Выдача дубликата документа нотариусом

Как получить дубликат доверенности у нотариуса?

Дубликат доверенности у нотариуса — предусмотрена ли его выдача законом или практикой? В нашей статье мы поговорим, в каких случаях нотариус может оформить и выдать дубликат такого документа, а в каких он на это не правомочен.

В каких случаях может быть выдан дубликат нотариального документа

Законом в принципе предусмотрена возможность выдачи нотариусом дубликата документа, который был удостоверен в нотариальном порядке, в случае его утраты или порчи. Это допустимо при соблюдении следующих условий (ст. 52 Основ законодательства РФ о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-I, далее — Основы):

  • документ утрачен или испорчен лицом, от имени или по поручению которого производилось нотариальное действие;
  • утраченный/испорченный документ выражал содержание нотариальной сделки или свидетельства, исполнительной надписи;
  • экземпляр перечисленных в предыдущем пункте списка документов хранится в делах нотариуса;
  • заявителем выступает само лицо, по поручению или от имени которого исполнялось нотариальное действие.
  • Дубликаты удостоверенных в рассматриваемом порядке документов могут быть выданы только указанным выше лицам по их письменному заявлению (ст. 5 Основ).

    ВАЖНО! Дубликаты документов, экземпляры которых находятся на хранении у нотариуса, могут быть выданы им в случае утраты подлинника.

    Относительно допустимости выдачи нескольких дубликатов одного документа одновременно имеются следующие разъяснения: дубликат не является копией документа, поэтому выдать его в нескольких экземплярах нельзя (письмо Федеральной нотариальной палаты (далее — ФНП) от 17.07.2008 № 1066/06-12).

    Сведения о совершении всех нотариальных действий подлежат регистрации в специальном реестре (ст. 50 Основ).

    Допустима ли выдача дубликата нотариальной доверенности

    Выдача дубликата доверенности нотариусом может быть произведена по заявлению:

  • самого доверителя, если в тексте доверенности не зафиксировано правомочие доверенного лица обратиться к нотариусу за дубликатом такого документа;
  • доверенного лица, если в доверенности было предусмотрено такое его полномочие.

Данная практика хотя и распространена, тем не менее поддерживается не всеми нотариусами. Так, в ст. 52 Основ указано, что нотариус может оформить дубликат только тех документов, экземпляр которых был оставлен на хранение в деле у него. При этом на дубликате нотариально удостоверенного документа также проставляется удостоверительная надпись в соответствии с формой 2.13, утв. приказом Минюста России от 27.12.2016 № 313 (см. также п. 54 данного приказа).

Доверенности же по умолчанию не относятся к документации, которая подлежит такому хранению. Поэтому для того, чтобы иметь возможность в дальнейшем выдать дубликат доверенности, нотариус может оставить один ее экземпляр на хранение в деле по своему усмотрению (п. 9.1 Методических рекомендаций по удостоверению доверенностей, утв. решением правления ФНП от 18.07.2016, протокол № 07/16).

Если получить дубликат нотариальной доверенности не представляется возможным, доверитель может отозвать утраченную/испорченную доверенность и выдать новую. Образец такой доверенности можно найти, например, в ст. «Нотариальная доверенность на регистрацию ООО — образец».

Итак, дубликат нотариальной доверенности может быть выдан только по заявлению надлежащего лица (доверителя или доверенного лица, если доверенностью было предусмотрено такое правомочие) при условии, что экземпляр такой доверенности оставался в нотариальном деле.

Выдача дубликата нотариально удостоверенного документа

В случае утраты или порчи документа, удостоверенного или выданного нотариусом или должностным лицом органа местного самоуправления, по письменному заявлению лиц, перечисленных в первом предложении части пятой статьи 8 настоящего Закона, выдается дубликат утраченного документа.

Выдача дубликата утраченного или испорченного документа осуществляется государственным нотариальным архивом. До передачи в архив экземпляров документов, удостоверенных или выданных нотариусом или должностным лицом органа местного самоуправления, дубликат утраченного или испорченного документа выдается в соответствии нотариусом или должностным лицом исполнительного комитета по месту его хранения.

Государственный нотариальный архив или государственная нотариальная контора выдают также дубликаты завещаний, поступивших на хранение от должностных лиц, указанных в ст. 40 этого Закона.

Понятие «дубликат» (лат.- удвоенный) определяется как второй экземпляр я кого-нибудь документа, имеющий одинаковую с подлинником юридическую силу2. Следовательно, дубликат документа представляет собой дополнительный экземпляр этого самого документа с равнозначной последнем юридической силой. Фактически выдача дубликата заключается в воспроизведении текста документа, дубликат которого выдается, что направлено на восстановление такого документа в случае невозможности использования последнего по определенным причинам.

В нотариальной практике выдача дубликата документа является отдельным нотариальным действием, включенная в перечень нотариальных действий, совершаемых нотариусами (см. комментарий к ст. 34 Закона Украины «О нотариате»). Следует обратить внимание на то, что совершение данного нотариального действия имеет свои особенности.

