Реестр переданных документов бланк

Содержание:

Опись документов: правила использования и оформления

Ни для кого не секрет, что предприятия и государственные органы обязаны законодательством сохранять на протяжении определенного периода документы относительно их деятельности.

Но такие документы не разрешается просто так сохранять в архиве. Перед их отправкой обязательно выполняется их опись.

Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?

В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций:

  • Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив;
  • Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141);
  • Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства;
  • Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов;
  • Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.
  • Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы. Сначала идут приказы и распоряжения от вышестоящих органов, а дальше иные приказы, протоколы, планы, сметы, отчеты, доклады и переписка.

    Применение и назначение описи

    Обязательной описи подлежат бухгалтерские и кадровые документы. Они описываются, а потом сшиваются и передаются на проверку в соответствующий государственный орган или сразу в архив.

    Описанию подлежат также документы, которые в течение года не используются в делопроизводстве. После этой процедуры они хранятся в архиве предприятия.

    Правда, срок их хранения зависит от разновидности. Так, нотариальные записи, документы о персонале, а также хозяйственные книги хранятся на протяжении 75 лет, конструкторская документация – 20 лет, а фотодокументы – 5 лет.

    Описывать и сдавать в архив свою документацию должны не только государственные организации, но также частные предприятия. Для этого необходимо подписать договор между таким предприятием и Федеральной архивной службой.

    В делопроизводстве

    В делопроизводстве должна выполняться опись только документов, требующих временного или постоянного хранения. Речь идет о личных, судебных или следственных делах.

    Можно проводить опись документов, потеря которых грозит служебной неприятностью. Например, это касается приказов.

    Такая опись упрощает поиск документов, ведь каждому отдельному документу присваивается индивидуальный номер.

    Сотрудник, который занимается описью, заполняет 2 бланка – один необходимо сохранять в отделе, а другой – в архиве. При заполнении формы используются данные из обложек дел.

    Перед началом описи сотрудник должен:

  • проверить правильность заголовков;
  • убедиться, что не были нарушены правила оформления дел и документов внутри их.
  • Выполняя опись, необходимо придерживаться таких правил:

  • присваивать индивидуальный номер каждому делу или тому документов;
  • присвоенный номер не должен отличаться от номера номенклатурного дела;
  • в бланке не должны присутствовать ошибки;
  • в случае, когда идентичный заголовок был присвоен для нескольких дел, то первая запись описи содержит весь заголовок, а следующие слова «То же»;
  • даже если на предыдущих страницах заголовках уже встречался, на новой странице формы его необходимо указывать полностью;
  • показатель физического состояния каждого дела вписывается в графе «примечание»;
  • в описи указывается дата заведения дела, а не перечисляются все даты создания каждого документа;
  • максимальным числом, которое разрешается использовать при нумерации, является 9999;
  • дела следует систематизировать по хронологии;
  • завершенный бланк получает свой номер на основании номера реестра описей и листа фонда;
  • если составляется документальная опись в учреждении, то оформляется:
    • для отдельного подразделения – 2 бланка;
    • для годовой описи – 4 бланка;
    • для документов, которые нельзя уничтожать свыше 20 лет – 2 бланка;
    • для дел сотрудников – 3 бланка.
    • при описи важна правильная последовательность документов:
      • приказы;
      • списки;
      • учетные карты, трудовые книги, ведомости на выплаты зарплат, дела сотрудников, акты, которые фиксируют несчастные случаи.
      • дела сотрудников нужно сортировать по алфавиту, а в описи вписывать по году, когда сотрудник был уволен;
      • каждый вид описи (например, долговременная и постоянная) сохраняется отдельно.

      В опись входит:

      • титульный лист – содержит название архива и фондообразователя, а также название описи и крайние даты внесенных в бланк документов;
      • оглавление – содержит перечень всех разделов описи, указываются также номера страницы, где начинается каждый раздел;
      • предисловие – здесь кратко излагается содержание документов, а также данные о фондообразователе;
      • сама опись – главная часть описи;
      • сокращения – используется, если организация использует специфические сокращение терминов;
      • указатели – дают пояснение предметных понятий;
      • таблицы – нужны, когда выполняется переработка описи новых номеров на старые;
      • библиография – сообщает сведения о публикации документов в разных изданиях;
      • словарь терминов – используется, если в описи упоминаются специфические термины;
      • лист-заверитель – общие данные об описи.
      • После завершения выполнения описи сотрудник, который ее составлял, оформляет и подписывает лист-заверитель.

