Приказы руководства предприятия

Содержание:

Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — неотъемлемый атрибут документооборота любой организации. Из нашей статьи читатель узнает, зачем необходима нумерация приказов, какие варианты организации кадрового документооборота существуют и как присвоить приказу номер.

Законодательные основы организации документооборота на предприятии

Деятельность каждого учреждения сопровождает оформление определенного количества документов. Даже если компания работает не особенно активно, ее документооборот составляют официальные бумаги о создании и регистрации предприятия, документация, препровождающая процедуры трудоустройства и увольнения работников, и, конечно же, приказы как волеизъявления и распоряжения руководства предприятия по самым различным поводам.

Законодательство не устанавливает единой системы делопроизводства для всех организаций. Существуют лишь отдельные ведомственные приказы, утверждающие инструкции по делопроизводству в конкретных госорганах (к примеру, приказ Федеральной службы по труду и занятости от 28.09.2007 № 219, приказ Федерального казначейства от 27.05.2011 № 206). Таким образом, компаниям предоставляется правовая свобода по установлению внутренней системы документооборота.

Разрабатывая систему документооборота, которая включает в себя и порядок нумерации приказов, необходимо учитывать требования федерального закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, постановления Госкомстата РФ «О принятии и введении в действие Госстандарта РФ» от 03.08.2003 № 65-ст, приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Хорошо продуманная система нумерации приказов позволит:

  • систематизировать значительную часть документооборота;
  • облегчить процедуру поиска нужного приказа;
  • усилить контроль за оформлением решений руководства.
  • Каждая организация, устанавливая собственную систему документооборота, в том числе порядок нумерации приказов, исходит из структуры предприятия, численности трудового коллектива и видов издаваемых документов.

    Виды приказов

    Все приказы по предприятию могут быть условно разделены на 3 вида:

    • по личному составу;
    • по основной деятельности;
    • по административно-хозяйственной деятельности.
    • К приказам по личному составу относятся такие, с помощью которых документируются трудовые отношения, то есть прием, увольнение сотрудников, приказы об отпусках и командировках и т. п.

      Административно-хозяйственные приказы содержат распоряжения по внутренней бытовой организации работы предприятия. К примеру, приказы о соблюдении внутреннего трудового распорядка, использовании зданий и помещений, приказы по охране и внутренней связи и т. п.

      Остальные приказы могут быть отнесены к приказам по основной деятельности. Это большая группа распоряжений, которая включает и приказы по штатному расписанию (утверждение, изменение), и приказы по планированию деятельности, финансированию, материально-техническому обеспечению и т. д.

      От вида приказа зависит не только его место в системе документооборота, нумерация, но и сроки хранения. На сроках может быть построена вся система организации хранения приказов и их нумерация.

      Варианты организации кадровой нумерации приказов

      Разновидностей схем нумерации приказов множество. Рассмотрим некоторые из них.

      1. Самый простой вариант нумерации подходит для организаций с небольшим документооборотом и предполагает присвоение приказу числового кода и, возможно, буквенного знака. При такой системе все приказы нумеруются по порядку от 1 и далее. Общим моментом для всех подобных схем документооборота будет то, что с каждого нового года нумерация будет начинаться заново. Буквы при этом могут означать зашифрованную тематику приказов или же место хранения, облегчая поиск нужного документа.
      2. Усложненный вариант предполагает также сквозную нумерацию, но с разбивкой приказов на группы. То есть нумерация каждого вида приказов (по личному составу, по основной деятельности и т. д.) будет начинаться с 1 и далее. При такой системе буквенный знак в номерном коде приказа приобретает смысловое значение и указывает на группу, к которой относится приказ.
      3. Сложные варианты систем нумерации приказов подходят тем компаниям, у которых значительный документооборот с большим количеством распоряжений. При этом буквенно-числовые коды на приказах могут указывать на многоступенчатую систему нумерации, где приказы объединяются не только в группы по видам, но и в группы по срокам хранения документов (менее 5 лет, 50 лет, 75 лет). Кроме того, шифр в номере приказа может указывать на структурное подразделение предприятия, в отношении которого издан приказ. К примеру, буквами «об» обозначается распоряжение по всей организации, а буквами «эк» — по экономическому отделу и т. д.

      Журнал учета приказов

      Порядок присвоения приказам номеров законодательно также не установлен. Однако, исходя из практики кадрового делопроизводства, можно говорить о регистрации приказов в специальном журнале. Журналов может быть несколько, если это отвечает принятой на предприятии системе документооборота.

      Журналы регистрации приказов каждая организации разрабатывает самостоятельно. В приказе Минкультуры № 558 лишь перечисляются книги и журналы, которые может вести кадровая служба. Однако, безусловно, помимо номера приказа журнал должен содержать информацию о дате издания документа, кратком содержании, ответственных за исполнение лицах.