Установлено, что выдача дубликата документа включает одновременно два аспекты нотариальной деятельности: совершение нотариального действия и выдаче информации, которая составляет предмет нотариальной тайны. Согласно положениям ст. 53 Закона Украины «О нотариате» право на получение дубликата документа имеют исключительно физические и юридические лица, по поручению которых или относительно которых совершались нотариальные действия. Ссылку этой нормы на ст. 8 Закона свидетельствует о том, что законодатель связывает право на получение указанных сведений с ограниченным кругом субъектов с учетом необходимости соблюдения нотариальной тайны. Стоит обратить внимание на важность определения надлежащего субъекта, который имеет право получить дубликат, поскольку его выдача ненадлежащей лице имеет следствием не только нарушения правил совершения нотариальных действий, но и нотариальной тайны (см. комментарий к ст. 8 Закона Украины «О нотариате»). Как следует из содержания ч. 1 ст. 53 Закона Украины «О нотариате», дубликат документа может быть выдан исключительно физическим и юридическим лицам, по поручению которых или относительно которых совершались нотариальные действия. При этом закон устанавливает, что дубликат выдается по письменному заявлению этих лиц. Стоит обратить внимание на то, что такая формулировка часто порождает спорные мнения относительно определения субъекта обращения за получением дубликата. В частности, это касается вопроса возможности получения дубликата документа по заявлению одной из сторон договора а не обеих его сторон, учитывая использование в Законе словосочетание «письменное заявление лиц». По нашему мнению, в основе совершения этого нотариального действия должно быть положение ч. И ст. 53 Закона Украины «О нотариате» относительно того, что дубликат документа может быть выдан исключительно в случае его утраты или порчи. Таким образом, неправомерно требовать представления заявления на получение дубликата от той сторон ы по договору, экземпляр которой не является потерянным или поврежденным.

Важно, что в случае выдачи доверенности лицом, в отношении которого совершено нотариальное действие, является исключительно доверитель, что следует из положений ст. 239 Гражданского кодекса Украины, где указывается, что сделка, совершенная представителем, создает, изменяет, прекращает гражданские права и обязанности лица, которое он представляет. Следовательно, представитель по доверенности не имеет права на получение н дубликата. Кроме того, право на получение дубликата документа имеет только лицо, которое получает экземпляр документа при его удостоверении или выдачи. Например, если продавец при удостоверении договора купли-продажи не получал экземпляр договора, он не может обратиться за получением его дубликата. Важно, что в соответствии с положениями п. 1.2 Порядке совершения нотариальных действий нотариусами Украины дубликаты документов, удостоверенных или выданных нотариусом, могут быть выданы по письменному заявлению наследников лиц, по поручению которых или относительно которых совершалось нотариальное действие, а также исполнителя завещания и на запрос нотариуса, которым заведено наследственное дело. В этом случае нотариусу, кроме свидетельства о смерти таких лиц, подаются документы, которые подтверждают их родственные отношения (свидетельство исполнителя завещания). При этом дубликат завещания после смерти наследодателя может быть выдан только тем наследникам, которые указаны в завещании, после подачи ими свидетельства о смерти завещателя. В случае смерти наследников, которые были указаны в завещании, дубликат может быть выдан их наследникам после подачи ими свидетельства о смерти завещателя и умершего наследника (п. 4.1 указанного выше Порядка).

Следует обратить внимание на то, что выдача дубликата документа возможна только в отношении тех документов, которые находятся на хранении у должностного лица, нотариуса или соответствующего учреждения. Как видно из содержания ст. 53 Закона Украины «О нотариате», это касается исключительно документов, заверяются либо выдаются. В таком случае, если документ не заверяется и не выдается, но хранится в делах нотариуса (например, заявления родителей о согласии на выезд ребенка за границу), выдача его дубликата запрещается. Кроме того, выдача дубликатов отдельных документов, которые удостоверяются нотариусом, прямо запрещается законом (например, секретного завещания).

Из формулировки ч. 1 ст. 53 Закона Украины «О нотариате» также следует, что законодатель относит случаи порчи документа до его потери. В таком случае потеря означает фактическую невозможность его дальнейшего использования по назначению (например, в случае залития чернилами или расторжения т.п.).

В частях 2 и 3 указанной статьи предусмотрен перечень лиц, которые полномочны выдавать дубликаты документов:

-государственный нотариальный архив;

— нотариус или должностное лицо органа местного самоуправления;

— государственная нотариальная контора.

Таким образом, выдача дубликата документа всегда происходит по месту его хранения.

Порядок выдачи дубликата документа урегулированы главой 22 Порядка совершения нотариальных действий нотариусами Украины. Согласно п. 6 Порядка дубликат документа должен содержать весь текст удостоверенного или выданного документа, оригинал которого считается утратившим силу. На дубликате документа делается отметка о том, что он имеет силу оригинала, и совершается удостоверительная надпись. Кроме того, о выдаче дубликата нотариус делает отметку на экземпляре документа, который хранится в делах государственной нотариальной конторы или частного нотариуса.

Итак, выдача дубликата документа имеет следующие юридические последствия:

— создания дополнительного экземпляра документа;

— потеря силу документа, дубликат которого выдан.