        Особенности оформления в различных ситуациях

        Опись документов составляется не только для их передачи в архив. Без описи не обойтись также, если документы передаются в суд, налоговую или другую организацию по требованию. Кроме того, бланк описи заполняется, когда документы отправляются на уничтожение.

        Каждый из выше упомянутых случаев имеет некоторые особенности составления описи. Рассмотрим их более подробно.

        При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию

        Если вы подаете в иск в суд, то составлять опись документов не нужно. Вы как истец подаете иск, в котором в конце перечисляется список предоставленных документов. Но если таких документов очень много, то опись все же лучше сделать.

        В случае, когда налоговая или другая организация предъявляет требование отправить какие-либо документы, то опись составлять обязательно.

        Документ содержит такую информацию:

      • вверху указывается название организации, ее адрес и реквизиты;
      • исходящий номер;
      • заглавие;
      • перечень документов с указанием их конечной даты и номера;
      • внизу указывается общее количество документов.
      • Такая опись обязательно заверяется печатью и подписывается руководителем организации. Если вы лично приносите документы в организацию, то не будет лишним потребовать роспись, которая подтверждает факт получения документов.

        Внутренняя опись для личного дела

        Заниматься этим документом должен сотрудник, который оформляет сами личные дела. Бланк описи вкладывается в папку с личными делами и заполняется после поступления каждого нового документа.

        Опись содержит информацию о:

      • номерах документов;
      • наименовании;
      • количестве листов.
      • В случае сдачи дел в архив необходимо составить итоговую запись. В ней содержатся данные об общем количестве дел и количестве их страниц.

        Опись вложений содержит характеристики стоимости отправления и составляется в таких случаях отправки:

        Отправитель обязан заполнить две формы описи вложения.

        Образец описи документов для почты

        В каждом из экземпляров указывается:

      • ФИО (или название организации) получателя;
      • примерную стоимость отправления;
      • количество отправленных предметов.
      • Когда отправитель завершит заполнять форму описи, работник почты должен поставить на них свою подпись и календарный штемпель. Один экземпляр бланка вкладывается в почтовое отправление, а другой – вручается отправителю.

        Правила составления данных документов изложены в следующем видеоматериале:

        Для передачи в архив

        Опись документов для архива составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается в организации, а другой экземпляр – в архиве.

        Все тома документов, которые планируют передать в архив, заносятся в бланк сдаточной описи. В этом бланке указывается индивидуальный номер каждого тома, число листов и их крайние даты.

        Такая опись имеет несколько разделов:

      • оглавление;
      • предисловие;
      • основная часть;
      • сокращения.
      • Опись постоянного хранения составляется, как правило, в 4 экземплярах, но достаточно и 1-2 экземпляров. Каждый годовой раздел такой описи подлежит утверждению.

        Такое утверждение состоит из следующих этапов:

      • опись должен подписать сотрудник, что отвечает за архив и сотрудник, который заполнял бланк;
      • далее проводится рассмотрение экспертной комиссией;
      • опись анализирует экспертная комиссия архивного органа в случае, когда организация является источником комплектования такого органа;
      • документ обязательно должен быть утвержден руководителем организации.
      • Если опись незавершенная, ее нельзя подшивать, а необходимо хранить в папке с завязками. Когда опись закончена, составляется итоговая запись.

        Опись является законченной, если число записей достигла числа «9999». Составляется также оглавление, перечень сокращений и предисловие.

        Обязательным элементом завершенной описи считается титульный лист, где указывается:

      • полное наименование архива;
      • название фонда и его номер;
      • номер и наименование описи;
      • крайние даты описанных дел.
      • Завершенная опись прошивается в твердую обложку.

        На уничтожение

        В опись на уничтожение включаются все документы, которые больше не несут ценности для организации и срок хранения которых уже завершился.

        Если в опись вносятся данные о делах какого-то определенного подразделения, то вверху бланка описи необходимо написать наименование этого подразделения.

