Служебная записка о невыполнении должностных обязанностей как написать

Содержание:

Как составить докладную записку о невыполнении должностных обязанностей

Не всегда руководитель организации успевает замечать, что кто-то из работников бездельничает или работает плохо. В этом случае начальник отдела или любой другой сотрудник может пожаловаться на лентяя. Но чтобы работника привлекли к ответственности, докладная записка о невыполнении должностных обязанностей должна быть оформлена по определенным правилам. Рассмотрим подробно, как пишется докладная и какие нюансы надо помнить при ее подаче.

Кто и когда может пожаловаться

Докладная записка это внутренний документ, с помощью которого можно проинформировать руководство о происшествии, требующем определенного внимания и реакции. Написать ее вправе любой сотрудник, независимо от занимаемой должности. Адресуется документ руководству, которое в дальнейшем принимает решения, как реагировать на поступившую информацию.

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины — один из наиболее распространенных видов служебных записок. К ней прибегают, когда хотят уведомить о несоблюдении правил и норм рабочего процесса, например, об опозданиях на работу или игнорировании распоряжений администрации. Такой документ может стать инициативным, то есть когда коллектив или один из его представителей больше не хочет мириться с поведением коллеги и обращается к начальству с просьбой воздействовать на сотрудника. Бывают ситуации, когда докладная на сотрудника просто необходима. Это случается, если по указанию руководства ежедневно составляются отчеты о соблюдении режима работы. Если кто-то пришел с обеда позже или самовольно ушел с работы на час раньше, ответственное за контроль лицо должно будет сообщить об этом.

Как пишется докладная записка на сотрудника. Образец

Главное правило «служебки» — четко описать, что произошло и кто в этом виноват. Если нарушена техника безопасности, руководству надо сообщить, кто это допустил, когда это случилось, к каким последствиям привело или может привести. Если сотрудник плохо справляется со своими обязанностями, аналогично: кто именно работает, не соблюдая должностную инструкцию, к чему это приводит. Никаких рассуждений, оценок и других «личных» моментов в обращении быть не должно.

Как же должна выглядеть докладная записка? Образец по ГОСТу, к сожалению, представить невозможно, поскольку отдельного свода правил для нее нет. Но поскольку служебная записка — это официальный документ, на основании которого руководство принимает определенные решения, он должен содержать все элементы, присущие официальным бумагам:

  • по возможности оформляется на фирменном бланке либо на обычном листе формата А4;
  • справа в углу указывается должность и ФИО руководителя в дательном падеже (кому адресуется);
  • в середине название документа;
  • информация, которую надо донести, с указанием конкретных дат, должностей и имен сотрудников, которые нарушают дисциплину или не выполняют своих служебных обязательств;
  • в конце обязательно ставится дата и подпись автора документа, желательно с расшифровкой и указанием занимаемой должности.
  • Докладная записка (образец)

    Важно, чтобы документ попал к руководству, иначе оно не сможет привлечь к ответственности прогульщика или работника, не справляющегося со своими трудовыми функциями. Для этого служебку можно отнести лично директору или начальнику подразделения, в котором выявлено нарушение. Если начальства нет на месте, бумагу надо зарегистрировать в секретариате. Секретарь передаст ее руководителю как входящую корреспонденцию.

    Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

    Законодательные основы

    Отличие от служебной записки

    Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

    Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

  • урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
  • рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
  • объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
  • регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
  • жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
  • информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
  • Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
    • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
    • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
    • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.
    • К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

    • Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
      • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
      • Оформляем внутреннюю докладную

        Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

      • название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
      • содержание тремя обособленными блоками;
      • Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

        Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

        Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

        О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

        В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

        Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский

        Пример докладной записка о невыполнении должностных обязанностей

        ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

        О невыполнении должностных обязанностей

        Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

        ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

        О некорректном поведении сотрудника

        На выбор три разных образца докладных записок на сотрудника

        Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

        Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

        Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

        Отличие от объяснительной записки

        • донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
        • разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
        • доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
        • Классификация докладных записок

          Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

        • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
        • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
        • Автор докладной

          Как грамотно составить докладную

          Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

          1. Выводы и рекомендации автора записки.
          2. Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

          3. ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
          4. на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.
          5. Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

          6. сведения об организации-отправителе;
          7. Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

            Реакция адресата

            Конкретные образцы докладных записок

            Отдел кадров
            Генеральному директору
            ООО «Омега»
            Н.В. Грощенко

            Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

            В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

            Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский

            Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

            Административно-хозяйственный отдел
            Генеральному директору
            ООО «Просперити»
            Гиацинтовой А.В.

            Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

            Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.

            Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры

            Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

            Специфика докладной

            Функции докладных записок

            Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

          8. положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.
          9. отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
          10. Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
            • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
            • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.

          Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

          Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

        • Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
        • Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
        • Рекомендации к оформлению

          ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

        • получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
        • название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
        • короткая суть докладной;
        • Особенности оформления внешней докладной

        • присвоенный документу номер;
        • город, в котором составлена докладная;
        • подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).
        • Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

          Докладная о нарушении трудовой дисциплины

          ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

          Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

          Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

          Отдел метрологии
          Генеральному директору
          ООО «Росмашинстрой»
          Радковскому К.Л.

          Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

          Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

          Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

          Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

          Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей представляет собой документ информационного характера, в котором содержатся сведения о неподобающем выполнении сотрудником своих обязанностей и просьба применить к нему меры ответственности. Как правильно составить докладную записку, вы узнаете из статьи.

          При трудоустройстве сотрудник знакомится под расписку с должностной инструкцией и контрактом. Предполагается, что в ходе трудовой деятельности они будут соблюдаться. Однако в производственном процессе могут возникать ситуации, в которых сотрудник не проявил должного внимания к обстановке, и по его вине компания понесла убытки.

          В этом случае его непосредственный руководитель должен уведомить об этом вышестоящее руководство путем составления документа с изложением всех фактов неисполнения работником обязанностей.

          Рекомендуем передавать бумагу через секретаря или иного работника, который поставит входящий номер для фиксации получения документа. Адресат должен дать ответ и уведомить непосредственного руководителя о принимаемых мерах по его заявлению.

          Образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

          Законодатель не предусмотрел в ТК РФ образца докладной записки о невыполнении должностных обязанностей, по которому руководитель может составить ее на сотрудника. Мы рекомендуем в тексте документа указать:

        • наименование адресата;
        • название документа (по центру);
        • дату, когда была составлена бумага, и номер;
        • текст записки, отражающий перечень обязанностей, которые работник не исполняет надлежащим образом, и последствия, наступившие в результате;
        • предложения относительно меры ответственности, которая будет применена к сотруднику;
        • подпись и должность заявителя.

        Если в организации предусмотрены специальные бланки или шаблоны для составления такого рода документов, они применяются автором записки. При этом необязательно писать записку с помощью технических средств в электронном виде, можно заполнить ее и от руки.

        К докладной могут быть приложены документы, являющиеся подтверждением слов автора. Например, неправильно составленные документы или записи с камер видеонаблюдения. По спорным вопросам поведения работников может быть организована служебная проверка, основанием для проведения которой и будет служить записка от непосредственного руководителя.

        Во внутренних актах предприятия может быть указано, что докладная записка о невыполнении должностных обязанностей должна быть согласована с определенными должностными лицами. Тогда соблюдать этот порядок необходимо, иначе документ не будет принят вышестоящим руководителем.

        При невыполнении своих прямых рабочих обязанностей сотрудник нарушает условия трудового договора. Это влечет за собой подачу докладной в адрес руководства компании, оформлением которой занимается руководитель отдела (подразделения). Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей причисляется к категории инициативно-информационных документов. Как оформляется записка – об этом в нашем материале.

        Что должно быть в документе

        По сути, докладная записка на работника – это официальная жалоба руководству за халатное отношение подчиненного к работе. Она уведомляет высшее руководство о невыполнении конкретным сотрудником его рабочих обязанностей. Служебная записка такого вида является основанием для взыскания или увольнения.

        Данный документ оформляется не всегда. Он направляется руководству исключительно в случае умышленного игнорирования своих рабочих обязанностей или грубого нарушения трудового режима. В процессе выяснения основных моментов по происшедшему инциденту докладная не оформляется. После сбора и анализа доказательств вины сотрудника руководитель отдела принимает решение о направлении записки руководящему звену компании.

        Рассмотрим пример. Работник игнорирует приказ начальника выполнить наладку оборудования, в результате чего останавливается работа всей бригады. Начальник выясняет причины, повлекшие за собой такой сбой. Выясняется, что один из сотрудников не выполнил свою работу. В процессе сбора доказательств начальник проводит беседу с сотрудниками. Выясняется умышленное неисполнение работы и халатное отношение одного работника к своим обязанностям. На основании доказательств начальник составляет официальную докладную записку и направляет ее руководству.

        Докладные записки подразделяются на несколько категорий, в зависимости от получателя и содержания. Различают следующие виды докладной:

      • Внешняя. Затрагивает руководство нескольких организаций, оформляется на гербовом бланке и заверяется главой компании.
      • Внутренняя. Направляется руководителю одной организации и не выходит за пределы компании.
      • Информационная. Составляется регулярно и оповещает руководство о проводимых работах.
      • Отчетная. Служит подтверждением завершения конкретных мероприятий.
      • Инициативная. Выступает в роли побуждающего фактора к совершению действий для решения ситуации.
      • Невыполнение работы сотрудником должно быть официально подтверждено. Другими словами, при оформлении лица на работу в трудовом договоре должны четко указываться обязанности наемного работника, и под ними обязана стоять его подпись об ознакомлении. В противном случае работник-нарушитель может избежать взыскания.