      Таким образом, строгих законодательных рамок по внедрению системы нумерации приказов в организациях нет. Каждая компания определяет такую схему самостоятельно, исходя из целесообразности и удобства использования.

      Приказы по охране труда

      Статьи по теме

      Приказы по охране труда являются локальными нормативными актами, регламентирующими обязанности работодателя по обеспечению безопасного труда работников. От того, насколько правильно составлен приказ, зависит ответственность должностных лиц по охране труда. В статье мы расскажем, какие приказы должны быть в организации, и как их оформить.

      Из этой статьи вы узнаете:

    • где скачать образцы приказов по охране труда;
    • какие приказы по охране труда должны быть в организации;
    • как оформляются приказы по ОТ.
    • Приказы по охране труда на предприятии – образцы 2018

      Приказы по технике безопасности и охране труда являются организационно-распорядительными документами, в которых работодатель распределяет обязанности и ответственность по соблюдению требований охраны труда. Таким образом, реализуется требование 212 статьи Трудового кодекса РФ, и обязательства работодателя по функционированию системы управления ОТ делегируются от первого лица на других сотрудников, чьи должностные обязанности подразумевают такие полномочия.

      Скачайте документы из статьи:

      Приказ по охране труда – правила оформления

      Приказ состоит, как правило, из 2 частей. Первая часть – констатирующая. В ней отражаются цели и задачи приказа, дается ссылка на нормативный правовой акт, послуживший основанием для его издания.

      Констатирующая часть начинается со словосочетания «В целях», «В соответствии», «Во исполнение требований» и т.п.

      Во исполнение требований государственного инспектора по труду. указанных в предписании №… от …

      Вторая часть приказа – распорядительная. В этой части содержится предписываемое действие, приводятся фамилии, имена и отчества, должности исполнителей и наименования структурных подразделений, а также сроки исполнения.

      Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца), после него ставится двоеточие.

      Как правило, эта часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

      Каждый пункт начинается с указания конкретного действия, которое формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме: осуществить, обеспечить, подготовить, разработать и т.д.

      Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо отдельно обобщается для всех предписываемых действий.

      Как хранить приказы по охране труда на предприятии

      Организация хранения приказов по ОТ не отличается от хранения другой организационно-распорядительной документации предприятия.

      После истечения срока хранения, установленного законодательно в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, документы можно уничтожить по решению комиссии ЭПК.

      Перечень приказов по охране труда на предприятии

      Какие приказы должны быть в организации по охране труда в 2018 году, зависит от сферы деятельности, штатной численности, особенностей производства и условий труда. На каждом предприятии формируется свой комплект.

      Приказ об организации работы по охране труда

      Приказ об организации работы по охране труда регламентирован 217 статьей ТК РФ.

      Если в организации создана служба ОТ, должно быть утверждено Положение о службе, в котором описан её функционал и уровни руководства и контроля за системой управления охраной труда.

      Если в организации введена штатная единица одного специалиста по ОТ, то в приказе должна найти отражение его подчиненность определенному техническому руководителю.

      В организациях со штатом до пятидесяти человек специалист может не назначаться, ответственность по ОТ берет на себя приказом либо первое лицо организации – генеральный директор, либо один из его помощников. В этом случае необходимо помнить, что ответственное лицо должно отвечать требованиям к специалисту по ОТ, в том числе – к его подготовке согласно профстандарту № 524н.

      Приказ о проведении инструктажей по охране труда 2018

      У каждого работодателя периодически возникает необходимость проведения внеплановых или целевых инструктажей.

      В 2018 году произошли изменения в законодательстве по охране труда. Некоторые из них требуют проведения внепланового инструктажа с работниками.

      17 февраля 2018 года вступают в силу Правила для частных охранных структур № 601н. Поэтому со всеми охранниками должен быть проведен внеплановый инструктаж. В этом случае должен быть издан приказ – не позднее этой даты.

      Работодатель должен провести внеплановый инструктаж или раньше этой даты, или 17 февраля, но никак не позднее. Если же этот срок не будет соблюден, наступят основания для вынесения постановления об административном правонарушении по части третьей статьи 5.27.1 КоАП РФ в сумме 130 000 рублей за каждого непроинструктированного охранника. Поэтому следите за нашими анонсами об изменениях в правовой базе.

      В журнале регистрации инструктажа на рабочем месте нужно указывать реквизиты приказа о проведении внепланового инструктажа – его дату и номер.

      При организации массовых мероприятий, например, спортивных или субботника, нужно издать приказ о проведении целевого инструктажа.

      Если целевые инструктажи проводятся по наряду-допуску или распоряжению, то издавать отдельный приказ по ОТ не требуется. Целевой инструктаж в этом случае фиксируется в наряде-допуске, в журнале учета работ по нарядам и распоряжениям и в журнале регистрации инструктажей на рабочем месте.

