За проживание в гостинице ндфл

Содержание:

Расходы на проживание в гостинице

— Расходы по бронированию и проживанию в гостинице учитываются при налогообложении прибыли при условии их документального подтверждения (пп. 12 п. 1 ст. 264, п.1 ст. 252 НК РФ). При оказании услуг гостиница обязана выдавать чек ККТ или бланк строгой отчетности только в двух случаях (п. п. 1, 2 ст. 2, абз. 4 ст. 5 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ):

(и) при расчетах наличными деньгами;

(и) при расчетах с использованием платежных карт.

При оплате через Интернет наше законодательство не обязывает гостиницу применять ККТ (выписывать БСО).

Подтвердить произведенную оплату услуг гостиниц могут и иные документы, ведь их конкретный перечень для этих целей в НК РФ не установлен. Поэтому документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли может являться авансовый отчет работника с приложенными к нему (Письма Минфина от 06.04.2015 N 03-03-06/2/19106, от 05.02.2010 N 03-03-05/18):

(и) счетом из гостиницы, оформленным надлежащим образом;

(и) банковской выпиской операций по карте, с которой были списаны деньги за проживание в гостинице.

Что касается затрат на получение банковской выписки, то их можно учесть при расчете налога на прибыль:

(или) в составе внереализационных расходов (пп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ)

(или) в составе расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Но для этого надо попросить работника предоставить вам документы, подтверждающие оплату банку комиссии за получение выписки, например, приходно-кассовый ордер (либо квитанцию) банка (п.1 ст. 252 НК РФ).

Как получить отчетные документы за проживание в гостинице

Служебная поездка требуется для решения насущных вопросов для фирмы работодателя. Поэтому компания при отправлении сотрудника в поездку возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника становится гостиница, расположенная близко к месту командировки.

Гостиница по окончании размещения клиента выдает отчетные документы для командировочных для подтверждения факта пребывания в отеле в определенные дни. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что в случае, когда в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, который разрабатывается самостоятельно. Данный бланк может носить любое название, например, ваучер или гостиничный чек.

По возвращению из командировки в бухгалтерию необходимо предоставить документы, выданные гостиницей, которые являются подтверждением размещения в ней. Для авансового отчета необходим также кассовый чек. Основные требования к форме, предоставленной гостиничным предприятием, следующие:

  • Бланк строгой отчетности в обязательном порядке должен содержать реквизиты: наименование документа, шестизначный номер и серию документа, полное наименование организации, предоставляющей услуги, адрес, ИНН организации и печать.
  • Необходимо, чтобы бланк строгой отчетности изготавливался типографским методом или формировался с использованием автоматизированных систем. Требования к системе: обязательная защита от несанкционированного доступа, идентификация и сохранение номера и серии бланка не менее 5 лет (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Бланки, распечатанные на компьютере без использования автоматизированных систем, не будут приняты организацией в качестве подтверждающих.
  • Образец квитанции, подтверждающей проживание в гостинице

    Оплата проживания в командировке в бюджетной организации и в коммерческой одинаково производится на основании счета из гостиницы или счета и кассового чека.

    Важно отметить, что в случае, когда командированный сотрудник предоставляет в свою организацию документ о проживании в гостинице, который не соответствует указанным требованиям, а организация учитывает данные расходы в отчетности при налогообложении, у ИФНС могут возникнуть претензии. В этом случае компания может отстоять свои расходы через суд. Для этого рекомендуем ознакомиться с Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 по делу № А52-3413/2009.

    В ситуации, когда на предприятии гостиничного типа применяются контрольно-кассовые расчеты, в отчетность входит чек и счет или другая документация о проживании сотрудника в гостинице.

    Если счета нет

    Оплата проживания в гостинице в командировке при отсутствии подтверждающих документов производится на основании запроса на предприятие гостиничного типа для подтверждения факта проживания сотрудника в указанный период времени и получения справки.

    Отметим, что в Москве данный запрос допускается для подтверждения расходов сотрудника, что подтверждается письмом УФНС по Москве и Московской области от 26.08.2014 № 16-15/084374. Справка в обязательном порядке должна иметь детализацию оказанных услуг и подтверждение оплаты. А у компании должны быть другая документация, подтверждающая командировку сотрудника, например приказ о командировке, проездные документы и т. д.

    Оплата гостиницы в командировке на основании справки, полученной по запросу, может быть не принята налоговыми органами. Важно отметить, что п. 1 ст. 252 НК РФ допускает учет косвенного подтверждения расходов, поэтому компания может опротестовать решение налоговых органов.

    Постановление Правительства РФ 1085 от 09.10.2015 утвердило новые Правила оказания гостиничных услуг. Данное постановление указывает на обязанность по выдаче бланка строгой отчетности или чека.

    Также документы о проживании в гостинице могут отсутствовать в случае, когда компания снимает жилое помещение для размещения сотрудников на время командировки. В данном случае оплата помещения производится самим работодателем, поэтому оплата расходов и отчетные документы за проживание в квартире посуточно не предусмотрены.

    Можно ли указывать в счете завтрак

    В случае если затраты на завтрак указываются в счет отдельным пунктом, их не рекомендуется включать в расходы на проживание. Подпункт 12, п. 1, ст. 264 НК РФ указывает на то, что к затратам на размещение могут быть отнесены дополнительные услуги, за исключением обслуживания в барах и ресторанах, в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами.

    Также письмо Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 разъясняет, что в случае выделения стоимости питания отдельным пунктом у сотрудника возникает доход в натуральной форме. По мнению Минфина, компенсация питания не относится к возмещению затрат на проживание, и поэтому может облагаться НДФЛ и страховыми выплатами.

