22. Переименование должности из-за установления соответствия квалификационному справочнику для некоторых профессий, на которых предоставляются льготы.
    23. Изменение названия должности в соответствии с требованием профессиональных стандартов.
    24. Смена название профессии на более благозвучное, престижное.
    25. Изменение названия должности для конкретизации трудовых обязанностей сотрудников.
    26. Основная особенность данного изменения штатного расписания заключается в том, что руководству необходимо уведомить об этом работников и получить их согласие на такое внесение корректив.

      Сокращение штата

      В таком документе надо указывать перечень занятых рабочих мест, которые подлежат сокращению и дату вступления приказа в силу.

      Компания имеет право перевести работника с сокращаемой должности на иное свободное место. Однако, если оклад там будет меньше, чем был на сокращаемом месте, то надо от него получить согласие в письменном виде на данный шаг.

      В любом случае, компания обязана предупредить работника, должность которого сокращается под роспись минимум чем за 2 месяца. Но если увольнение будет выполняться в массовой форме, то предупреждение производится за 3 месяца.

      Изменение оклада или тарифной сетки

      В этом случае нужно различать уменьшение и увеличение оплаты труда. Увеличение, как правило, происходит по служебной записке или ходатайству непосредственного начальника сотрудника.

      Уменьшение оклада или ставки выполняется из-за изменения технологических или организационных условий. Однако, в этом случае работники, которых будет касаться такое уменьшение, должны быть предупреждены об этом за 2 месяца.

      После того, как все сотрудники проинформированы и с ними подписаны дополнительные соглашения, оформляется приказ на внесение изменений. Он должен содержать названия затрагиваемых должностей и размеры новых окладов или тарифных ставок.

      Ликвидации вакантных должностей

      Наиболее простым способом вывести из штатного расписания должности или единицы, является ликвидация вакантных должностей. Это значит, что на них не должно быть задействовано ни одного сотрудника.

      В подготавливаемом приказе нужно указать название должностей и количество штатных единиц. Соответствующие им оклады или тарифные ставки указывать не нужно. Однако, если в разных подразделениях компании есть одинаковые либо созвучные профессии или должности, то в приказе тогда нужно конкретно указать, какой именно отдел затрагивает этот документ.

      Действующее законодательство не ограничивает перечень сотрудников, которые имеют право оформлять приказы на предприятии, в том числе и на внесение изменений в штатное расписание.

      Как правило, такой работой занимается кадровый сотрудник, который ответственен за подготовку штатного расписания в компании, либо вообще за оформление приказов в целом. Кроме этого, такие обязанности могут устанавливаться в трудовом соглашении либо должностной инструкции какого-либо одного работника.

      В небольших фирмах работу по подготовке приказа выполняет кадровик или бухгалтер. Такие же работники могут оформить документ и у предпринимателя, если должности есть в штате. В противном случае заниматься подготовкой приказа придется ему самому.

      Скачать образец и бланк приказа

      Скачать бланк приказа в формате Word.

      Скачать пример приказа о внесении изменений в штатное расписание, PDF.

      Как правильно составить приказ о внесении изменений в утвержденное штатное расписание?

      Для такого документа законодательство не устанавливает какой-либо определенной формы. Его можно составить, используя фирменный бланк, однако, при этом необходимо использовать набор обязательных реквизитов.

      Создание приказа нужно начинать с верхней части страницы. Так указывается полное наименование фирмы, можно также здесь же в скобках проставить и сокращенное. Потом на следующей строке записывается слово «Приказ», его номер по хронологии создания, а затем следующей строкой — кратко содержание документа.

      Например, это может быть «О внесении изменений в штатное расписание компании». Далее на новой строке с одной стороны страницы указывается дата оформления, а с другой — место (город).

      Затем начинается текст документа. В первую очередь необходимо обозначить причины, по которым принято решение изменить штатное расписание.

      Здесь же в тексте желательно поставить отсылку к внутреннему акту (протоколу собрания участников общества или решению единственного участника), которым был принят такой шаг. Также в этой части документа нужно указать реквизиты штатного расписания (его номер и дату), в которое вносятся изменения.