      Приказ о возложении обязанностей по охране труда

      ГИТ запрашивает соответствующий приказ, чтобы определить, кто в организации обладает полномочиями по охране труда. Ответственным за ОТ по умолчанию считается руководитель. Передать полномочия по охране труда другому работнику он может по локальному нормативному акту – приказу, должностной инструкции, положению о службе охраны труда (ч. 6 ст. 20 ТК РФ).

      Приказ о допуске к работе

      Отдельными правилами по охране труда регламентировано издание приказа о допуске к самостоятельной работе. Как правило, это относится к работе во вредных и опасных условиях труда, при наличии вредных производственных факторов. Обязательно издается приказ о допуске к самостоятельной работе в электроустановках, при работе на высоте. При этом в правилах может быть прямо не указано, что нужен приказ, но это можно понять из их текста.

      Откроем Правила по охране труда в строительстве и прочитаем:

      «30. К участию в строительном производстве допускаются работники, прошедшие подготовку по охране труда в установленном порядке, и стажировку на рабочем месте под руководством лиц, назначаемых работодателем».

      Вывод: и в строительстве требуется допускать работников к самостоятельной работе приказом руководителя организации или распоряжением руководителя структурного подразделения.

      Руководитель структурного подразделения должен иметь полномочия для подписания распоряжений. Нет таких полномочий – допуск оформляется только по приказу первого лица организации. Без его наличия работодатель не может привлекать работника к самостоятельной трудовой деятельности.

      Целью данного приказа является защита вновь принятых и малоопытных сотрудников от рисков производственной среды.

      Представьте, что вы закончили училище и пришли работать на опасный производственный объект. Раньше вы работали лишь на муляжах, немного участвовали в практике. Здесь же каждый элемент оборудования или неправильное действие грозит риском получения травмы или гибели.

      Ни один работодатель не заинтересован в том, чтобы подвергать такому риску себя и работника. Ведь после несчастного случая последует расследование и потребуется реабилитация работника – в лучшем случае, а в худшем – уголовная ответственность и выплаты семье погибшего до достижения взрослого возраста иждивенцев.

      Для того чтобы работник был допущен к самостоятельной работе, он должен пройти вводный и первичный инструктаж на рабочем месте и стажировку, проверку знаний требований охраны труда, а затем, при необходимости, дублирование, и уже потом по решению руководства издается приказ о допуске работника к самостоятельной работе.

      Допуск к самостоятельной работе не имеет отношения к испытательному сроку. В некоторых случаях он выдается сразу после получения успешных результатов стажировки. Если же стажировка показала профнепригодность работника, трудовой договор с ним должен быть расторгнут.

      Приказ о распределении обязанностей по охране труда на предприятии

      На каждом уровне управления назначают ответственных за охрану труда:

    • рабочее место;
    • производственный участок;
    • цех;
    • филиал;
    • служба;
    • организация в целом.

    Обязанности по охране труда на всех уровнях распределяют с помощью приказа и обязательно дублируют как в должностной инструкции, так и в Положении о системе управления ОТ, и в коллективном договоре (при его наличии).

    Исчерпывающий перечень приказов по охране труда в организации приведен в электронной Системе Охрана труда. Чтобы скачать их, перейдите по ссылке>>>

    workoutzebest

    Должностная Инструкция Руководителя Отдела Промышленной Безопасности

    Должностная инструкция главного механика – начальника отдела. (типовая рекомендация). 1.

    Главный механик – начальник отдела главного механика (далее по тексту – главный механик) обеспечивает подготовку производства на предприятии: своевременное и качественное проведение ремонтов механического оборудования, зданий и сооружений в соответствии с требованиями организационно-распорядительной, нормативной и технической документации. 1. Назначение, перевод, увольнение, поощрение и наказание главного механика производятся в установленном законодательством порядке приказом генерального директора по представлению заместителя генерального директора – главного инженера (далее по тексту – главного инженера). 1.

    Должностная инструкция специалиста по промышленной безопасности и законодательством порядке приказом руководителя организации. Привлекать к решению возложенных на него задач специалистов других отделов.

    Главный механик подчиняется заместителю генерального директора – главному инженеру. 1. В непосредственном подчинении главного механика находятся следующие структурные подразделения:. Отдел главного механика (ОГМ); Ремонтно-механический цех (РМЦ); Ремонтно-строительный цех (РСЦ); Цех централизованного ремонта (ЦЦР).

    Указания главного механика по вопросам эксплуатации и проведения ремонтов механического оборудования, зданий и сооружений обязательны для руководителей всех структурных подразделений и могут быть отменены только генеральным директором и главным инженером предприятия. 1. В период отсутствия главного механика его обязанности возлагаются на его заместителя приказом генерального директора.