    В случае если завтрак не указан отдельным пунктом в счете из гостиницы, включать его в расходы чревато налоговыми рисками. Данная ситуация имеет разноречивые судебные прецеденты, поэтому налоговые органы могут начислить НДФЛ на указанную сумму. Страховые взносы в данном случае начислены быть не могут, на что указывают письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985

    Другие гостиничные сервисы

    Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, дополнительные гостиничные услуги подлежат оплате, за исключением питания в барах и ресторанах и использования рекреационно-оздоровительных объектов. Наиболее часто используемой дополнительной услугой является бронирование номеров для сотрудников. В случае использования некоторых услуг может потребоваться доказательство их экономической целесообразности для возмещения расходов по ним.

    Лимиты расходов

    Компания вправе установить лимит расходов для своего командированного работника. Но не всегда есть возможность уложиться в указанную сумму, поэтому может возникнуть ситуация, когда сотрудником был превышен лимит выделенной суммы. В таком случае при превышении сотрудником лимита и предоставлении счета из гостиницы на полную стоимость расходов НДФЛ с него не удерживается (абзац 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

    Как отразить в форме 6-НДФЛ оплату проживания в гостинице физическим лицам, которые не являются работниками учреждения?

    В 6-НДФЛ эти доходы показываете только в первом разделе.

    — стр. 020 — сумма дохода;
    — стр. 040 — исчисленный налог с этого дохода;
    — стр. 070 = 0;
    — стр. 080 = стр. 040.

    Во втором разделе эти суммы показывать не нужно.
    Налоговики получат информацию о неудержанных суммах непосредственно из годовой 2-НДФЛ.

    Спасибо. Но в письме Минфина говориться что необходимо заполнить и раздел 2?

    ПИСЬМО ФНС РОССИИ ОТ 28.03.2016 № БС-4-11/[email protected]

    Письмо
    [Заполнение расчета по форме 6-НДФЛ: доход в натуральной форме]
    Вопрос

    О заполнении расчета по форме 6-НДФЛ при выплате дохода в натуральной форме.

    Министерство финансов Российской Федерации

    Федеральная налоговая служба рассмотрела письмо ОАО по вопросу заполнения формы расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), и сообщает следующее.В соответствии с абзацем 3 пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (далее — расчет по форме 6-НДФЛ), за первый квартал, полугодие, девять месяцев — не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год — не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме, форматам и в порядке, утвержденным приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected] «Об утверждении формы расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), порядка ее заполнения и представления, а также формата представления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в электронной форме».Расчет по форме 6-НДФЛ заполняется на отчетную дату, соответственно, на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря соответствующего налогового периода.Раздел 1 расчета по форме 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода. В этой связи строка 020 раздела 1 не соответствует суммовому показателю строк раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ.Строка 030 «Сумма налоговых вычетов» заполняется согласно значениям кодов видов вычетов налогоплательщика, утвержденных приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/[email protected] «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов».Строка 100 раздела 2 «Дата фактического получения дохода» заполняется с учетом положений статьи 223 Кодекса, строка 110 раздела 2 «Дата удержания налога» заполняется с учетом положений пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 Кодекса, строка 120 раздела 2 «Срок перечисления налога» заполняется с учетом положений пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 Кодекса.В случае если работнику 01.03.2016 выплачивается доход в натуральной форме, то данная операция отражается в строках 020, 040, 080 раздела 1 и строках 100-140 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года. В разделе 2 данная операция должна быть отражена следующим образом: по строке 100 указывается 01.03.2016; по строке 110 — 01.03.2016; по строке 120 — 02.03.2016; по строкам 130 — соответствующий суммовой показатель; по строке 140 — 0.

    Действительный
    государственный советник
    Российской Федерации
    2 класса
    С.Л.Бондарчук

    Как правильно возместить сотруднику расходы на проживание в гостинице

    Вопрос-ответ по теме

    Просим разъяснить как правильно возместить сотруднику расходы на проживание в гостинице в загранкомандировке в Грузии, если сотрудник произвел оплату за проживание в гостинице своей банковской картой (банковская карта рублевая).Сотрудник предоставил чек по оплате проживания, в котором списана сумма в валюте страны проживания — Грузии, а также предоставил счет за проживание, где сумма проживания по датам проживания указана в валюте страны проживания — Грузии, а в итоговой строке счета указаны суммы как в валюте Грузии так и в долларах США.Каким образом произвести правильно расчет компенсации сотруднику стоимости за проживание в загранкомандировке в Российские рубли? На дату утверждения авансового отчета курс ЦБ РФ какой валюты применять в данной ситуации, Грузии или Долларов США?

    Сумму компенсации в рублях нужно определить по курсу обмена, который был на момент проведения платежа. Для подтверждения курса обмена работнику нужно взять в банке справку о движении денежных средств на его банковской карте.

    В авансовом отчете сумма расхода указывается по курсу на момент проведения платежа. Курс какой валюты брать зависит от того, в какой валюте произошло списание. Это будет видно из банковской справки.

    Специально для посетителей сайта мы открыли вип-доступ к журналу «Зарплата». Активируйте доступ, чтобы читать статьи.

    1.Из статьи журнала «ЗАРПЛАТА», № 9, CЕНТЯБРЬ 2015

    РАБОТНИК ОПЛАТИЛ ГОСТИНИЦУ
    В ЗАГРАНКОМАНДИРОВКЕ РУБЛЕВОЙ КАРТОЙ, НО В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ

    Документ: письмо Минфина России от 10.07.2015 № 03-03-06/39749
    Что нового: сумму компенсации затрат нужно пересчитать в рубли на день оплаты расходов

    Компания обязана возместить работнику оплату жилья в командировке (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Оплата произведена в валюте. Компенсацию нужно выплатить в рублях. Как ее рассчитать?