        Правила оформления докладной записки

        Законодательно шаблон докладной не утвержден. Составляющий должен применять инструкцию по делопроизводству, действующую в компании. Документ может формироваться в любом варианте: его можно написать от руки или напечатать в электронном формате. Данный документ относится к инициативному виду записок.

        Требования к оформлению:

        • Записка составляется на стандартном листе форматом А4, можно использовать фирменный (гербовый) бланк предприятия.
        • Указываются реквизиты организации (правовая форма, адрес, ИНН, название, КПП).
        • В правой угловой части помечается адресат, должность.
        • В левой стороне бланка указывается название документа.
        • Формируется текст записки. Указывается фамилия нарушителя, излагается факт нарушения, указываются пункты внутренней инструкции, которые были игнорированы сотрудником.
        • Если имеет место ущерб, причиненный компании по вине сотрудника, его размер также указывается.
        • Прописывается мера наказания для нерадивого сотрудника, не допускающая в дальнейшем повторных нарушений с его стороны. Дисциплинарное взыскание назначается согласно трудовому законодательству.
        • Документ заверяется подписью заявителя, указывается его должность, Ф.И.О.
        • До поступления записки руководству она регистрируется, ей присваивают номер, указывается дата регистрации.

        Образец составления можно посмотреть здесь.

        Учет документов данного вида ведется отделом, выполняющим обязанности регистрации и ведения внутренней (внешней) переписки на предприятии. Регистрация происходит в журнале или в базе организации путем внесения номеров через компьютер.

        При решении проблемы, изложенной в докладной записке, начальник может потребовать от нарушителя письменное объяснение отказа от выполнения рабочих обязанностей. Если работник не изъявляет желание составить объяснительную, начальник вправе составить акт, подтверждающий данный факт, и направить ее руководству.

        Докладная записка о неисполнении сотрудником своих обязанностей должна сохраняться на предприятии в архиве. В случае если сотрудник подаст в суд для восстановления своих прав, записка будет выступать доказательством причины увольнения (взысканий) сотрудника в пользу компании.

        Смотрите так же:

        • Правила ухода за аквариумом Как правильно ухаживать за аквариумом в домашних условиях Основные правила ухода за аквариумом для начинающих Итак, в нашей статье с видео, что нужно делать и как правильно ухаживать за аквариумами в домашних условиях? Для начала, всегда наливайте в аквариум […]
        • Претензия на работодателя о невыплате расчета при увольнении Жалоба о невыплате расчета - можно ли сразу обращаться в трудовую инспекцию? Аноним вы вправе обратиться сразу в Инспекцию по труду с жалобой и уже на основании вашего заявления проведут проверку. Предупредите работодателя лично о том что вы обратитесь в […]
        • Ставка транспортного налога в курганской области за 2018 год Онлайн калькулятор транспортного налога в Курганской области на автомобиль по ставке 2018 года Транспортный налог — налог, взимаемый с владельцев транспортных средств, является региональным т.е каждый регион сам определяет величину порядок и сроки уплаты […]
        • Материнский капитал в какой срок оформлять Сроки оформления и получения материнского капитала в 2018 году Многих семейных людей сегодня интересуют сроки оформления и получения материнского капитала. Но правительство все чаще говорит о возможной заморозке или прекращении действия программы. Такие […]
        • Субсидии семье в краснодарском крае 2018 Жилищная программа для молодых семей Алтайского края в 2018 году Успешная реализация проекта «Молодая семья» позволила продолжить его действие на более длительный срок. В 2017-2018 гг. условия программы не изменятся. Однако нужно знакомиться с региональными […]
        • Отчеты по практике в суде образец Отчет по практике юриста Прохождение практики является необходимым элементом в образовательной программе любого учебного учреждения: колледжа; техникума; университета; института. Отчет по практике позволяет оценить глубину полученных студентом […]
        • Кто имеет право быть наблюдателем на выборах Кто имеет право быть наблюдателем на выборах Для наблюдателей Сбор средств Как стать наблюдателем на выборах? Стать наблюдателем очень просто. Для этого не требуется специального образования. Если Вам больше 18 лет и Вы гражданин РФ, то имеете полное […]
        • Коды читы на спор Коды читы на спор Во время игры нажмите [CTRL] + [SHIFT] + [C], чтобы вызвать консоль и вводите нужные вам коды: help - показать список всех консольных команд addDNA - получить очки ДНК moreMoney - получить деньги (на этапе "Цивилизация", "Космос") […]