        В случае, когда несколько дел имеют одинаковый заголовок, то в бланк такие дела заносятся под одним общим заголовком с указанием общего количества таких дел. В форму описи заносят данные с обложек дел, которые хотят уничтожить.

        Когда в бланк занесены все дела, его подписывает сотрудник, который занимался экспертизой. Дальше его анализирует экспертная комиссия организации. Обязательно составляется протокол заседания этой комиссии.

        После этого бланк описи и документы могут быть уничтожены. Если уничтожением бумаг занимается организация, то факт уничтожения фиксируется с акта в произвольной форме. В случае, когда документы передаются на утилизацию, то оформляется акт приема-сдачи, в котором указывается дата его составления, количество дел, а также их вес.

        Изъятых документов

        Для описи изъятых документов используется форма №ММ-3-06/338, которая была утверждена правительством 31.03.2007 г.

        Вверху бланка указывается наименование организации (или ФИО физического лица), ее ИНН/КПП.

        Дальше идет список изъятых документов. В списке указывается:

      • наименование документов;
      • количество;
      • индивидуальный признак – оригинал или копия;
      • стоимость, если это возможно.
      • В конце указывается общее число листов документов. Опись подписывается должностным лицом, что проводил изъятие и другими лицами, которые присутствовали при этой процедуре.

        Опись изъятия составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр получает организация или лицо, у которого были изъяты документы, а второй остается в сотрудников полиции, налоговой или другого органа, который проводил изъятие. Если во время процедуры изъятия использовались какие-либо способы фиксации, то к описи прилагаются фото- или видеоматериалы.

        Понятыми при изъятии документов не могут выступать сотрудники полиции и суда.

        Как правильно оформить опись для налоговой в 1С рассказано в данном видео уроке:

        Реестр переданных документов образец бланк

        Пересылка документации на сегодня – это обычная процедура в документообороте. Необходимость в этом шаге может возникнуть по многим причинам и поводам. В любом случае может случиться такой неприятный инцидент, как их утрата (частичная или полная).

        Но и это еще далеко не все. Некоторые недобросовестные лица, во имя своих интересов, могут сфабриковать утерю документации. Это может быть выгодно для них в силу следующего.

        В последствии им достаточно сказать, что ничего не получали. Этим шагом можно будет даже затянуть судебное разбирательство. И уж тем более, если речь идет об утрате оригиналов документов. Ведь далеко не все можно будет повторно получить или восстановить.

        Для того, чтобы этого не произошло, при пересылке необходимо в пакет вкладывать «Реестр переданных документов». Только этот документ даст возможность доказать факт их получения в полном объеме.

        Как переслать документы с реестром

        Пересылка может производиться при участии Почтовой службы. Второй вариант предоставляют курьерские службы. Правда у них, как правило, уже есть разработанных бланк описи передаваемой документации.

        Почтовая служба предоставляет услугу «заказных писем». Она заключается в наличии уведомления о вручении. Это позволяет документально подтверждать доставку адресату. Кроме этого, служба дает возможность оформлять опись вложения. Именно в ней приводится полный перечень документации.

        Кроме того, направляя документальные доказательства в судебную инстанцию (вместе с исковым заявлением), так же нужна опись.

        И уж тем более, реестры необходимы при формировании архивов и их пополнении. Это необходимо для упрощения процесса их поиска в дальнейшем.

        Формы описей документации

        Опись может быть оформлена как отдельным документом, так и интегрирована в один из пересылаемых. Например, написав претензионное письмо, к нему прилагают «обосновательные» документы (доказательства). Для этого в текст письма-претензии вводится перечень.

        Вариант оформления перечня отдельным документом предполагает его написание на бумаге формата А-4. При необходимости это делают на оригинальном «фирменном» бланке. Но это не является обязательным требованием.

        Данный документ должен содержать дату составления (передачи), город, название документа. Сам перечень оформляется в виде таблицы. В ней необходимо в первом столбце указывать наименование передаваемых документов.

        Следующий столбец содержит их количество. Иногда, при необходимости, вместо этой графы вводят «количество страниц». Это имеет смысл в том случае, когда пересылаемые документы не одностраничные.

        Обязательной формы данной бумаги не существует. Поэтому в каждом случае она составляется с учетом специфики документации и ситуации. При появлении трудностей в формировании описей, можно обратиться к нашим специалистам.