Стоит также отметить, что согласно п. 4.1 Инструкции о ведении государственного реестра сделок, утвержденной приказом Министерства юстиции Украины от 18.08.2004 года № 86/5, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 18.08.2004 года № 1022/9621, выдача дубликата завещания, хранящегося в делах государственной нотариальной конторы или частного нотариуса, является основанием внесения записи в Государственный реестр сделок. В соответствии с п. 4.3 Инструкции, в случае, когда запись о сделка, дубликат которого выдает нотариус, отсутствует в реестре, регистратор вносит запись об этом сделка. После этого регистратор регистрирует дубликат сделки. Таким образом, действующее законодательство требует обязательного внесения нотариусом информации относительно выданного дубликата любого договора в Государственный реестр сделок. Аналогичные требования установлены также в отношении регистрации дубликатов доверенностей. Так, согласно п. 5 Порядка совершения нотариальных действий нотариусами Украины нотариус при выдаче дубликата утраченной доверенности проверяет действительность этой доверенности по данным Единого реестра доверенностей. Дубликаты утраченных доверенностей подлежат обязательной регистрации в Едином реестре доверенностей в соответствии с Положением о Едином реестре доверенностей, утвержденного приказом Министерства юстиции Украины от 28.12.2006 года №111 /5, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 28.12.2006 года за № 1378/13252. Проверка действительности доверенности в данном случае является обязательным, учитывая возможность выдачи дубликата лишь действительного документа. Это обосновывается тем, что дубликат документа имеющий юридическую силу его оригинального экземпляра. Если же доверенность потеряла силу, то выдан дубликат также не сможет набрать юридической силы. Кроме того, выдача дубликата влечет за собой потерю в силу документа, дубликат которого выдается, что является невозможным в случае выдачи дубликата недействительного документа. Логично, что выдача дубликата всегда направляется на восстановление юридической силы утраченного или поврежденного документа, поэтому дубликат недействительного документа не может быть выдан.

Важно, что выдача дубликата является особой нотариальным действием, которое заключается в воспроизведении текста утраченного или поврежденного документа, восстановления экземпляра указанного документа.

Выдача дубликатов нотариальных документов.

В случае потери или порчи документа, удостоверенного или выданного нотариусом, нотариусом выдается дубликат утраченного или испорченного документа.

До передачи в архив экземпляров документов, удостоверенных или выданных нотариусом, дубликат утраченного или испорченного документа выдается нотариусом по месту его хранения.

Дубликат документа должен содержать весь текст удостоверенного или выданного документа, оригинал которого считается таким, который потерял действие.

На дубликате документа делается отметка о том, что он имеет силу оригинала, и совершается удостоверяющая надпись. Кроме того, о выдаче дубликата нотариус делает отметку на экземпляре документа, который хранится в делах государственной нотариальной конторы или частного нотариуса.

Документы для получения дубликатов

  1. Паспорт
  2. Идентификационный номер по ГРФЛ

Если вам необходимо получить дубликат документа ранее выданный нотариусом Майдыбура Оксана Васильевна, обращайтесь:

Консультация нотариуса:

* выберите услугу, укажите свои точные контактные данные, с Вами свяжется наш сотрудник.

По телефонам: (095) 101-06-06, (098) 101-06-06

По e-mail: [email protected]

Особенности выдачи дубликатов.

Дубликаты документов, удостоверенных или выданных нотариусом, могут быть выданы согласно письменному заявлению наследников лиц, по поручению которых или относительно которых совершалось нотариальное действие, а также исполнителя завещания и на запрос нотариуса, которым заведено наследственное дело. В этом случае нотариусу, кроме свидетельства о смерти таких лиц, подаются документы, которые подтверждают их семейные отношения (свидетельство исполнителя завещания).

Дубликат завещания может быть выдан указанным в завещании наследникам, исполнителю завещания после подачи ими свидетельства о смерти завещателя. В случае смерти наследников, которые были указаны в завещании, дубликат может быть выдан их наследникам после подачи ими свидетельства о смерти завещателя и умершего наследника.

К заявлению о выдаче дубликата завещания или выдаче дубликата другого документа наследникам лиц, по поручению которых или относительно которых совершалось нотариальное действие, исполнителю завещания нотариус приобщает засвидетельствованную им фотокопию свидетельства о смерти и засвидетельствованных фотокопиях других документов, которые подтверждают их семейные отношения (фотокопия свидетельства исполнителя завещания).

Дубликат секретного завещания не выдается!

Нотариус при выдаче дубликата утраченной доверенности проверяет действительность этой доверенности по данным Единого реестра доверенностей.

Дубликаты потерянных доверенностей подлежат обязательной регистрации в Едином реестре доверенностей в соответствии с Положением о Едином реестре доверенностей, утвержденного приказом Минюста Украины.

Подлинник, копия, дубликат

В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом: «заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу». Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».

Выдача копий и их заверение

Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (с изменениями от 08.12.2003). В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы.

В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти учреждения, организации, на предприятия, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации. Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № … за … г.».

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Возникает вопрос о том, кто может быть уполномочен заверять копии документов. Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы делопроизводства. Должностные обязанности этих работников, в том числе заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции или трудовом договоре при приеме на работу. Если обязанности по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника (секретаря, работника бухгалтерии или др.), должен быть издан приказ руководителя организации следующего содержания: «Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению копий документов».

Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан.

Указом также установлено, что для получения копии документа граждане направляют в организацию заявление. Эти заявления рассматриваются и исполняются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с правилами, установленными для рассмотрения обращений граждан.