    Например, 20 августа 2015 года сотрудник улетел в командировку на три дня в Рим. В этот же день он оплатил рублевой картой номер в гостинице. С карты была списана сумма за два дня проживания — 200 евро.

    Курс обмена валюты банка на 20 августа — 72,7085 руб. Компания должна выплатить работнику компенсацию в размере 14 541,70 руб. (200 евро × 72,7085 руб.).*

    2.Из статьи журнала «ЗАРПЛАТА», № 11, НОЯБРЬ 2015

    КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ В ВАЛЮТЕ ОПЛАЧЕНЫ РУБЛЕВОЙ БАНКОВСКОЙ КАРТОЙ: КАК УЧЕСТЬ ЗАТРАТЫ

    Н.А. Ленская, аудитор

    Из этой статьи вы узнаете:
    в какой день учитывать командировочные расходы в валюте;
    — какой курс использовать для пересчета расходов;
    — как оформить авансовый отчет.

    Работник получил аванс на загранкомандировку в рублях на свою рублевую банковскую карту. Этой картой он оплатил расходы за границей в валюте.

    Как бухгалтеру пересчитать валютные расходы в рубли, уточнили специалисты Минфина России.

    ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ПОДТВЕРЖДЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ В ВАЛЮТЕ

    Затраты на командировочные расходы нужно определять исходя из истраченной суммы валюты. Ее определяют по курсу обмена банка — эмитента карты (письмо Минфина России от 17.07.2015 № 03-03-06/41128). Курс нужно брать на момент проведения платежа (письмо Минфина России от 10.07.2015 № 03-03-06/39749).

    Курс обмена сотрудник может подтвердить заверенной справкой из банка о движении денежных средств на его счете. Банк указывает в справке сумму платежа и в валюте, и в рублях. В сумме в рублях учитывается внутренний курс банка.

    Предположим, что работник не представил справку о движении средств на своем счете. В этом случае можно направить в банк, выпустивший карту работника, запрос о курсе обмена валюты на определенный день. Письменный ответ банка нужно приложить к авансовому отчету.*

    ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ОБ ОПЛАТЕ

    Для подтверждения оплаты командировочных расходов понадобятся также оригиналы всех документов, связанных с платежами по банковской карте: квитанции банкоматов, слипы (квитанции электронных терминалов).*

    Обратите внимание: в этих документах обязательно должна быть указана (пусть и латиницей) фамилия работника — держателя банковской карты (письмо Минфина России от 06.04.2015 № 03-03-06/2/19106).

    РАСЧЕТЫ С КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКОМ

    Работодатель обязан возмещать командированному сотруднику расходы, связанные со служебной поездкой (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Компания возмещает сумму расходов в рублях.

    На основании справки из банка (письма о курсе обмена валюты) бухгалтер посчитает сумму расходов в рублях и выяснит:

  • — или работнику нужно возместить перерасход;
  • — или работник должен вернуть неиспользованный остаток.
  • Справка банка о движении денежных средств на счете является первичным документом. Работник должен упомянуть ее в авансовом отчете.

    Как правило, авансовый отчет оформляют по унифицированной форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. На оборотной стороне авансового отчета работник указывает потраченные суммы в рублях (образец ниже).*

    Суммы в валюте указывают только в том случае, если аванс был выдан в валюте (Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55).*

    ОФОРМЛЕНИЕ ПОДОТЧЕТНОГО АВАНСА

    Когда работник расплачивается в командировке личной банковской картой, есть угроза, что налоговые инспекторы могут не признать это расходами подотчетного лица. Чтобы избежать претензий, оформите несколько документов.*

    Заявление работника. Перед тем как перечислить аванс на личную банковскую карту попросите работника написать заявление. В заявлении должны быть указаны (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288):

    • — просьба работника перечислить подотчетную сумму на его личную банковскую карту;
    • — реквизиты банковской карты работника.
    • Платежное поручение. В платежном поручении на перечисление аванса в поле 24 «Назначение платежа» укажите, что перечисленные средства являются подотчетными суммами (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

      3.Из рекомендации
      Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

      Как отразить в бухучете командировочные расходы, оплаченные с помощью банковских карт

      Бухучет операций в валюте

      Суммы, снятые сотрудником с пластиковой карты в валюте, отразите в рублях по курсу ЦБ РФ на день списания (п. 4–6 ПБУ 3/2006). Разницу между официальным курсом валюты и курсом банка, по которому он списал деньги с пластиковой карты, включите в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99) или доходов (п. 7 ПБУ 9/99):*

      Дебет 91-2 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте»
      – отражена отрицательная разница между официальным и коммерческим курсами валюты;

      Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте» Кредит 91-1
      – отражена положительная разница между официальным и коммерческим курсами валюты.

      Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

      Как отразить в бухучете и при налогообложении выдачу сотруднику средств на покупку валюты для загранкомандировки в банке

      Один из способов обеспечения командированного сотрудника валютой – ее покупка в банке. Без ограничений приобрести наличную валюту могут только граждане. У организаций такого права нет – все валютные операции они должны проводить через свои счета в банках.

      Такой порядок установлен пунктом 2 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173–ФЗ и разъяснен в письме Банка России от 22 марта 2005 г. № 36-3/526.