  • Заслушивает не реже одного раза в квартал руководителей а также по разработке декларации промышленной безопасности.. AnGo, DJ, а вот типовая должностная инструкция Начальника отдела охраны.
  • Анализирует состояние промышленной безопасности в организации, проводит должностная инструкция начальника отдела промышленной.
  • Должностные обязанности руководителей, специалистов, служащих>>. Должностная инструкция главного специалиста в основном отделе. Должностная инструкция специалиста по промышленной безопасности подъемных.
  • Должностные инструкции начальника Управления и начальника Отдела, С начальником Департамента промышленной безопасности и экологии.
  • 1. Главный механик в своей работе руководствуется: действующим законодательством РФ;. руководящими, нормативными и иными документами правительства РФ, министерств и ведомств РФ;. нормативными и иными документами органов, осуществляющих государственный контроль и надзор за работой промышленных предприятий;. уставом предприятия;.

    политикой предприятия в области качества; руководством по качеству;. требованиями государственных и межгосударственных нормативных документов;. приказами и распоряжениями руководства предприятия;.

    Должностная инструкция специалиста по промышленной безопасности и законодательством порядке приказом руководителя организации. Привлекать к решению возложенных на него задач специалистов других отделов. Начальник отдела охраны труда и промышленной безопасности Должностные обязанности: Организация работы по обеспечению выполнения.

    правилами и нормами охраны труда и промышленной безопасности;. стандартами предприятия, иной нормативной и технической документацией;.

    положениями о подчиненных структурных подразделениях; правилами внутреннего трудового распорядка; настоящей должностной инструкцией. 2. Квалификационные требования. На должность главного механика назначаются специалисты с высшим техническим образованием, стажем работы в области подготовки производства на предприятиях соответствующей отрасли не менее 5 лет, прошедшие обучение в области качества, а также обучение, стажировку и аттестацию в установленном законодательством порядке на знание правил и норм по охране труда и промышленной безопасности. 3. Должностные обязанности. 3.

    Основные должностные обязанности. Главный механик обязан:. 3.

    Организовывать планирование, контроль и учет выполнения работ по ремонту и модернизации оборудования, зданий и сооружений. 3.

    Обеспечивать разработку годовых графиков всех видов ремонтов оборудования в соответствии с планами производства продукции предприятия и требованиями системы ППР. 3. Утверждать ведомости дефектов на проведение работ по капитальному и остановочному ремонтам. Обеспечивать составление смет на проведение ремонтов.

    3. Контролировать распределение и организовывать учет выделенных средств на ремонт оборудования, зданий и сооружений. 3.

    Согласовывать ведомости работ подразделений предприятия на ТО оборудования и организовывать контроль их выполнения. 3. Организовывать и координировать работу подчиненных ремонтных цехов, подрядных организаций и ремонтного персонала производственных подразделений в целях обеспечения своевременного и качественного выполнения капитальных ремонтов на основе ТУ на соответствующее оборудование. 3.

    Организовывать технический надзор за ремонтом, изготовлением, реконструкцией и монтажом, соблюдением норм и ПТЭ оборудования, зданий и сооружений. 3.

    Обеспечивать своевременное ТД оборудования, зданий и сооружений. 3.

    Организовывать контроль наличия и правильности ведения ремонтной документации в соответствии с требованиями Системы ППР и иной нормативной и технической документации. 3. 10.

    Обеспечивать подготовку конструкторской документации (разработка рабочих чертежей деталей и узлов на механизированное оборудование). 3. 11.

    Согласовывать заказы на изготовление запасных частей, нестандартизированного оборудования и выполнение работ по ремонту. 3.

    12. Согласовывать заявки на приобретение материалов и оборудования для ремонта оборудования, зданий и сооружений.

    3. 13. Участвовать в выполнении работ по внутрипостроечному титулу. 3.

    14. Организовывать наладку и испытание вентиляционных систем. 3. 15. Участвовать в приемке основного оборудования, зданий и сооружений в эксплуатацию после капитальных ремонтов.

    3. 16. Подготавливать предложения главному инженеру о заключении договоров со сторонними организациями на производство ремонтов и обследования оборудования, зданий и сооружений. 3.

    17. Обеспечивать разработку мероприятий по подготовке работы оборудования, зданий и сооружений в зимних и летних условиях. Организовывать контроль их реализации. 3. 18.

    Обеспечивать рациональное расходование материалов на выполнение ремонтных работ. 3. 19. Участвовать в рассмотрении рационализаторских предложений, касающихся ремонта оборудования, зданий и сооружений. 3.

    20. Своевременно доводить до сведения подчиненных приказы и распоряжения руководства предприятия. 3. Должностные обязанности в области качества.