Нотариальное заверение копий документов

В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.) при представлении их в другие организации. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (в редакции Федеральных законов от 08.12.2003 № 169-ФЗ, от 29.06.2004 № 58-ФЗ, от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от 02.11.2004 № 127-ФЗ, с изменениями, внесенными Федеральными законами от 30.12.2001 № 194-ФЗ, от 24.12.2002 № 176-ФЗ, от 23.12.2003 № 186-ФЗ).

Законодательство лишь в ряде случаев требует представления нотариально удостоверенной копии документа, однако на практике многие ведомства требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом. Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа.

Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа. Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях:

— если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке;

— если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.

В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения. Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы. Копия с копии свидетельствуется путем проставления на ней удостоверительной надписи нотариуса специальной формы.

При заверении копии документа нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником. Прежде чем заверить копию, нотариус должен исследовать документ, с которого была снята копия, чтобы определить, правомочным ли учреждением выдан документ. Если подлинник документа вызывает сомнение, нотариус может направить этот документ на экспертизу, о чем выносит постановление. В постановлении указываются: дата вынесения постановления, фамилия, инициалы нотариуса, на чье имя выдан документ (фамилия, имя, отчество, место жительства), кем он представлен, обстоятельства, вызвавшие необходимость его направления на экспертизу, куда (какому экспертному учреждению) направляются вопросы, по которым требуется заключение эксперта.

Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа. На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается слово «подпись», вместо печати – слово «печать». В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются.

Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.

Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования , кроме документов, имеющих подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления; а также документов, написанных карандашом, имеющих неясный текст, изложенных на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах; со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным.

Нотариус может свидетельствовать также и выписки из документов, если в них содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по определенному вопросу. Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу. Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями лиц, составивших (подписавших) протокол.

Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например заявление, поручение, доверенность и др. Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина.

При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила.

Кроме понятий «подлинник», «копия», «заверенная копия» в делопроизводстве используется также понятие «дубликат документа». Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность. Дубликаты документов выдаются по письменным заявлениям юридических или физических лиц. Порядок выдачи дубликатов отдельных видов документов устанавливается нормативными актами. Например, порядок выдачи дубликатов трудовых книжек определен постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа. В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа.

Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается «Дубликат», а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: «Взамен выдан дубликат серия __________».

Выдача дубликатов документов

Нередкими являются случаи утери либо нечаянной порчи нотариальных документов (нотариально удостоверенных договоров, доверенностей, завещаний и т.п.) людьми, у которых они хранятся. Что же в таком случае делать и как восстановить испорченный либо утерянный документ?

В таком случае не нужно паниковать! Достаточно обратится к нотариусу, выдавшему либо удостоверившему утерянный (испорченный) Вами ранее документ с письменным заявлением о выдаче дубликата данного документа. При этом следует отметить, что обратится к нотариусу с заявлением о выдаче дубликата документа имеют права лишь те лица, по поручению или в отношении которых было совершено нотариальное действие. Кроме того, дубликаты документов могут быть выданы нотариусом по письменному заявлению наследников лиц, по поручению или в отношении которых совершалось нотариальное действие, а также исполнителя завещания и на запрос нотариуса, которым заведено наследственное дело. В этом случае нотариусу, кроме свидетельства о смерти таких лиц, подаются документы, подтверждающие их родство (свидетельство о рождении, свидетельство о браке) и/или свидетельство исполнителя завещания.

Необходимо отметить, что в случае закрытия государственной нотариальной конторы, прекращения деятельности частного нотариуса либо при смене ним нотариального округа, весь документальный архив нотариуса передается на хранение в государственный нотариальный архив, к которому переходят и полномочия выдачи дубликатов документов выданных тем или иным нотариусом. Из государственного нотариального архива так же выдаются дубликаты завещаний, которые удостоверенные и переданы на хранение должностными лицами, уполномоченными на это законом, а именно: главными врачами, их заместителями по медицинской части или дежурными врачами больниц, госпиталей, других стационарных учреждений здравоохранения, а также начальниками госпиталей, директорами или главными врачами домов для лиц пожилого возраста и инвалидов; капитаном морского, речного судна; начальниками экспедиций; командирами (начальниками) военных частей, соединений, учреждений или военно-учебных заведений; начальниками исправительных учреждений и следственных изоляторов.

Выдаваемый нотариусом (либо другим уполномоченным органом) дубликат содержит весь текст удостоверенного или выданного документа, оригинал которого считается утратившим силу (потерянным, испорченным). На дубликате документа делается отметка о том, что он имеет силу оригинала, и совершается удостоверяющая надпись. Кроме того, о выдаче дубликата нотариус делает отметку на экземпляре документа, который хранится в делах государственной нотариальной конторы или частного нотариуса.

Документы необходимые для выдачи дубликата документа нотариусом:

1)оригинал паспорта и идентификационного (налогового) кода заявителя;

2) письменное заявление о выдаче дубликата (может быть оформлено непосредственно в конторе нотариуса);

3) данные утерянного/испорченного документа: дата заверения/удостоверения, вид документа, реестровый номер (при наличии);

4) при выдаче дубликата завещания наследникам или исполнителю завещания необходимо подать нотариусу: оригинала свидетельства о смерти завещателя; в случае смерти наследников, которые были указаны в завещании — свидетельство о смерти завещателя и умершего наследника; документы подтверждающие родственные отношения завещателя и наследника (свидетельство о браке, свидетельство о рождении, свидетельство об усыновлении); свидетельство исполнителя завещания — в случае восстановления испорченного/утерянного документа исполнителем завещания. При этом следует помнить, что дубликат секретного завещания не выдается!