      Главбух советует: Чтобы обеспечить деньгами сотрудника, выезжающего за рубеж, выдайте ему под отчет рубли и поручите купить валюту самостоятельно. По возвращении из загранкомандировки он должен будет продать неиспользованную валюту (если она останется) и сдать вырученные рубли в кассу.

      Помимо оперативности такой способ выдачи аванса на загранкомандировку удобен тем, что в учете не будет курсовой разницы. Вместе с тем, из-за колебаний коммерческого курса валюты на дату ее покупки и продажи у организации могут возникнуть дополнительные расходы.

      Коммерческий курс валюты на дату продажи ее остатка может быть меньше коммерческого курса на дату ее покупки сотрудником. В этом случае общая сумма командировочных расходов может превысить сумму выданного аванса.

      Командированному сотруднику нужно возместить все затраты, которые он понес, с разрешения администрации (ст. 168 ТК РФ). Поэтому сложившийся перерасход ему придется компенсировать.

      В коллективном договоре или в приказе о направлении в загранкомандировку нужно определить условия выплаты компенсации. Например, можно указать, что при снижении официального курса иностранной валюты расчеты с командированным проводятся по коммерческому курсу на дату выдачи аванса и на дату утверждения авансового отчета. Подобная оговорка избавит сотрудника от необходимости погасить перерасход за счет личных денег.

      Коммерческий курс валюты должен быть указан в документе, который банк обязан выдать человеку. Форму документа банк устанавливает самостоятельно. Его распечатывают в одном экземпляре и выдают клиенту. Документ подписывает кассир. Вносить исправления в распечатку нельзя. Об этом говорится в пунктах 4.9 и 4.10 Инструкции Банка России от 16 сентября 2010 г. № 136-И.

      При выдаче аванса и при возврате неиспользованной суммы сделайте проводки:

      Дебет 71 Кредит 50
      – выдан аванс на командировочные расходы;

      Дебет 50 Кредит 71
      – возвращен остаток неизрасходованной подотчетной суммы.

      Авансовый отчет нужно оформить в валюте только в том случае, если валюта выдавалась под отчет. Об этом сказано вуказаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

      При выдаче аванса в российской валюте все командировочные расходы сотрудника будут рублевыми затратами организации. Однако признать сумму этих расходов в бухучете можно лишь в момент утверждения авансового отчета.*

      Внимание: выдавать аванс за счет средств, полученных в кассу от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц, организация не вправе (п. 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Это правило касается, в частности, сумм, полученных по посредническим договорам (комиссионная торговля, оплата услуг в пользу операторов мобильной связи).

      Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

      Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

      Кроме того, все документы (чеки, квитанции, билеты и т. п.), подтверждающие затраты сотрудника за рубежом, должны быть построчно переведены на русский язык. Это необходимо как для целей бухучета, так и для целей налогообложения.*

      Об этом сказано в пункте 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, статье 68Конституции РФ, пункте 1 статьи 16 Закона от 25 октября 1991 г. № 1807-1, статье 313 Налогового кодекса РФ, письме Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6.

      В самих документах ничего дописывать не нужно. Приложите к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Перевести текст может как профессиональный переводчик, так и сотрудник, на которого возложена такая обязанность (письма Минфина России от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202, от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).*

      Некоторые слова на иностранном языке можно не переводить – зарегистрированные товарные знаки, например название авиакомпании в авиабилете (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.). Так же поступайте в отношении текста, который не имеет существенного значения для подтверждения произведенных расходов. Например, в авиабилете на иностранном языке – условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и другая подобная информация (письма Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

      Аналогичный порядок действует и в случае электронных документов, например, авиа- и железнодорожных билетов. Если не сделать перевод, о вычете входного НДС можно забыть. Об этом сказано в письме Минфина России от 9 декабря 2015 г. № 03-07-14/71801.

      Какие выплаты НКО не подлежат обложению НДФЛ?

      Нужно ли НКО платить налог на доходы физических лиц (НДФЛ) в случае оплаты организацией расходов по проезду и проживанию участникам конференции? Однозначный ответ на этот вопрос возможен только в отношении работника организации или добровольца. В отношении третьего лица однозначной позиции среди правоприменителей нет. Поэтому в данном случае адвокат Марина Агальцова рекомендует уплачивать НДФЛ, если НКО нужна гарантия того, что проверяющие органы не предъявят к ней претензий. В то же время, при неуплате НЖФЛ у НКО есть неплохие шансы отстоять свою правоту в суде, полагает Агальцова, ссылаясь на неоднократные ответы налоговой службы по отсутствию обязанности уплачивать НДФЛ с оплаты билетов и гостиницы. Верховный суд также придерживается аналогичной позиции. Подробно все эти вопросы по НДФЛ Марина Агальцова разбирает в подготовленной ею справке, приведенной ниже.

      Компенсация расходов на проживание, билеты и суточные

      1. Работник организации

      Сначала рассмотрим ситуацию, когда НКО отправляет своего сотрудника на семинар и оплачивает за него гостиницу и проезд. В соответствии с абз. 9 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса (НК РФ) не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). К числу таких выплат относятся:

    • суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством в пределах: не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке по России; не более 2500 рублей за каждый день загранкомандировки (суточные выше этих лимитов облагаются НДФЛ);
    • фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно. По мнению Минфина, возмещение работнику стоимости проезда в отсутствие билетов подлежит обложению НДФЛ (Письмо Минфина от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918). В то же время, для подтверждения расходов на проезд могут быть использованы и другие документы, вплоть до справки от перевозчика. В ней должны быть указаны сведения о том, когда сотрудник пользовался данным видом транспорта, куда направлялся и какова стоимость такой перевозки (Письмо Минфина от 05.02.2010 № 03-03-05/18).
    • сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
    • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, а также на провоз багажа;
    • расходы по найму жилого помещения. При проживании в гостинице это может быть кассовый чек, а в случае аренды квартиры, договор аренды и платежный документ (к примеру, чек ККТ или квитанция).
    • Если подтверждающих документов у работника нет, то освобождается от налогообложения возмещение в сумме не более 700 руб. в день, если командировка была по России, и не более 2500 руб. в день, если командировка была за границу. Суммы, превышающие установленные лимиты, облагаются НДФЛ.