    Главный механик обязан:. 3.

    Принимать участие в реализации политики руководства предприятия в области качества. 3. Обеспечивать ТО и ремонт основного и вспомогательного оборудования согласно Системе ППР общепромышленного оборудования в целом по предприятию.

    Участвовать в обеспечении использования поступающего основного и вспомогательного оборудования. 3.

    Обеспечивать контроль соответствующего ТО и ремонта оборудования. 3.

    Организовывать периодическое подтверждение соответствия квалификации специалистов ОГМ, проводящих надзор за оборудованием, зданиями и сооружениями. 3.

    Организовывать разработку документов системы качества в пределах вышеперечисленных обязанностей в соответствии с организационно-распорядительной документацией предприятия. 3.

    Обеспечивать использование в работе действующей НТД. 3. Участвовать в проведении внутренних и внешних аудитов системы качества.

    3. Участвовать в разработке, функционировании и совершенствовании системы качества. 3.

    10. Участвовать в анализе и оценке эффективности системы качества. 3.

    11. Принимать участие в выявлении причин несоответствий в области качества, разработке и реализации корректирующих и предупреждающих действий. 3.

    Должностные обязанности в области охраны труда и промышленной безопасности. Главный механик обязан:. 3.

    Осуществлять руководство работой по охране труда в подчиненных подразделениях в соответствии с организационно-распорядительной, нормативной и технической документацией. 3.

    Организовывать производственный контроль (технический надзор) за исправным состоянием и безопасной эксплуатацией оборудования, технологических трубопроводов (кроме трубопроводов с горючими, токсичными газами), зданий, сооружений, вентиляционных систем и установок. 3. Контролировать:. выполнение обязанностей подчиненными руководителями и специалистами в части проведения профилактической работы по предупреждению аварийности и травматизма на производстве;.

    соответствие проектов требованиям охраны труда при строительстве, реконструкции, техническом переоснащении, внедрении новой техники и новой технологии в подчиненных структурных подразделениях. 3. Организовывать систематический контроль соблюдения требований правил и норм охраны труда при проводимых силами механических служб предприятия:. ремонтных, строительных, монтажных и других работах в действующих цехах предприятия;. земляных, газоопасных, огневых и других работах с повышенной опасностью.

    3. Обеспечивать своевременное ТД оборудования, зданий и сооружений. 3.

    Организовывать своевременное и качественное проведение ППР и оформление технической документации на ремонт и ТО оборудования, зданий и сооружений в соответствии с действующей НТД. 3.

    Оформлять дополнительное соглашение по охране труда к договору на производство работ со сторонними организациями. 3. Участвовать в комплексных проверках состояния охраны труда в соответствии с планом-графиком.

    3. Ежеквартально проводить с руководителями непосредственно подчиненных подразделений и механических служб подразделений совещания по вопросам улучшения состояния охраны труда с оформлением протокола. 3.

    10. Осуществлять разработку мероприятий по приведению зданий, сооружений и оборудования в исправное состояние по материалам весенних, осенних технических осмотров и контролировать их выполнение. 3.

    11. Обеспечивать выполнение требований органов Ростехнадзора по контролю деятельности промышленных предприятий.

    3. 12. Организовывать пересмотр специальных и должностных инструкций подчиненных специалистов.

    3. 13. Обеспечивать получение лицензий на виды деятельности по принадлежности и осуществлять контроль выполнения условий действия лицензий. 3.

    14. Обеспечивать выполнение на предприятии комплекса работ, предусмотренных ПТЭ оборудования и ППБ. Взаимодействия главного механика с должностными лицами и структурными подразделениями предприятия представлены в таблице. Главный механик имеет право:. 5.

    Представительствовать от имени руководства предприятия на основании доверенности, выданной генеральным директором. 5.

    Давать указания по эксплуатации и ремонту всего оборудования, зданий и сооружений, которые являются обязательными для руководителей всех структурных подразделений и могут быть отменены только генеральным директором и главным инженером. 5. В установленном порядке запрещать эксплуатацию оборудования, зданий и сооружений в случае грубого нарушения правил, инструкций по эксплуатации или неудовлетворительного технического состояния, неподготовленности обслуживающего персонала, наличия угрозы аварий или несчастного случая. После предупреждения цеховой администрации давать указания об отключении технологического оборудования.

    5. Запрещать ввод и эксплуатацию нового оборудования, зданий и сооружений, имеющих недоделки, отступления от действующих правил и норм, препятствующие их нормальной эксплуатации, не обеспеченных технической документацией и обученным обслуживающим персоналом. 5. Давать предписания начальникам цехов и других подразделений по вопросам эксплуатации и ремонта оборудования.

    Контролировать расходование финансовых средств, выделенных для проведения монтажа и ремонта оборудования. 5.