Что касается выдачи дубликата доверенности, то нотариус при его осуществлении проверяет действительность этой доверенности по данным Единого реестра доверенностей. Дубликаты потерянных/испорченных доверенностей подлежат обязательной регистрации в Едином реестре доверенностей.

Выдача дубликатов документов. Наложение и снятие запрещения отчуждения имущества

1. Статья 52 Основ о нотариате предусматривает, что в случае утраты документов, экземпляры которых хранятся в делах нотариальной конторы, по письменным заявлениям граждан, законных представителей юридических лиц, от имени или по поручению которых совершались нотариальные действия, выдаются дубликаты утраченных документов.

Дубликат должен содержать текст удостоверенного или выданного нотариусом документа без каких-либо изъятий, включая имеющуюся на документе ранее совершенную удостоверительную надпись.

В соответствии со ст. 52 Основ в случае утраты могут быть выданы дубликаты не любых документов, имеющихся в нотариальном деле, а только нотариально оформленных. Однако следует отметить, что и выдача дубликатов таких документов возможна лишь в случае, если они хранятся в нотариальном деле. По правилам ст. 60 Основ о нотариате количество экземпляров нотариально удостоверенных документов определяется лицами, обратившимися за совершением нотариального действия, но не может превышать количества сторон, участвующих в сделке. Исключением, как уже отмечалось, являются завещания, договоры о залоге имущества, возведении жилого дома, отчуждении жилого дома и другого недвижимого имущества, договоры инвестиционного товарищества, соглашения о передаче товарищами инвестиционного товарищества своих прав и обязанностей и предварительные договоры об этом, соглашения об управлении хозяйственным партнерством, доверенности на ведение общих дел товарищей инвестиционного товарищества, а также документы, выражающие содержание сделки по передаче доли или части доли в уставном капитале ООО, предоставляемые нотариусу не менее чем в двух экземплярах, один из которых остается в делах нотариальной конторы. Если экземпляр документа не хранился в делах нотариальной конторы, то нотариус может выдать только справку о совершенном нотариальном деле или выписку из реестра регистрации нотариальных действий.

Выдача нотариусами дубликатов документов производится с соблюдением требований ст. 5 и 50 Основ о нотариате.

Согласно ст. 5 Основ круг лиц, которым могут выдаваться сведения (документы) о совершенных нотариальных действиях, ограничен лицами, от имени или по поручению которых совершались эти действия. Однако с учетом общих положений гражданского законодательства РФ о представительстве дубликат нотариального документа может быть выдан и уполномоченному в установленном порядке представителю при наличии указания в доверенности его права на получение дубликата такого документа.

Выдача дубликатов нотариально оформленных документов должна производиться с соблюдением требований о нотариальной тайне и подлежит регистрации в реестре для регистрации нотариальных действий.

На выдаваемом дубликате документа совершается удостоверительная надпись следующего содержания.

В таком же порядке выдаются дубликаты утраченных нотариальных документов и консульскими должностными лицами, поскольку согласно ст. 26 Консульского устава РФ они совершают нотариальные действия в соответствии с законодательством РФ о нотариате.

Аналогичные положения содержатся и в абз. 1 и. 24 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий главами местных администраций поселений и муниципальных районов и специально уполномоченными должностными лицами местного самоуправления поселений и муниципальных районов. Однако определенный в Инструкции круг лиц, которым может быть выдан дубликат утраченных документов, несколько шире по сравнению со ст. 52 Основ. Должностные лица местного самоуправления вправе выдать дубликат не только гражданам и юридическим лицам, от имени и по поручению которых совершались нотариальные действия, но также гражданам и юридическим лицам, в отношении которых совершались нотариальные действия. Например, получить дубликат исполнительной надписи может не только кредитор, обратившийся за совершением этого нотариального действия, но и должник, в отношении которого данная надпись была учинена.

В нотариальной правоприменительной практике трудности вызывает вопрос о возможности выдачи дубликата завещания самому завещателю. Некоторые нотариусы на основании ч. 4 ст. 5 Основ о нотариате, согласно которой справки о завещании выдаются только после смерти завещателя, отказывали в выдаче дубликата завещания самому завещателю. Однако стоит отметить, что положения ст. 5 Основ направлены на обеспечение соблюдения тайны совершенного нотариального действия и касаются не завещателя, а иных лиц, которым могут понадобиться сведения о совершенном завещании, в том числе и после смерти завещателя. Кроме того, ограничение гарантированных Конституцией РФ прав и законных интересов граждан допустимо только федеральными законами. Ни ст. 5, ни ст. 52 Основ не содержат запретов на выдачу дубликата завещания самому завещателю. Более того, в ст. 52 Основ говорится о возможности выдачи дубликата нотариального документа лицу, от имени которого было совершено нотариальное действие. Поэтому представляется, что отказ в выдаче дубликата завещания самому завещателю является недопустимым и влечет нарушение прав завещателя.