      Обращаю внимание, что при однодневной командировке суточные не платят (ст. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 № 749). Однако вместо суточных работодатель может установить за однодневную командировку компенсационную выплату. Лимиты на размер этой выплаты такие же, что и при выплате командировочных (письмо Минфина России от 26 мая 2015 г. № 03-03-06/30062).

      Командировочные расходы налоговые органы учитывают только в том случае, если они произведены для осуществления деятельности организации, являются обоснованными и документально подтвержденными. Обоснованные расходы – это экономически оправданные расходы. Например, расходы на оплату номера люкс в фешенебельной гостинице вряд ли будут признаны обоснованными. Но оплата билетов на самолет в экономическом классе или стандартного номера в гостинице являются достаточно обоснованными расходами. Документально подтвержденные расходы – это затраты, подтвержденные документами.

      Перечень командировочных расходов, не облагаемых страховыми взносами, аналогичен перечню расходов, не облагаемых НДФЛ (статья 422 НК РФ).

      Для оформления работника в командировку необходимо руководителю организации издать приказ по унифицированной форме. Если локальными нормативными актами предусмотрено составление служебного задания для командировки, то его также необходимо оформить. В течение трех дней после возвращения из командировки работник обязуется представить работодателю авансовый отчет , пояснив в нем все расходы. К отчету нужно приложить финансовые документы, связанные со служебной поездкой ( отчет по командировке ) .

      Некоторые НКО при оплате организацией расходов участникам семинаров заключают договоры о выполнении участниками некой волонтерской (добровольческой) работы. Действительно, статья 7.1. Федерального закона от 11.08.1995 N 135-ФЗ (ред. от 05.05.2014) «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях» закрепляет возможность заключения с добровольцем договора гражданско-правового характера. Такой договор может предусматривать возмещение расходов добровольца на транспорт, питание и наем помещения. Однако такой договор возможен только для участия в благотворительной деятельности, закрытый перечень видов которой назван в ст. 2 закона:

    • социальная поддержка и защита граждан, включая улучшение материального положения малообеспеченных, социальную реабилитацию безработных, инвалидов и иных лиц, которые в силу своих физических или интеллектуальных особенностей, иных обстоятельств не способны самостоятельно реализовать свои права и законные интересы;
    • подготовка населения к преодолению последствий стихийных бедствий, экологических, промышленных или иных катастроф, к предотвращению несчастных случаев;
    • оказание помощи пострадавшим в результате стихийных бедствий, экологических, промышленных или иных катастроф, социальных, национальных, религиозных конфликтов, жертвам репрессий, беженцам и вынужденным переселенцам;
    • содействие укреплению мира, дружбы и согласия между народами, предотвращению социальных, национальных, религиозных конфликтов;
    • содействие укреплению престижа и роли семьи в обществе;
    • содействие защите материнства, детства и отцовства;
    • содействие деятельности в сфере образования, науки, культуры, искусства, просвещения, духовному развитию личности;
    • содействие деятельности в сфере профилактики и охраны здоровья граждан, а также пропаганды здорового образа жизни, улучшения морально-психологического состояния граждан;
    • содействие деятельности в сфере физической культуры и массового спорта;
    • охрана окружающей среды и защиты животных;
    • охрана и должное содержание зданий, объектов и территорий, имеющих историческое, культовое, культурное или природоохранное значение, и мест захоронения;
    • подготовка населения в области защиты от чрезвычайных ситуаций, пропаганды знаний в области защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций и обеспечения пожарной безопасности;
    • социальная реабилитация детей-сирот, детей, оставшихся без попечения родителей, безнадзорных детей, детей, находящихся в трудной жизненной ситуации;
    • оказание бесплатной юридической помощи и правового просвещения населения;
    • содействие добровольческой деятельности;
    • участие в деятельности по профилактике безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних;
    • содействие развитию научно-технического, художественного творчества детей и молодежи;
    • содействие патриотическому, духовно-нравственному воспитанию детей и молодежи;
    • поддержка общественно значимых молодежных инициатив, проектов, детского и молодежного движения, детских и молодежных организаций;
    • содействие деятельности по производству и (или) распространению социальной рекламы;
    • содействие профилактике социально опасных форм поведения граждан.

    Участие в мероприятиях, которые не связаны с благотворительной деятельностью, не является благотворительной деятельностью. Поэтому риск того, что суды переквалифицируют такой договор в договор оказания услуг, крайне высок. И так как благотворительная деятельность производится не в интересах организации, а в интересах третьих лиц (общеполезные цели), в такой ситуации будет сложнее убедить суд, что расходы были совершены организацией в ее же интересах, а значит, НДФЛ не должен начисляться (подробно об этом ниже).

    В силу пункта 3.1 ст. 217 НК РФ выплаты добровольцам на проезд и наем жилого помещения, а также на питание не ведут к образованию НДФЛ. Суммы компенсаций на питание, превышающие установленный п.3 ст. 217 НК РФ размер суточных — 700 руб. за каждый день внутри страны и 2500 руб. за каждый день нахождения за пределами России, ведут к образованию НДФЛ.