        Ниже расположен типовой бланк и образец реестра переданных документов вариант которого можно скачать бесплатно.

        Акт приема-передачи документов. Скачать образец

        Акт приема-передачи документов — документ отражающий, передачу документа от одного лица к другому. Очень часто бывает, что в организации происходит смена руководящего работника или главного бухгалтера. Смена всегда происходит с передачей необходимой документации. Если такую передачу никак не фиксировать, то сотрудники и собственно фирма рискует потерять необходимую информацию и усложнить процесс вхождения в должность нового сотрудника.

        Для фиксирования такой процедуры и инвентаризации документов служит акт приема-передачи документов. Подписанный акт является документом, в котором подтверждается, что одна сторона передала документы, а другая их получила. И условия в данном акте прописываются именно таким образом, чтобы подтвердить этот факт.

        Подпись сторон в данном акте говорит об отсутствии претензий одного лица к другому в случае возникновения споров в будущем. Более того правильно оформленный акт будет иметь юридическую силу даже в случае если спор между сторонами дойдет до судебного разбирательства.

        Акт приема-передачи документов: основные моменты

        Каждая компания в праве составлять данный акт по собственному усмотрению и форме. Единственно важно, чтобы в документе были прописаны следующие моменты:

      • Наименование, дата и место оформления данного акта
      • Название предприятия, в котором осуществляется данная передача (для юр. лиц)
      • Фамилия Имя Отчество лица передающего документы (обычно это лицо и составляет данный документ). Также при необходимости прописываются паспортные данные.
      • Фамилия Имя Отчество лица принимающего документы (в случае если данное лицо является сотрудником другой фирмы, то реквизиты, название этой фирмы).
      • Перечень передаваемых по данному акту документов с указанием количества экземпляров, количества страниц, номера и даты документов. При большом объеме материала вполне разумным является описание документов в приложении или в специальной таблице, где каждому документу дается свой порядковый номер и полная его характеристика. Все это необходимо чтобы ни один документ не пропал.
      • Ставятся подписи сторон, которые означают согласие с документом и отсутствием претензий. Также ставится печать компании, в которой передаются документы.
      • Такой акт вполне может составляться между физическими лицами без указания организаций. Здесь достаточно реквизитов и паспортных данных сторон.

        Надо отметить, что таким актом можно пользоваться также и при оформлении услуги, когда заказчик принимает на себя ответственность за хранение важных и ценных документов на время работы. К примеру, такой услугой может быть оформление заграничных выездных документов. В случае потери оригинальных и ценных документов исполнителем, у клиента, имеющего данный акт, есть веское основание обратиться во все необходимые инстанции в случае спора.

        Еще одним полезным моментов в передачи ценных оригинальных документов является их копирование передающим лицом.Акт приема-передачи документов изготавливается в двух экземплярах по одному каждому из сторон передачи. Ниже мы предлагаем вашему вниманию образцы таких актов.

        В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.

        Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса

        Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

      • Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
      • Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.
      • Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).

        Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.

      • хранение документации;
      • учет;
      • Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра

        Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

        Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.

        Правила оформления и составления

        Правила ведения

        Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:

      • если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
      • лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
      • вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
      • Содержание и структура

        Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.

        Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.

        В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:

      • содержание. Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
      • дата занесения в реестр. Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.
      • Особенности составления и содержания реестра для передачи документов

        Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи. Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.

        Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.

        Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям. Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.

        Реестр документов – порядок применения и правила оформления

        В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.

        Назначение

        Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).

        Образец оформления реестра документов

        Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

        1. Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
        2. На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем подшиваются в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.

        Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами:

        Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.

      • проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
      • присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
      • внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.
      • Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:

      • необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.
      • Единственное, что необходимо знать при формировании акта передачи документации, так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.

        Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.

        В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.

        Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.

        На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.

        Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.

        Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:

        Акт приема-передачи документов – правила и порядок составления

        В ходе хозяйственной деятельности в организации образуется большое количество документов.

        Каждое должностное лицо в своей работе пользуется определенным пакетом, которые у него хранятся и за которые он отвечает.

        Но каждый документ имеет срок хранения. По истечении, которого он подлежит сдаче на хранение. Также бывают случаи, когда бумаги нужно передать от одного работника к другому, либо переместить из одного структурного подразделения в другое.