В отличие от Основ о нотариате в абз. 5 п. 24 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий главами местных администраций поселений и муниципальных районов и специально уполномоченными должностными лицами местного самоуправления поселений и муниципальных районов данный вопрос четко урегулирован положением, прямо предусматривающим возможность выдачи дубликата завещания завещателю.

В названной Инструкции регламентирован вопрос и о круге лиц, имеющих право на получение после смерти завещателя дубликата завещания, а не справки о нем. Согласно п. 24 Инструкции к таким лицам относятся указанный в завещании наследник при предоставлении им свидетельства о смерти завещателя, а в случае смерти этого наследника – его наследник, к которому право на принятие наследства перешло в порядке наследственной трансмиссии, при представлении последним свидетельств о смерти завещателя и умершего наследника, после которого он наследует.

В Основах о нотариате в отношении данного вопроса существует правовой пробел, поэтому нотариусы при его разрешении принимают во внимание положения п. 8 Методических рекомендаций по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами Российской Федерации. И хотя эти положения аналогичны вышеприведенным нормам Инструкции, рассматриваемый вопрос нуждается в скорейшем законодательном урегулировании.

2. Основы о нотариате также содержат указание о таком нотариальном действии, относимом к компетенции нотариусов, как наложение и снятие запрещения отчуждения имущества. При этом ст. 76 Основ о нотариате, в которой говорится о возможности совершения этого действия, достаточно лаконична по содержанию и предусматривает, что наложение и снятие запрещения отчуждения имущества осуществляется на условиях и в порядке, установленных законодательными актами РФ.

Однако действующим законодательством РФ не определены ни условия, ни порядок совершения данного нотариального действия. Поэтому на настоящий момент нотариусы не налагают и не снимают запрещений на отчуждение имущества.

§ 9. Выдача дубликатов нотариальных документов

При совершении нотариальных действий нотариусы изготавливают соответствующие нотариальные документы. Так, при удостоверении сделок изготавливаются договоры, доверенности и завещания, при совершении морского протеста — акт о морском протесте, при обеспечении доказательств — протоколы допроса свидетелей и протоколы осмотра письменных и вещественных доказательств, при удостоверении тех или иных фактов — свидетельства и т.д. Эти нотариальные документы подтверждают бесспорные права граждан и юридических лиц, а также факты, имеющие юридическое значение. Одни документы предназначены для использования их в течение определенного срока (например, доверенности, исполнительные надписи), другие предназначены для не ограниченного временем пользования (например, договоры, свидетельства о праве на наследство).

Удостоверяются нотариально и такие документы, которые устанавливают определенные права либо сразу же после совершения нотариального действия (например, договор займа), либо после их государственной регистрации (например, договор дарения автомашины), либо после наступления определенных в документе или в законе событий (например, завещание). Среди них особое значение имеют нотариальные документы, которые подтверждают возникновение права собственности на объекты недвижимости у одних лиц и прекращение этого права у других. Договоры купли-продажи; мены, дарения, свидетельства о праве собственности и о праве на наследство жилых домов, квартир и других строений, земельных участков и иных объектов недвижимости являются правоустанавливающими документами и служат лицам, которым они выданы, долгие годы. Через много лет после нотариального удостоверения могут быть востребованы и завещания.

В случаях утраты подлинных нотариальных документов, выданных гражданам и физическим лицам, заменить их могут только дубликаты этих документов. По своему юридическому значению дубликат документа приравнивается к подлинному документу и имеет одинаковую с подлинником юридическую силу1. Дубликат заменяет утерянный подлинный документ и может быть изготовлен при следующих условиях. Во-первых, когда первоначальный подлинный документ был составлен в двух и более экземплярах, и, во-вторых, когда один из подлинных экземпляров после совершения нотариального действия остался на хранение в делах нотариальной конторы.

До принятия Основ, по ранее действовавшему законодательству, государственные нотариальные конторы в России изготавливали все нотариальные документы не менее чем в двух экземплярах. Так, в соответствии со ст. 55 Закона РСФСР о государственном нотариате договоры, завещания, доверенности и другие документы, в которых излагалось содержание сделок, должны были быть представлены государственному нотариусу не менее чем в двух экземплярах, один из которых оставался в делах государственной нотариальной конторы. В соответствии с инструкциями о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР от 31 января 1975 г. и от 6 января 1987 г. оставались в делах конторы экземпляр акта о морском протесте (п. 174), а также экземпляр каждого документа, составленного в порядке обеспечения доказательств (и. 182).

После принятия Основ одни нотариусы продолжали изготавливать все нотариальные документы, как это было предусмотрено в действовавшей еще тогда инструкции от 6 января 1987 г., в двух и более экземплярах и оставлять один из них в делах конторы, другие, посчитавшие, что вышеуказанные нормы инструкции от 6 января 1987 г. противоречат вновь принятому законодательству, уже с 1993 г. изготавливали и продолжают изготавливать в настоящее время в двух и более экземплярах лишь те немногие документы, относительно которых в Основах предусмотрено, что один экземпляр их обязательно остается в делах конторы. К таким документам согласно ч. 1 ст. 60 Основ относятся завещания, договоры о залоге имущества, возведении жилого дома, отчуждении жилого дома и другого недвижимого имущества. Такие документы «предоставляются нотариусу не менее чем в двух экземплярах, один из которых остается в делах нотариальной конторы». Кроме того, согласно ч. 2 ст. 60 нотариус принимает на хранение один экземпляр документа, в котором излагается содержание и иных сделок, кроме указанных в ч. 1 ст. 60, но делает он это не по своей инициативе, а только по просьбе лица, обратившегося за совершением нотариального действия. Других норм, где была бы предусмотрена обязанность нотариусов оставлять у себя экземпляры документов, изготавливаемых при совершении каких-либо иных кроме сделок нотариальных действий, в Основах законодательства о нотариате нет1. Из-за неурегулированности в действующем законодательстве данного вопроса и сложилась различная нотариальная практика, хотя для российского нотариата это совсем не характерно.