    Обращаю внимание на то, что закон говорит про компенсацию уже затраченных добровольцем средств на участие, а не про фактическую оплату. Фактическая оплата согласно букве закона будет облагаться НДФЛ.

    Пример договора с добровольцем договор добровольца

    3. Возмещение расходов третьим лицам (не добровольцам)

    Оплата расходов приглашенным спикерам или просто участникам производится с выплатой гонорара или без него. Вознаграждение или гонорар, естественно, является доходом, который подлежит обложению НДФЛ. С оплатой расходов ситуация менее однозначная.

    С одной стороны, есть письмо Федеральной налоговой службы от 25 марта 2011 года N КЕ-3-3/926. В этом письме рассматривается ситуация, когда приглашающая организация оплачивает проезд и проживание физического лица, приглашенного для участия в семинаре и конференции. ФНС сделала вывод, что если оплата услуг физическому лицу, в том числе проживания в гостинице и проезда, производится в интересах пригласившей его организации, то уплачивать НДФЛ не нужно. Аналогичная ситуация и с возмещением фактически понесенных издержек исполнителя по договору о выполнении работ или оказании услуг. При этом не имеет значения, выплачивался ли гонорар или нет. Аналогичное мнение содержится и письме Письмо ФНС РФ от 03.09.2012 г. № ОА-4-13/14633.

    Но есть и противоположная точка зрения. Например, в Письме Минфина от 19.12.2006 № 03-03-04/1/844, говорится, что российская организация вправе возмещать затраты по командировкам только для штатных работников, с которыми организация заключила трудовые договоры или коллективные соглашения. Если возмещаются затраты другим лицам, то нужно платить НДФЛ. В 2013 году Минфин ужесточил свой подход и в Письме Минфина России от 29.042013 № 03-04-07/15155 указал, что если оплаты осуществляется в интересах физических лиц, то необходимо выплачивать НДФЛ. Из этого письма можно сделать вывод о том, что если выплаты производятся не в интересах физических лиц (например, в интересах приглашающей организации), то НДФЛ платить не нужно. При этом Минфин не объяснил, что включает в себя понятие «в интересах физических лиц». В 2015 году Минфин снова высказал позицию, что при компенсации расходов на семинары и тренинги необходимо уплачивать НДФЛ. При этом он не стал рассуждать относительно того, в чьих интересах была сделана оплата (Письмо Минфина от 05.08.2015 г. N 03-04-06/45204).

    В случае судебного разбирательства шансы отстоять правомерность отсутствия обязанности выплачивать НДФЛ с оплаты расходов высоки. В Обзоре судебной практики Верховного суда от 21 октября 2015 года указано, что получение физическим лицом благ в виде оплаченных за него товаров (работ, услуг) и имущественных прав не облагается налогом, если предоставление таких благ обусловлено, прежде всего, интересом передающего (оплачивающего) их лица, а не целью преимущественного удовлетворения личных нужд гражданина. Это означает, что Верховный суд поддерживает позицию ФНС о том, что если расходы на билеты и проживание были сделаны в интересах приглашающей организации, то НДФЛ платить не нужно. Аналогичные позиции ранее озвучивались Федеральными арбитражными судами Московского округа (Постановление от 26.03.2013 N А40-37553/12-20-186), Дальневосточного округа (Постановление от 16.12.2008 N Ф03-5362/2008) и Северо-Западного округа (Постановление от 06.03.2007 N А56-10568/2005).

    Естественно, необходимо заключить договор с приглашенным специалистом с условием о том, что оплату (или компенсацию) проезда и проживания в гостинице принимающая сторона берет на себя. Пример договора возмездного оказания услуг (с гонораром и с компенсацией проезда). Это достаточно стандартный договор оказания услуг.

    А можно ли заключать договор с оплатой расходов, но без гонорара? Учитывая, что ст. 32 ФЗ об НКО косвенно говорит о том, что НКО могут привлекать бесплатный труд, а Гражданский кодекс РФ не содержит исчерпывающего перечня договоров, то заключить непоименованный в ГК РФ договор об оплате участнику проезда и гостиницы без выплаты гонорара представляется возможным. Прилагаю договор участия в семинаре (без гонорара, но с компенсацией расходов на проживание и перелет).

    Обращаю Ваше внимание, что НДФЛ с выплат по гражданско-правовым договорам удерживается непосредственно из суммы вознаграждения при его фактической выплате (п. 1 ст. 223 и п. 4 ст. 226 НК РФ и ПИСЬМО УФНС РФ ПО Г Москве от 14.12.2009 № 20–14/3/131685). Сумма налога должна быть перечислена при выплате вознаграждения (п. 6 ст. 226 НК РФ):

  • в наличной форме – в день фактического получения денег в банке;
  • в безналичной форме – в день перечисления денег на банковский счет исполнителя.
  • Перечень расходов, необлагаемых страховыми взносами, аналогичен перечню расходов, необлагаемых НДФЛ (статья 422 НК РФ).

    Правила оплаты проживания в командировке в 2018 году

    Направляя сотрудника в служебную поездку, работодатель должен не только сохранить на такой период его зарплату, компенсировать расходы на проезд, выплатить денежное содержание, но и произвести оплату проживания в командировке в 2018 году. Возмещение этих расходов является одной из обязанностей руководителя компании.

    Выплата за проживание в гостинице

    Законодательство устанавливает обязательство работодателя выплачивать убытки, понесенные в связи с оплатой гостиницы в командировке. Но, кроме такого положения, компания может самостоятельно разрабатывать и принимать внутренние правовые акты, регламентирующие порядок возмещения расходов.