    Приглашать специалистов из научно-исследовательских организаций для экспертиз, консультаций, обследований оборудования, зданий и сооружений по сложным вопросам эксплуатации и ремонта. 5.

    Представительствовать в вышестоящих и сторонних организациях по вопросам, входящим в круг деятельности главного механика. 5. Для решения вопросов, входящих в круг его деятельности:.

    в установленном порядке привлекать специалистов предприятия;. проводить совещания;. подготавливать проекты приказов и распоряжений по предприятию;.

    издавать распоряжения за своей подписью;. осуществлять переписку со сторонними организациями в пределах своих должностных обязанностей.

    Вносить предложения генеральному директору и главному инженеру о приеме, переводе, увольнении, поощрении и наказании руководителей подчиненных подразделений. Примечание: Прием, перевод и увольнение по инициативе работодателя специалистов, связанных с ремонтом оборудования во всех цехах предприятия, производится по согласованию с главным механиком. 5.

    11. Устанавливать круг обязанностей работников ОГМ и подчиненных подразделений и служб в соответствии с действующим законодательством. 5. 12. Обжаловать распоряжение заместителя генерального директора – главного инженера предприятия перед генеральным директором, не приостанавливая выполнения полученного указания.

    Главный механик несет ответственность за невыполнение своих должностных обязанностей и ненадлежащее использование своих прав в соответствии с действующим законодательством. 7.

    Должностные обязанности механика подразделения. 7. Обеспечивает технически исправную, безаварийную и надежную работу закрепленного за подразделением оборудования, его ТО. Осуществляет технический надзор за состоянием защитных устройств на сложном оборудовании, зданиях и сооружениях подразделения. 7.

    Организует подготовку годовых и месячных план-графиков ТО и ремонта оборудования, заявок на выполнение капитальных ремонтов, на получение необходимых для ППР материалов и запасных частей. Производит составление паспортов на основное оборудование, их ведение и хранение. 7. Участвует в приемке и установке нового оборудования, проведении работ по аттестации и рационализации рабочих мест, модернизации и замене малоэффективного оборудования высокопроизводительным; во внедрении средств механизации тяжелых физических и трудоемких работ.

    Организует учет всех видов оборудования, сроков его полезного использования, осуществляет подготовку документации на списание. 7. Изучает условия работы оборудования, его агрегатов, узлов и деталей с целью выявления причин их преждевременного износа; осуществляет анализ причин и продолжительности простоев, связанных с неплановым ремонтом оборудования. 7.

    Подготавливает для предъявления инспекции Ростехнадзора оборудование, подъемные машины, другие объекты, подведомственные этому органу. 7.

    Участвует в проверке оборудования подразделения на техническую точность, в установлении оптимальных режимов работы, способствующих его эффективному использованию, в разработке инструкций по технической эксплуатации оборудования и безопасному ведению ремонтных работ. 7. Рассматривает рационализаторские предложения и изобретения, касающиеся ремонта подведомственного оборудования, дает заключения по ним, обеспечивает внедрение принятых предложений. 7.

    Организует учет выполнения работ по ремонту, составляет ведомости дефектов, участвует в оформлении смет затрат на выполненный ремонт. 7. Обеспечивает соблюдение правил охраны труда и промышленной безопасности при производстве ремонтных работ. Руководит рабочими, осуществляющими ТО и ремонт оборудования. 7.

    10. Должен знать: постановления, распоряжения и приказы руководства предприятия, методические, нормативные и другие руководящие материалы по организации ремонта оборудования, в том числе Систему ППР и ПТЭ оборудования подразделения; устройство, технические характеристики, конструктивные особенности, назначение, режимы работы подведомственного оборудования; организацию и технологию ремонтных работ; методы монтажа, регулировки и наладки оборудования; основы технологии производства продукции (оказания услуг) подразделением; порядок оформления технической документации, правила сдачи оборудования в капитальный ремонт и приема после ремонта; основы экономики, организацию производства, труда и управления; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда, промышленной безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. 7.

    11. Квалификационные требования. Высшее техническое образование и стаж работы по специальности на инженерно-технических должностях не менее 3 лет или среднее специальное образование и стаж работы по специальности на инженерно-технических должностях не менее 5 лет.

    Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии

    • Каменева Екатерина | эксперт в области документационного обеспечения управления
    • Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы не правильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

      Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия

      Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам 1 , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.

      Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или ­распоряжения, могут быть направлены на:

      При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

      А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.

      Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

      Распоряжение 2 – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

      В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы , а в каких – распоряжения.

      1. На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).

      2. Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.

      Приказы и распоряжения делятся на три подвида:

      Этапы издания приказов и распоряжений

      В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов 3 :

      Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

      Рассмотрим каждый этап в отдельности.