Для формирования единообразной нотариальной практики и поддержания имеющей свой особый смысл традиции в вопросе изготовления нотариальных документов Министерство юстиции РФ посчитало целесообразным рекомендовать нотариусам составлять в двух экземплярах заявления физических и юридических лиц для передачи их другим физическим и юридическим лицам, а также все нотариальные свидетельства, один экземпляр из которых оставлять в делах конторы (п. 5 и 44 Методических рекомендаций). Кроме того, Министерство юстиции рекомендует оставлять в делах нотариуса один экземпляр документа, предъявленного для совершения удостоверительной надписи о времени предъявления этого документа. Если же обратившимся предъявляется один экземпляр такого документа, нотариусу рекомендуется сделать с пего копию, совершить па ней удостоверительную надпись о времени предъявления документа и оставить эту копию в своих делах (и. 43).

Согласно ст. 52 Основ нотариусы выдают дубликаты изготовленных ими документов но письменным заявлениям граждан, законных представителей юридических лиц, от имени или по поручению которых совершались нотариальные действия. Однако дубликаты некоторых документов могут быть выданы и другим лицам. Так, дубликат документа, подтверждающего принадлежность наследственного имущества наследодателю, может быть выдан его наследникам, а при переходе права на принятие наследства — и наследникам умершего наследника (т.е. всем тем, кто имеет право наследовать имущество, указанное в документе).

Особо следует остановиться на вопросе о том, кто имеет право получить дубликат завещания. Среди нотариусов нередко возникают разногласия в вопросе о том, могут ли они выдавать дубликат завещания при жизни завещателя. Первый повод для разногласий заложен в действующем законодательстве. Так, дубликат завещания может быть выдай с соблюдением требований ст. 52 Основ. Однако в ст. 52, предусматривающей основания и порядок выдачи дубликата нотариального документа, указано, что при выдаче дубликата должны соблюдаться требования ст. 5 Основ. Из всех требований ст. 5 лишь одно имеет отношение к выдаче дубликатов нотариальных документов. Это требование сформулировано так: «Сведения (документы) о совершенных нотариальных действиях могут выдаваться только лицам, от имени которых . совершены эти действия» (ч. 3). Вместе с тем и в самой ст. 52 предусмотрено, что дубликаты утраченных документов выдаются гражданам, от имени которых совершены нотариальные действия. Отсылка в ст. 52 к ст. 5 заставляет нотариусов считаться и с другим требованием, содержащимся в ч. 4 ст. 5 Основ, согласно которому «справки о завещании выдаются только после смерти завещателя». Наличие этого требования в ст. 5, которую нотариусы обязаны соблюдать при выдаче дубликатов, дает основание отстаивать позицию, что дубликат завещания вообще не может быть выдай при жизни завещателя, в том числе и ему самому.

Другим поводом для разногласий является ранее существовавшая в российском нотариате практика выдачи дубликатов завещаний. Долгие годы вплоть до 1987 г. государственные нотариусы вообще не выдавали дубликаты завещаний при жизни завещателя. Дубликат завещания мог быть выдан, во-первых, только после смерти завещателя и, во-вторых, только его наследникам по этому завещанию, либо в случае смерти наследника по завещанию — его наследникам. В литературе, посвященной нотариату, писали: «Особый порядок предусмотрен в отношении дубликата завещания, который может быть выдан только указанным в завещании наследникам. «1, или «дубликат завещания выдается наследникам. «1 и т.д. Однако принципиальные изменения в решении этого вопроса произошли после принятия последней советской инструкции о порядке совершения нотариальных действий от 6 января 1987 г. В ней впервые на уровне подзаконного нормативного акта было предусмотрено, что «дубликат завещания может быть выдай завещателю» (абз. 6 п. 25). Сейчас, когда эта инструкция признана утратившей силу, вопрос о том, может ли быть выдан дубликат завещания при жизни завещателя, вновь стал предметом дискуссий среди нотариусов.