    Основными положениями, делающими возможным оплату проживания в командировке являются:

    1. Направление сотрудника по служебным делам должно сопровождаться изданием приказа о рабочей поездке. Такой документ удостоверяет осуществление действий работником в интересах организации.
    2. Оплата затрат осуществляется на основании подтверждающей проживание документации. Это обязательное условие для компенсации таких расходов.
    3. Юридические лица обладают правом устанавливать пределы сумм, возможных к возмещению. Такое правило наиболее характерно для государственных учреждений и направлено на сохранение бюджетных средств. Ими устанавливается минимальный лимит для своих сотрудников.

    ВАЖНО! Бюджетные организации не вправе отказать работнику в возмещении понесенных расходов в командировке. Существование приказа об отправлении в рабочую поездку и представлении подтверждения факта проживания, учреждения обязаны компенсировать затраты.

    В бюджетном учреждении

    Преследуя экономию материальных средств, государственные учреждения производят оплату проживания в командировке по наименьшим нормативам. Обычно, такая сумма не более двух тысяч рублей в сутки.

    Для этого командировочному необходимо:

    • В недвижимости размещения нужно в обязательном порядке оформить документ, подтверждающий понесенные траты. Может быть представлена справка, подтверждаемая кассовым чеком по установленной форме. Его выдача удостоверяет факт передачи денежных средств. Документ должен быть составлен в соответствии с требованиями постановления Правительства №359 и содержать следующие реквизиты:
      1. Наименование платежной бумаги.
      2. Серию и номер.
      3. Название организации, предоставляющей услуги.
      4. Подпись и печать организации.
      5. Квитанция должна быть распечатана при помощи автоматизированной системы и содержать соответствующие пометки.

      6. Оплаченные расходы за проживание, удостоверенные соответствующими бумагами и заявлением о компенсации понесенных затрат, сдаются в бухгалтерию компании.
      7. Выплачиваются расходы по найму жилья в ближайшую зарплату либо выдаются сразу после приема командировочного отчета. Оплата проживания может производиться до отъезда в командировку в 2018 году, в качестве авансового платежа.

        Военнослужащим

        Для такой категории лиц сохраняются все гарантии возмещения затрат, связанных с оплатой проживания в гостинице в командировке. Такие траты возмещаются им в полном размере Минобороны РФ. Нормативы выплат для них устанавливаются в зависимости от занимаемого им поста и статуса военного.

        Нормы оплаты

        Учитывая, что законодательно не устанавливаются пределы возмещения понесенных затрат, каждый работодатель определяет их границы по своему желанию. Размер компенсации может варьироваться из-за вида служебной поездки – на территории субъектов, в границах России и за её пределами – и может составлять от 1500 до 3500 руб.

        При этом необходимо обращать внимание на оплату сбора на прибыль.

        Компенсация стоимости аренды отеля в рабочей поездке не относится к доходу. Но такое правило, используется для получения более крупного возмещения. Поэтому НК РФ определяет ограничения, в связи с которым НДФЛ не начисляется, когда расход за проживание в гостинице не выше 3500 руб/сутки. В такой ситуации служащему полностью оплачиваются понесенные траты.

        Если проживание в командировке превысило максимально установленную норму, ему могут быть компенсированы затраты, но с суммы превышения такой стоимости будет удержан налог на полученные доходы в размере 13%.

        Оплата проживания без подтверждения

        Возмещение трат на отель в командировке без представления удостоверяющих документов может производится только после получения согласия администрации компании. В этом случае бухгалтерии нужно будет найти другие причины для начисления выплаты сотруднику, так как оплата затрат на жилье производится только после представления подтверждающей документации. При их отсутствии оснований для перечисления оплаты нет.

        Таким образом, отсутствие удостоверяющей документации может поставить в затруднительное положение специалистов из бухгалтерии. Невозможность удостоверить факты понесенных трат, проверить их состоятельность и действительность нахождения, лишает оснований для осуществления возмещения.

        Компенсация оплаты найма жилья в командировке

        Находясь в рабочей поездке, сотрудник может воспользоваться арендой квартиры. При этом у него должен быть документ, подтверждающий понесенные расходы. В таком случае, между руководителем компании и командируемым необходимо достижение соглашения о найме жилья в командировке непосредственно у хозяина квартиры. Подтвердить период нахождения в поездке и понесенные расходы можно, заключив арендный договор между сторонами. К нему должна прикладываться расписка владельца недвижимости о передаче всей стоимости за наем. (общая и в сутки).

        Письмом Минфина России от 05.12.2011г. №03-03-06\1\802 определено, что компенсация работнику оплаты арендованной недвижимости, в том числе, сумма коммунальных платежей в жилом объекте, нанятого на период командирования, входят в состав расходов по найму жилья

        Если такие траты не имеют документального удостоверения, то выплаты не облагаются НДФЛ только в размере:

      8. Поездка по России – 700 руб. в день,
      9. Заграничная поездка – 2500 руб. в день.
      10. Важно запомнить, что оплачиваются расходы за проживание, понесенные в командировке, только после того, как сотрудник сможет их подтвердить. В противном случае, возможно взыскание с них налога на прибыль.