        Назначение и законодательное регулирование использования данного акта

        Этот документ имеет юридическую силу при наличии всех положенных реквизитов, главными из которых являются подписи сдающей и принимающей стороны, а также комиссии при ее наличии.

        Законодательство обязывает составлять акт только в нескольких случаях. Основной, это передача товарно-материальных ценностей и бланков строгого учета.

        В прочих случаях акт составляется по желанию сторон, что бы придать процедуре юридический статус.

        Когда он применяется

        Акт приема передачи документов желательно составлять в следующих случаях:

      • перемещение документов из одного структурного подразделения в другое;
      • передача документов от одного должностного лица другому;
      • передача товарно-материальных ценностей;
      • передача документов при смене юридического статуса компании.
      • Этот перечень не является исчерпывающим.

        Особенности процесса в различных ситуациях

        Архивное хранение

        В данной ситуации оформление документов зависит от того куда они сдаются на хранение. В большинстве организации имеется свой архив и лицо ответственное за него.

        Дела долгого срока хранения должны быть прошиты и пронумерованы. Документы со сроком хранения менее 10 лет допускается хранить в скоросшивателях.

        Лицо, сдающее документы на хранение сдает их по акту ответственному за архив лицу.

        Ликвидация, реорганизация, продажа предприятия

        При ликвидации организации создается комиссия, которая в том числе отвечает за передачу дел на хранение в государственный архив. Это довольно трудоемкая работа, поскольку в государственной системе делопроизводства есть свои стандарты, которые обязательно должны быть выполнены для приема дел на хранение.

        При продаже и реорганизации, комиссии образуются с двух сторон. Это может быть и одна комиссия, но в нее обязательно должны входить представители обеих сторон.

        Смена директора, учредителя

        При смене руководителя и учредителя организации создается комиссия по приемке-передаче всей числящейся за ним документации.

        Как правило, это учредительные документы и печать организации. Если уже назначен новый руководитель, то все дела передаются ему, если же нет, то ответственность за сохранность этих документов несет комиссия.

        Увольнение сотрудника

        Самый распространенный и в то же время самый простой случай, когда составляется акт приема – передачи дел, это увольнение должностного лица и передача всей его документации другому.

        Передаче конкурсному управляющему

        При процедуре банкротства любой организации назначается арбитражный управляющий, который и ведет все дела до полного закрытия компании. Документы в этом случае должны быть переданы на хранение в государственный архив.

        Правила составления

        Передача документов производится в присутствии передающего и принимающего должностного лица. Если есть комиссия, то в присутствии всех членов комиссии.

        Каждый вид документов пересматривается на полноту и соответствие заполнения и записывается в акт. Подсчет производит, как правило, принимающая сторона. Если при приемке-передаче присутствует комиссия, то подсчетом занимаются члены комиссии.

        Порядок оформления

        Законодательство не устанавливает форму акта приемки – передачи документов. Но в практике делопроизводства сложилась определенная форма данного документа.

        Основные реквизиты акта приема-передачи:

      • наименование организации;
      • наименование документа;
      • дата и место составления;
      • вводная часть, в которой указывается лицо сдающее документы, лицо, их принимающее и состав комиссии при ее наличии;
      • перечень документов с указанием числа;
      • подписи всех участвующих в приемке-передаче.
      • Акт составляется либо непосредственно в процессе подсчета вручную, либо сначала составляется черновик, который затем перепечатывается и подписывается всеми членами комиссии.

        Структура и содержание

        Акт может составляться на бланке организации, где вверху указывается полное наименование организации.

        Затем идет наименование акта, например акт приема-передачи документов отдела кадров.

        Ниже ставится дата и место составления акта.

        Далее идет основная часть акта, указываются все участвующие стороны.

        Для перечисления документов лучше составить таблицу, в которой предусмотреть колонки для наименования документов, их количества, желательно предусмотреть колонку для примечаний.

        Оформление передаваемых документов

        Перед передачей документы должны быть оформлены согласно правилам делопроизводства. Дела, которые уже закончены должны быть сшиты и пронумерованы, первой страницей должна идти опись.

        Все прочие документы должны быть сформированы в папки и дела, распределены в хронологическом порядке и иметь все необходимые реквизиты, такие как дата и номер при необходимости.