      Затем записывается слово «Приказываю», после чего по пунктам фиксируются изменения, которые нужно произвести в документе.

      В зависимости от необходимости, они могут содержания указания на:

    27. Увеличение окладов по должностям — необходимо записать перечень должностей и новые значения окладов;
    28. Изменение названия должностей — сначала записывается старое наименование, после чего указывается на какое его следует поменять;
    29. Исключение должностей — выполняется только в том случае, если она вакантна и больше не нужна в выполнении производственного процесса. В приказе указывается ее название, а также соответствующее ей количество штатных единиц;
    30. Введение новой должности — процесс выполняется в том случае, когда производится расширение производства, вводятся новые работы или услуги. В приказе нужно проставить название новой должности, соответствующие ей размер оклада или тарифной ставки, а также количество штатных единиц;
    31. Сокращение штата — выполняется, если из штатного расписания исключаются занятые должности. В приказе необходимо записать их наименование и количество сокращаемых единиц;
    32. Изменение оклада на тарифную ставку — такой шаг можно предпринимать только при согласии сотрудника, а также при условии, что новый его заработок будет не меньше старого. Изменение выполняется в два действия — сначала из штатного расписания выводится должность с окладом, а затем вводится такая же, но с тарифной ставкой.
    33. После этого указывается с какой даты вводиться с действие новое расписание. Если дата не указана — то считается, что это происходит с момента утверждения приказа.

      Приказ утверждает руководитель фирмы. Также ниже нужно предусмотреть отдельные графы, в которых будут расписываться упомянутые в документе лица.

      Смотрите так же:

      • Подать документы в органы опеки Порядок обращения в органы опеки: способы и алгоритм действий Вопрос, как обратиться с ходатайством или жалобой в органы опеки, может интересовать не только родителей несовершеннолетних детей, но также бдительных родственников и соседей. И как бы просто все […]
      • Работа в курске помощник юриста Работа в курске помощник юриста ОК Банкрот-Курск • Курск Помощник Юриста чистый дом • Курск Помощник юриста Юридический центр • Курск Помощник администратора отдела Жариков А.А • Курск ОООМ ылок • Курск ОООИ рина • Курск Тепаля энергия • Курск Юрисконсульт, […]
      • Нужна семья с проживанием Нужна няня с проживанием в семье Требуется няня с проживанием к ребёнку 2 мес. Предоставляется отдельная комната и питание за счёт семьи. Работа в Киеве, ул. Ахматова, с пн-пт, З/п 19000грн/мес. Уход и развитие ребёнка, кормление, прогулки. Категории […]
      • Слова на правило словообразование 2.11. Основные способы словообразования Новые производные слова в русском языке образуются тремя основными способами: А) морфологический способ (с помощью слово­образовательных морфем – приставок, суффиксов и др.); Б) сращение словосочетания в одно слово; В) […]
      • Законы по дачным обществам «Я в панике, как и многие соседи» Президент России Владимир Путин подписал «дачный» закон, регулирующий жизнь садоводческих некоммерческих товариществ (СНТ). В частности, с 2019 года упраздняется полностью такое понятие, как «дачное хозяйство». […]
      • Документы на оформление наследства по завещанию Как оформить наследство по завещанию на дом Получить дом в наследство – это большая удача. Далеко не каждый может позволить себе приобретение недвижимости. Но, с другой стороны, наследство на дом может принести с собой массу хлопот. Ведь процедура […]
      • Оператор колл-центра от найма до увольнения Колл центр, сall-центр, контакт-центр Вы находитесь на сайте книги «Оператор call-центра: от найма до увольнения», 2012 г. В 2014 книга стала бестселлером на Озоне среди книг про колл центры. Здесь вы можете: Воспользовавшись оглавлением, расположенным […]
      • Закон хаммурапи брачно-семейные отношения § 2.4. Брачно-семейные отношения по «Законам Хаммурапи» По ЗХ брак считался разновидностью договора. Обычно он заключался между родителями жениха и невесты, согласие последних не требовалось. Да и вряд ли такое согласие имело правовое значение. Если учесть, […]