        Вычет НДС и оплата наличиными за проживание в гостинице

        В пункте Методических рекомендаций по НДС (утверждены приказом МНС РФ от 20 декабря 2000 г. N БГ-3-03/447) отмечено, что: «. при оплате за наличный расчет подотчетными лицами услуг гостиниц (относящихся к расходам на наем жилого помещения) в период служебной командировки основанием для вычета суммы налога, уплаченной по услугам гостиниц, является счет — фактура и расчетные документы (в том числе кассовый чек или бланк строгой отчетности), подтверждающие фактическую уплату суммы налога, указанную в счете — фактуре.
        С 1 июля 2002 года (с момента вступления в действие Федерального закона от 29.05.2002 N 57-ФЗ) наличие счета — фактуры (документов, подтверждающих фактическую уплату суммы налога, указанной в счете — фактуре) по услугам гостиниц, по услугам по пользованию в поездах постельными принадлежностями (не включенными в стоимость проездного документа) и выделение суммы налога в проездном документе (билете) является обязательным условием для обоснования права на вычет налога.» Насколько правомерна такая позиция, проверялось в Постановлении ФАС Уральского округа от 11 ноября 2003 года № Ф09-3729/03-АК:

        «Как следует из обстоятельств дела, Межрайонной Инспекцией МНС РФ N 2 по Челябинской области проведена выездная налоговая проверка ЗАО НПО «Автоматика», по результатам которой составлен акт от 24.04.2003 N 17, в котором указано на необоснованное предъявление обществом НДС к вычету из бюджета, уплаченного по расходам на командировки без наличия счетов-фактур.
        Удовлетворяя заявленные требования в указанной части, суд исходил из неправомерности доначисления ЗАО НПО «Автоматика» налога на добавленную стоимость, соответствующих пени и штрафа по п. 1 ст. 122 НК РФ.
        В соответствии с п. 1 ст. 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму налога на добавленную стоимость, исчисленного в соответствии со ст. 166 НК РФ, на установленные ст. 171 НК РФ налоговые вычеты.
        В силу п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также по расходам на наем жилого помещения).
        Согласно п. 1 ст. 172 НК РФ налоговые вычеты, предусмотренные ст. 171 настоящего кодекса, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиками товаров (работ, услуг), документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. п. 3, 6 — 8 ст. 171 НК РФ.
        Таким образом, налоговое законодательство допускает вычет сумм налога, уплаченных по расходам на командировки, не только на основании счетов-фактур или документов, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой, но и на основании иных документов.
        Пунктом 7 ст. 168 НК РФ установлено, что при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и счетов-фактур (в которых сумма НДС выделяется отдельной строкой) считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.
        При этом согласно п. 6 ст. 171 НК РФ соответствующая сумма налога включается в цену товара (работы, услуги), и в документах, выдаваемых покупателю, сумма НДС не выделяется.
        Судом установлено и материалами дела подтверждено, что работники ЗАО НПО «Автоматика», находясь в командировках, заключали договоры проживания от своего имени. При этом соответствующими организациями им выдавались документы установленной формы, подтверждающие факт оплаты услуг.
        При таких обстоятельствах, суд правомерно исходил из того, что обществом подтверждено право на возмещение НДС..»

        Таким образом, по командировочным расходам суммы НДС можно принимать к вычету без наличия счета-фактуры. Требования налогового органа об исключении таких сумм из состава вычетов незаконны и не подлежат исполнению. Если же налогоплательщик самостоятельно исключал такие суммы из состава вычетов, то он имеет полное право требовать возврата излишне уплаченного налога. Рассматриваемый пункт методических указаний противоречит нормам НК РФ.

        Смотрите так же:

        • Ставки налога на квартиру в 2014 году Установлены новые ставки налога на имущество физических лиц на 2014 год 18 декабря 2013 года депутаты городской Думы одобрили новые ставки налога. Итак, в 2014 году налог будет уплачиваться с суммарной инвентаризационной стоимости объектов недвижимости, […]
        • Заявление загс форма Заявление загс форма Электронную форму бланка заявления, соответствующую форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 31.10.98 №1274, Вы можете взять здесь: Заявление распечатывается с оборотом в одном экземпляре. Заявление заполняется от руки […]
        • Справку-счет или договор купли продажи Счет-справка или договор купли-продажи? Для того, чтобы приобретение или реализация бывшего в употреблении авто прошли законно, их следует подтвердить документально. Законодательно для этого установлено несколько способов: Составление договора купли […]
        • Разрешение по-белорусски Как пишется слово "по-белорусски"? По-белорусски ⇒ Гласные буквы в слове: п о -б е л о р у сск и гласные выделены красным гласными являются: о, е, о, у, и общее количество гласных: 5 (пять) по-белор у ́ сски ударная гласная выделена знаком ударения « ́ […]
        • Приказ мвд 323 от 2003 года Приказ мвд 323 от 2003 года 2.3 Принципы взаимодействия органов криминальной милиции с иными правоохранительными органами / Административно-правовой статус криминальной милиции На практике все службы милиции выступают в единстве. Все […]
        • Солнечные коллекторы тепловые насосы Солнечный коллектор для отопления Накопленная в грунте, воздухе или воде солнечная энергия на протяжении всего года используется тепловыми насосами Dimplex в качестве источника тепла для обогрева помещений и приготовления горячей воды. Использование солнца […]
        • Развод партий Препарат Гельмитон (Gelmiton) от паразитов: развод населения и аналоги препарата, которые можно купить в аптеке в Москве Содержание Гельмитон(Gelmiton): состав Паразиты – это бич современного общества. Инфицирование происходит при малейшем контакте с […]
        • Закон гиГесса Термохимия изучает тепловые эффекты химических реакций. Тепловым эффектом химической реакции (или процесса) называется количество теплоты, ыделенное или поглощенное системой при отсутствии полезной работы. Если существует полезная работа, то тепловой эффект […]