        Нюансы составления для различного вида бумаг

        Для того, что бы правильно осуществить процесс приема-передачи документов, прежде всего нужно знать, какие документы должны быть в наличии, в том или ином случае.

        Как правило, они должны быть прописаны в номенклатуре дел, либо в учетной политике организации.

        Для бухгалтерского делопроизводства

        Передавая бухгалтерские документы от одного лица другому нужно учитывать, имеются ли среди них бланки строгой отчетности.

        При их наличии и передаче лучше составлять отдельный акт, поскольку они являются материальной ценностью, также желательно, чтобы их передача осуществлялась комиссией, а не только принимающей и передающей стороной.

        Для кадровых документов

        При передаче кадровых документов их лучше скомпоновать по наименованию и срокам хранения, то есть те документы, которые подлежат хранению 75 и более лет складываются отдельно, все прочие отдельно.

        В процессе приемки-передачи также можно отобрать документы подлежащие уничтожению, к ним относятся, например приказы по кадровой работе, которые хранятся от 3 до 5 лет. Эти документы можно занести в отдельный акт.

        Чистые бланки трудовых книжек лучше передать отдельным актом, как материальные ценности.

        Учредительные и правоустанавливающие

        Основными документами любой организации являются учредительные документы, поэтому их передача должна осуществляться с особой тщательностью.

        Отдельное внимание при передаче таких документов нужно уделить гербовой печати.

        Порядок передачи бумаг в государственный архив при ликвидации предприятия рассмотрен в следующем видео сюжете:

        На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

        В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.

        Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.

      • передача либо выдача третьему лицу по требованию.
      • На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.
      • В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.

        В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.

        Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.

        В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).

        • при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.
        • Кроме того важно помнить о таких моментах, как:

        • регистрационный номер. Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою производительность труда;
        • Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.

          Преимущества использования

          На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.

          Смотрите так же:

          • Учет вещественных доказательств в суде Правительство изменило правила хранения вещественных доказательств по уголовным делам Правительство РФ своим постановлением утвердило новые правила хранения, учета и передачи вещественных доказательств по уголовным делам. Сегодня этот документ размещен на […]
          • Единый налог на вменённый доход расчет Как рассчитать ЕНВД Обновление: 13 марта 2017 г. Простота учета физических показателей и расчета ЕНВД – одно из основных преимуществ этого специального налогового режима (СНР) по сравнению с другими режимами налогообложения. Формула расчета ЕНВД Налог […]
          • Заявление в сизо 1 на передачу Правила приема передачи в СИЗО Составление заявления формулируется просьба о принятии передачи для арестанта с указанием его фамилии и полностью имени и отчества; после взвешивания, пересчета и досмотра содержимого передачи, приёмщик ставит […]
          • Образец заявление в фсс о выплате пособия по уходу за ребенком до 15 лет Как грамотно написать заявление на пособие по уходу за ребенком до 1.5 лет — правильные образцы для скачивания Лицо, осуществляющее уход за родившимся ребенком до момента исполнения тому 3 лет, имеет право пребывать в отпуске. Первые 1.5 года данного периода […]
          • Правила парковки у частного дома Парковка машины возле дома: действие закона в 2018 году Закон о том, что каждому жильцу многоэтажки будет выделено свое место под машину, пока не принят. Разговоры об этом ведутся на самых верхних уровнях власти, но пока пригодного для подписания […]
          • После получения гражданства рф прописка После получения гражданства рф прописка № п/п Помощь в оформлении Необходимый пакет документов Выдается на руки Цена 1. Документ, удостоверяющий гражданство и личность (заверенный нотариально перевод всех имеющихся страниц заграничного паспорта, в […]
          • Правила торговли постановление 55 Текст книги "Правила торговли. Санкции (постановление Правительства РФ) с дополнениями и изменениями на 2018 год - Коллектив авторов" Текущая страница: 1 (всего у книги 3 страниц) Оплатили, но не знаете что делать дальше? Правила торговли. Санкции […]
          • Бонусы при увольнении Выплата бонусов при увольнении Добрый день!Я проработала в банке 2 года.При устройстве на работу оговаривалось,что бонусную часть нам будут выплачивать с задержкой в 2 месяца,чтобы проверить уровень деффолта. Сейчас я увольняюсь и мне оговоренно,что за […]