      Инициирование издания приказа или распоряжения

      Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

      Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

      ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с ­модулем обновления и инструкцией по проведению обновления (см. Пример 2).

      Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы (см. Пример 2).

      Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору (см. Пример 3), в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала.

      Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию (см. Пример 3), в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета (см. Пример 5).

      То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа.

      Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения

      Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в ­издаваемом приказе или распоряжении.

      Источниками информации могут быть:

      Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

      Продолжение Примера 1

      В рассматриваемом в Примере 1 случае среди источников информации присутствуют как внутренние документы организации, так и документы, поступившие из сторонней организации.

      К внутренним документам ООО «Новостройрегион-А», необходимым для изучения, можно отнести: текущее положение о работе в системе автоматизации складского учета «Склад+», приказ, его утвердивший, а также докладную записку (см. Пример 3).

      Кроме этого необходимо детально изучить приложения, присланные ОАО «Технологии 21 века» с письмом от 9 января 2007 г. № 2/02-15 (см. Пример 2).

      Подготовка проекта приказа или распоряжения

      Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

      Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.

      Оформляются проекты приказов и распоряжений 4 в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов» 5 (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

      Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

      Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в ­соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

      Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.

      Таблица

      Обязательные реквизиты приказа и распоряжения

      Момент оформления реквизита

      Постановка на контроль и исполнение

      Снятие с контроля и направление документа в дело

      Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:

      В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.

      Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В ­связи» и т.д.

      Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании 7 .

      Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях – словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.

      Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

      Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.

      Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

      В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны ­организации или структурные подразделения.

      Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

      1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по . ».

      2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.

      Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:

      Срок представления 15.07.2003.

      В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:

      4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.

      Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536

      Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать ­утратившим силу. ».

      В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения. ». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

      Текст любого организационно-распорядительного документа, оформ­ляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный ­межстрочный интервал.

      У приказа или распоряжения могут быть разные приложения 8 : положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

      Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)» (см. Примеры 5 и 6). При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

      к приказу ЗАО «Альтернатива-М»

      Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. п. 1 распорядительной части приказа в Примере 5). А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».

      Частично согласованный (3-мя должностными лицами из 7-ми предусмотренных)
      и неподписанный проект приказа

      Нижняя оборотная сторона последнего листа проекта приказа,
      на которой проставили свои визы исполнители (разработчики) проекта

      Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.

      Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции ­совершенствования документационного обеспечения управления».

      При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки (см. Примеры 5 и 6).

      На вопросах оформления обязательных реквизитов бланка приказа или распоряжения останавливаться не будем, так как об этом подробно рассказывается в статье Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов», опубликованной в журналах № 8` и № 9` 2005 г.

      Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап – согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом – доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.

      Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц

      Согласование проекта документа подразумевает:

      Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

      П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536

      Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем 10 и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

      Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения ­принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

      Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

      На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов 11 ­документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов 12 .

      Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации ­делопроизводства и электронного документооборота.

      При «традиционном» способе проект распорядительного документа ­готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.

      В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих (см. Пример 5). Реквизит «визы согласования документа» должен ­оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

      П. 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов

      Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

      Руководитель юридического отдела
      Личная подпись А.С. Орлов
      Дата

      При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

      Замечания прилагаются
      Руководитель юридического отдела
      Личная подпись А.С. Орлов
      Дата

      Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

      По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни ­ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных ­организациях лист согласования может иметь различную форму (см. Пример 6).

      При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.

      Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников предприятия. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней.

      Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и ­активизирует процедуру согласования.

      Возможны следующие маршруты согласования:

      Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:

      Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:

      Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство, в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.

      Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.

      В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера , меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.

      Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера , не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.

      Подписание приказа или распоряжения

      Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.

      Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

      Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.

      Регистрация приказа или распоряжения

      Регистрация документа это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

      В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.

      Регистрация может осуществляться одним из трех способов:

      Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:

      Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.

      В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Excel путем заполнения обыкновенной таблицы.

      Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа . Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.

      Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.

      Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.

      П. 3.12. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

      Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера 13 , который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

      Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

      П. 3.11. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов

      Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

      Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

      Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

      Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007 (см. Пример 6).

      Подписанное руководителем и прошедшее регистрацию распоряжение с листом согласования

      Доведение приказа или распоряжения до исполнителей

      Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

      При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).

      Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.

      Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в службе ДОУ. Однако контроль за исполнением – это уже отдельная большая тема, которой мы уделили достаточно внимания в прошлом году 14,15 .

      Продолжение темы – в статье В.П. Козыревой «Разработка проектов распорядительных документов: взаимодействие ответственного исполнителя и специалиста по делопроизводству».

      Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет только самые основные требования к оформлению распорядительных документов. Автор рассказывает, как они были доработаны (расширены) и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. Статья опубликована в июльском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» за 2007 год.