Высказывая свою точку зрения по данному вопросу, полагаем, что дубликат завещания по действующему законодательству может быть все-таки выдан не только после смерти завещателя его наследникам, но и самому завещателю. Ведь целевое назначение требования ст. 5 Основ о том, что справки о завещании выдаются только после смерти завещателя, — обеспечение тайны совершаемых нотариальных действий, и не более. Это требование, обеспечивающее тайну совершаемых нотариальных действий в интересах самих же завещателей, относится, конечно же, не к завещателям, а к их наследникам. К тому же дубликат ни при каких обстоятельствах нельзя назвать справкой. Поэтому по ст. 52 и ч. 3 ст. 5 дубликат завещания может быть выдан самому завещателю, а но ч. 4 ст. 5 дубликат завещания может быть выдан после смерти завещателя указанным в завещании наследникам но предъявлении ими свидетельства о смерти завещателя. В случае смерти наследников, которые были указаны в завещании, дубликат завещания может быть выдай их наследникам по представлении ими свидетельства о смерти завещателя и умершего наследника, после которого они наследуют. Если они наследуют но закону, тогда они должны дополнительно представить нотариусу и документы, подтверждающие их родственные отношения с умершим наследником но завещанию. Вместе с тем нельзя не отметить, что нормы ст. 5 и 52 Основ, предусматривающие выдачу дубликатов нотариальных документов, в целях правильного их применения должны быть изложены более подробно, чем сейчас, и более ясно.

В таком же порядке, как было описано выше, нотариусы выдают дубликаты завещаний, поступивших на хранение в нотариальную контору от должностных лиц, которым в соответствии со ст. 1127 ГК РФ предоставлено право оформлять завещания, приравненные к нотариально удостоверенным. Согласно действующим правилам эти должностные лица обязаны оставленный ими после удостоверения один экземпляр завещания направлять на хранение, как только для этого

представится возможность, через органы юстиции нотариусу по месту жительства завещателя.

Для получения дубликата лицо, от имени или по поручению которого было совершено нотариальное действие (либо его наследники или правопреемник юридического лица), подает нотариусу, у которого хранится экземпляр оставленного при совершении нотариального действия документа, письменное заявление. В заявлении должно быть указано, дубликат какого документа истребуется, когда и кому этот документ был выдан, а также при каких обстоятельствах утрачен. Если дубликат просят выдать наследники лица, от имени которого было совершено нотариальное действие, к заявлению должны быть приложены соответствующие документы (копии свидетельства о смерти, а в необходимых случаях копии документов, подтверждающих родственные отношения). Выдача дубликата является самостоятельным нотариальным действием. Совершается оно с соблюдением следующих требований и в такой последовательности:

1) устанавливается личность обратившегося за получением дубликата лица;

2) изготавливается дубликат документа, при этом дубликат должен содержать весь текст хранящегося у нотариуса документа, в том числе и текст удостоверительной надписи с указанием фамилии и инициалов (либо имени и отчества) нотариуса, совершившего нотариальное действие, и текст печати;

3) на дубликате документа совершается по установленной форме удостоверительная надпись о выдаче дубликата;

4) за совершаемое нотариальное действие взимается государственная пошлина (плата но тарифу);

5) дубликат регистрируется в реестре совершаемых нотариальных действий;

6) заявление о выдаче дубликата и приложенные к нему копии документов (если они требуются) приобщаются к подлинному нотариальному документу. Дубликат правоустанавливающего документа, выданный на какие-либо объекты недвижимого имущества, должен быть представлен для государственной регистрации в соответствующие органы, как когда-то был представлен туда оригинал правоустанавливающего документа.

Смотрите так же:

  • Какой стаж берется при расчете больничных Расчет стажа для оплаты больничного Актуально на: 27 декабря 2017 г. За период временной нетрудоспособности работника в связи с его болезнью или травмой, а также за период освобождения от работы в связи с уходом за больным членом семьи работник вправе […]
  • Налоговая заявление р13001 Образец заполнения формы р13001 Юридическим лицам довольно часто приходится вносить какие-либо изменения в устав организации. Законодательством установлена обязанность компаний оповещать налоговые органы о внесенных поправках. Для этого разработана форма […]
  • Постановления суда первой инстанции понятие и виды в гражданском процессе Постановления суда первой инстанции Понятие и виды судебных постановлений В процессе осуществления правосудия в целях защиты субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан и организаций суд разрешает различные вопросы. Разрешение того или иного […]
  • Юристы в челябинске на чтз Бесплатная юридическая консультация в Челябинске Ответим на все ваши вопросы в любой сфере права Оказываем бесплатные юридические консультации в Челябинске, а также жителям и гостям Челябинской области. Наши опытные юристы круглосуточно оказывают […]
  • Регионы вселения по программе переселения Обсуждения Регионы вселения соотечественников 3 сообщения Документы и ИнформацияПрограмма переселения соотечественников: Регионы (2017) ДАТА: 29/03/2014 Новая программа переселения соотечественников вступила в силу с 1 января 2013 года. Однако, далеко не […]
  • Просмотр своих штрафов фсб Штрафы ГИБДД Сервис создан для того, чтобы вы могли узнать о своих штрафах, выписанных инспектором ГИБДД или полученных автоматически, получать рассылку о новых и иметь возможность оплатить штрафы удобным способом. Проверка и оплата штрафов гибдд в Москве […]
  • Осаго маленькие выплаты Самая хорошая страховая компания по ОСАГО: список, особенности и отзывы С проблемой выбора страховой компании сталкиваются как новички, так и люди, которые в прошлом имели негативный опыт при покупке полиса. Чаще всего это связано с необоснованным ожиданием […]
  • Поверенный ведет дела в суде Решение Суда по интеллектуальным правам от 7 июля 2016 г. N СИП-10/2016 Суд оставил без удовлетворения требование заявителя о признании недействительным решения Роспатента о прекращении делопроизводства, поскольку заявитель, являясь гражданином Украины и […]