      1 Распорядительные документы – документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности учреждения (приказ, распоряжение и т.д.). – Краткий словарь видов и разновидностей документов. – М.: ВНИИДАД. – 1974.

      2 В настоящее время распоряжением также является правовой акт, издаваемый единолично: – главой государства – Президентом Российской Федерации; – руководителем коллегиального органа власти и управления в пределах предоставленной ему компетенции, например, распоряжение Председателя Правительства Российской Федерации; – главами исполнительной власти субъектов Российской Федерации – губернаторами, мэрами и др.

      3 См. оперограмму жизненного цикла приказа по основной деятельности в статье Ю.В.Химич на стр. 32 журнала № 2` 2007

      4 Некоторые приказы и распоряжения по личному составу должны оформляться на основании статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

      5 ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер для всех организаций, кроме федеральных органов исполнительной власти. Несмотря на это, четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре документирования информации и работы с документами.

      6 Если у коммерческой организации нет эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания), то данный реквизит не оформляется.

      7 Пример приказа без констатирующей части см. в статье Т.А.Кузне-цовой на стр. 45 журнала № 2` 2007

      8 См. статью Каменевой Е.М. «Некоторые тонкости оформления приложений», опубликованную в № 11’ 2006 г. на стр. 26 журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии».

      9 По процедуре внешнего согласования см. ответ на вопрос на стр. 37 журнала № 6` 2006

      10 Под исполнителем понимается специалист, который занимается разработкой проекта документа.

      11 Вид документа – это принадлежность документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения (например, приказ, распоряжение, акт и т.д.). Под подвидом в данном случае понимается группа документов одного вида, объединенная по характеру излагаемого в документе вопроса (например, приказы о проведении обучения, приказы о проведении аттестации, приказы о создании экспертной комиссии и т.д.).

      12 Табель форм документов, применяемых в деятельности организации, – это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

      13 Порядковые номера присваиваются в течение календарного года, т.е. с начала следующего года порядковые номера опять будут начинаться с единицы.

      14 См. статью О.В. Рыскова «Контроль за исполнением поручений: требования регламентов федеральных органов исполнительной власти» на стр. 24 журнала № 1` 2006

      15 См. статьи Е.М. Каменевой о способах контроля за исполнением поручений на стр. 72 журнала № 9` 2006 и на стр. 76 журнала № 10` 2006

      Смотрите так же:

      • Отдел опеки пушкин Органы опеки и попечительства Пушкинского района СПБ Пушкинский район Органы опеки и попечительства МО г. Пушкин Адрес: 196600 Ленинградская область, г. Пушкин, Октябрьский бульвар, д.24 Телефон: (812) 466-26-84 @ E-mail: [email protected] […]
      • Правила небольшой фирмы 1С:Управление небольшой фирмой.Новое в версии 1.6.7 Встречайте новую версию программы "1С:Управление небольшой фирмой" Узнать о том, что изменилось, вы можете из видеоролика: Новый раздел "CRM" В панели разделов программы появился новый раздел CRM. В нем […]
      • Квартира за материнский капитал кому принадлежит Делится ли материнский капитал при разводе супругов и как именно, кому он принадлежит Многие уже успели получить от государства сертификаты на мат.капитал. Однако вопросов о том, как их можно использовать не становится меньше. Одной из актуальных для […]
      • Не приходит пенсия на карту сбербанка Что делать при задержке пенсии: когда должно приходить начисление на карту Сбербанка В наши дни новые технологии проникли во все сферы нашей жизни. Все меньше людей используют наличные деньги при расчете в магазинах, даже поездку на такси часто оплачиваем, […]
      • Социальные пособия в московской области Детские пособия в Московской области в 2018 году Социальная политика Московской области направлена на выявление семейств, нуждающихся в дополнительной поддержке из казны. Меры федеральной поддержки семейств с детьми в 2018 году Как и в иных регионах […]
      • Симметрия пространства-времени и законы сохранения однородность Симметрия пространства-времени и законы сохранения однородность Связь законов сохранения с симметрией пространства и времени. Однородность пространства. Связь законов сохранения с симметрией пространства и времени Законы сохранения энергии и импульса, как […]
      • Система взимания налогов в российской федерации Система налогов и сборов в Российской Федерации. Порядок установления и введения налогов и сборов Система налогов и сборов в Российской Федерации. Порядок установления и введения налогов и сборов. Система налогов и сборов РФ – это совокупность определенных […]
      • Поводы к разводу с юридической точки зрения Структура развода Развод – это расторжение брака при жизни обоих супругов в органах записи актов гражданского состояния или, в особо предусмотренных случаях, по решению суда. В реальности же под словом «развод» кроется дестабилизация и распад отношений, […]